2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Na m-
2.2.5. Thực trạng giám sát các kiểm soát
Ban Giám đốc cùng các lãnh đạo tại Chi nhánh luôn coi trọng công tác này. Luôn ý thức được việc đánh giá hiệu quả hoạt động, giám sát các quy trình sẽ giúp phát hiện những sai phạm gây rủi ro. Đồng thời tăng cường hồn thiện vì sự phát triển chung của toàn hệ thống.Với ngân hàng Vietcombank, bộ phận kiểm tra nội bộ được tổ chức dọc từ Trụ sở chính cho tới các chi nhánh giúp đảm bảo sự tuân thủ, phát hiện, ngăn ngừa kịp thời các sai phạm trong quá trình hoạt động các nghiệp vụ. Tại Hội sở, ban kiểm tra nội bộ chịu sự quản lý của Tổng giám đốc, bên cạnh đó cịn có phịng kiểm tra nội bộ khu vực trực thuộc tại năm khu vực trên tồn quốc. Cịn tại các Chi nhánh, bộ phận kiểm tra nội bộ hoạt động dưới sự điều hành quản lý của Giám đốc Chi nhánh. Nhìn chung, Vietcombank cũng như tại Chi nhánh Hồn Kiếm ln đảm bảo thực hiện việc giám sát tuân thủ các hoạt động theo thường xuyên và kịp thời để đảm bảo hoạt động hiệu quả, an toàn và nâng cao chất lượng quản trị rủi ro:
Giám sát định kỳ: Việc giám sát này được thực hiện bởi bộ phận Kiểm tra
nội bộ và Ban Giám đốc của Chi nhánh. Các cán bộ sẽ thực hiện kiểm tra định kỳ hoặc kiểm tra đột xuất theo thực tế phát sinh hoặc do Ban Giám đốc yêu cầu, ví dụ như: Xuất hiện các khoản nợ xấu có dấu hiệu rủi cao... Mọi hoạt động nghiệp vụ đều được rà soát định kỳ, tuy nhiên đa phần tập trung vào hoạt động tín dụng. Các cuộc kiểm tra xem xét tính tuân thủ quy tắc, chuẩn mực, giám sát việc thực hiện trong từng quy trình nghiệp vụ của các cán bộ nhân viên.
Cơng tác kiểm tra nội bộ: Chi nhánh đã dựa trên các chương trình, thủ tục
và các chuyên đề được xây dựng từ Trụ sở chính, từ đó lên kế hoạch cơng tác kiểm tra nội bộ Chi nhánh cụ thể như sau:
Việc này được thực hiện từ đầu năm, bộ phận kiểm tra nội bộ dựa vào từng phòng nghiệp vụ tại Chi nhánh, căn cứ theo các quy trình của từng mảng nghiệp vụ để xây dựng kế hoạch chung trong năm. Sau đó, trình lên Giám đốc phê duyệt
Bước 2: Tiến hành tổ chức kiểm tra
Dựa theo phương án kế hoạch đề ra, tiến hành đánh giá chung và xây dựng kiểm tra đối với các phịng ban cụ thể trình Giám đốc xét duyệt. Đánh giá sơ bộ rủi ro, các rủi ro tiềm tàng của mỗi nghiệp vụ để kiểm tra có trọng tâm, tránh lãng phí thời gian. Sau đó, tiến hành thực hiện:
+ Chọn mẫu kiểm tra từ các phòng ban về hồ sơ, chứng từ, các văn bản tài liệu cần thiết cho công việc
+ Nghiên cứu các hồ sơ, chứng từ đó đảm bảo tính chính xác, sự tn thủ quy định, quy trình
+ Thực hiện phỏng vấn cán bộ nhân viên về các vấn đề liên quan và các vấn đề khơng tìm thấy được trong tài liệu
+ Đánh giá các vấn đề tồn tại, các sai phạm, sự tuân thủ của các cán bộ nhân viên khi thực hiện hoạt động nghiệp vụ của mình
Bước 3: Lập biên bản
Lập biên bản kiểm tra dựa trên kết quả đạt được, đánh giá các khả năng của sai phạm với mảng nghiệp vụ đó; đánh giá việc thực hiện, chấp hành quy trình và quy định. Từ đó đưa ra kiến nghị khắc phục hoặc hạn chế vấn đề tồn tại.
Bước 4: Kiểm tra việc thực hiện kiến nghị
Đánh giá mức độ thực hiện, các nguyên nhân gây ra vấn đề như vậy... dựa trên những kiến nghị trong biên bản kiểm tra, xây dựng bổ sung vào các quy trình nếu cần thiết.
