Năng lực giao tiếp là khả năng giao tiếp giữa các cá nhân với nhau và giao tiếp trong tổ chức, là cầu nối giữa người lãnh đạo và mọi người xung quanh.
Giao tiếp được hiểu như là một quá trình bắt đầu với mục đích hoặc ý định trao đổi thơng tin nào đó với ngưới khác, nó xun suốt từ q trình chuyển tải thơng tin, đến thu nhận, đến hiểu và phản hồi. Hiệu quả quá trình giao tiếp phụ thuộc vào việc kết hợp hiệu quả các bước giao tiếp này. Đối với cấp dưới, việc giao tiếp của lãnh đạo xét trên khía cạnh cơng việc thường thể hiện mong muốn cấp dưới phải lắng nghe, hiểu và đi đến thực hiện một cơng việc nào đó. Việc lãnh đạo ln
quan tâm và ln nỗ lực cải thiện giao tiếp thì cấp dưới sẽ cảm nhận được tầm quan trọng của vấn đề mà người lãnh đạo đề cập tới. Đồng thời, nếu lãnh đạo có nỗ lực chú ý lắng nghe và lắng nghe với thái độ tích cực thì họ sẽ có xu hướng hợp tác hơn trong việc phản hồi thơng tin, chủ động lắng nghe, tiếp nhận thông tin từ lãnh đạo.
Quản lý cấp trung là cấp trực tiếp làm việc với cấp dưới, do đó, kỹ năng giao tiếp lãnh đạo và truyền đạt thông tin là rất quan trọng vì cấp dưới thường chưa có nhiều kỹ năng về quản trị, quản lý nên ngoài việc giao tiếp, truyền đạt thơng tin cịn cần phải làm rõ thêm nhiều vấn đề hơn so với những cấp khác.
Kỹ năng giao tiếp lãnh đạo sẽ giúp người lãnh đạo trước hết tự tin trong công việc, giao tiếp hiệu quả giúp phát triển các kỹ năng lãnh đạo khác.
Năng lực giao tiếp lãnh đạo nói hiện ở những điểm sau:
Giao tiếp là phải có mục đích và mục đích phải đúng.
Mỗi đối tượng khác nhau có mỗi cách giao tiếp khác nhau.
Có thái độ trung thực khi giao tiếp. Càng trung thực thì càng tạo được niềm tin hơn cho đối tượng giao tiếp.
Có thiện chí, ln hướng đến những câu giao tiếp mang tính xây dựng.
Có mục đích giao tiếp là muốn giải quyết sự khác biệt về nhận thức.
Ln thể hiện thái độ sẵn lịng tiếp thu.
Phải biết lắng nghe và có thái độ thật sự muốn lắng nghe.
Người Quản lý cấp trung, ngoài khả năng giao tiếp với khách hàng và cấp dưới, cịn phải có năng lực giao tiếp với đồng cấp và cấp trên, theo John C.
Maxwell (2006) gọi đây là những lãnh đạo 360 độ.
Để phát triển kỹ năng giao tiếp lãnh đạo, các Quản lý cấp trung cần:
- Nâng cao kiến thức xã hội, chuyên môn. - Cần phải nâng cao sự tự tin trong giao tiếp.
- Cần phải chuẩn bị tốt, giao tiếp rõ ràng, đơn giản, sinh động, tự nhiên. - Tránh sự cao ngạo, cần tăng cường sự quan tâm, thỏa mái trong giao tiếp, chủ động giao tiếp.
- Trước khi truyền đạt thông tin, cần phải hiểu thơng điệp cần truyền đạt của mình là gì, đối tượng của thơng điệp là ai, thơng điệp đó được lĩnh hội như thế nào, bối cảnh xung quanh ra sao.
- Nâng cao sự hiểu biết về đối tượng cần giao tiếp, về nền văn hóa của mỗi người,...
- Đối với cấp dưới: Tùy từng cấp dưới khác nhau và từng hồn cảnh khác nhau, có những cách giao tiếp hiệu quả khác nhau. Theo Richard L. Hughes và cộng sự (2009), một số cách cải thiện khả năng lắng nghe như: Thể hiện cử chỉ cho thấy người nghe đang thực sự lắng nghe; Chủ động thơng điệp của người nói; Chú ý những hành vi khơng lời của người nói; Hành động phịng vệ và phản ứng tiêu cực khi khơng hài lịng.
- Đối với đồng cấp, nếu người lãnh đạo có kỹ năng giao tiếp tốt thường dẫn đến dễ phối hợp và thơng cảm nhau trong giải quyết cơng việc có liên quan.
