Hồn Kiếm
* Điểm tích cực
+ Các chính sách, quy định của Chi nhánh cũng như hệ thống ngân hàng Vietcombank được bảm bảo tuân thủ thực hiện nghiêm túc, đúng quy định của NHNN và pháp luật, góp phần tạo một mơi trường kiểm sốt tốt. Ban giám đốc Chi nhánh ln nhận thức vai trị, vị trí của KSNB trong cơng tác quản lý, định hướng
phát triển. Vì vậy, trong từng quy trình, từng giai đoạn, từng bộ phận phịng ban đều được toàn thể Chi nhánh coi trọng, đánh giá thường xuyên.
+ Mọi phòng ban của Chi nhánh đều được xây dựng kế hoạch cụ thể cho một năm, một quý để đảm bảo tiến độ theo yêu cầu, đạt được những chỉ tiêu được đề ra. Có một khung kế hoạch giúp làm việc hiệu quả và tăng sự tập trung chuyên môn.
+ Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ nhưng tập trung, đảm bảo chun mơn hóa trong các mảng nghiệp vụ chính của Chi nhánh, có sự liên kết nhưng khơng chồng chéo nhiệm vụ. Chi nhánh sử dụng quy định làm việc của ban giám đốc, các quy định về phân chia phòng ban chức năng nhiệm vụ của mọi người giúp đảm bảo từng cá nhân ý thức trách nhiệm về quyền hạn và vai trị của mình trong chuỗi mắt xích hoạt động. Từ đó, tạo tiền đề tốt để tiến hành đánh giá hiệu quả công việc.
+ Các cán bộ nhân viên tại Chi nhánh ln có ý thức chấp hành, tính kỷ luật, làm việc đúng quy trình, quy định, hiểu các nghiệp vụ và một tinh thần làm việc đầy năng động. Bằng chứng là những buổi thi đua khen thưởng, các tổ chức hoạt động đoàn thể nâng cao sự đoàn kết nội bộ như: các buổi giao hữu bóng đá, đặt chỉ tiêu cho các chương trình kế hoạch, các buổi tổ chức liên hoan...
+ Chủ động công tác đào tạo cán bộ nội bộ chuyên ngành tại Chi nhánh hoặc tham gia các buổi huấn luyện, các khóa đào tạo nghiệp vụ giúp nâng cao chuyên môn, tăng cường ý thức trách nhiệm. Trong năm 2019, đã có hơn một nửa số cán bộ được đi tập huấn chuyên môn được tổ chức tại Trụ sở chính và các chi nhánh khác.
+ Chi nhánh đã xin quyết định từ cấp trên, thực hiện đầu tư cơ sở hạ tầng, trang thiết bị cho các bộ phận phịng ban tạo mơi trường làm việc hiệu quả. Các nghiệp vụ thì đều áp dụng cơng nghệ phần mềm trong xử lý thơng tin, hệ thống tính tốn tự động giúp đẩy nhanh công việc, hồn thành chính xác như phần mềm MISA, phần mềm Landsoft Control hay hệ thống Core Banking mới. Kết hợp giám sát đối chiếu các chứng từ gốc chặt chẽ giúp đảm bảo kiểm sốt tồn bộ quy trình bằng con người và công nghệ.
+ Tất cả các giao dịch, công việc phát sinh đều được kiểm sốt, có sự ký duyệt của các cấp lãnh đạo trong hạn mức và theo thẩm quyền giúp tăng hiệu quả
quản lý, tránh các sai sót, vi phạm và các rủi ro tiềm ẩn. Thực hiện đầy đủ các nguyên tắc KSNB như nguyên tắc phân công phân nhiệm; nguyên tắc phê chuẩn;
nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Với giao dịch vay vốn, công tác giám sát sau khi thực
hiện cũng được quan tâm, thường xuyên theo dõi tình hình sử dụng vốn của khách hàng, nhánh chóng phát hiện những dấu hiệu xấu để báo cáo lãnh đạo tìm phương hướng giải quyết.
+ Cơng tác bảo quản, lưu trữ chứng từ, hồ sơ nghiêm ngặt, những người không liên quan hoặc khơng có thẩm quyền khơng được tiếp cận kho lưu trữ. Quá trình luân chuyển, xử lý chứng từ được thực hiện có logic giúp phân loại, kiểm tra, rà soát chứng từ diễn ra thuận lợi.
