7. Cấu trúc đề tài
2.3.3.Kiểm soát điều chuyển tiền mặt
2.3. Thực trạng kiểm soát nội bộ nghiệp vụ ngân quỹ tại Ngân hàng TMCP
2.3.3.Kiểm soát điều chuyển tiền mặt
Điều chuyển tiền mặt diễn ra ở nội bộ chi nhánh và giữa chi nhánh với quỹ của cụm vận hành, vào các thời điểm: đầu ngày, giữa ngày và cuối ngày.
a. Điều chuyển tiền mặt trong nội bộ Chi nhánh
Trong nội bộ chi nhánh, đầu ngày, sau khi nhận tiền từ bộ phận tiếp quỹ tập trung (bộ phận tiếp quỹ tập trung của VPBank Yên Hòa là Cụm vận hành Láng Hạ), thủ quỹ tiến hành tạm ứng tiền cùng các giấy tờ in quan trọng cho các Chuyên viên DVKH. Chuyên viên DVKH tiến hành kiểm đếm lại tiền rồi xác nhận trên Phiếu điều chuyển tiền mặt nội bộ (Phụ lục 5).
Trong ngày, Chuyên viên DVKH có trách nhiệm duy trì hạn mức tồn quỹ theo đúng quy định, nếu vượt hạn mức cần phải điều chuyển về quỹ chính để đảm bảo an toàn. Hiện tại, hạn mức tồn quỹ của mỗi Chuyên viên DVKH trong giờ giao dịch tối đa là 1,000,000,0000VNĐ (một tỷ đồng) bao gồm cả VNĐ và ngoại tệ quy đổi. Hạn mức tồn quỹ của mỗi Chuyên viên DVKH vào thời điểm cuối giờ làm việc buổi sáng tối đa là 200,000,000 VND (hai trăm triệu đồng) bao gồm cả VNĐ và ngoại tệ quy đổi. Mỗi lần điều chuyển phải đi cùng với chứng từ điều chuyển tiền mặt về quỹ và thủ quỹ phải thực hiện kiểm đếm lại số tiền nhận được từ Chuyên viên DVKH. Trưởng phịng DVKH có thể kiểm soát số dư các két trên phần mềm theo phân quyền truy cập của mình và đốc thúc các Chuyên viên DVKH điều chuyển tiền kịp thời về quỹ chính nếu số dư vượt hạn mức quy định.
Ngoài ra, sau khi kết thúc giờ giao dịch buổi sáng, đối với số tiền vượt hạn mức tồn quỹ, Chuyên viên DVKH phải niêm phong tiền, bao tiền và hoàn về quỹ chính và kí sổ giao nhận nội bộ. Quy cách niêm phong là để tiền trong túi chuyên dụng của VPBank, buộc chun và cuốn kẹp giấy niêm phong quanh chun. Trên giấy niêm phong ghi rõ thời gian điều chuyển cùng họ tên và chữ ký của Chuyên viên DVKH. Cuối ngày, các Chuyên viên DVKH kiểm đếm, cân quỹ phụ và hoàn tiền về quỹ chính theo các thủ tục tương tự như đầu ngày và giữa ngày.
b. Điều chuyển tiền mặt giữa Chi nhánh với Cụm vận hành
Việc điều chuyển tiền mặt giữa Chi nhánh và Cụm vận hành diễn ra như sau:
Nguồn: Tổng hợp từ các báo cáo rủi ro vận hành của VPBank
SVTH: Đào Thị Thùy Hương 61 Lớp: K19KTC
* Cuối ngày: Chi nhánh nộp lại toàn bộ tiền cùng tài sản bảo đảm và các
giấy tờ có giá về cụm vận hành.
Cuối giờ làm việc hàng ngày, sau khi Chuyên viên DVKH cân quỹ phụ và
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng
* Đầu ngày: Khi Cụm vận hành tiếp quỹ xuống Chi nhánh để phục vụ cho
các giao dịch thu chi trong ngày.
