7. Cấu trúc đề tài
2.2. Tổng quan về kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP VPBank Ch
nhánh Yên Hòa
Khi nghiên cứu vấn đề về kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ ngân quỹ tại VPBank n Hịa, thì việc đặt trong kiểm soát nội bộ chung của toàn Chi nhánh là rất cần thiết
vì sẽ có nhiều đặc điểm ảnh hưởng đến kiểm soát nghiệp vụ ngân quỹ nói riêng. Là
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng
Tình hình cấp tín dụng
Như đã nói, VPBank n Hịa chủ yếu cung cấp các dịch vụ tín dụng cho đối tượng khách hàng cá nhân. Chủ yếu dưới 2 hình thức: cho vay và phát hành thẻ tín dụng. Năm 2019 vừa qua, tổng số thẻ tín dụng đã phát hành và được kích hoạt sử dụng là 1933 thẻ, tăng hơn 70% so với năm trước. Nhờ đẩy mạnh hoạt động kinh doanh thẻ tín dụng, thu nhập từ phí của Chi nhánh nói riêng tăng đáng kể, đóng góp lớn vào tăng trưởng doanh thu của VPBank. Bên cạnh đó, hoạt động cho vay với khách hàng cá nhân cũng tăng trưởng mạnh. Các sản phẩm cho vay chính nhắm đến nhu cầu mua nhà, mua xe ô tô, tiêu dùng,... của khách hàng với mức lãi suất dao động từ 3%-13.5%; theo cả hình thức tín chấp và thế chấp.
Biểu đồ 2.2. Tình hình cho vay KHCN của Ngân hàng TMCP VPBank - Chi nhánh Yên Hòa, giai đoạn 2017-2019
Đơn vị: Triệu đồng
Nguồn: Tổng hợp từ các Báo cáo nội bộ của VPBank n Hịa
Nhìn chung, tình hình kinh doanh của VPBank - Chi nhánh n Hịa có hiệu quả tích cực. Huy động vốn tăng trưởng đều qua các năm và tỷ lệ cho vay cũng nằm trong khoảng giới hạn an toàn dưới 80% của NHNN theo thông tư 36/2014/TT- NHNN.
SVTH: Đào Thị Thùy Hương 38 Lớp: K19KTC
một chi nhánh chuẩn của VPBank, kiểm soát nội bộ tại VPBank Yên Hòa chịu sự chi phối từ kiểm soát nội bộ chung của VPBank. Các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ được vận hành, tuân thủ theo đúng thiết kế, hướng dẫn của VPBank. Xem xét những kiểm soát nội bộ của VPBank dựa trên 05 yếu tố cấu thành, có thể nhận thấy như sau:
2.2.1. Mơi trường kiểm sốt
Tại VPBank n Hịa nói riêng hay toàn bộ hệ thống ngân hàng VPBank nói chung ln đặt ra yêu cầu thực thi các giá trị đạo đức nghề nghiệp thông qua việc xây dựng và phổ biến các quy tắc, chuẩn mực rộng rãi đến toàn thể cán bộ nhân viên nhằm tạo dựng một mơi trường chính trực và lành mạnh. VPBank đã ban hành Bộ quy tắc ứng xử và đạo đức nghề nghiệp, trong đó đề cập đến 06 nền tảng: Khách hàng là trọng tâm; Hiệu quả; Tham vọng; Phát triển con người; Tin cậy và Tạo sự khác biệt.
Nhận thức, quan điểm, triết lý và phương thức điều hành của Giám đốc chịu ảnh hưởng lớn bởi quan điểm, thái độ của nhà quản lý cấp trên (Giám đốc Vùng, Giám đốc Khối,...) và nhìn chung là tuân thủ đúng các chính sách, quy định của pháp luật. Giám đốc Chi nhánh luôn gương mẫu trong việc thực hiện các quy định VPBank, thường xuyên quan tâm, khuyến khích nhân viên làm việc liêm chính hiệu quả; không đặt ra những chuẩn mực, tiêu chí thiếu thực tế cho nhân viên. Đặc biệt, trong việc điều hành hoạt động của chi nhánh, Giám đốc rất chú trọng việc cân nhắc lợi ích với chi phí; nghiêm khắc phê phán những nhân viên có biểu hiện lãng phí khi sử dụng trang thiết bị, vật tư của Chi nhánh.
