2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Na m-
2.2.4. Thực trạng các hoạt động kiểm soát
a) Phân chia nhiệm vụ và phê duyệt
Việc phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm với từng cán bộ được thực hiện rất nghiêm ngặt, đảm bảo phù hợp phát huy tối đa năng lực. Đồng thời, tuân thủ các nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc “4 mắt”, nguyên tắc thủ tục phê chuẩn... không để một cá nhân nào nắm tất cả các khâu của quy trình nghiệp vụ.
* Ban Giám đốc, ban lãnh đạo
Về sự phân công, phân nhiệm, Việc phân chia một giám đốc và ba phó giám đốc đảm bảo được sự chun mơn hóa trong quản lý các mảng nghiệp vụ chính của Chi nhánh. Ví dụ như phó Giám đốc Nguyễn Thục Linh chịu trách nhiệm quản lý mảng khách hàng tổ chức; hay phó Giám đốc Nguyễn Tuấn Nam quản lý kinh doanh và là chủ tịch cơng đồn. Các phó Giám đốc theo dõi chặt chẽ tình hình hoạt
động mảng nghiệp vụ do mình phụ trách, lập báo cáo hàng tháng tình hình thực tế trình lên Giám đốc xem xét và từng quý lập báo cáo để so sánh với kế hoạch đề ra. Cả Giám đốc và phó Giám đốc phải cùng phối hợp kiểm sốt chặt chẽ tình hình kinh doanh theo đúng hướng và giải quyết vấn đề.
Ví dụ, giám đốc Thiều Quang Hiệp và các phó giám đốc Chi nhánh đã họp dự kiến tình hình quý I năm 2020 bị giảm sút khi dịch COVID-19 bùng phát mạnh. Vì vậy đã tiến hành cho phịng quản lý nợ thực hiện rà sốt lại các khoản vay cũng như tình hình hoạt động của Chi nhánh. Sau đó, phó Giám đốc quản lý phịng khách hàng tổ chức lập văn bản xuống các phòng ban để lên danh sách khách hàng được hỗ trợ và xem xét kí duyệt. Và ban Giám đốc quyết định phương án, kế hoạch điều chỉnh thông qua các gói hỗ trợ, cắt giảm lãi suất cho hơn 100 doanh nghiệp khách hàng của Chi nhánh để nỗ lực đạt 60% kế hoạch đã đề ra của quý I.
Dưới Ban Giám đốc, các Trưởng phòng chịu trách nhiệm hoạt động phịng/ban của mình theo chức năng, thực hiện kế hoạch được giao. Bên cạnh đó, để đảm bảo cơng việc được rà sốt kiểm sốt chặt chẽ, cịn có các phó phịng, thực hiện nhiệm vụ Trưởng phịng bàn giao. Khi có những việc u cầu sự kiểm sốt cao, Trưởng phịng có thể tham gia cùng phó phịng thực hiện phối chỉ đạo công việc. Các phịng/ban cũng cần phối hợp với nhau trong những cơng việc liên quan để tìm cách giải quyết và sự thống nhất và kết hợp xin ý kiến chỉ đạo của Ban Giám đốc.
Về sự phê duyệt, các phó Giám đốc, phó phịng chịu trách nhiệm phê duyệt trong khả năng của mình. Mọi sự phê duyệt vượt quá thẩm quyền đều không được chấp nhận và bị kỉ luật nặng. Trường hợp Giám đốc khơng có mặt, phó Giám đốc thực hiện phê duyệt trong phạm vi được ủy quyền, có trách nhiệm báo cáo lại cơng việc và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Trưởng phòng vắng mặt từ hai ngày trở lên phải có biên bản giải trình đến các cấp lãnh đạo, có văn bản ủy quyền cho phó phịng điều hành cơng việc
Ngồi những điểm trên, Chi nhánh cũng thực hiện theo quy định của Ban lãnh đạo cấp trên về sự phê duyệt. Giám đốc Thiều Quang Hiệp điều hành tất cả hoạt động nhưng trong một số cơng việc nhất định, các phó Giám đốc sẽ chịu trách nhiệm thực hiện như: ký kết mốt số hợp đồng lớn sẽ do phó Giám đốc Nguyễn Tuấn
Nam đảm nhiệm... Ví dụ: lễ ký kết hợp đồng tài trợ dự án giữa Vietcombank Hồn Kiếm và Cơng ty cổ phần thực phẩm Hữu Nghị ngày 07/10/2019.
