2.1.1. Đặc điểm kinh doanh của công ty Liên doanh Làng Biệt thự Sài Gịn Gịn
Cơng ty Liên doanh Làng biệt thự Sài Gòn là doanh nghiệp liên doanh có vốn đầu tư nước ngồi được thành lập theo Giấy phép đầu tư số 525/GP ngày 08 tháng 02 năm 1993 do Ủy ban Nhà nước về Hợp tác và Đầu tư (nay là Bộ Kế hoạch và Đầu tư) cấp.
Vốn pháp định USD 3,008,750.00
Trong đó: Bên Việt Nam USD 1,203,500.00, chiếm tỷ lệ 40%
Bên nước ngoài USD 1,805,250.00, chiếm tỷ lệ 60%
Trụ sở hoạt động
Địa chỉ : số 523 Tơ Hiến Thành, quận 10, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại : (84-8) 38.650.249 Fax : (84-8) 38.657.247 Mã số thuế : 0300536458
Hoạt động chính của Cơng ty là cho thuê các biệt thự và các căn hộ đạt tiêu chuẩn quốc tế. Các biệt thự và căn hộ có các loại: 1 phịng ngủ, 2 phòng ngủ, 3 phòng ngủ và 4 phòng ngủ.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của cơng ty Liên doanh Làng Biệt thự Sài Gịn
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức của cơng ty
(Nguồn: Phịng Kế tốn của cơng ty)
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Cơng ty, có tồn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của Công ty. Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát Ban Tổng Giám đốc.
Ban Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm về việc lên kế hoạch, điều hành và quản lý hoạt động của công ty và định hướng sắp xếp bộ máy hoạt động, liên hệ chịu trách nhiệm trực tiếp với Hội đồng quản trị.
Bộ phận nhà hàng
• Phục vụ đa dạng ẩm thực với các món ăn châu Á và châu Âu theo yêu cầu của khách hàng
• Phục vụ các bữa ăn cho nhân viên công ty, lập bảng kế hoạch thực đơn hàng tuần • Quản lý kho thực phẩm dùng để chế biến món ăn và lập báo cáo kho hàng tuần
Bộ phận bảo vệ đảm bảo an ninh 24/24 cho khu biệt thự Phịng bảo trì
• Chịu trách nhiệm liên quan đến điện, nước sinh hoạt cho khách, cuối tháng theo dõi các chỉ số điện, nước của các biệt thự, căn hộ nhằm kiểm sốt chi phí này; • Kiểm tra và sửa chữa nhỏ các thiết bị bị hư như máy lạnh, máy giặt, ấm nước, bàn ghế…
• Lập kế hoạch bảo trì hoặc thay mới các bộ phận và các thiết bị của các biệt thự và căn hộ hằng tháng cho Ban Tổng Giám đốc
Hội đồng quản trị Ban Tổng Giám đốc Nhà hàng Bảo vệ Phòng bảo trì Phịng kế tốn Trung tâm kinh doanh Phục vụ phịng Phịng hành chính
• Quản lý kho các thiết bị của các biệt thự và các căn hộ
• Vệ sinh sạch sẽ hồ bơi đảm bảo hồ bơi ln trong trạng thái sẵn sàng sử dụng • Cung cấp nước uống cho các biệt thự và căn hộ
Bộ phận phục vụ phịng
• Vệ sinh sạch sẽ các biệt thự và các căn hộ bao gồm giặt giũ, quét dọn sân vườn xung quanh, lau chùi các thiết bị trong biệt thự như bàn ghế, tủ lạnh, máy giặt…
Trung tâm kinh doanh
• Chịu trách nhiệm kiểm tra thông tin khách hàng khi khách check-in như photo hộ chiếu, chứng minh thư
• Tiếp nhận các nhu cầu phát sinh của khách hàng trong quá trình thuê • Phối hợp với các bộ phận khác để giải quyết các nhu cầu của khách hàng • Nhận các booking của khách qua email, điện thoại…
• Thực hiện quy trình check out của khách
• Chịu trách nhiệm quảng bá thương hiệu Saigon Village, liên hệ các trang Web để khách booking qua mạng
• Đăng ký tạm trú cho khách lưu trú tại SVC
Phòng kế tốn
• Tổ chức thu thập, xử lý thơng tin, ghi chép số liệu và hạch toán kế toán theo đúng chuẩn mực, chế độ kế toán Việt Nam.