Vì quy mơ khơng lớn nên cơ cấu tổ chức của Chi nhánh khá tinh giản, gọn nhẹ, tiết kiệm được nhiều chi phí cho ngân hàng. Các phòng ban được phân công phân nhiệm nhưng ln có sự liên kết, bổ trợ lẫn nhau trong các hoạt động nghiệp vụ của mình. Trách nhiệm của mỗi cá nhân được trình bày rõ trong Bản mơ tả cơng việc.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng
Chun viên Tư vấn tài chính cá nhân thì cung cấp dịch vụ tư vấn nhằm đảm bảo hài lòng khách hàng và chịu trách nhiệm bán sản phẩm và dịch vụ; Chuyên viên Khách hàng cá nhân bán sản phẩm và các dịch vụ dành cho KHCH để đạt được các chỉ tiêu có liên quan đến KHCN của Chi nhánh. Chuyên viên Dịch vụ khách hàng cung cấp các dịch vụ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi, thanh toán và các dịch vụ liên quan đến giao dịch tại Chi nhánh cịn Trưởng phịng DVKH đóng vai trị như Kiểm sốt viên, kiểm soát các nghiệp vụ giao dịch phát sinh hàng ngày, đảm bảo chúng được thực hiện một cách chính xác, an toàn; xử lý kịp thời các lỗi nghiệp vụ kế toán phát sinh theo quy định của VPBank và pháp luật hiện hành.
Về vấn đề nhân sự, các nhân viên trước khi được tuyển dụng chính thức đều phải trải qua thời gian thử việc và được đào tạo theo lộ trình bài bản. Đặc biệt, ngồi tổ chức các khóa học offline, VPBank đã triển khai hệ thống đào tạo trực tuyến mang
tên Học viện VPBank. Từ thực tập sinh cho đến các nhân viên chính thức đều được cấp user và phân quyền thích hợp để tham gia các khóa học online về nghiệp vụ cũng
như kỹ năng mềm. Định kỳ, cũng sẽ có các bài kiểm tra kiến thức trên website của Học viện để đảm bảo nhân viên đều phải duy trì tốt về mặt chun mơn, nghiệp vụ, kỹ năng. Hệ thống quản lý và đánh giá hiệu quả làm việc KPI được thiết lập dựa trên nhiều tiêu chí, phù hợp với từng vị trí cơng việc. Thêm vào đó, VPBank cũng xây dựng bộ Khung năng lực cho nhân viên từng bộ phận theo từng cấp bậc cơng việc, lộ
trình thăng tiến rõ ràng, chính sách thưởng phạt rõ ràng, chế độ đãi ngộ và phúc lợi cạnh tranh, hấp dẫn cùng môi trường làm việc “hạnh phúc”.
Gắn với thực tế ở VPBank n Hịa, Chi nhánh có số lượng nhân viên là 12 người, lứa tuổi từ 25 đến 40 tuổi. Tất cả đều có trình độ Đại học trở lên và được tuyển
dụng theo quy trình chuẩn của VPBank. Trong thời gian gần đây, Chi nhánh thường có sự thay đổi về nhân sự, nhất là nhân sự ở các vị trí chủ chốt. Hiện tại, phịng Khách
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng
về cơng tác kế hoạch, các kế hoạch làm việc và mục tiêu hoạt động được xây dựng định kỳ một tháng một lần, đưa ra con số chỉ tiêu cụ thể về từng loại sản phẩm, dịch vụ cho từng cá nhân và đảm bảo phù hợp với từng vị trí chức danh.
2.2.1. Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro được coi như nền tảng đảm bảo an tồn trong KSNB tại VPBank
với chức năng chính là nhận dạng, kiểm sốt, giảm thiểu rủi ro, xây dựng chính sách quản lý rủi ro, quy định nội bộ về quản trị rủi ro, đo lường và theo dõi rủi ro, kiểm tra, đánh giá độc lập và đưa ra khuyến nghị về quản trị rủi ro hoạt động. Theo mơ hình 03 tuyến bảo vệ của VPBank thì Chi nhánh chính là tuyến thứ nhất, là đơn vị sở hữu rủi ro và chịu trách nhiệm đầu tiên trong công tác quản trị mọi rủi ro hoạt động với chức năng nhận dạng, đánh giá, giảm thiểu rủi ro và báo cáo đầy đủ cho tuyến 2. Tại tuyến 2, với sự tham gia của Khối Quản trị rủi ro và Khối Pháp chế và Kiểm sốt tn thủ, sẽ có trách nhiệm xây dựng Khung quản lý rủi ro, quy định nội bộ, giám sát,
kiểm tra độc lập để đảm bảo tuân thủ hoạt động ở tuyến thứ nhất và đưa ra yêu cầu bổ sung biện pháp phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro hoạt động đối với tuyến thứ nhất. Quy trình đánh giá rủi ro gồm 04 bước:
(1) Nhận dạng: đảm bảo nhận dạng rủi ro trọng yếu và tương tác giữa các rủi ro
trong các giao dịch, sản phẩm, hoạt động, quy trình nghiệp vụ; nguy cơ gây ra
rủi ro
và xác định nguyên nhân rủi ro.