* Các cán bộ nhân viên
Mọi quy trình thủ tục, đánh giá, nhận xét hàng quý, hàng năm cho cán bộ nhận đều được kiểm soát. Chi nhánh đảm bảo rà soát từng cá nhân, bổ nhiệm hoặc điều động theo đúng khả năng, năng lực làm việc, phân chia trách nhiệm hợp lý, tránh một phòng/ban quá nhiều người làm một cơng việc. Ngồi ra, việc nhập dữ liệu hồ sơ, bổ sung, lưu trữ, đánh giá lao động cũng được Chi nhánh kiểm sốt trong từng cơng việc cụ thể giúp kiểm sốt được ai làm gì, quyền hạn phê duyệt như nào, tránh sự chồng chéo, kiêm nhiệm gây rủi ro, che dấu sai phạm. Thực tế như hạn mức tín dụng của trưởng phịng kế tốn là 5 tỷ VND và 1 tỷ với phó phịng kế tốn, mọi trường hợp vượt hạn mức phải báo cáo ban Giám đốc xem xét. Thêm nữa, Chi nhánh cũng đảm bảo sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận, phòng ban bởi mỗi nghiệp vụ đều liên quan đến nhiều bộ phận, việc này giúp tăng sự đối chiếu giữa hai bộ phận với nhau và tránh được các sai sót.
Ví dụ về quy trình luân chuyển chứng từ (Phụ lục 5), trong mỗi công đoạn, các cán bộ nhân viên đều có trách nhiệm kiểm tra kiểm sốt sự tn thủ, tính hợp lệ của quy trình ứng với từng cá nhân cụ thể theo nhiệm vụ được phân và ủy quyền trách nhiệm của mình.
+ Cán bộ thực hiện giao dịch:
• Tiếp nhận chứng từ, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp đảm bảo tuân thủ đúng quy định như: Chữ ký khớp trên phần mềm; Mã khách hàng chính xác; . .và thực hiện hạch tốn đúng phần hành.
• Trưởng quầy giao dịch thực hiện kiểm tra, đối chiếu tính hợp lệ của chứng từ và phê duyệt xác nhận. Nếu phát sinh bất thường, từ chối duyệt và yêu cầu hủy bỏ hoặc thực hiện lại giao dịch.
• Cuối ngày, in báo cáo: Báo cáo liệt kê chứng từ; báo cáo giao dịch tiền gửi; danh sách giải ngân phát sinh; . .và các tài liệu khác có liên quan để kiểm tra
đối chiếu với hồ sơ, chứng từ. Đồng thời sắp xếp chứng từ theo thứ tự, đánh số thứ tự, nếu có sai sót phát hiện cần xử lý ngay để có thể luân chuyển sang bộ phận khác.
+ Cán bộ kiểm sốt:
• Thực hiện kiểm tra kiểm sốt đầy đủ hồ sơ, chứng từ, các thông tin được đảm bảo hợp lệ, tuân thủ đúng quy định của Chi nhánh và luật pháp về các thông tin như: tên; chữ ký; số tiền; ngày giao dịch; ...cùng các chữ ký thể hiện tính hợp pháp của chứng từ phát sinh và so sánh với thơng tin trên hệ thống.