Bước 5: Lập báo cáo
+ Báo cáo kết quả kiểm tra giám sát cho Giám đốc Chi nhánh khi kết thúc cuộc kiểm tra. Đồng thời, theo quý hoặc nửa năm, báo cáo lên Trụ sở chính để có sự đánh giá chung tồn hệ thống và phương án giải quyết.
Sơ đồ 2.6: Quy trình kiểm tra nội bộ ngân hàng Vietcombank — chi nhánh Hoàn Kiếm
Tuy đã đạt được mục đích tăng cường cơng tác quản lý rủi ro, đảm bảo quá trình vận hành diễn ra thông suốt nhưng trên thực tế, các hoạt động này diễn ra
các cán bộ nhân viên đều tuân thủ ngay từ đầu khiến việc xảy ra sai phạm, rủi ro tương đối ít.
Giám sát thường xuyên: Hoạt động này thường xuyên diễn ra bởi các
trưởng/phó phịng, Ban Giám đốc Chi nhánh qua các mảng cơng việc mình phụ trách. Tất cả các khâu từ lập và kiểm soát chứng từ cho đến lưu trữ rồi đưa lên các sổ sách, báo cáo đều được kiểm sốt theo đúng trình tự.
Ví dụ với hoạt động cho vay, cách lập hồ sơ, chứng từ, thẩm định và cấp tín dụng đều được kiểm tra giám sát nhiều cấp, được phê duyệt bởi những người có thẩm quyền, u cầu đầy đủ quy trình nghiệp vụ. Sau khi cho vay, cán bộ phòng sẽ theo dõi, giám sát thường xun. Nếu có rủi ro thì đề xuất phương án xử lý như: Bổ sung điều kiện hợp đồng; Giám sát dòng tiền; Thực hiện thu hồi nợ trước hạn.......... Hàng tháng, trưởng phòng chịu trách nhiệm báo cáo tình hình cho Ban Giám đốc đánh giá xem xét.
Chi nhánh cũng đã thực hiện giám sát liên tục hoạt động nghiệp vụ ngân hàng, kiểm tra giám sát tuân thủ đối với từng mảng nghiệp vụ. Chi nhánh cũng đã thực hiện theo yêu cầu từ Trụ sở chính thiết lập một tổ Kiểm tra giám sát tuân thủ. Đồng thời tích cực đơn đốc việc thực hiện kiến nghị của các đoàn thanh tra, báo cáo kết quả lên Ban Giám đốc và Trụ sở chính.
Có thể thấy việc thực hiện giám sát kiểm sốt của Chi nhánh rất tốt. Dù có một số điểm yếu, nhất là về con người khi mà áp lực công việc khiến các cán bộ chủ quan trong một số khâu. Dù vậy khơng làm ảnh hưởng nhiều đến tồn bộ quy trình nghiệp vụ. Trong những khâu quan trọng, cán bộ Chi nhánh luôn tuân theo đúng quy định, đảm bảo khơng xảy ra sai sót. Kết hợp sự giám sát chặt chẽ của trưởng phòng cũng như tồn bộ cán bộ liên quan. Vì vậy, Chi nhánh Hồn Kiếm đạt được những kết quả tốt trong nhiều năm liên tiếp.
Ngồi hai hình thức giám sát trên, Chi nhánh cịn được thực hiện Giám sát từ xa đối với hoạt động tín dụng. Việc kiểm tra giám sát các dấu hiệu bất thường
trong tình hình hoạt động tín dụng được thực hiện thường xuyên hoặc bất ngờ theo yêu cầu từ Ban lãnh đạo cấp trên tại Trụ sở chính thơng qua các đồn thanh tra kiểm
tra. Hình thức này giúp tăng cường công tác giám sát KSNB thông qua các dữ liệu trên hệ thống phần mềm, các báo cáo Chi nhánh và các thơng tin bên ngồi. Từ đó đánh giá phân tích tình hình hoạt động, đưa ra giải giáp và gửi các văn bản kiến nghị về Chi nhánh Vietcombank Hoàn Kiếm.
* Nhiệm vụ
Từ các chương trình kế hoạch của Ban kiểm tra nội bộ Vietcombank, Chi nhánh lên kế hoạch cụ thể ở từng nghiệp vụ. Ví dụ như
+ Hoạt động tín dụng:
• Đánh giá chấp hành quy định, các quy trình về cho vay; sự đầy đủ, tính hợp lệ của hồ sơ
• Đánh giá nội dung, chất lượng thẩm định của cán bộ tín dụng thơng qua báo cáo.