- Đối với lãnh đạo cấp cao, xét theo khía cạnh hiệu quả tiếp xúc với lãnh đạo cấp trên, John C. Maxwell (2006) đã đưa ra một số nguyên tắc giao tiếp hiệu quả:
Phải có chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi trao đổi hoặc trình bày một vấn đề;
Luôn chủ động tự suy nghĩ giải pháp để trình bày với lãnh đạo cấp cao;
Cần phải hiểu và biết nói ngơn ngữ của lãnh đạo cấp trên, như vậy khơng chỉ giúp có hiệu quả khi giao tiếp với cấp trên mà cịn có thể thay mặt lãnh đạo cấp trên để giao tiếp với cấp dưới, tạo ra sự kết nối gián tiếp giữa lãnh đạo cấp trên vào cấp dưới;
Nắm điểm mấu chốt của vấn đề và biết trình bày các vần đến chính, như vậy sẽ kiệm thời gian.
Tiêu chí 7: Năng lực gây ảnh hƣởng và xây dựng hình ảnh
Richard L. Hughes và cộng sự (2009) đã định nghĩa sự ảnh hưởng là sự thay đổi thái trong thái độ, giá trị, niềm tin và hành vi của đối tượng mục tiêu do bị tác động bởi những hành vi thực tế mà một người sử dụng để làm ảnh hưởng đến đối tượng mục tiêu.
Năng lực gây ảnh hưởng là năng lực vận dụng một cách tổng hợp tất cả các biện pháp hay các nguồn quyền lực để làm ảnh hưởng đến người khác. Các cơ sở quyền lực mà người lãnh đạo dùng để gây ảnh hưởng đến cấp dưới gồm quyền lực chuyên mơn (chính là quyền lực kiến thức hay cịn gọi là quyền lực chuyên gia), quyền lực quan hệ, quyền lực chính thống (quyền lực do vị trí mang lại), quyền lực khen thưởng (như đề xuất tăng lương, tiền thưởng, thăng chức,...), quyền lực ép buộc (sử dụng các chế tài, trừng phạt,...) (Richard L. Hughes và cộng sự, 2009). Việc sử dụng quyền lực nào là tùy thuộc vào năng lực của người lãnh đạo, tùy thuộc vào mỗi tình huống, tùy thuộc vào cấp dưới.
Khả năng tạo ảnh hưởng và xây dựng hình ảnh của người lãnh đạo phụ thuộc vào khả năng tạo miền tin và chỗ dựa cho cấp dưới.
Theo John C. Maxwell (1993), khả năng gây ảnh hưởng là kỹ năng có khả năng phát triển được.
Để phát triển khả năng gây ảnh hƣởng và xây dựng hình ảnh, ngƣời Quản lý cấp trung cần:
- Vận dụng một cách khéo léo với thái độ tích cực các quyền lực mà mình đang có. Nếu vận dụng tốt các kỹ năng lãnh đạo thì sẽ tạo được sự ảnh hưởng cho cấp dưới. Trong đó, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp, theo John C. Maxwell (1993), trong tam giác quyền năng gồm giao tiếp, thừa nhận và sự ảnh hưởng, nếu giao tiếp hiệu quả sẽ dẫn đến có được sự thừa nhận và thừa nhận tạo ra sự ảnh hưởng. Do đó, càng có kỹ năng giao tiếp càng làm tăng khả năng gây ảnh hưởng.
- Cải thiện tầm nhìn để có thể chuyển hóa tầm nhìn thành các mục tiêu chiến lược và các kế hoạch phát triển khả thi cũng là một trong những yếu tạo tạo được sự ảnh hưởng lớn đến cấp dưới.
- Tạo niềm tin cho cấp dưới. Để tạo niềm tin, ngoài tố chất, ngoài kiến thức chun mơn, hành vi thái độ tích cực, người lãnh đạo cần phải có và vận dụng kỹ năng lãnh đạo một cách khéo léo, khôn ngoan, đồng thời người lãnh đạo phải có sự kiên định giữa lời nói và hành động.
1.4. Phát triển năng lực lãnh đạo
Phát triển năng lực được hiểu là khuynh hướng vận động có chủ định của mức độ thành thục năng lực theo hướng đi lên từ thấp đến cao, từ kém hoàn thiện đến hoàn thiện hơn bằng nhiều cách khác nhau như tự học tập, rèn luyện, được đào tạo, bồi dưỡng.
