7. Cấu trúc đề tài
2.4.Đánh giá kiểm soát nội bộ nghiệp vụ ngân quỹ tại Ngân hàng TMCP
VPBank - Chi nhánh Yên Hòa
2.4.1. Ưu điểm
VPBank Yên Hòa đã xây dựng và phổ biến rộng rãi các quy tắc, quy định, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp đến toàn thể cán bộ nhân viên. Lãnh đạo Chi nhánh đã rất gương mẫu trong việc thực hiện các quy định của VPBank. Giám đốc Chi nhánh thường xuyên quan tâm, khuyến khích cán bộ nhân viên để họ có động lực làm việc, cống hiến cho Chi nhánh. Công tác kế hoạch được thực hiện hàng tháng, Giám đốc không đặt ra những tiêu chí, mục tiêu quá cao cho nhân viên mà xây dựng các chỉ tiêu phù hợp với năng lực, vị trí của từng cán bộ. Điều này sẽ giúp hạn chế nguy cơ rủi ro từ việc nhân viên cố ý gian lận để đạt được chỉ tiêu. Bản thân Trưởng phòng DVKH, quản lý trực tiếp các nhân sự thực hiện nghiệp vụ ngân quỹ cũng thường xuyên nhắc nhở, đốc thúc cấp dưới thực hiện đúng nội quy, chuẩn mực nghề nghiệp, quy trình nghiệp vụ.
Cơ cấu của Chi nhánh được thiết kế phù hợp với quy mô, đáp ứng nguyên tắc phân công phân nhiệm. Đội ngũ nhân viên 100% trình độ đại học trở lên có thể tiếp thu công nghệ, kiến thức và quy trình nhanh nhạy. Chi nhánh cũng có các chính sách khen thưởng riêng cho các cá nhân có thành tích làm việc xuất sắc và quy chế xử phạt
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng
với những cá nhân khơng hồn thành cơng việc. Lộ trình thăng tiến rõ ràng và đặc biệt là quy trình đào tạo bài bản, vừa có chương trình học trực tuyến, vừa có các lớp học offline giúp cán bộ nhân viên có thể phát triển tồn diện kiến thức, kỹ năng. Đó có thể coi là điểm sáng của mơi trường kiểm sốt tại VPBank Chi nhánh n Hòa.
Việc đánh giá rủi ro cũng đã được Chi nhánh chú trọng. Ngoài việc chủ động rà
sốt, dự đốn các rủi ro có thể xảy ra trong các hoạt động nói chung và nghiệp vụ ngân quỹ nói riêng thì Chi nhánh cũng thường xun theo dõi các sai phạm, rủi ro phát sinh ở các Chi nhánh khác, được cập nhật trên hệ thống thông tin nội bộ tồn VPBank, để rút kinh nghiệm và chủ động phịng ngừa.
Chi nhánh đã đảm bảo các nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc “4 mắt”, phê duyệt, ủy quyền trong thiết kế các hoạt động kiểm soát. Các quy định về phân định quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân tham gia thực hiện nghiệp vụ ngân quỹ được thể chế hóa bằng văn bản giúp mỗi thành viên đều hiểu rõ họ có nhiệm
vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ có ảnh hưởng ra sao đến người khác trong việc
hồn thành mục tiêu. Các thủ tục kiểm sốt được thiết kế ngay trong quy trình nghiệp
vụ để ngăn ngừa tối đa các rủi ro có thể xảy ra với nghiệp vụ ngân quỹ. Trong các quy trình đều đặc biệt nhấn mạnh vai trò hết sức quan trọng của Kiểm soát viên với việc kiểm soát các giao dịch thu chi, điều chuyển tiền mặt.
Về vận hành các hoạt động kiểm soát, các nhân viên cũng thực hiện đủ và đúng
trách nhiệm, quyền hạn được giao; khơng có hiện tượng lạm quyền, vượt quyền. Kiểm
sốt viên cũng thực hiện khá tốt vai trị trách nhiệm của mình. Các kiểm sốt vật chất
được duy trì ổn định: việc cất trữ, bảo quản tiền được thực hiện đúng theo nguyên tắc
an toàn kho quỹ, phân quyền truy cập và bảo mật dành cho các chương trình ứng
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng
biến đến các cán bộ nhân viên nhiều lần, qua bản tin nội bộ và qua email rồi lại được phổ biến một lần nữa bởi Trưởng phịng nên mọi cá nhân đều có thể nắm bắt được tin tức kịp thời, tránh được trường hợp áp dụng sai quy trình nghiệp vụ, sai biểu lãi suất hay phí dịch vụ,... Hệ thống thơng tin kế tốn được tổ chức theo đúng nguyên tắc đề ra và việc kiểm soát và luân chuyển chứng từ chặt chẽ, những chứng từ cần chuyển lên bộ phận Kiểm soát rủi ro vận hành để hậu kiểm sẽ được kiểm tra lại 2 lần tại Chi nhánh; một lần là kiểm tra theo danh sách giao dịch cá nhân của mỗi Chuyên viên DVKH, một lần là kiểm tra bởi Kiểm soát viên.
