Về bản chất của việc phân quyền và ủy quyền là việc chuyển giao quyền lực của người lãnh đạo cấp cao cho cấp thấp hơn, của lãnh đạo cho nhân viên, cấp trên cho cấp dưới để thực thi nhiệm vụ của tổ chức, tức là biến người khác thay mình để thực thi nhiệm vụ của mình.
Việc phân quyền, ủy quyền sẽ nâng cao tầm của người lãnh đạo - cấp có quyền và cấp dưới - cấp được phân quyền và ỷ quyền. Đồng thời, còn thể hiện được niềm tin của lãnh đạo đối với cấp dưới, đối với những người trực tiếp thực thi. Người lãnh đạo chỉ làm những việc mà cấp dưới không làm được, những trách nhiệm khơng ai ngồi mình có thể đảm đương được, cịn lại nên ủy quyền phân quyền cho cấp dưới.
Đối với cấp dưới, ủy quyền nhiệm vụ quan trọng cho cấp dưới sẽ góp phần nâng cao năng lực của họ, tạo cơ hội để họ đưa ra sáng kiến, tự để họ ra quyết định và chịu trách nhiệm về những quyết định của mình. Như vậy, sẽ làm cho họ ngày càng thực hiện nhiều nhiệm vụ và chịu trách nhiệm nhiều hơn cho tổ chức, cho người lãnh đạo (Richard L. Hughes và cộng sự, 2009). Khi đó, khiến họ tự chủ, tự
tin hơn, có động lực làm việc. Khi phân quyền và ủy quyền thì quyền và trách nhiệm ln song hành nhau, do đó, phân quyền và ủy quyền hợp lý sẽ đảm bảo cân bằng giữa quyền hạn và trách nhiệm cho người thực thi.
Đối với tổ chức, ủy quyền sẽ làm cho tổ chức mạnh hơn nhờ tạo ra một hệ thống nhân sự có tính trải nghiệm cao, mỗi người đều thực hiện nhiều việc, đưa ra nhiều sáng kiến, tự chịu trách nhiệm, cấp dưới với cấp trên tin tưởng nhau.
Đối với Quản lý cấp trung, năng lực ủy quyền, phân quyền rất quan trọng. Vì phần lớn, họ là những nhà quản lý, đang trực tiếp triển khai nhiệm vụ cấp trên giao và chịu áp lực về kết quả công việc nên các người Quản lý cấp trung thường có xu hướng tự thực hiện hoặc tăng cường kiểm soát hơn là phân quyền ủy quyền. Do đó, các nhà Quản lý cấp trung có được năng lực phân quyền và ủy quyền sẽ làm cho họ hướng đến sự giải phóng và trao quyền để cấp dưới để thực thi nhiều công việc hơn, đảm nhận nhiều trách nhiệm trong tổ chức.
Taylor (Richard L. Hughes và cộng sự, 2009) đã đưa ra những nguyên tắc ủy quyền và phân quyền hiệu quả:
Phạm vi và mức độ ủy quyền, phân quyền: Cần xác định rõ nhiệm vụ cần ủy quyền, phạm vi ủy quyền và lựa chọn người để ủy quyền. Do đó, để ỷ quyền tốt, địi hỏi lãnh đạo phải hiểu sâu sắc năng lực của người được ủy quyền, tránh mạo hiểm ủy quyền cho một người mà mình biết chắc rằng sẽ khơng có hiệu quả hoặc khơng rõ là có thực hiện tốt cơng việc được hay khơng. Ngồi ra, ủy quyền phân quyền phải có tính cơng bằng và chia đều cho nhiều người, không tập trung vào một người.
Cách thức và thời hạn ủy quyền, phân quyền: Cần đưa ra nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể và chỉ rõ mục đích. người lãnh đạo cần phải chắc chắn là người được ủy quyền đã hiểu đúng nhiệm vụ cần thực hiện, đúng mục tiêu cần đạt được và định rõ các tiêu chí đánh giá mức độ thành cơng của nhiệm vụ được giao.
Đảm bảo hiệu quả ủy quyền, phân quyền: Ủy quyền phân quyền là để cấp dưới thực hiện công việc và chịu trách nhiệm với công việc thực hiện. Tuy
nhiên, người lãnh đạo cũng phải chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với tất cả nhiệm vụ đã ủy quyền. Do đó, người lãnh đạo phải có phương pháp theo dõi q trình thực hiện của cấp dưới, có điều chỉnh kịp thời khi có sự sai lệch mà có thể dẫn đến hậu quả khơng tốt. Tuy nhiên, cũng khơng phải vì vậy mà người lãnh đạo tham gia quá sâu vào quá trình thực hiện của cấp dưới cũng như điều chỉnh ở những thời điểm khơng hợp lý. Ngồi ra, khi đã ủy quyền cho cấp dưới, nếu có sai sót thì cũng nên tránh sự khiển trách. Bên cạnh đó, Taylor (Richard L. Hughes và cộng sự, 2009) cũng đưa ra nguyên nhân phổ biến ảnh hưởng đến năng lực phân quyền, ủy quyền và các giải pháp cần thiết để đảm bảo ủy quyền, phân quyền tốt hơn:
Ủy quyền, phân quyền khi cấp dưới không đủ năng lực thực hiện hoặc khi lãnh đạo chưa hiểu rõ năng lực của cấp dưới. Để ủy quyền được, người lãnh đạo phải biết hi sinh thời gian ban đầu, khi cấp dưới được ủy quyền và đào tạo tốt, thực hiện tốt công việc được ủy quyền.
Ủy quyền, phân quyền có nguy cơ mất kiểm sốt cá nhân quyền lực đối với công việc đã ủy quyền, nhất là các công việc quan trọng. Để việc ủy quyền không mạo hiểm và mất kiểm sốt, người lãnh đạo phải có phương pháp theo dõi q trình thực hiện của người được ủy quyền.
Lãnh đạo lo sợ cấp dưới có năng lực, kinh nghiệm thấp hơn nê sẽ khơng được thực hiện tốt bằng chính họ thực hiện. Do đó, người lãnh đạo phải truyền đạt những kỹ năng đã thành thục của mình cho cấp dưới chứ khơng phải sử dụng những kỹ năng đó để tự thực hiện hồn thành cơng việc.
Cấp dưới cũng đang đảm nhận quá nhiều cơng việc. Đây chính là nhũng điểm yếu chính của đội ngũ Quản lý cấp trung. Lãnh đạo cấp trên cần phải xác định mức độ quan trọng và thứ tự ưu tiên của tất cả các công việc dự kiến ủy quyền và công việc cấp dưới đang phải thực hiện.
Năng lực phân quyền ủy quyền được thể hiện qua mức độ phân quyền ủy quyền, cách thức kiểm sốt, tính hợp lý, tính vững chắc lâu dài trong tổ chức cơng việc, mức độ hiểu biết cơng việc của cấp dưới. Do đó, để có được năng lực phân
quyền và ủy quyền, người lãnh đạo phải hội tụ nhiều yếu tố, trong đó bản thân phải có năng lực, phải am hiểu năng lực cấp dưới, phải có ý chí trong việc phân quyền ủy quyền, phải có thái độ tích cực đối với cấp dưới, phải tơn trọng cấp dưới,...