• Nếu xảy ra sai sót, yêu cầu bổ sung, khắc phục kịp thời. Nếu đúng, ký xác nhận chứng từ, sắp xếp và luân chuyển chứng từ sang
• Đảm bảo chứng từ được nộp về cuối ngày, nếu nộp muộn cần giải trình lý do cùng các sự xác nhận có liên quan.
+ Cán bộ nhiệm vụ hậu kiểm (thuộcphịng kế tốn):
• Sau khi tiếp nhận chứng từ, kiểm tra kiểm soát số lượng, so sánh với bảng kêtrên hệ thống. Thực hiện ký xác nhận bàn giao nếu đầy đủ, trường hợp chưa
đủ thì tìm ra sự thiếu sót thơng báo đến cán bộ giao dịch để tìm kiếm.
• Thực hiện kiểm tra lần nữa số tiền trên chứng từ với bảng kê đểđảm bảo hệ thống được thống nhất làm việc. Lập các báo cáo liên quan theo quy định yêu cầu.
Ngoài ra, ở tất cả các nghiệp vụ khác như lưu giữ chứng từ, bảo quản tài sản cũng được phân công và quyền hạn rõ ràng, đảm bảo tối thiếu hai người giám sát lưu trữ. Do mức độ chịu trách nhiệm cao về nhiệm vụ nên công tác bảo quản, lưu trữ được thực hiện rất chặt chẽ. Kết hợp với việc giám sát từ các máy quay an ninh nghiêm ngặt.
b) Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin
Tính hợp lệ và đầy đủ là yêu cầu tiên quyết cho sự đảm bảo vận hành chính xác của hệ thống tại Chi nhánh. Việc này được thực hiện ở các cấp độ quá trình,
mọi hoạt động đều được kiểm soát giúp việc xử lý thơng tin nhanh chóng, cập nhật dữ liệu chính xác:
+ Biểu mẫu chứng từ: Tuân theo quy định của NHNT, NHNN và pháp luật về các yếu tố như nội dung trên chứng từ (ví dụ mẫu chứng từ theo Phụ lục 4)
+ Các chứng từ được đánh số thứ tự liên tục bằng máy theo biểu mẫu
+ Tham chiếu và dấu vế kiểm soát: Rà soát chữ ký của khách hàng khớp với hệ thống; khi có sai sót yêu cầu thực hiện ký lại.
+ Các chứng từ phải đầy đủ, không bị sửa chữa, tẩy xóa, đặc biệt lưu ý với các chứng từ có số lượng tiền lớn.
+ Đối chiếu chứng từ, hồ sơ được hạch toán với dữ liệu trên hệ thống để phát hiện các chứng từ không hợp lệ, chứng từ thiếu.
+ Kiểm soát cách thức giao dịch, thời gian giao dịch phát sinh phù hợp với hồ sơ, chứng từ
+ Kiểm sốt đối chiếu thơng tin giao dịch viên như tên, chữ ký khớp hệ thống, các mã nhân viên, quyền hạn của nhân viên...
+ Với những giao dịch sai sót, kiểm tra kiểm soát cách thực phương pháp xử lý, tránh để đúng thành sai, thừa thiếu lẫn lộn và đảm bảo khớp thơng tin
+ Khi có u cầu thay đổi, sửa thơng tin phải có sự xét duyệt của người có thẩm quyền, hợp lệ và đúng quy định và đảm bảo tính chính xác.
+ Các hồ sơ, chứng từ được luân chuyển tuân theo quy trình mà Ban lãnh đạo đề ra, thực hiện từng bước chính xác về yêu cầu và phê duyệt, đảm bảo thuận tiện cho q trình kiểm sốt.
c) Kiểm sốt vật chất
Chi nhánh Vietcombank Hồn Kiếm chỉ thị yêu cầu tất cả mọi người cùng ý thức trách nhiệm bảo về tài sản. Ngồi những người có thẩm quyền, trách nhiệm chính thì tất cả cán bộ cịn lại đều phải tham gia đảm bảo kiểm sốt vật chất, tham gia hoạt động kiểm soát.