• Tổng hợp, lập báo cáo tài chính cho Ban Tổng giám đốc và các cơ quan nhà nước. • Thực hiện tổng hợp, lập các báo cáo nội bộ theo yêu cầu của Ban Tổng giám đốc. • Tổ chức kiểm tra giám sát tình hình thu chi, quản lý sử dụng vốn và tài sản trong cơng ty.
• Kết hợp với trung tâm kinh doanh để phân tích đánh giá kết quả hoạt đơng kinh doanh và tình hình tài chính của cơng ty cho Ban Tổng giám đốc.
• Tham mưu đề xuất các giải pháp sử dụng vốn có hiệu quả, cung cấp và phân tích các thơng tin tài chính giúp lãnh đạo cơng ty đưa ra những quyết định về chính sách kinh tế tài chính phù hợp với điều kiện kinh doanh và định hướng phát triển của công ty.
Phịng hành chính
• Quản lý, tổ chức tuyển dụng nhân sự.
• Quản lý thực hiện và phổ biến các quy định trong cơng ty. • Lập kế hoạch tổ chức đào tạo cho nhân viên.
• Thực hiện theo dõi việc thi đua, khen thưởng trong cơng ty. • Báo cáo tình hình nhân sự trong công ty cho Ban Tổng giám đốc.
2.1.3. Cơng tác tổ chức kế tốn của cơng ty Liên doanh Làng Biệt thự Sài Gòn Gòn
- Chế độ, chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty SVC:
• Cơng ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp Việt Nam được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ–BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và chế độ kế tốn của Bộ Tài chính.
• Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. • Đơn vị tiền tệ sử dụng trong lập báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê là Việt Nam đồng. Khi lập các báo cáo quản trị, cơng ty sử dụng đơn vị tính là đơ la Mỹ (USD) do đặc thù của công ty là công ty liên doanh hợp tác có yếu tố nước ngồi.
• Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính.
• Giá gốc hàng tồn kho được tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước và được hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
• Cơng ty áp dụng hình thức kế toán: nhật ký chung trên máy vi tính và sử dụng phần mềm kế toán EFFECT.
- Cơ cấu tổ chức phịng kế tốn tại cơng ty SVC:
Bộ phận kế tốn của cơng ty bao gồm: kế tốn trưởng, kế toán thu, kế toán chi, kế toán tài sản cố định – công cụ dụng cụ và thủ quỹ.
Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phịng kế tốn tại cơng ty SVC
Kế tốn trưởng:
• Lập báo cáo tài chính và báo cáo phân tích tình hình kinh doanh của cơng ty • Đảm bảo cơng tác kế tốn theo đúng chuẩn mực, chế độ kế tốn Việt Nam. • Tham mưu đề xuất các giải pháp sử dụng vốn có hiệu quả, cung cấp và phân tích các thơng tin tài chính giúp lãnh đạo cơng ty đưa ra những quyết định về chính sách kinh tế tài chính phù hợp với điều kiện kinh doanh và định hướng phát triển của công ty.
Kế tốn thu:
• Theo dõi các khoản doanh thu phát sinh trong công ty như doanh thu cho thuê biệt thự, doanh thu giặt ủi, doanh thu nước uống, doanh thu điện-nước, doanh thu nhà hàng….
• Liên hệ đặt in hóa đơn và xuất hóa đơn thuế giá trị gia tăng cho khách hàng • Theo dõi các khoản cơng nợ phải thu của cơng ty
• Lập báo cáo thuế giá trị gia tăng đầu ra, tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo điện-nước, báo cáo tiền đặt cọc của khách, báo cáo phân tích tình hình doanh thu tháng.
Kế tốn chi:
• Thanh tốn các khoản phải trả phát sinh của cơng ty • Tính lương cho nhân viên cơng ty
• Lập các báo cáo thuế cịn lại ngồi báo cáo thuế giá trị gia tăng đầu vào, báo cáo kho, báo cáo chi phí…
Kế tốn TSCĐ – CCDC:
Kế toán trưởng
Kế toán thu Kế toán chi
Kế tốn TSCĐ - CCDC
• Theo dõi TSCĐ và CCDC cả về số lượng và giá trị ở từng căn hộ, biệt thự và văn phòng.
Thủ quỹ: quản lý tiền mặt tại công ty