2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Na m-
2.2.1. Thực trạng mơi trường kiểm sốt
a) Tính chính trực và giá trị đạo đức
Như đã biết, tính chính trực và giá trị đạo đức là kết quả của chuẩn mực về đạo đức và cách cư xử trong đơn vị và việc họ truyền đạt thông tin và tăng cường việc thực hiện như thế nào. Tại Chi nhánh Hoàn Kiếm, toàn bộ các cán bộ nhân viên đều tuân theo những chuẩn mực, quy tắc mà Ban lãnh đạo đề ra đảm bảo thực hiện theo 5 bản sắc chung của VCB: Tin cậy; Chuẩn mực; Sẵn sàng đổi mới; Bền vững và Nhân văn.
+) Tin cậy: là giữ chữ tín và lành nghề. Mọi nhân viên tại Chi nhánh đều ln tơn trọng ngun tắc “ Nói là làm” trong khi làm việc và trong các mối quan hệ. Đồng thời, mọi người ln nỗ lực, chứng tỏ mình trong cách giải quyết cơng việc để được sự tin cậy từ đồng nghiệp, lãnh đạo đến khách hàng.
+) Chuẩn mực: đó là phần quan trọng tạo nên phong cách làm việc chuyên nghiệp (bao gồm các chuẩn mực về hình ảnh và diện mạo bên ngồi; chuẩn mực trong xử lý công việc; chuẩn mực trong hành vi ứng xử). Tại Chi nhánh, các nguyên tắc và ứng xử chuẩn mực luôn được Ban lãnh đạo nhắc lại nhiều lần trong các cuộc họp thực hiện chỉ tiểu, luôn nhấn mạnh rằng “thái độ làm nên thành cơng”. Đó là lý do trong ba năm liên tiếp, Chi nhánh luôn đạt kết quả tốt, đảm bảo mục tiêu được đề ra. Bên cạnh đó, trong mọi hoàn cảnh, các cán bộ nhân viên luôn đảm bảo tác phong, ăn mặc gọn gàng, chỉnh tề, cách cư xử văn minh. Theo sự quan sát có được tại Chi nhánh, đội ngũ cán bộ đa phần là người trung niên (chiếm khoảng 60%), còn lại là những nhân viên trẻ và năng động. Tuy nhiên, họ vẫn giữ được phong thái lịch
sự, tác phong làm việc chuyên nghiệp của mình khiến môi trường VCB luôn trẻ trung và năng động.
+) sẵn sàng đổi mới: Đó là ln hướng đến cái mới, hiện đại văn minh. Ngân hàng TMCP ngoại thương Việt Nam có hệ thống cơ sở hiện đại, cơng nghệ tiên tiến, ln tiếp thu những kiến thức mới, tìm tịi phát triển. Tại Chi nhánh, Ban lãnh đạo luôn thường xuyên thực hiện các cuộc tập huấn cho các lãnh đạo quan trọng để đảm bảo mọi cá nhân đều hiểu được những kiến thức mới, áp dụng trong thực tiễn.
+) Bền vững: Mọi nhân viên đều nỗ lực trong cơng việc vì lợi ích lâu dài của Chi nhánh cũng như tồn hệ thống Vietcombank, ln tơn trọng ngun tắc an tồn, bình đẳng và hài hịa lợi ích. Và sau cùng, cũng là lợi ích của chính bản thân họ.
+) Nhân văn: Cán bộ tại Chi nhánh luôn gần gũi, chia sẻ và coi trọng mối quan hệ giữa đồng nghiệp với nhau, giữa cán bộ ngân hàng và khách hàng. Đó là điềm giúp Chi nhánh đạt được những kết quả như mong đợi vì sự phát triển lâu dài.