+ Các hoạt động giám sát được thực hiện thường xuyên bởi toàn bộ nhân viên và các cán bộ, lãnh đạo chuyên môn dưới chỉ đạo của Ban Giám đốc, được kết hợp với hệ thống camera giám sát, hệ thống thơng tin báo lỗi để nhanh chóng phát hiện ngăn chặn các sai phạm. Bên cạnh đó, cơng tác kiểm tra, giám sát của bộ phận kiểm soát cũng được coi trọng bởi các cuộc kiểm tra thường xuyên, định kỳ hoặc thực hiện đột xuất, xây dựng lộ trình kế hoạch rõ ràng.
* Điểm hạn chế
+ Áp lực lớn cho công tác KSNB khi Chi nhánh nằm tại khu vực có mật độ các ngân hàng hoạt động cao, tính cạnh tranh lớn như Techcombank, Sacombank, BIDV... với những chính sách hấp dẫn. Vì vậy, địi hỏi Chi nhánh phải đảm bảo tốt từ công tác kiểm tra kiểm sốt làm tiền đề phát triển, nâng cao uy tín trong mọi dịch vụ cho khách hàng.
+ Mặc dù đa phần các cán bộ nhân viên đều có ý thức tốt, năng lực cao trong khi làm việc. Tuy nhiên, có một số cán bộ không thực sự chú tâm gây những sai phạm, dù không đáng kể nhưng vẫn là điểm hạn chế cho Chi nhánh cần khắc phục. Ví dụ như thỉnh thoảng có sự kí duyệt hộ nhau trên chứng từ, hóa đơn hoặc biên bản khơng trọng yếu. Với bộ phận cán bộ trẻ, do kinh nghiệm cịn ít (chiếm khoảng 40%) đơi khi gây ra sai sót trong nội bộ, thỉnh thoảng làm chậm tiến độ công việc.
+ Việc đánh giá lên kế hoạch của Chi nhánh đang được thực hiện theo phương pháp dữ liệu lịch sử, chưa thực sự có nghiên cứu, khảo sát dữ liệu mới trong công tác lập kế hoạch. Đây là cách làm giúp tiết kiệm thời gian, tuy vẫn có hiệu quả nhưng nếu vài năm liên tiếp khơng có sự đánh giá lại sẽ dẫn đến việc lên kế hoạch nhiều rủi ro, sai sót. Ngồi ra, trong quan điểm của mọi người vẫn tồn tại vấn đề thành tích. Vì vậy, với nguồn nhân lực có trình độ chun mơn cao như hiện nay, các kế hoạch đề ra chưa khiến mọi người phát huy hết năng lực bản thân, dễ dàng đạt được chỉ tiêu đề ra cuối năm.
+ Do làm việc lâu năm với nhau nên việc soát xét, bắt lỗi nhau cịn mang tính hình thức. Với những lỗi sai phạm nhỏ, các cán bộ nhân viên thường che giấu cho nhau, điều này cũng có thể gây ra những rủi ro khơng ngờ tới không thể ngăn chặn kịp thời.
Sự quen biết lâu năm này cũng là nguyên nhân gây rủi ro trong việc quản lý con dấu. Tại tầng một, nơi phòng giao dịch hoạt động, bộ phận văn thư hoạt động ở bên cạnh. Với những người quen biết, dễ dàng mượn được các con dấu để sử dụng cho những văn bản mà cán bộ văn thư có thể khơng xem xét qua. Bên cạnh đó, hiện nay việc giả chữ kí diễn ra rất nhiều, rất tinh vi, với vị trí nhiều khách hàng qua lại, điều này dễ khiến kẻ gian lợi dụng gây rủi ro lớn cho Chi nhánh. Một ví dụ có thể thấy, nhiều bạn thực tập sinh sau khi có chữ kí của lãnh đạo đại diện, khi đến khu vực văn thư xin dấu Chi nhánh, cán bộ văn thư chỉ lướt qua mà không xem xét kĩ càng nội dung và chữ kí xác nhận, sự quen biết mặt của cán bộ văn thư với sinh viên đó là khơng có. Bởi vậy, cơng tác kiểm soát ở đây chưa thực sự chú trọng và còn nhiều rủi ro.