Đây sẽ là nền tảng vững chắc giúp các hoạt động của Chi nhánh nói chung và nghiệp vụ ngân quỹ nói riêng được kiểm sốt tốt hơn, có hiệu quả và tuân thủ đúng quy định của VPBank và pháp luật.
2.4.1. Hạn chế còn tồn tại
về mơi trường kiểm sốt: Vấn đề về biến động nhân sự là hạn chế của VPBank
Yên Hòa. Sự thiết hụt nhân sự, ở vị trí Trưởng phịng KHCN đã đặt ra áp lực cho Giám đốc Chi nhánh, khi vừa phải quản lý bao quát toàn bộ Chi nhánh, vừa phải chú ý điều hành, giám sát sâu hoạt động của phòng Khách hàng cá nhân. Đối với nghiệp vụ ngân quỹ, đội ngũ nhân sự thường là nữ nên cũng thường xuyên biến động, ảnh hưởng đến hoạt động của nghiệp vụ này. Có thời điểm, Chuyên viên DVKH nghỉ sinh, Chi nhánh khơng bố trí được nhân sự thay thế, trong những lúc khách hàng đến giao dịch đông, công việc trở lên quá tải đối với các Chuyên viên và Kiểm sốt viên cịn lại và có thể ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ khách hàng.
Các nhân viên mới tuyển dụng thì chưa có nhiều kinh nghiệm và kỹ năng xử lý nghiệp vụ, việc đào tạo cũng mới chỉ dừng lại ở mức “truyền đạt kinh nghiệm”, “làm theo thói quen” mà chưa hướng tới đào tạo bản chất cho nhân viên nên thao tác nghiệp
vụ cịn lúng túng, chậm chạp. Ngồi ra, đối với việc đánh giá năng lực nhân sự, mặc dù ở Chi nhánh chưa xảy ra sai phạm liên quan đến phương thức thi nhưng có thể nhận thấy việc thi online tại Chi nhánh sẽ tồn tại một số rủi ro nhất định chẳng hạn như thi hộ cho nhau, người thi trước ghi lại đáp án cho người thi sau,.
về các hoạt động kiểm soát: Trong việc kiểm sốt vật chất, đơi khi việc quản lý
hồ sơ, chứng từ tại Chi nhánh còn chưa được thực hiện nghiêm túc. Cách trình bày,
- Việc điều chuyển tiền mặt nội bộ chưa có sự kiểm đếm lại của quỹ chính.
về hệ thống thông tin và truyền thông: Chi nhánh chưa có nhiều các cuộc họp
định kỳ hàng tuần, hàng tháng của các phòng ban cũng như toàn Chi nhánh. Các cuộc
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng
lưu trữ sổ sách chưa đúng quy định của VPBank và sắp xếp hồ sơ đơi khi cịn lộn xộn
về mặt thời gian. Điều này tưởng như không nguy hại nhưng thực chất sẽ gây khó khăn khi cần tìm lại hồ sơ và rắc rối khi Kiểm toán nội bộ tới Chi nhánh kiểm tốn. Việc bảo dưỡng bảo trì máy móc, thiết bị, hệ thống camera chưa được chú trọng thực
hiện định kỳ.
Cịn nhiều thủ tục kiểm sốt chưa phát huy hiệu quả, các bước trong các quy trình được thực hiện mang tính hình thức hoặc thực hiện không đầy đủ. Cụ thể với nghiệp vụ ngân quỹ, các hạn chế còn tồn tại như sau:
- Đối với nghiệp vụ thu tiền mặt, Chuyên viên DVKH đôi khi bỏ qua bước kê tiền và cho KH ký, mà thực hiện luôn bước kiểm đếm và cất trữ tiền.