* Quản lý tài sản vât chất
Việc mua sắm tài sản được kiểm soát chặt chẽ, tránh gian lận, khai khống tài sản. Thực hiện đúng quy trình, các thủ tục đúng quy định pháp luật và của ngân hàng Vietcombank và đúng hạn mức kế hoạch. Dấu vết kiểm soát được thực hiện đầy đủ qua các văn bản, các giấy tờ thanh tốn.
Khi có dấu hiệu hư hỏng, thơng báo ngay cán bộ quản lý và trình Ban Giám đốc xem xét để kịp thời xử lý, rà sốt như: ln đảm bảo các máy quay an ninh được hoạt động kiểm soát; các két sắt được lành lặn; .. .phù hợp mức trích lập khấu hao và thời gian cịn lại của tài sản.
Phân cán bộ theo dõi tình hình tài sản, đánh giá tình trạng, thực hiện trích lập khấu hao và hạch tốn lên hệ thống ngân hàng.
Với cơng tác thanh lý, điều chuyển tài sản: thực hiện đúng quy trình, hạch tốn chính xác, đầy đủ. Kiểm sốt kĩ càng mọi cơng đoạn, khơng để trục lợi từ thanh lý hay điều chuyển tài sản. Trong quá trình thực hiện, lập các văn bản, tờ trình kèm theo và có sự ký duyệt của các cấp lãnh đạo.
* Quản lý tài sản tiền tệ
Các loại tài sản khác như tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quí được đảm bảo trong kho lưu trữ, trong két an tồn. Kiểm sốt q trình thu chi, kiểm đếm, niêm phong, giao nhận theo quy định. Phối hợp với lực lượng chức năng chuyên trách đảm bảo an tồn cho q trình làm việc.
Thực hiện kiểm tra theo định kỳ hoặc đột xuất. Kiểm sốt q trình thu hồi các loại tiền: tiền giả; tiền khơng đủ tiêu chuẩn theo hình thức thu - đổi cho khách hàng và các loại tiền có vấn đề khác.
Kiểm sốt tính chính xác về dữ liệu, chữ ký liên quan việc đóng mở, lưu trữ sổ sách, bảng kê, báo cáo trong quản lý tiền tệ. Kiểm soát quản lý kho tiền, các chế độ chính sách ủy quyền, quản lý khóa, mã khóa và chế độ bàn giao tài sản. Ví dụ việc quản lý kho quỹ, người tổ trưởng sẽ chịu trách nhiệm theo dõi q trình thu hồi tiền về quỹ nhưng khơng được phép biết về mã khóa, chìa khóa mà sẽ do tổ tiếp quỹ
63
nắm giữ. Tổ tiếp quỹ muốn thực hiện được phải có xét duyệt của tổ trưởng và ban lãnh đạo cùng các biên bản, báo cáo rõ ràng trước, trong và sau khi thực hiện.
d) Đánh giá hoạt động, phân tích rà sốt
Đây là hoạt động cần thiết để phát hiện các biến động bất thường (kiểm soát phát hiện), phân tích ngun nhân, xử lý kịp thời (kiểm sốt sửa chữa) để tránh vi phạm lại lỗi, các sự tuân thủ (kiểm soát ngăn ngừa). Trong tất cả các mảng nghiệp vụ, bất kì mảng nào cũng cần thực hiện đánh giá xem xét hiệu quả hoạt động và đưa ra phương án xử lý. Đặc biệt với việc kiểm sốt phịng ngừa rủi ro từ hoạt động tín
dụng và kiểm sốt cơng tác kế hoạch.
* Phịng ngừa rủi ro
Q trình hoạt động kiểm sốt rủi ro tại Chi nhánh luôn được đảm bảo cả trước trong và sau khi hoạt động tín dụng diễn ra.