Bên cạnh đó, các phẩm chất đạo đức của từng cá nhân cũng được thực hiện theo đúng chuẩn mực của Ban lãnh đạo như:
+) Luôn tôn trọng các quy định nội bộ +) Trung thực, tận tâm vì lợi ích chung
+) Hịa đồng cùng tập thể, tích cực tham gia các hoạt động +) Giữ chữ tín trong mọi hồn cảnh
+) Bảo mật thơng tin một cách tuyệt đối
+) Tác phong làm việc chuyên nghiệp, tận tình +) Hỗ trợ lẫn nhau trong cơng việc
=> Với một môi trường làm việc đúng theo các chuẩn mực, nguyên tắc của Ban lãnh đạo đề ra, các cán bộ tại Chi nhánh Vietcombank Hồn Kiếm đã góp phần tạo nên mơi trường kiểm sốt chắc chắn, giúp giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra. Các cán bộ lãnh đạo luôn gương mẫu, chuẩn mực trong việc điều hành quản lý thơng qua các quy tắc, chính sách để quản lý...
b) Cam kết về năng lực
Hiện nay, tại Chi nhánh có khoảng hơn 100 cán bộ nhân viên, trong đó:
+ Số cán bộ hoàn thành mức trên đại học : 6 cán bộ chiếm khoảng 6%, chủ yếu là các lãnh đạo chủ chốt tại Chi nhánh
+ Số cán bộ hoàn thành đại học : Tất cả cán bộ còn lại, chiếm 94% + Số cán bộ hoàn thành cao đẳng : Khơng có cán bộ nào
Như vậy, đội ngũ cán bộ tại Chi nhánh tồn bộ đều có trình độ đại học trở lên, có đủ năng lực chun mơn, đáp ứng nhu cầu cao của ngành ngân hàng. Ngoài ra, 100% cán bộ nhân viên đều có năng lực về ngoại ngữ (đặc biệt là tiếng Anh) do Vietcombank là một ngân hàng ngoại thương, lượng giao dịch với quốc tế rất nhiều nên yêu cầu bắt buộc đầu vào là có tiếng Anh. Với 100% trình độ trên đại học cùng khả năng ngoại ngữ của mình, đây là tiền đề giúp Vietcombank phát triển, vận dụng và tiếp thu công nghệ cùng kiến thức mới nhanh hơn. Hơn nữa, là một ngân hàng hàng đầu cả nước, được nhiều người lựa chọn để thi tuyển nên mọi yêu cầu đầu vào được kiểm soát chặt chẽ, khắt khe, đảm bảo năng lực của các cán bộ nhân viên được tốt nhất. Qua đó, tạo ra một môi trường chuyên nghiệp, được kiểm soát nghiêm ngặt, giảm được các rủi ro.
BIỂU ĐỒ 2.1: TÌNH HÌNH LAO ĐỘNG TẠI CHI NHÁNH VCB HỒN KIEM
Cao đẳng
Năm 2020 Năm 2019 % thay đổi
Bên cạnh đó, trong năm 2019 đối với các cán bộ kiểm tra nội bộ, VCB đã tổ chức đào tạo, tập huấn, tăng cường trao đổi kinh nghiệm toàn hệ thống. Các cán bộ tại Chi nhánh Vietcombank Hoàn Kiếm đã thực hiện tham gia đầy đủ, nghiêm túc nhằm nâng cao năng lực, trách nhiệm bản thân để xây dựng Chi nhánh.
c) Triết lý và phong cách điều hành Ban Giám đốc
Mặc dù mới nhậm chức giám đốc đầu năm 2018 nhưng việc vận hành tại Chi nhánh của ông Thiều Quang Hiệp vẫn được thiết kế và kiểm sốt theo đúng quy định, tn thủ các chính sách, thực hiện đầy đủ chế độ BCTC của Vietcombank và quy định của luật pháp Việt Nam. Ban Giám đốc Chi nhánh Vietcombank Hoàn Kiếm ln có quan điểm kinh doanh lành mạnh, coi trọng cơng tác kiểm sốt thơng qua những văn bản chỉ thị rõ ràng cho nhân viên cấp dưới. Từ đó, mỗi nhân viên (nhất là phòng kiểm tra nội bộ) nhận thức rõ tầm quan trọng của kiểm soát và tuân theo một cách cẩn thận. Trong năm 2018, Vietcombank thực hiện áp dụng chuẩn Basel II trên toàn hệ thống, điều này càng tác động mạnh hơn tới việc quản lý điều hành của Ban Giám đốc Chi nhánh khi các cơng tác kiểm sốt ngăn ngừa rủi ro được tăng cường hơn đáp ứng yêu cầu chung. Ngoài ra, quan điểm triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc Chi nhánh cũng bị ảnh hưởng bởi các nhà quản lý cấp trên tại Trụ sở như TGĐ, HĐQT.