- Trong quá trình kiểm đếm tiền thu vào, Chuyên viên DVKH chưa kiểm soát tốt các vấn đề về tiền giả, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thơng. Đơi khi cịn có hiện
tượng kiểm đếm tiền nguyên bó hoặc nhờ người khác ký tên trên niêm tiền. - Đối với nghiệp vụ chi tiền mặt, hạn chế ở khâu kiểm soát nhận diện khách
hàng. Chuyên viên DVKH đôi khi chưa kiểm tra kỹ hoặc nhận diện không
đúng chữ
ký, con dấu của KH, hay thời hạn, hiệu lực của các giấy tờ liên quan. Điều
này làm
mất thời gian của Chuyên viên, KSV và của khách hàng, gián tiếp làm tăng
thời gian
chờ đợi của khách hàng đến sau và giảm chất lượng dịch vụ của Chi nhánh. - Vẫn xảy ra tình trạng thu thiếu hoặc chi thừa tiền cho khách hàng hay không
đảm bảo thanh khoản, thu chi ngoài quỹ. Đối với sự việc chi tiền ngồi quỹ
phát sinh
tại Chi nhánh, dù khơng có ý đồ xấu nhưng nó lại gây khó khăn, rắc rối cho
việc cân
quỹ cuối ngày. Nếu nhiều lẫn phá vỡ ngun tắc như thế, thì các kiểm sốt
SVTH: Đào Thị Thùy Hương 70 Lớp: K19KTC
họp thường chỉ được tổ chức khi có vấn đề phát sinh.
về giám sát kiểm soát: Các giám sát kiểm soát chưa thực sự được chú trọng,
chưa có nhiều các giám sát thường xuyên tại Chi nhánh.
2.4.2. Nguyên nhân của hạn chế
Nghiên cứu thực trạng và hạn chế của kiểm soát nội bộ nghiệp vụ ngân quỹ ở VPBank Yên Hòa nhận thấy, việc thiết kế kiểm sốt có thể coi là đầy đủ, hiệu quả song việc vận hành các kiểm soát chưa tốt, các hạn chế còn tồn tại chủ yếu xuất phát từ phía con người, cả về chủ quan lẫn khách quan:
* Nguyên nhân khách quan
- Sự chủ quan của khách hàng: KH trước khi rời quầy giao dịch thường không kiểm tra lại các thông tin trên giấy tờ cũng như số tiền vừa nhận/nộp nên các sai sót liên quan thường khơng được phát hiện kịp thời.
- Thói quen sử dụng tiền mặt và giao dịch của người Việt Nam: Tại Việt Nam, thói quen sử dụng tiền mặt vẫn còn cao do đó khối lượng giao dịch tiền mặt ở các ngân hàng vẫn còn nhiều. Trong khi đó, KH thường đến giao dịch tập trung vào cùng một thời điểm, tạo nên các khung giờ cao điểm, gây nhiều khó khăn cho các Chuyên viên DVKH trong việc phục vụ tốt nhu cầu của KH đồng thời thực hiện tốt các quy trình nghiệp vụ.
* Nguyên nhân chủ quan
- Chưa xây dựng các phương án ứng phó với sự thay đổi nhân sự: Dù biến động nhân sự xuất phát từ lý do nào nhưng để sự biến động này ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của Chi nhánh thì có thể là do lãnh đạo Chi nhánh đã chưa có phương án ứng phó với sự thay đổi nhân sự. Ngồi ra, chính vì sự thay đổi nhân sự đã gây nên tình trạng thiếu hụt nhân sự có kinh nghiệm trong khi nhân sự mới thì chưa vững tay nghề.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng
- Chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng của cán bộ nhân viên: Chuyên môn và kỹ năng chưa thực sự vững vàng nên thời gian xử lý nghiệp vụ cịn lâu, hiệu quả cơng
việc thấp; cùng với đó là sự sơ suất, bất cẩn nên còn để lọt tiền giả vào, thu
thiếu, chi
thừa hoặc thiếu chữ ký, thông tin khách hàng, thiếu chứng từ hồ sơ....
- Ý thức và hiểu biết của cán bộ nhân viên: Những người tham gia vào cơng tác
ngân quỹ có thể chưa hiểu rõ tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ và những
thủ tục
kiểm soát được thiết lập trong các quy trình nghiệp vụ hoặc đã hiểu nhưng
vẫn cố ý
rút bớt quy trình, thực hiện khơng nghiêm túc. Điều này làm phát sinh các
hạn chế
như bảo quản lưu trữ chứng từ không đúng quy định, thực hiện khơng đủ các bước
trong quy trình nghiệp vụ, kiểm đếm tiền ngun bó, niêm tiền khơng đúng
quy cách.
khơng kiểm đếm lại tiền khi điều chuyển nội bộ..
- Quy trình thủ tục rườm rà: Đặt trong những lúc cao điểm. lượng khách hàng đông. một số thủ tục rườm rà dễ có xu hướng bị Chuyên viên DVKH bỏ bớt hoặc
thực hiện khơng nghiêm túc.
- Lỗi máy móc: Việc để lọt tiền giả vào trong hoạt động thu tiền mặt cũng có thể là do lỗi của máy đếm tiền.