Warren Bennis và Joan Goldsmith (2003) đã chứng minh những người lãnh đạo được tạo ra chứ không phải được sinh ra, mỗi người đều có khả năng trở thành một người lãnh đạo. Thách thức mà họ phải đối mặt chính là vượt qua rào cản để trở thành lãnh đạo. Tất cả mọi người đều có thử thách, nhưng chỉ có một số ít người có khả năng biến những gì chắt lọc được từ những trải nghiệm đó thành thế mạnh và trí tuệ của mình, đó là những người được gọi là lãnh đạo. Có một số quan niệm không đúng về phát triển kỹ năng lẵng đạo, xem năng lực lãnh đạo là bẩm sinh, là có tố chất lãnh đạo thì sẽ trở thành lãnh đạo. Quan niệm chưa đúng này làm ảnh hưởng đến sự nỗ lực nâng cao năng lực lãnh đạo của mỗi người. Theo Richard L. Hughes và cộng sự (2009), một người có năng lực nhưng khơng muốn gánh lấy trách nhiệm lãnh đạo và một người dù muốn trở thành người lãnh đạo nhưng lại khơng tin rằng mình có được những tố chất cần thiết để trở thành người lãnh đạo. Cả hai nhóm người này đều tự đánh giá thấp mình và như vậy sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc trở thành người lãnh đạo tốt.
Do đó, năng lực lãnh đạo có thể học được, có thể phát triển được. Tuy nhiên, niềm tin và khát vọng muốn trở thành người lãnh đạo đóng vai trị quan trọng trong việc phát triển năng lực lãnh đạo cũng như trở thành người lãnh đạo thành công.
Để phát triển năng lực lãnh đạo của Quản lý cấp trung, tổ chức và mỗi cá nhân cần phải tập trung vào một số điểm lưu ý sau:
- Đối với tổ chức, phải xây dựng hệ thống quản lý tài năng lãnh đạo. Theo Richard L. Hughes và cộng sự (2009), hệ thống quản lý tài năng lãnh đạo bao gồm những quy trình và phương pháp mà tổ chức áp dụng để tìm kiếm, phát triển, khen thưởng, thăng chức, giữ các người lãnh đạo lại làm việc cho tổ chức đó. Để xây dựng hệ thống quản lý tài năng lãnh đạo hiệu quả, tổ chức đó phải thực hiện các
bước gồm: (i). công khai chiến lược phát triển cơng ty để có cơ sở và kế hoạch tìm kiếm, th mướn và phát triển tài năng lãnh đạo; (ii). Xác định rõ các vị trí lãnh đạo then chốt cho hiện tại và tương lai; (iii). Xây dựng và phát triển mơ hình năng lực cho các vị trí lãnh đạo quan trọng, cả các vị trí Quản lý cấp trung; (iv). Thực hiện tốt các quy trình tuyển dụng, đào tạo, phát triển, khen thưởng,...; (v). Chọn lựa những quy trình tuyển dụng, đào tạo, phát triển hợp lý, được nghiên cứu kỹ và một số phương pháp xác định tiềm năng lãnh đạo. Đồng thời phải xem việc phát triển các người lãnh đạo tương lai khơng phải là một bí mật.
- Đối với lãnh đạo cấp cao, cần chia sẽ với các Quản lý cấp trung về kiến thức về kỹ năng lãnh đạo của mình theo kiểu đối thoại.
- Đối với mỗi Quản lý cấp trung, cần tự học hỏi kỹ năng lãnh đạo từ sách vở, từ kinh nghiệm, từ những người lãnh đạo có ảnh hưởng đến mình. Cần phải được truyền niềm tin, động lực học tập, việc trở thành một nhà lãnh đạo khơng phải chỉ dành cho những người có tố chất lãnh đạo mà là dành cho tất cả những ai thứ nhất,
phải có niềm đam mê muốn trở thành nhà lãnh đạo, thứ hai, phải hiểu rằng kỹ năng lãnh đạo là có thể phát triển được, thứ ba, là người đó phải nhận ra được điều đó.
1.5. Kinh nghiệm cơng tác phát triển năng lực lãnh đạo của Quản lý cấp trung
BATIMEX Hà Nội luôn chủ trương đẩy mạnh phát triển nguồn nhân lực toàn tập đoàn, trọng tâm là nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ lãnh đạo. Bên cạnh việc tổ chức các khóa đào tạo có thuê chuyên gia hàng đầu tới thuyết giảng, BATIMEX Hà Nội chủ chương đẩy mạnh đào tạo nội bộ: cấp trên đào tạo cấp dưới, người có kinh nghiệm đào tạo cho người mới, đồng nghiệp chia sẻ cho nhau,... Cụ thể, thực hiện kế hoạch đào tạo năng lực đội ngũ Quản lý cấp trung nửa cuối năm 2013, ngày 28/9 tổ chức khóa đào tạo “Nâng cao năng lực quản lý cho cán bộ Quản lý cấp trung” toàn Tập đoàn do Giám đốc Nhân sự của Tập đoàn trực tiếp đứng lớp và chia sẽ của Phó Tổng giám đốc phụ trách Nội chính Tập đồn về kỹ năng và kinh nghiệm để giúp các Quản lý cấp trung trong công ty hiểu rõ hơn về vai trị và trách nhiệm của mình trong tổ chức, giải pháp tác động để tự nâng cao năng lực của bản thân nhằm phục vụ cho yêu cầu thực tiễn công việc và yêu cầu phát triển, nâng tầm bản thân.