• Kiểm tra thẩm quyền xét duyệt tín dụng và thực tế tài sản đảm bảo • Kiểm tra thủ tục, chứng từ giải ngân; việc thực hiện các điều kiện giải ngân
• Đánh giá sự phù hợp của chấm xếp hạng tín dụng, các khoản nợ thơng qua hồ sơ, dữ liệu trên hệ thống cũng như biện pháp được xây dựng để thu hồi nợ và xử lý rủi ro
Ví dụ: Kiểm tốn nội bộ hay tại Chi nhánh là kiểm tra nội bộ thực hiện chọn
mẫu kiểm tra là nghiệp vụ vay vốn của Công ty X với số tiền 3.000.000.000 đồng và có tài sản đảm bảo là mảnh đất thuộc sở hữu của công ty vào ngày 20/04/2020. Khi đó:
- Thu thập các hồ sơ, chứng từ có liên quan được lưu trữ và quy trình thực hiện thơng qua các hồ sơ dữ liệu
- Xem xét mối quan hệ giữa công ty vay vốn và các cán bộ thực hiện cho vay.
- Kiểm tra việc phân quyền, hạn mức tín dụng, các chữ ký thể hiện, tính hợp pháp của các chứng từ, nội dung ghi trên chứng từ...
- Kiểm tra hồ sơ khách hàng: Giấy phép thành lập; đăng ký kinh doanh; báo cáo tài chính đã được kiểm tốn của 1- 2 năm trước; kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm; ... nhằm đánh giá chất lượng thẩm định của cán bộ thực hiện và đánh giá sự phù hợp chấm điểm xếp hạng tín dụng, tránh thơng đồng cho vay.
- Kiểm tra hồ sơ vay vốn như: Giấy đề nghị vay vốn đúng mẫu quy định của Vietcombank; Bản kế hoạch dự án; Hồ sơ của tài sản đảm bảo về sổ đỏ, biên bản thẩm định giá. và các văn bản, báo cáo và hợp đồng có liên quan lập theo quy trình của Vietcombank.
- Rà sốt thủ tục giải ngân liên quan tới nghiệp vụ
- Kiểm tra việc theo dõi giám sát tiền vay và tình hình trả nợ lẫn lãi
→ Kết quả đạt được
- Cho vay số tiền hợp lý với giá trị tài sản đảm bảo - Hồ sơ đầy đủ theo quy định, đúng pháp lý
- Báo cáo thẩm định đầy đủ, đảm bảo tính khả thi của phương án vay - Tài sản đảm bảo hợp lệ, có nguồn gốc sở hữu rõ ràng
- Tuy nhiên, với tình hình diễn biến xấu do dịch bệnh nên kế hoạch của khách hàng hiện nay bị ảnh hưởng, không đảm bảo kế hoạch đề ra, nguy cơ rủi ro nợ xấu cao và cần xem xét đánh giá lại cùng các phương án hỗ trợ cụ thể.
+ Hoạt động ngân quỹ:
• Kiểm tra quỹ tiền mặt, ngoại tệ, các giấy tờ có giá trong kho; lưu ý các loại tiền có mệnh giá lớn, có dấu hiệu bảo quản sai quy cách, có biểu hiện bất thường như dây lỏng, khơng có dấu niêm phong.
• Kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất trong ngày về định mức tồn quỹ theo quy định của Chi nhánh.
• Kiểm tra việc ghi chép, các dữ liệu, chữ ký và báo cáo thống kê thu chi • Đánh giá các trang thiết bị dùng cho kho quỹ, cho quầy giao dịch như: két phải đảm bảo mã an toàn hoạt động; các camera hoạt động; ....và việc quản lý phân quyền, ủy quyền sử dụng chìa khóa, mã khóa
+ Hoạt động kế tốn:
• Kiểm tra các khoản chi nhân viên như: lương, tiền ăn, tiền thưởng.. dảm bảo việc chi tiêu nội bơ thực hiện đúng quy định, quy trình
• Xem xét khoản chi phí sửa chữa, mua sắm cơng cụ dụng cụ về tính hợp pháp và đầy đủ của hóa đơn, chứng từ theo kế hoạch và thực tế, các hợp đồng, các biên bản bàn giao.
• Kiểm tra việc quản lý, điều chuyển, thanh lý tài sản, đảm bảo theo đúng các văn bản quy định, theo đúng quy trình thủ tục
+ Hoạt động phịng ngừa, xử lý nợ, xử lý rủi ro:
• Đánh giá tính đầy đủ, hợp pháp của thông tin trên hồ sơ chứng từ và trên hệ thống máy tính . Kiểm tra cơng tác chấp hành theo đúng quy trình, quy định theo như trong các văn bản hướng dẫn
• Kiểm tra việc chấm điểm xếp hạng, trích lập dự phịng, biện pháp xử lý rủi ro, theo dõi và thu hồi nợ