(2) Đo lường: đo lường rủi ro trên cơ sở xác định tác động ngắn hạn, dài hạn
của rủi ro đối với mức độ an toàn vốn, khả năng thanh khoản, thu nhập và khả năng
đạt được mục tiêu kinh doanh thơng qua các phương pháp và mơ hình và việc đo
lường ln đảm bảo kịp thời, chính xác để theo dõi và kiểm sốt rủi ro.
(3) Theo dõi: theo dõi trạng thái rủi ro, đánh giá kịp thời, cảnh báo sớm khả
năng vi phạm hạn mức rủi ro và kịp thời báo cáo đến các cá nhân, bộ phận có
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng
Nhìn chung, VPBank n Hịa khá chủ động trong việc nhận diện rủi ro bằng nhiều cách khác nhau như thường xuyên rà sốt các hoạt động, dự đốn, phân tích dữ liệu q khứ. Các rủi ro được nhận định đó là: rủi ro thị trường, rủi ro tập trung, rủi ro lãi suất trên sổ ngân hàng, rủi ro tín dụng, rủi ro thanh khoản, rủi ro hoạt động. Trong đó, rủi ro thanh khoản và rủi ro hoạt động là hai loại rủi ro thường gặp đối với nghiệp vụ ngân quỹ.
* Rủi ro thanh khoản: phát sinh từ việc Ngân hàng khơng có khả năng thực hiện
toàn bộ hoặc một phần nghĩa vụ trả nợ khi đến hạn. Ví dụ: Số dư tiền mặt tại quỹ
không đủ để chi cho khách hàng tới rút tiền.
* Rủi ro hoạt động: là các rủi ro liên quan đến con người, do sự không đầy đủ
hoặc sai sót của các quy trình, nội dung; do sự cố của hệ thống hoặc do tác
động của
các sự kiện bên ngoài mà ngân hàng khơng kiểm sốt được. Chẳng hạn: + Hạch toán sai các bút toán.
+ Nhập liệu sai số/ chữ; lỗi copy paste lên phần mềm.
+ Bảo quản tiền khơng đúng cách. Ví dụ: giao dịch viên để tiền mặt cần chi trên quầy có khách hàng đang ngồi rồi rời vị trí mà khơng cất tiền.
+ Chi thừa, thu thiếu tiền của khách hàng.
+ Quản lý và sử dụng con dấu, chìa khóa két khơng đúng quy định. Ví dụ: cán bộ quản lý dấu giao con dấu cho người khơng có thẩm quyền đóng dấu. + Sơ suất trong việc xác minh khách hàng, không phát hiện ra khách hàng giả
mạo. Ví dụ: khơng u cầu khách hàng xuất trình giấy tờ chứng minh nhân thân khi giao dịch; không kiểm tra chữ ký, con dấu của khách hoặc không kiểm tra kỹ tính hợp pháp, thời hạn hiệu lực, hạn mức giao dịch trên giấy ủy
quyền với những trường hợp khách hàng là người được ủy quyền đến giao dịch tại Chi nhánh.
+ Chứng từ thiếu chữ ký, con dấu hoặc thiếu giấy tờ đi kèm. Chẳng hạn: giấy nộp tiền, giấy lĩnh tiền khơng có bảng kê, giấy tờ chứng minh nhân thân của KH kẹp cùng, thiếu chữ ý Kll,...
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng
+ Lạm quyền, tự thực hiện các giao dịch trên tài khoản cá nhân hoặc của khách hàng nhằm chiếm đoạt tài sản hoặc thực hiện giao dịch vượt hạn mức được giao.
+ Không kiểm đếm tiền trước khi thu/chi hoặc điều chuyển về quỹ hoặc kiểm đếm tiền khơng có sự chứng kiến của khách hàng trong giao dịch thu/chi hoặc khơng có sự chứng kiến của thành viên khác trong quy trình tiếp quỹ, kiểm quỹ cuối ngày.
Ngồi những rủi ro có thể lường trước như trên, cịn rất nhiều rủi ro xuất hiện trong quá trình thực hiện nghiệp vụ ngân quỹ, mà Chi nhánh vì nhiều lý do khơng thể
nhận định trước được. Song, dù là rủi ro nào, dù xuất phát từ nguyên nhân nào thì tất cả đều ảnh hưởng rất xấu đến an tồn kho quỹ, đều có thể dẫn đến những tổn thất cho
ngân hàng về tài sản và danh tiếng.
2.2.2. Hoạt động kiểm soát
VPBank coi các hoạt động kiểm soát là cốt lõi của kiểm soát nội bộ. Hoạt động kiểm sốt được thực hiện thơng qua:
+ Phân cấp thẩm quyền phê duyệt: được thể hiện bằng các tiêu chí về quy mơ giao dịch, hạn mức rủi ro và các giới hạn khác và phải căn cứ vào mức độ tin cậy của cấp có thẩm quyền và năng lực của cá nhân, bộ phận.