- Lỗ hổng trong giám sát các kiểm soát: Rõ ràng, những lỗi kiểm đếm tiền hay lỗi lưu trữ chứng từ có thể được phát hiện và kiểm sốt ở cấp độ Kiểm soát
viên. Tuy
nhiên, Kiểm sốt viên/ Trưởng phịng DVKH đã không nhận thấy các sai
phạm này
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng
một phần cũng bởi Thủ quỹ chưa thực làm tốt cơng tác ước tính nhu cầu của khách với sự cân đối số dư quỹ tiền mặt, loại tiền mặt tại Chi nhánh.
- Hạn chế cố hữu của KSNB tồn ngân hàng: Mặc dù VPBank có một bộ phận Kiểm sốt rủi ro vận hành chuyên theo dõi, nhận diện các rủi ro xảy ra với các nghiệp
vụ của phịng DKVH thì vẫn là khó để có thể bao qt hết được tình hình của 100% tất các các Chi nhánh trong hệ thống. Kiểm toán nội bộ hàng năm dù đã thực hiện nhiều cuộc kiểm toán nhưng cũng chỉ là chọn mẫu kiểm tốn.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ NGÂNQUỸTẠINGÂNHÀNG TMCP VPBANK - CHI
NHÁNH YÊN HÒA 3.1. Định hướng phát triển của VPBank
3.1.1. Định hướng phát triển chung của VPBank
Trong bối cảnh nền kinh toàn cầu năm 2020 có thể sẽ vẫn phải đối mặt với nhiều khó khăn vì chiến tranh thương mại Mỹ - Trung, những bất ổn trong việc điều chỉnh chiến lược và chính sách của các cường quốc thế giới và đặc biệt là khi dịch bệnh viêm đường hô hấp cấp Covid -19 đang diễn biến phức tạp và ảnh hưởng tiêu cực tới toàn cầu, tăng trưởng của khu vực Đông Á Thái Bình Dương nói chung và của Việt Nam nói riêng được dự báo sẽ chững lại. Ngành ngân hàng nói chung và VPBank nói riêng cũng sẽ chịu những tác động trực diện từ những yếu tố trên. Các chính sách phù hợp được Chính phủ và Ngân hàng Nhà nước đưa ra để hỗ trợ nền kinh tế trong thời gian tới. Các tỷ lệ an toàn hoạt động của hệ thống ngân hàng sẽ được thắt chặt theo lộ trình để đảm bảo tăng trưởng trong dài hạn.
Trong giai đoạn 2018-2022, mục tiêu của VPBank là lọt top 3 Ngân hàng giá trị nhất Việt Nam và là một Ngân hàng thân thiện nhất với người tiêu dùng nhờ ứng dụng công nghệ. Để hiện thực hóa tham vọng ấy, VPBank xây dựng chiến lược tăng trưởng chất lượng đi đôi với tăng trưởng quy mô một cách có chọn lọc trên các phân khúc thị trường chủ đạo. Đồng thời, phải xây dựng môi trường văn hóa doanh nghiệp và hệ thống quản trị nhân sự cốt lõi vững mạnh, hiệu quả; từng bước phát triển một hệ thống quản trị rủi ro độc lập, tập trung và chuyên môn hóa, đáp ứng chuẩn mực quốc tế và gắn kết với chiến lược kinh doanh của Ngân hàng. Song song với việc thực thi những thông lệ quốc tế tốt nhất về quản trị doanh nghiệp là không ngừng hồn
Khóa luận tơt nghiệp Học viện Ngân Hàng
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Chương 2 đã giới thiệu khái quát về Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng VPBank và trình bày các vấn đề về tổ chức, tình hình kinh doanh, tổng quan kiểm soát nội bộ tại VPBank - Chi nhánh Yên Hòa. Chương 2 cũng nghiên cứu cụ thể thực trạng kiểm soát nội bộ với nghiệp vụ ngân quỹ tại VPBank n Hịa. Dựa vào thực trạng đó, đưa ra các đánh giá về những mặt tích cực và những hạn chế còn tồn tại. Đồng thời, với những hạn chế cịn tồn tại trong kiểm sốt nội bộ nghiệp vụ ngân quỹ, tìm hiểu rõ ngun nhân của hạn chế để có thể tìm ra hướng khắc phục trong chương sau.
SVTH: Đào Thị Thùy Hương 74 Lớp: K19KTC
thiện cơ cấu tổ chức theo chính sách quản trị công ty rõ ràng và minh bạch (VPBank, 2019).
Năm 2020, VPBank tiếp tục triển khai chiến lược 5 năm giai đoạn 2018-2020. Ngân hàng lấy phương châm phát triển chất lượng làm trung tâm, chọn lọc các sáng kiến có sức lan tỏa nhằm thực hiện được các mục tiêu kinh doanh và chiến lược đã