Trong một cuộc khảo sát nhỏ tự thực hiện tại Chi nhánh với quy mô khoảng 20 người để đánh giá về sự tín nhiệm, yêu quý của nhân viên cũng như phong cách điều hành của Ban Giám đốc. Và kết quả đạt được như sau:
+ 14 người yêu thích và tuân theo phong cách điều hành của Ban Giám đốc + 4 người khơng đưa ra ý kiến gì
+ 2 người khơng thích phong cách, triết lý làm việc của Ban Giám đốc
Như vậy, Ban Giám đốc tại Chi nhánh đang thực hiện tốt cách thức điều hành của mình. Điều này có thể thấy được trên BCTC riêng của Chi nhánh khi các chỉ số về lợi nhuận và các công tác nghiệp vụ đều tăng lên liên tiếp. Các chỉ số về nợ xấu cũng rất nhỏ góp phần giúp Vietcombank có chỉ số nợ xấu thấp nhất toàn bộ các ngân hàng (< 1%). Đối với những cá nhân khơng thích, đa phần do áp lực từ công
35
việc khi khối lượng công việc của họ nhiều lên để đáp ứng yêu cầu Ban Giám đốc. Tuy vậy, nó khơng ảnh hưởng nhiều để xem xét trên một góc độ lớn hơn.
Tuy nhiên, do những yêu cầu về chỉ tiêu nên vẫn còn những bất cập trong quan điểm và thái độ của Ban Giám đốc về việc đánh giá, xây dựng ước tính dự phịng rủi ro. Theo số liệu trong BCTC, tình hình huy động vốn cùng hoạt động tín dụng tăng mạnh đạt chỉ tiêu cho thấy Chi nhánh có sự tìm kiếm rộng các nguồn khách hàng khác nhau. Một kết quả tốt song song với đó là khối lượng lớn dịch vụ chăm sóc khách hàng kèm theo. Ban Giám đốc tuy có đề ra phải nâng cao chất lượng dịch vụ nhưng lại khơng có biện pháp tối ưu nhất khi đa phần chỉ quan tâm đến chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh. Điều này gây ra những rủi ro về khách hàng, nhất là bộ phận khách hàng nhỏ ít được chú trọng nhất.
Bên cạnh đó, những rủi ro bất ngờ cũng khiến Chi nhánh gặp nhiều khó khăn trong việc chuẩn bị ứng phó như sự kiện đại dịch tồn cầu COVID-19. Lợi nhuận quý I năm 2020 của toàn hệ thống đã giảm đáng kể hơn 11% khi khối lượng giao dịch giảm đi, công tác nhân sự cũng phải cắt giảm thay phiên làm việc, ảnh hưởng đến việc hoạt động kinh doanh. Hay các chi phí phát sinh tăng lên như chi phí mua khẩu trang, nước rửa tay.... Đặc biệt, khi nền kinh tế suy giảm, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn dẫn đến tình trạng nợ xấu có thể tăng cao, sự ứng phó là khơng kịp gây tác động rất lớn tới Chi nhánh.