+ Phân công phân nhiệm từ cấp cao nhất xuống cấp thấp nhất trong tất cả các giao dịch, quy trình nghiệp vụ, đảm bảo 03 điều: Một là, thành viên HĐQT không tham gia xem xét, phê duyệt các quyết định có rủi ro thuộc chức năng,
nhiệm vụ của TGĐ trừ trường hợp thành viên HĐQT là TGĐ; Hai là, phân tách chức năng, nhiệm vụ trong các giao dịch, quy trình nghiệp vụ để khơng
xung đột lợi ích, kiểm sốt, ngăn chặn xung đột lợi ích. Các cá nhân phải độc lập trong cùng bộ phận hoặc các bộ phận độc lập để kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất và khơng có cá nhân nào được cùng lúc các cơng việc có
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng
+ Việc phân cấp trách nhiệm quản lý đối với tài sản phải dựa trên giá trị của tài sản hoặc giới hạn cụ thể khác theo quy định nội bộ.
+ Việc hạch toán kế toán phải tuân thủ chuẩn mực và chế độ kế toán; phải được kiểm tra, đối chiếu để phát hiện và kịp thời xử lý sai sót.
+ Phòng ngừa, xử lý kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật và quy định nội bộ.
+ Phân bổ nguồn nhân lực phù hợp với từng hoạt động kinh doanh và kiểm soát (VPBank, 2019).
Căn cứ vào những rủi ro đã từng và có thể sẽ phát sinh cùng với các thiết kế căn
bản về hoạt động của kiểm soát của VPBank, Chi nhánh n Hịa cũng triển khai các
hoạt động kiểm sốt cụ thể.
về thẩm quyền phê duyệt: Tại phòng Dịch vụ Khách hàng, đối với các giao
dịch
nằm trong hạn mức giao dịch một cấp, Chuyên viên DVKH có thể tự hạch toán và ký
kiểm soát lên chứng từ. Với các giao dịch vượt hạn mức thì phải cần đến sự phê duyệt
từ Kiểm soát viên. Các giao dịch, nghiệp vụ khác đều cần có sự phê duyệt của Giám đốc Chi nhánh.
về phân cơng phân nhiệm: Có bản mơ tả cơng việc dành riêng cho từng vị trí,
chức danh. Giám đốc quản lý kết quả hoạt động, chất lượng dịch vụ và đạt kết quả theo chỉ tiêu KPI của chi nhánh. Chuyên viên Khách hàng cá nhân bán sản phẩm và các dịch vụ dành cho KHCN để đạt được các chỉ tiêu KPI có liên quan đến KHCN của Chi nhánh. Chuyên viên Dịch vụ khách hàng cung cấp dịch vụ liên quan đến tiền
mặt, tiền gửi, thanh toán và các dịch vụ khác liên quan đến giao dịch tại Chi nhánh. Kiểm sốt viên khơng thực hiện các công việc của Chuyên viên DVKH mà có nhiệm vụ kiểm sốt các nghiệp vụ giao dịch phát sinh hàng ngày tại quầy giao dịch, đảm bảo thực hiện một cách chính xác, an tồn, xử lý kịp thời các lỗi nghiệp vụ kế tốn
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng
về ủy quyền: Khi Kiểm soát viên vắng mặt, Giám đốc sẽ là người thay Kiểm
soát viên xác nhận các giao dịch tại quầy. Khi Giám đốc vắng mặt, người được ủy quyền làm Phó Giám đốc xác nhận giao dịch sẽ thay mặt Giám đốc ký xác nhận các văn bản, hợp đồng. Trường hợp kiểm quỹ cuối ngày, Giám đốc ủy quyền cho một thành viên khác chứng kiến kiểm quỹ thì phải có văn bản ủy quyền cho mỗi ngày.
về kiểm sốt vật chất: Chi nhánh có 04 nhân viên bảo vệ, hệ thống camera an
ninh được lắp đặt tại mỗi phịng, mỗi vị trí cần thiết; mỗi quầy giao dịch. Có một nhà
kho riêng để bảo quản đồ dùng, thiết bị văn phòng phẩm. Việc ra vào nhà kho phải có sự cho phép của bảo vệ. Các loại quà tặng cho khách hàng cũng được lưu trữ trong
nhà kho, khi có nhu cầu xuất dùng đều lên bảng kê và thơng qua phê duyệt của Giám đốc để kiểm sốt số lượng hàng đã xuất. Định kỳ, Chi nhánh cũng có các cuộc kiểm kê, đánh giá cơ sở vật chất.
Hồ sơ, sổ sách được đánh số thứ tự, sắp xếp theo thời gian và lưu trữ trong tủ