+ Tại Chi nhánh, với việc nhiều năm liên tiếp đạt chỉ tiêu kế hoạch, những khó khăn rủi ro thực sự ít xảy ra nên các cán bộ nhân viên ít được cọ xát, thường xuyên huấn luyện đào tạo nhưng ít được áp dụng trong khó khăn. Đây có thể xem là điểm bất lợi cho các cán bộ nhân viên tại Chi nhánh
+ Một số chính sách áp dụng chưa thực sự phù hợp với Chi nhánh do ban lãnh đạo cấp trên chỉ đưa ra chính sách chung nhất cho tồn hệ thống, điều này gây
khó bởi các điều kiện của mỗi khu vực, chi nhánh lại khác nhau như: khu vực, mật độ dân số, số lượng doanh nghiệp, số lượng đối thủ...
+ Hiện nay, ở mỗi Chi nhánh khác nhau lại có sự tổ chức bộ máy khác nhau cho phù hợp với điều kiện của mình. Vì vậy, khơng thể nói rằng có một quy chuẩn chung nhất cho việc tổ chức bộ máy hoạt động. Với Chi nhánh Hoàn Kiếm, theo nhận xét của em, Chi nhánh đang thiếu bộ phận IT, cần thiết lập bộ phận cụ thể thay vì chỉ là một số cán bộ biết như hiện tại. Bởi hiện nay, trong bối cảnh công nghệ hiện đại hay việc nâng cấp hệ thống core banking mới kết hợp ứng dụng nhiều phần mềm, điều này địi hỏi phải có một bộ phận chun trách giúp giải quyết những vấn đề bất ngờ, kịp thời để đáp ứng giao dịch khách hàng.
+ Việc nâng cấp hệ thống lõi mới cũng gây khó khăn trong q trình làm việc, dù khơng có sự thay đổi nhiều so với phiên bản trước. Tuy nhiên, với giai đoạn đầu chưa ổn định, nếu xảy ra sai sót, các cán bộ nhân viên sẽ khơng biết giải quyết vấn đề như nào. Ngoài ra, Chi nhánh cũng thiếu những cán bộ chuyên về công nghệ thơng tin, khi có vấn đề phức tạp buộc phải đợi chỉ đạo từ cấp phía trên, gây ra những rủi ro khơng ngờ tới trong q trình chờ đợi giải quyết.
+ Sự kiện phát sinh bất ngờ gần đây như đại dịch COVID-19 cho thấy những điểm còn yếu kém về rủi ro, chưa được quan tâm nhiều của Chi nhánh cũng như toàn bộ hệ thống ngân hàng Vietcombank trong cơng tác thiết lập, phát hiện và phịng ngừa rủi ro. Dù đã có những biện pháp kịp thời ứng phó, nhưng các chỉ tiêu kế hoạch vẫn bị giảm và cũng là một bài học ghi nhớ cho toàn thể cán bộ Vietcombank.
Thêm nữa, với đặc thù ngành ngân hàng, hoạt động tín dụng chiếm chủ yếu, là một hoạt động tuyển rất nhiều cán bộ và cũng rất nhiều cán bộ từ bỏ do khối lượng cơng việc lớn. Do đó, có thể thấy cơng tác đánh giá rủi ro của Chi nhánh tập trung nhiều vào rủi ro tín dụng. Đây là một điểm tốt , cũng vừa là điểm bất lợi khi với những rủi ro khác, không được quan tâm xem xét, đánh giá thường xuyên. Như sự kiện đại dịch nêu trên đã khiến ngân hàng Vietcombank phải giảm mức lãi suất hỗ trợ khách hàng, điều này khiến lợi nhuận bị giảm đáng kể. Do đó, buộc Chi
nhánh cũng như ngân hàng Vietcombank phải tăng thường kiểm soát thêm với những rủi ro khác để phòng xảy ra những sự kiện bất ngờ như vậy.
+ Hệ thống trao đổi thơng tin cịn hạn chế chiều từ cấp dưới lên lãnh đạo, gây ảnh hưởng đến tính kịp thời trong việc cập nhật thơng tin và trao đỏi thông tin. Muốn thực hiện được, phải cần thơng qua các hình thức văn bản, nhờ các lãnh đạo như trưởng phó phịng...
+ Ngành ngân hàng là một công việc vất vả, cụ thể ở đây là vị trí giao dịch viên khi phải tiếp xúc với hàng trăm khách hàng một ngày và địi hỏi sự chính xác, tỉ mỉ. Tuy nhiên, đã xảy ra trường hợp cán bộ chuyển tiền sai tài khoản của khách hàng, gây ảnh hưởng đến uy tín và thời gian. Ngun nhân bởi sự sai sót cá nhân và đơi lúc khơng tập trung trong kiểm sốt cơng việc.
CHƯƠNG 3:
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM - CHI NHÁNH HOÀN KIẾM