Chi nhánh bố trí bảo vệ cùng nhân viên Phịng DVKH nhận tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và tài sản đảm bảo (gọi chung là Hàng đặc biệt và TSBĐ) tiến hành vận chuyển các bao/thùng Hàng đặc biệt và TSBĐ vào bên trong quầy giao dịch
đảm bảo an tồn. Nếu niêm phong cịn ngun vẹn, Chun viên DVKH kiêm Thủ quỹ nhận và cất trữ vào két sắt Chi nhánh đồng thời căn cứ trên bộ chứng từ điều chuyển Hàng đặc biệt để hạch toán Phiếu thu (Phụ lục 2), Phiếu nhập kho. Kiểm soát
viên tiến hành phê duyệt bút toán thu tiền dựa trên Phiếu thu/Phiếu nhập kho, Bảng kê và Giấy đề nghị điều chuyển Hàng đặc biệt, đảm bảo số liệu hạch toán khớp đúng với số liệu thực nhận.
* Trong ngày: Chi nhánh nộp bớt tiền mặt về Cụm vận hành hoặc Chi
nhánh yêu cầu Cụm tiếp thêm tiền mặt.
Trường hợp yêu cầu tiếp quỹ: Khi phát sinh nhu cầu, Chi nhánh sẽ gửi thông báo bằng email cho Cụm vận hành và cho Phịng Nghiệp vụ kho quỹ. Tiếp đó, Thủ quỹ lập Giấy đề nghị điều chuyển hàng đặc biệt chuyển cho Trưởng phịng DVKH duyệt. Sau đó, u cầu tiếp quỹ sẽ được lãnh đạo Cụm vận hành kiểm tra và phê duyệt. Tiền sẽ được CBAT vận chuyển đến Chi nhánh. Việc giao nhận diễn ra như việc giao nhận tiền đầu ngày.
Trường hợp nộp bớt tiền mặt về cụm vận hành: Khi tiền mặt và ngoại tệ tại quỹ
của Chi nhánh vượt hạn mức quy định thì cần phải điều chuyển về Cụm vận hành. Hạn mức tồn quỹ đang được áp dụng cho VPBank Yên Hòa là 2,700,000,000 VNĐ và 7,000 USD. Thủ quỹ có trách nhiệm theo dõi tình hình số dư quỹ và tiến hành nộp
về Cụm khi cần thiết bằng cách gửi thông báo bằng email cho Cụm và cho Phòng Nghiệp vụ kho quỹ đồng thời Thủ quỹ lập Giấy đề nghị điều chuyển Hàng đặc biệt chuyển cho Trưởng phòng DVKH/Giám đốc phê duyệt. Yêu cầu còn phải được kiểm tra lại và phê duyệt từ lãnh đạo Cụm vận hành. Sau đó, CBAT được phân cơng đến
SVTH: Đào Thị Thùy Hương 63 Lớp: K19KTC
chuyển tiền về quỹ chính, Thủ quỹ nhận tiền và kiểm đếm lại rồi tiến hành cân quỹ chính, lên bảng kê các loại tiền và đóng bó, niêm phong tiền theo quy định của VPBank. Nguyên tắc đóng bó và niêm phong:
+ Đóng bó tiền: mỗi bó gồm 10 thếp tiền, mỗi thếp gồm 100 tờ tiền Polymer, dùng 02 miếng bìa cứng chặn 2 mặt bó tiền. Ở mặt dán niêm phong, đặt tờ lót niêm phong lên trên miếng bìa cứng, dán niêm phong trên nút buộc bó tiền. Ở mặt không dán niêm phong, đặt miếng bìa cứng có ơ trống định vị khớp với vị trí in mệnh giá tiền bằng số.
+ Niêm tiền bằng loại giấy mỏng, mềm kích thước phù hợp với từng loại tiền. Trên niêm phong, ngoài các yếu tố có thể in sẵn như tên ngân hàng, loại tiền, họ tên người kiểm đếm, logo ngân hàng thì bắt buộc phải ghi tay chữ ký người kiểm đếm và ngày tháng năm kiểm đếm.