Tóm tắt chƣơng 1:
Chương 1 đã trình bày một cách cụ thể các lý thuyết về lãnh đạo, Quản lý cấp trung, năng lực lãnh đạo của Quản lý cấp trung, phát triển năng lực lãnh đạo và các yếu tố cấu thành năng lực lãnh đạo của Quản lý cấp trung.
Chương 1 đã đưa ra một khái niệm cơ bản xuyên suốt đề tài nghiên cứu đó là khái niệm về lãnh đạo sau khi phân tích nhiều quan niệm về lãnh đạo, quan nhiệm được xem là phù hợp và được nghiên cứu: "Lãnh đạo là một q trình gây ảnh
hưởng đến một nhóm có tổ chức nhằm đạt được các mục đích của tổ chức đó". Bên
cạnh đó, cịn đề cập đến một số vấn đề có liên quan để làm sáng tỏ lý thuyết về lãnh đạo như mối quan hệ giữa lãnh đạo và tổ chức, lãnh đạo và tình huống, lãnh đạo và thuộc cấp, đồng thời đưa ra nhiều tiêu chí để phân biệt giữa lãnh đạo và quản lý.
Nội dung quan trọng làm tiền đề cho công tác nghiên cứu của chương 1 là nêu bậc vai trò của Quản lý cấp trung trong tổ chức, trong đó nêu rõ, ngồi kỹ năng quản lý thì kỹ năng lãnh đạo đóng vai trị hết sức quan trọng đối với đội ngũ Quản lý cấp trung trong việc dẫn dắt các tổ chức hạt nhân hoàn thành nhiệm vụ chung của tổ chức.
Vấn đề cần giải quyết của chương 1 chính là làm sáng tỏ các quan niệm về phát triển năng lực lãnh đạo. Năng lực lãnh đạo có thể học được và có thể phát triển được, ngoài phụ thuộc vào các giải pháp đào tạo còn tùy thuộc vào niềm tin, khát vọng của mỗi người.
Nội dung chính của chương 1 là đưa ra các giả thuyết về các tiêu chí năng lực lãnh đạo cho một Quản lý cấp trung. Theo đó, năng lực lãnh đạo xét theo phạm vi kỹ năng của người Quản lý cấp trung thì bao gồm năng lực (1) Tầm nhìn; (2) Năng lực hiểu mình - hiểu người; (3) Năng lực giải quyết vấn đề và ra quyết định; (4) Năng lực phân quyền và ủy quyền; (5) Năng lực tạo động lực; (6) Năng lực giao tiếp lãnh đạo; (7) Năng lực gây ảnh hưởng và xây dụng hình ảnh. Trong đó, cũng nêu rõ những ký thuyết cơ bản, vai trò, các vấn đề có liên quan đến phát triển từng kỹ năng cũng như dấu hiệu để nhận biết có hay khơng có và mức độ thành thục của một người dưới vai trò là một Quản lý cấp trung. Trong năng lực lãnh đạo, hai yếu
tố ảnh hưởng rất lớn đến kỹ năng và đảm bảo cho thành cơng của người lãnh đạo đó là kiến thức và hành vi thái độ, tuy nhiên, trong phạm vi đề tài chỉ xét đến kỹ năng, không xét đến hai yếu tố này nhưng hai yếu tố này ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả thực hiện các giải pháp phát triển năng lực lãnh đạo.
Có tầm nhìn, người lãnh đạo sẽ tạo được niềm tin cho chính mình và truyền niềm tin đó cho cấp dưới. Với khả năng hiểu mình hiểu người, người lãnh đạo sẽ biết được điểm mạnh của mình để phát huy, điểm yếu của mình để hạn chế, đồng thời kỹ năng này giúp phát triển hầu hết các kỹ năng lãnh đạo khác. Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định giúp người lãnh đạo tạo được niềm tin cho cấp dưới, khả năng thấu triệt vấn đề sẽ giúp người lãnh đạo lường trước được những tình huống xấu nhất có thể xảy ra khi giải quyết vấn đề và ra quyết định. Kỹ năng phân quyền và ủy quyền giúp người lãnh đạo tự tin hơn để giao việc cấp dưới, giúp giải phóng và trao quyền để cấp dưới để thực thi nhiều công việc hơn, người lãnh đạo cố gắng hạn chế trực tiếp làm những việc mà có thể phân quyền, ủy quyền được, cần phải biến người khác thay mình thực thi nhiệm vụ của mình. Kỹ năng tạo động lực là một trong những kỹ năng giúp nâng cao hiệu quả làm việc và hiệu quả lãnh đạo,