7
Lãi thuần từ kinh doanh ngoại hối 1.108 ________
928 19,4%
Lãi thuần từ chứng khoán kinh doanh _________-
54 _________66 -181,8%
Lãi thuần từ chứng khoán đầu tư___________ - - -
Lãi thuần từ HDKD khác__________________ 1.03
9 1.166 -10,9%
Thu nhập từ góp vốn, mua cổ phân _________
32 _________39 -17,9%
Lại nhuận thuần từ HDKD________________ 7.37
5 7.384 -0,1%
Chi phí dự phịng rủi ro 2.15
2 1.506 42,9%
Lợi nhuận trước thuế____________________ 5.22
3 5.878 -11,1%
Lại nhuận sau thuế______________________ 4.18
* Cơng tác kế hoạch
Một khía cạnh khác của cách thức, phong cách điều hành là công tác kế hoạch. Kế hoạch là mục tiêu phấn đấu, căn cứ để ra quyết định quản lý và là căn cứ kiểm soát các hoạt động của đơn vị như kiểm soát kế hoạch, kiểm sốt chi phí.... Tại Chi nhánh, Ban Giám đốc ln lập ra những kế hoạch cụ thể theo chỉ tiêu được đề ra và trình lên Ban lãnh đạo cấp trên xét duyệt. Hệ thống kế hoạch xây dựng tốt cho thấy năng lực điều hành và quản lý của Ban Giám đốc là rất tốt. Với đặc thù ngành ngân hàng, công tác kế hoạch chủ yếu tập trung vào huy động vốn, tìm kiếm khách hàng mới, đáp ứng nhu cầu vốn vay và cơng tác tín dụng, tập trung quản lý thu hồi các khoản nợ . Ban Giám đốc luôn yêu cầu các phòng/ban phối hợp với nhau thực hiện kế hoạch đầy đủ, nghiêm túc.
Tuy nhiên, dù kế hoạch đề ra được thực hiện tốt, tuy nhiên, xét phương diện khác, các kế hoạch chưa thật sự dự báo các rủi ro có thể phát sinh. Nguyên nhân do việc lập kế hoạch được dựa trên kết quả kỳ trước, nếu các phát sinh bất ngờ xảy ra thì kế hoạch sẽ khơng cịn phù hợp thực tế. Một vấn đề khác là các kế hoạch luôn đặt cao hơn năm trước nhưng không phản ánh đúng khả năng thực tế tại Chi nhánh, mức kế hoạch được đặt thấp hơn để có thể đạt hoặc vượt chỉ tiêu đề ra.
d) Cơ cấu tổ chức
Một người điều hành có năng lực, coi trọng cơng tác kiểm sốt trước hết thể hiện ở việc thiết lập hệ thống kiểm sốt thích hợp từ tổ chức bộ máy, cơ chế hoạt động của hệ thống kiểm sốt, thơng qua các chính sách, quy chế, thủ tục kiểm sốt. Chi nhánh Vietcombank Hồn Kiếm đang tồn tại một bộ máy tổ chức tốt, được xác định rõ, có đầy đủ chức năng nhiệm vụ của các bộ phận và mối liên hệ giữa các phòng/ban theo Sơ đồ 2.1.
Chi nhánh có một Giám đốc và ba phó giám đốc điều hành hoạt động. Trong đó, ba phó giám đốc đảm nhiệm các mảng nghiệp vụ quan trọng của Chi nhánh giúp các hoạt động được quản lý chặt chẽ hơn, đảm bảo sự có sự kiểm sốt của lãnh đạo ở các mảng, cơng tác kiểm sốt cũng được hiệu quả hơn. Ba phó giám đốc hoạt
động cũng giúp giám đốc có cái nhìn chi tiết hơn về tình hình Chi nhánh, tránh được sự che dấu, gian lận.