Đồng thời, Thủ quỹ lập Biên bản kiểm kê cuối ngày chung cho Chi nhánh trên cơ sở tổng hợp Hàng đặc biệt và TSBĐ của Chi nhánh. Căn cứ vào Biên bản kiểm kê, Ban kiểm quỹ Chi nhánh (bao gồm Giám đốc Chi nhánh, Trưởng phòng DVKH và Thủ quỹ) cùng CBAT tiến hành kiểm kê Hàng đặc biệt và TSBĐ. Trường hợp Giám đốc vắng mặt, phải có văn bản ủy quyền cho một thành viên khác kiểm quỹ thay.
Trong quá trình kiểm quỹ, nếu phát hiện tiền giả, tiền nghi giả, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thơng thì phải lập biên bản và xử lý theo quy định hiện hành của VPBank hoặc thay mới bì và niêm phong lại TSBĐ nếu có những dấu hiệu không hợp lệ. Nếu tất cả các yếu tố đều hợp lệ, Ban kiểm quỹ cùng với CBAT ký xác nhận trên Biên bản kiểm quỹ cuối ngày, tiến hành niêm phong thùng Hàng đặc biệt và TSBĐ, trên niêm phong cần ghi đầy đủ thông tin: ngày tháng năm, họ tên và chữ ký của các thành viên kiểm quỹ, số thùng/bao hàng đặc biệt và TSBĐ.
Biên bản kiểm kê cuối ngày được lập thành 02 bản, có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan và dấu xác nhận của Chi nhánh. Chi nhánh sẽ lưu 01 bản theo dạng sổ
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng
tờ rời, 01 bản chuyển về Cụm vận hành để đối chiếu và lưu hồ sơ. Ngoài ra, 01 bản mềm Biên bản kiểm kê cuối ngày sẽ được gửi về cho Thủ kho Cụm vận hành để tổng
hợp số lượng và loại tiền. Trường hợp Chi nhánh có nhu cầu nộp bớt tiền về Cụm vận
hành thì phải lập thêm một bảng kê nộp tiền về riêng, CBAT thực hiện kiểm đếm bảng kê và bảo quản riêng ra bao/ thùng tôn khác của Cụm.
Tiếp đó, Thủ quỹ tiến hành hạch tốn trên T24 và lập Phiếu chi/Phiếu xuất kho, để nghị CBAT ký nhận rồi chuyển cho Trưởng phòng DVKH phê duyệt. Cuối cùng, thành viên Ban Kiểm quỹ bàn giao thùng/bao Hàng đặc biệt và TSBĐ cho CBAT, hỗ trợ và chứng kiến CBAT vận chuyển bao/thùng Hàng đặc biệt và TSBĐ lên xe chuyên
dụng đảm bảo đầy đủ, an tồn.
Thủ quỹ cũng cần lập ln Giấy đề nghị điều chuyển Hàng đặc biệt tương ứng với số tiền ứng vào đầu ngày hôm sau. Trường hợp phát sinh nhu cầu tiền mặt/TSQ/GTCG đột xuất trước khi Cụm vận hành điều chuyển HĐB cho Chi nhánh thì Thủ quỹ sẽ thơng báo bằng điện thoại/email nhu cầu cụ thể với Thủ kho của Cụm vận hành và tiếp tục lập thêm Giấy đề nghị điều chuyển HĐB gửi qua email/fax tới Cụm vận hành.
Có thể thấy, các kiểm sốt được áp dụng trong nghiệp vụ điều chuyển tiền mặt tại Chi nhánh là:
* Kiểm soát hạn mức tồn quỹ
Đề ra mức tồn quỹ tối đa cho mỗi Chuyên viên DVKH và toàn bộ Chi nhánh để
đảm bảo lượng tiền mặt vừa đủ, đáp ứng được cả nhu cầu thu chi trong ngày và tránh
tình trạng tiền mặt quá nhiều dễ xảy ra rủi ro thất thốt. Song song với đó, số dư tồn quỹ được kiểm sốt bởi Kiểm sốt viên/ Trưởng phịng DVKH để có thể kịp thời nhắc
nhở Chuyên viên điều chuyển về quỹ chính kịp thời.
chuyển trên hệ thống với số tiền thực tế trên bảng kê, sự đầy đủ chữ ký của người giao và người nhận.
