Trong quá trình thiết kế KSNB, cần đặt ra những nguyên tắc nhất định và dựa theo các nguyên tắc đấy để tránh sai sót, tạo hiệu quả cho KSNB. Có rất nhiều nguyên tắc cơ bản đã được áp dụng trong thực tế như:
+) Nguyên tắc toàn diện: Đây là nguyên tắc coi trọng tính đầy đủ khi nó đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh khơng bị bỏ sót. Xây dựng hệ thống phải bao trùm được các nghiệp vụ của doanh nghiệp. kết hợp thường xuyên điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị.
+) Nguyên tắc “4 mắt”: Là một nguyên tắc phổ biến trong thiết kế và vận hành KSNB. Có thể hiểu, nguyên tắc này yêu cầu cơng việc cần ít nhất hai người làm, trong đó có một người kiểm tra theo nguyên tắc kiểm tra chéo. Từ đó, đảm bảo mọi quá trình được giám sát, kiểm tra chặt chẽ, tránh được hành vi cá nhân gây ra các rủi ro. Nguyên tắc này cũng phụ thuộc vào mức độ sai phạm xảy ra nhiều hay ít để có sự lựa chọn nhiều người hơn hay không.
+) Nguyên tắc cân nhắc Lợi ích - Chi phí: Lợi ích thu được và chi phí bỏ ra ln là bài tốn với mọi vấn đề trong nền kinh tế. Điều này cũng xảy ra với chính KSNB. Khi thiết kế và vận hành KSNB ln ln địi hỏi những biện pháp tốt thu được lợi ích cao nhất nhưng đồng thời cũng phải tối thiểu được chi phí bỏ ra. Việc bỏ ra quá nhiều chi phí cũng dẫn đến rủi ro ngay trong quá trình thiết kế KSNB, khi mọi thứ chưa được kiểm soát dễ bị trục lợi. Vì vậy, địi hỏi các nhà điều hành cần có sự tính tốn, thiết kế hợp lý tạo sự cân đối, tránh dẫn tới rủi ro ngay khi chưa được vận hành.
+) Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, việc phân chia trách nhiệm và công việc cho từng người phải đảm bảo khoa học, cần cụ thể cho từng bộ phận. Nó đảm bảo khơng cá nhân nào được kiểm sốt nhiều mặt của nghiệp vụ, luôn tạo sự kiểm tra chéo giữa các nhân viên. Một sự phân chia trách nhiệm đúng đắn sẽ tạo được sự chun mơn hóa trong cơng việc, các cá nhân làm việc có trách nhiệm hơn, giảm rủi ro xảy ra sai sót và gian lận và khi xảy ra cũng dễ phát hiện hơn.
+) Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Là một nguyên tắc được nhắc đến nhiều nhất trong các nguyên tắc KSNB, là một nguyên tắc bất khả vi phạm trong mọi trường hợp. Đó là sự độc lập thích hợp trong trách nhiệm về các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm, nhất là sai phạm do cố ý và các hành vị lạm dụng quyền để tư lợi cá nhân. Các cá nhân khơng được thực hiện tồn bộ phần lớn các nhiệm vụ quan trọng, không thể đảm nhiệm nhiều cương vị cùng một lúc.
+) Nguyên tắc thủ tục phê chuẩn đúng đắn: Mọi nghiệp vụ phát sinh cũng phải được phê chuẩn đúng đắn, đúng mục đích, đúng pháp luật và khơng được thực hiện một cách chống đối hay cả nể lẫn nhau. Sự phê chuẩn bao gồm hai loại là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Ví dụ việc xây dựng hạn mức tín dụng cụ thể cho khách hàng là phê chuẩn chung. Đó là sự phê chuẩn được thực hiện qua các chính sách chung của doanh nghiệp cho các cấp dưới tuân thủ. Phê chuẩn cụ thể thì được áp dụng cho các nghiệp vụ riêng biệt, có đặc điểm lớn về số lượng và khơng thường xuyên xảy ra.
Ngồi các ngun tắc trên, cịn có những Nguyên tắc về chứng từ và sổ sách để đảm bảo các chứng từ được lưu trữ đầy đủ, theo đúng thứ tự. Hay Nguyên tắc
kiểm tra độc lập - một nguyên tắc nhấn mạnh yếu tố con người khi người kiểm tra
phải độc lập với quy trình đó, khơng bị áp lực từ những người có liên quan. Và những yêu cầu trong Ngun tắc phân tích rà sốt về so sánh, phân tích dữ liệu từ các nguồn khác nhau để phát hiện sai sót và đưa ra biện pháp xử lý kịp thời một cách thích hợp.
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM - CHI NHÁNH HOÀN KIẾM