7. Cấu trúc đề tài
1.3.1. Khái niệm, mục tiêu của kiểm soát nội bộ nghiệp vụ ngân quỹ
Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ ngân quỹ là toàn bộ các cơ chế, chính sách, quy trình, thủ tục, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại được thiết lập phù hợp với các quy định của pháp luật và được tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo thực hiện 03 mục tiêu:
Một là, nghiệp vụ ngân quỹ của ngân hàng là an toàn và hiệu quả: Đảm bảo
ngân quỹ được duy trì và sử dụng hợp lý, các nghiệp vụ được phê chuẩn đúng đắn, việc thu - chi và điều chuyển tiền mặt được thực hiện tốt, khơng có tình trạng thu thiếu, chi thừa hoặc thu chi ngoài quỹ, kiểm soát tốt các vấn đề về tiền giả, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông. Trong điều chuyển tiền mặt, có sự phối hợp hiệu quả giữa các thành phần tham gia, tuân thủ tốt các nguyên tắc an toàn kho quỹ. Phòng ngừa và ngăn chặn kịp thời các sai phạm, gian lận đến từ khách hàng và nhân viên nếu có. Đồng thời, duy trì tốt chất lượng dịch vụ và hình ảnh ngân hàng với khách hàng.
Hai là, hệ thống thông tin, sổ sách, báo cáo hoạt động và các báo cáo khác được
chính xác, đáng tin cậy và kịp thời: Đảm bảo hệ thống thông tin vững mạnh, truyền đạt thông tin giữa các bộ phận hiệu quả. Các chứng từ liên quan đến hoạt động thu - chi, điều chuyển tiền mặt phải có đầy đủ các thông tin, chữ ký và các giấy tờ đi kèm. Các loại sổ sách, nhật ký quỹ phản ánh đầy đủ, chính xác các giao dịch phát sinh, tình hình sử dụng và số dư các loại tiền mặt, ngoại tệ, chứng chỉ có giá trị ngoại tệ,... Các báo cáo được thực hiện đầy đủ, kịp thời phục vụ yêu cầu quản lý và đánh giá rủi ro.
Ba là, đảm bảo nghiệp vụ ngân quỹ trong ngân hàng phải tuân thủ theo các quy
định, cơ chế chính sách, pháp luật hiện hành; các chiến lược, chính sách kinh doanh và quy trình nghiệp vụ mà ngân hàng quy định: Trước hết, các quy trình trong nghiệp vụ ngân quỹ phải được thiết kế phù hợp với các quy định của pháp luật như Quy chế
Khóa luận tơt nghiệp Học viện Ngân Hàng
giao dịch một cửa; Chế độ chứng từ kế toán ngân hàng; Quy định về giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá;. Các quy trình phải được vận hành đúng, đủ và nghiêm túc.
Ngày nay, xu hướng của các ngân hàng thương mại Việt Nam là tổ chức mơ hình giao dịch một cửa thay cho mơ hình giao dịch nhiều cửa trước đây. Với mơ hình
giao dịch một cửa, khách hàng chỉ giao dịch tại một cửa nhất định của quầy giao dịch
và nhận kết quả từ cửa giao dịch đó. Trong mơ hình giao dịch một cửa, các giao dịch viên được kiêm nhiệm cả kế toán và thủ quỹ, chi tiền trực tiếp cho khách hàng tại quầy theo hạn mức cho phép. Khách hàng đến giao dịch có thể được yêu cầu giải quyết tất cả các dịch vụ: nộp tiền, rút tiền, mua bán ngoại tệ,... và có thể đến giao dịch với bất cứ giao dịch viên nào. Nhờ vậy, quy trình giao dịch được đơn giản hóa, vừa tiết kiệm chi phí cho ngân hàng, vừa đem lại sự tiện lợi cho khách hàng. Tuy nhiên, việc này cũng đặt ra yêu cầu cao hơn cho các giao dịch viên về trình độ chun
mơn và kỹ năng thao tác nghiệp vụ. Đồng thời, khi giao dịch viên kiêm nhiệm thủ quỹ, đồng nghĩa với việc giảm bớt một khâu kiểm soát nhưng cũng sẽ làm tăng nguy cơ rủi ro về kiểm đếm, thu chi tiền và đặc biệt là rủi ro về đạo đức nghề nghiệp. Chính
vì thế, kiểm sốt nội bộ là vấn đề cấp thiết của các ngân hàng để đảm bảo hoạt động ngân quỹ là an tồn và có hiệu quả.