Với hoạt động chuyển tiền cuối ngày về Cụm vận hành, Kiểm soát viên sẽ kiểm tra Biên bản kiểm quỹ, Phiếu chi, Giấy đề nghị điều chuyển hàng đặc biệt về thơng
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng
mã số. Thủ quỹ phải niêm phong chìa khóa và gửi cho Trưởng phịng. Mỗi lần bàn giao chìa khóa phải ký sổ giao nhận.
* Kiểm soát tiền mặt điều chuyển
Tiền mặt mỗi khi điều chuyển giữa quỹ chính - quỹ phụ được kiểm đếm lại, niêm phong theo túi và ký sổ giao nhận. Khi điều chuyển về Cụm vận hành, ngoài việc được kiểm đếm trước sự chứng kiến của ban kiểm quỹ, tiền được đóng bó và niêm phong theo từng bó, từng cọc; đặt trong các bao, thùng tơn có niêm phong quanh
bó, quanh thùng và quanh khóa thùng tơn. Trên tem niêm phong của từng bó tiền ghi các thơng tin về thời gian, mệnh giá, tên người kiểm đếm để dễ dàng xử lý nếu xảy ra tình trạng thừa/thiếu. Tem niêm phong trên thùng tơn, bao tiền, khóa thùng có đầy đủ thời gian, chữ ký thành viên kiểm quỹ, con dấu chi nhánh.
Mọi giao nhận tiền mặt giữa Thủ quỹ và Chuyên viên DVKH, giữa Chi nhánh với Cán bộ áp tải cũng phải được thực hiện dưới camera an ninh và có đầy đủ chứng từ được lưu trữ kèm. Việc vận chuyển tiền từ quầy giao dịch ra xe chuyên dụng hay từ xe vào quầy cịn có chứng kiến của các thành viên ban kiểm quỹ và sự hỗ trợ của bảo vệ để đảm bảo an toàn.
Thực tế, việc điều chuyển tiền mặt nội bộ chưa có sự kiểm đếm lại của quỹ chính. Sau khi nhận các bó tiền từ Chun viên DVKH, Thủ quỹ sẽ niêm tên các bó theo tên của Chuyên viên đó cịn các bó lẻ, khơng đủ 10 thếp sẽ được gộp chung lại với nhau và niêm tên của Thủ quỹ. Nhưng do Thủ quỹ không kiểm đếm lại nên đã xảy ra tình huống, sau khi tiền được nộp về Cụm và luân chuyển đến các Chi nhánh khác thì phát hiện bó tiền niêm tên Thủ quỹ bị thiếu. Trường hợp này, không thể xác định được tiền thiếu là trong thếp của Thủ quỹ hay của Chuyên viên nhưng tóm lại, trách nhiệm sẽ thuộc về Thủ quỹ.
* Kiểm soát hạch toán và phê duyệt yêu cầu tiếp quỹ/nộp quỹ
Mỗi lần điều chuyển tiền mặt nội bộ chi nhánh, các Chuyên viên DVKH/ Thủ quỹ đều phải thực hiện hạch toán trên T24 và in ra Phiếu thu/Phiếu Chi/ Phiếu điều chuyển tiền mặt nội bộ và Bảng kê tiền. Các phiếu này được kiểm tra lại bởi Kiểm soát viên về thông tin mã két nhận/chuyển hay chưa, sự khớp đúng giữa số tiền điều
SVTH: Đào Thị Thùy Hương 66 Lớp: K19KTC
tin mã két, chữ ký các thành viên kiểm quỹ, số tiền trên Phiếu chi với số tiền trên Biên bản kiểm quỹ. Ngồi ra cịn kiểm tra cả nhật ký quỹ để chắc chắn rằng các két tiền của Chuyên viên DVKH đã được kết chuyển về quỹ chính.
Với các phát sinh về nộp quỹ hoặc tiếp quỹ trong ngày, Kiểm soát viên sẽ xác nhận về số dư tồn quỹ của Chi nhánh để phê duyệt yêu cầu điều chuyển hàng đặc biệt. Việc nộp về hay xin ứng quỹ này, ngoài sự phê duyệt của Trưởng phịng DVKH thì cịn phải có sự cho phép của Thủ kho/ Lãnh đạo kho Cụm và sự thông báo cho phòng Nghiệp vụ kho quỹ.