2.1. Giới thiệu về Ngân hàng TMCP Ngoại thương Chi nhánh Hoàn Kiếm
2.1.2. Bộ máy tổ chức
Hiện nay, Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam - Chi nhánh Hoàn Kiếm đã tổ chức được một bộ máy hoạt động gọn nhẹ, linh hoạt gồm có 7 phịng ban, 4 phịng giao dịch và hơn trăm cán bộ nhân viên theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Ngân hàng Vietcombank - chi nhánh Hoàn Kiếm
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban tại Chi nhánh như sau:
+) Ban Giám đốc: gồm một giám đốc và 3 phó giám đốc. Ban giám đốc thực hiện chức năng điều hành, phê duyệt mọi vấn đề tại Chi nhánh trong quyền hạn.
• Giám đốc: Do ơng Thiều Quang Hiệp đứng đầu, chịu trách nhiệm trực tiếp với NHTW và cơ quan pháp luật. Tổ chức thực hiện điều hành hoạt động ngân hàng về các nghiệp vụ và đảm bảo ngân hàng hoạt động đúng chức năng. Đồng thời, đưa ra các quyết định về cán bộ, tổ chức, bổ nhiệm, khen thưởng thuộc Chi nhánh trong phạm vi thẩm quyền của mình.
• Phó Giám đốc: Tại chi nhánh Vietcombank Hồn Kiếm có 3 phó giám đốc thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ và tham gia công tác điều hành cùng giám đốc; chịu trách nhiệm về các công việc trong phạm vi cho phép của NHTW. Và trực tiếp quản lý các bộ phận thuộc quyền hạn của mình.
+) Phịng quản lý nợ: Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến giải ngân, thu hồi nợ gốc, lãi. Tham gia lưu trữ các hồ sơ đó, đảm bảo hồ sơ được đầy đủ và nhập dữ liệu vào hệ thống. Đảm bảo các khoản cấp tín dụng được tn thủ theo đúng quy định.
+) Phịng ngân quỹ: Có nhiệm vụ quản lý các loại tiền mặt (VND và ngoại tệ), giấy tờ có giá, các hồ sơ thế chấp, cầm cố quan trọng theo chế độ quản lý kho quỹ của ngân hàng ngoại thương. Đồng thời, tư vấn cho Ban giám đốc để đảm bảo lượng quỹ ln ổn định với tình hình hoạt động tại Chi nhánh.
+) Phịng kế tốn: Tại Chi nhánh, trong phịng kế tốn bao gồm 3 bộ phận: Bộ phận kế tốn tài chính; bộ phận kiểm tra nội bộ bà bộ phận tổng hợp
• Bộ phận kế tốn tài chính: Thực hiện lữu trữ, bảo quản và quản lý các
chứng từ, sổ sách theo quy định và chế độ của Nhà nước, của ngân hàng quy định. Tham gia tư vấn trong cơng tác tổ chức hạch tốn cho giám đốc để đạt hiệu quả cao. Ngồi ra, thực hiện các cơng tác quản lý chi tiêu nội bộ, các nghiệp vụ về tài sản cố định tại Chi nhánh và hạch tốn.
• Bộ phận kiểm tra nội bộ: Thực hiện các nhiệm vụ theo quy định quy chế
của hệ thống kiểm tra nội bộ trong ngân hàng ngoại thương như giám sát tính tuân thủ quy định của pháp luật và các quy chế; theo dõi, kiểm tra các hoạt động, quy trình nghiệp vụ; đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh, ...Tham gia tham mưu cho Ban giám đốc trong việc phát hiện, quản lý và khắc phục các rủi ro, sai sót trong q trình hoạt động kinh doanh của đơn vị.
• Bộ phận tổng hợp: Tiến hành lên kế hoạch dựa vào các chỉ tiêu Trụ sở
chính đề ra, định hướng trong ngắn hạn và dài hạn, cân đối nguồn vốn, xây dựng lãi suất.. .để trình lên Ban Giám đốc.
Chỉ tiêu
Năm 2017
Năm 2018 Năm 2019
Giá trị Giá trị Chênh lệch Giá Chênh lệch
Sơ đồ 2.2: Tổ chức phịng kế tốn ngân hàng Vietcombank Hoàn Kiếm
+) Phịng hành chính - nhân sự: Thực hiện quản lý hành chính và tư vấn cho Giám đốc trong cơng tác quản lý, tổ chức và nhân sự. Xây dựng quy chế tổ chức, vấn đề lương thưởng, quy chế về đào tạo cán bộ và tiến hành các công việc phục vụ nội bộ Chi nhánh.
+) Phòng khách hàng doanh nghiệp: Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tín dụng, quảng cáo, tiếp thị và bán các sản phẩm một cách trực tiếp với các khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức. Bên cạnh đó, thực hiện quản lý, tư vấn và chăm sóc khách hàng.
+) Phịng khách hàng bán lẻ: Thực hiện chỉ đạo, xây dựng kế hoạch kinh doanh đối với khách hàng bán lẻ và phối hợp cùng các phịng có liên quan khác theo sự chỉ đạo của ban giám đốc. Tổ chức tư vấn, bán hàng, cung cấp sản phẩm, dịch vụ trên các kênh phân phối cho khách hàng bán lẻ. Tham gia quản lý, thu nợ và chăm sóc đối với khách hàng bán lẻ.
+) Phịng dịch vụ khách hàng: Tư vấn, hỗ trợ, giải quyết các khiếu nại cùng dịch vụ chăm sóc chủ động cho khách hàng để hồn thành chỉ tiêu theo kế hoạch. Phối hợp với các phòng ban khác đảm bảo hoạt động cung cấp dịch vụ thuận lợi. Đồng thời, tham vấn cho Ban giám đốc các chương trình và các chính sách chăm sóc khách hàng.
• Bộ phận thanh tốn quốc tế: Thực hiện hỗ trợ các nghiệp vụ thanh toán quốc tế, các nghiệp vụ xuất nhập khẩu, chuyển tiền, .. .Tư vấn cho khách hàng trong việc thanh tốn để giảm thiểu rủi ro. Ngồi ra, tham gia tư vấn cho ban giám đốc về công tác thanh tốn quốc tế, quan hệ với ngân hàng nước ngồi trong việc đưa ra chiến lược kinh doanh.