Các phòng ban được tổ chức ứng với các mảng nghiệp vụ quan trọng, đảm bảo mọi mặt của q trình hoạt động đều có sự phân hóa chun mơn cao, đáp ứng nhu cầu khách hàng. Với 7 phòng ban ở các mảng khác nhau giúp mọi mục tiêu đặt ra được thực hiện dễ dàng hơn. Hơn nữa, các phịng ban khơng có sự chồng chéo nhiệm vụ chức năng, chỉ có mối liên hệ trong hỗ trợ làm việc. Ví dụ, tại Chi nhánh Vietcombank Hồn Kiếm, phịng hành chính nhân sự sẽ đảm bảo các hoạt động liên quan nội bộ như mua sắm trang thiết bị, điều này cần sự phê duyệt của ban giám đốc và chữ kí xác nhận phịng kế tốn cho việc chi tiền. Các trưởng/phó phịng ở các phịng ban ln thường xun kiểm tra, xét duyệt trong hạn mức khi thực hiện các nghiệp vụ, đảm bảo tuần thủ quy định, quy trình nội bộ. Ngồi ra, ở Chi nhánh, Ban Giám đốc thực hiện chỉ thị iiMoi cá nhân đều có nhiệm vụ giám sát nhau, khơng phân biệt cấp bạc’” đã giúp q trình hoạt động hiệu quả, thơng suốt
Đối với các phịng giao dịch (PGD), mặc dù Chi nhánh nằm ở quận Hồn Kiếm nhưng khơng chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các PGD trên địa bàn. Với bốn PGD ở bốn khu vực khác nhau (Bạch Mai, Định Cơng, Hịa Mã, Hai Bà Trưng) giúp tránh chuyên quyền quản lý. Hình thức quản lý chéo khu vực giúp hệ thống Vietcombank được quản lý nghiêm ngặt hơn, những vấn đề thâu tóm khu vực không thể xảy ra.
e) Phân cơng quyền hạn và trách nhiệm
Như đã phân tích các phần trên, Chi nhánh Vietcombank Hồn Kiếm có một bộ máy tổ chức đơn giản và đầy đủ chức năng. Sự phân công vị trí lãnh đạo, trưởng/phó phịng cũng được đánh giá kĩ càng dựa theo năng lực và kinh nghiệm làm việc. Mỗi cán bộ lãnh đạo đều có thẩm quyền nhất định và trách nhiệm của mình. Ví dụ như giám đốc Chi nhánh có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến quá trình hoạt động kinh doanh nhưng với những vấn đề lớn hơn, cần sự xét duyệt của Ban lãnh đạo cấp trên. Các trưởng phịng có một hạn mức xét duyệt nhất định về vấn đề liên quan, nếu vượt quá số hạn mức cho phép thì cần giải trình lên Ban Giám đốc. Tất cả các nhân viên khác khi vào làm việc phải thực hiện theo các chính
sách của đơn vị để hiểu được vị trí của mình, các hành động của mình có liên quan như nào trong chuỗi q trình hoạt động.
Mặc dù có sự phân cơng rõ ràng, nhưng vẫn còn nhiều điểm bất cấp. Với vấn đề đóng dấu, đơi khi việc đóng dấu khơng được kiểm sốt chặt chẽ, vẫn cịn mang tính tự do. Người quản lý con dấu để các nhân viên tự ý sử dụng mà khơng có sự kiểm sốt. Tuy điều này không ảnh hưởng nhiều nhưng vẫn là một điểm cần lưu ý, bởi con dấu đại diện cho Chi nhánh trong nhiều hoạt động, dễ bị kẻ gian lợi dụng.
f) Chính sách và các thơng lệ về nhân sự
Việc xây dựng các chính sách thích hợp cũng rất quan trọng về đánh giá, đào tạo, thăng chức và đối đãi nhân sự giúp tạo ra những nhân viên đáng tin vậy, góp phần kiểm sốt có hiệu quả, tạo mơi trường kiểm sốt tối ưu nhất.
Chính sách đào tạo cán bộ: Chi nhánh thường xuyên tổ chức các buổi họp nghiệp vụ, nâng cao năng lực các cán bộ. Đồng thời, cử người đi tập huấn, đào tạo do Ban lãnh đạo cấp trên tổ chức. Đặc biệt, trong năm 2019, Vietcombank ra đời Trường Đào tạo và phát triển nguồn lực Vietcombank đây sẽ là tiền đề giúp các cán