+ Các cán bộ Chi nhánh ln thực hiện nghiên cứu các quy định, chính sách, thủ tục và các hồ sơ chứng từ. Kiểm tra rà soát q trình thẩm định và lập hồ sơ về tính đầy đủ và hợp lệ của các khoản vay và các thơng tin khác như: đánh giá tài chính, tính chính xác kịp thời của các nguồn tin, các khả năng trả nợ'... Xem xét kiểm sốt biện pháp phịng ngừa là hình thức có tài sản đảm bảo, giá trị hợp lý của tài sản, rủi ro giảm giá trị của tài sản đảm bảo,.
Bảng 2.8 :Tình hình vay vốn có tài sản đảm bảo tại Chi nhánh VCB Hồn Kiếm
Cho vay có tài sản đảm bảo 5,424,389 6,312,290 9,936,057
+ Trong quá trình cho vay, kiểm tra quá trình giải ngân, đối chiếu số liệu trên hệ thống phù hợp sự xác nhận của khách hàng nhằm ngăn chặn các sai phạm trong
lập hồ sơ, khai khống, điều tra mục đích sử dụng của khách hàng có đúng theo kê khai hay khơng.
+ Hàng tháng, thực hiện phân loại nợ, kỳ hạn nợ, lãi phải trả lên hệ thống phần mềm. Đồng thời kết hợp trích lập khấu trừ tài sản đảm bảo cho khoản vay. Lập báo cáo đánh giá để kiểm soát số liệu một cách chính xác, tránh sự che dấu, làm khống về giá trị.
+ Xếp hạng tín dụng trên hệ thống một cách khách quan nhất, có sự xét duyệt của cấp lãnh đạo và phó Giám đốc phụ trách xác nhận. Đơn đốc, nhắc nhở khách hàng trong việc kiểm soát thu hồi nợ.
Xử lý rủi ro: Chi nhánh cũng đã có những biện pháp xử lý rủi ro phòng khi
xảy ra theo
+ Nguyên tắc:
• Sử dụng dự phịng rủi ro để xử lý phần dư nợ gốc tương ứng số tiền đã trích dự phịng của khoản nợ.
• Trường hợp dự phịng khơng đủ xử lý, tiến hành phát mại tài sản đảm bảo theo thỏa thuận ban đầu để thu hồi nợ
• Nếu sử dụng cả dự phịng đã trích lập và phát mại tài sản khơng đủ thu hồi nợ thì yêu cầu trình lên Ban Giám đốc xem xét dự phịng chung.
+ Quy trình xử lý rủi ro: được tiến hành theo các bước sau
Bước 1: Thu thập hồ sơ, phân tích đánh giá nguyên nhân rủi ro và tiến hành
đánh giá giá trị khấu trừ của tài sản đảm bảo và chuyển lên lãnh đạo cấp trên
Bước 2: Kiểm sốt tính đúng đắn của hồ sơ theo quy định và thẩm định hồ
sơ đề nghị xử lý rủi ro
Bước 3: Triệu tập hội đồng xử lý rủi ro, đề xuất ngày họp; lập và gửi giấy
mời các thành viên tham dự
Bước 4: Hội đồng xét duyệt xử lý khoản nợ, xem xét tình hình thu hồi nợ,
Bước 5: Hạch tốn xử lý rủi ro, hạch toán sang tài khoản ngoại bảng; Ban
lãnh đạo Chi nhánh có trách nhiệm kiểm sốt lại
Bước 6: Tiến hành các biện pháp cho đến khi khách hàng trả hết nợ.
Trường hợp sau 5 năm không thu hồi được nợ, tài sản phát mại khơng bán được thì sẽ trình hội đồng xử lý rủi ro để xem xét trình NHNN cho xuất ra khỏi tài khoản ngoại bảng.
Bước 7: Luân chuyển lưu trữ hồ sơ
Ngồi hoạt động kiểm sốt rủi ro tín dụng như trên, Chi nhánh cũng có