7. Cấu trúc đề tài
2.3.1.Kiểm soát hoạt động thu tiền mặt
2.3. Thực trạng kiểm soát nội bộ nghiệp vụ ngân quỹ tại Ngân hàng TMCP
2.3.1.Kiểm soát hoạt động thu tiền mặt
Nghiệp vụ thu tiền mặt phát sinh khi khách hàng có nhu cầu nộp tiền vào tài khoản, chuyển tiền cho người nhận bằng CMT, chuyển tiền WU hay khi thu phí dịch vụ của khách hàng, thu tiền mặt nội bộ (sẽ nghiên cứu ở mục 2.3.3.)...
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng
bỏ sót một ai. Hàng ngày, vào đầu giờ làm việc, Trưởng phòng còn phổ biến lại một lần nữa các quy định, thông tin, bản tin mới cho các cán bộ nhân viên của phịng mình
nghe để tránh trường hợp có những người khơng chịu cập nhật tin tức nội bộ, dẫn đến
không kịp áp dụng vào công việc trong ngày. Tuy nhiên, VPBank n Hịa chưa có nhiều các cuộc họp định kỳ. Các phòng ban chỉ họp khi có vấn đề phát sinh, cịn lại thì chủ yếu sẽ họp riêng Giám đốc vs Giám đốc Vùng hoặc các Trưởng Phòng với các Giám đốc Khối tại Hội sở.
Hệ thống thông tin quản lý bao gồm các báo cáo nội bộ và các thông tin quản lý khác nhằm hỗ trợ cơ chế trao đổi thông tin hai chiều và cung cấp thông tin phục vụ cơng tác quản lý và kiểm sốt nội bộ của ngân hàng. Chi nhánh cũng thiết lập hệ thống báo cáo riêng phục vụ cho việc kiểm sốt hoạt động kinh doanh của chính đơn vị mình song mới chỉ dừng ở báo cáo miệng hoặc qua email.
2.2.4. Giám sát các kiểm soát
Nhân tố này thực chất ít được chú trọng ở Chi nhánh, chủ yếu do Khối Kiểm toán nội bộ thực hiện rà soát, đánh giá độc lập, khách quan và đưa ra khuyến nghị đối
với kiểm soát nội bộ. Các cuộc kiểm toán diễn ra thường niên và VPBank đã ban hành những quy định cụ thể về tiêu chuẩn, nguyên tắc và chuẩn mực đạo đức đối với những người làm cơng tác Kiểm tốn nội bộ để đảm bảo rằng cơng tác kiểm tốn được thực hiện bởi những cá nhân có trình độ chun mơn thích hợp nhất và họ có quyền báo cáo kịp thời, trực tiếp cho các cấp có thẩm quyền về các lỗ hổng trong kiểm soát nội bộ.
2.1. Thực trạng kiểm soát nội bộ nghiệp vụ ngân quỹ tại Ngân hàng TMCP
VPBank - Chi nhánh n Hịa
Như đã nói, mặc dù nghiệp vụ ngân quỹ gồm đa dạng các hoạt động nhưng trong
phạm vi nghiên cứu, khóa luận này sẽ tập trung vào 03 hoạt động là: thu tiền mặt,
SVTH: Đào Thị Thùy Hương 48 Lớp: K19KTC
Lưu đồ 2.1. Quy trình thu tiền mặt tại VPBank n Hịa
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng
Các thành phần tham gia vào nghiệp vụ này bao gồm: khách hàng, giao dịch viên hay CSR - Chuyên viên DVKH (theo cách gọi của VPBank) và Kiểm soát viên, CSM - Trưởng phịng/Trưởng nhóm DVKH (với một Chi nhánh cấp 2 như VPBank n Hịa thì CSM đồng thời là Kiểm sốt viên). Ve cơ bản, quy trình thu tiền mặt tuân theo cơ chế giao dịch một cửa và nguyên tắc thu trước - hạch toán sau, diễn ra theo các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
Khi KH có nhu cầu nộp tiền mặt vào tài khoản/chuyển tiền mặt khơng qua tài khoản thanh tốn của KH tại VPBank, Chuyên viên DVKH yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin tài khoản, số tiền nộp, các thông tin của người nộp/chuyển tiền, người thụ hưởng, giấy tờ chứng minh nhân thân và các giấy tờ khác tùy vào nhu cầu cụ thể của KH như giấy nộp tiền, văn bản ủy quyền, giấy giới thiệu,...
Bước 2: Kiểm tra thông tin khách hàng
Chuyên viên DVKH đối chiếu khách hàng với ảnh của KH trên giấy tờ CMNT bản gốc cịn hiệu lực, kiểm tra thơng tin KH trên giấy tờ CMNT, chứng từ giao dịch với thông tin của KH trên văn bản ủy quyền/giấy giới thiệu, giấy tờ chứng minh nguồn gốc tiền nộp (với các khách hàng nộp ngoại tệ mặt vào tài khoản hoặc nộp tiền đồng Việt Nam mặt vào tài khoản của cá nhân không cư trú), hệ thống và các phần mềm khác của VPBank. Xác định và nhận biết khách hàng theo quy trình nhận biết KH trong phịng chống rửa tiền của VPBank.
Nếu thông tin thiếu hoặc không hợp lệ, Chuyên viên DVKH yêu cầu khách bổ sung thông tin theo bước 1. Nếu phát hiện các dấu hiệu đáng ngờ thì phải xử lý theo các quy định về phòng chống rửa tiền trong từng thời kỳ. Trường hợp thơng tin hợp lệ, chính xác, chuyển sang thực hiện bước tiếp theo.
Bước 3: Hoàn thiện bảng kê các loại tiền nộp
Theo quy định của VPBank, trong bước này, Khách hàng có thể tự kê tiền và điền các thông tin vào bảng kê hoặc Chuyên viên DVKH sẽ kê tiền cho khách và hướng dẫn khách điền thông tin vào bảng kê.
Bước 4: Giao tiền cho Chuyên viên DVKH
Bước 8: KH kiểm tra thông tin, ký xác nhận trên chứng từ
KH kiểm tra thông tin trên Liên 1 Giấy nộp tiền với giấy tờ CMNT, các yêu cầu
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng
Sau khi đã hoàn thiện và ký xác nhận trên bảng kê, KH chuyển tiền và bảng kê cho Chuyên viên DVKH.
Bước 5: Nhận tiền, kiểm đếm và đối chiếu với bảng kê tiền
Chuyên viên DVKH nhận tiền từ KH và thực hiện kiểm đếm theo bảng kê. Nguyên tắc kiểm đếm: Nhận một lúc toàn bộ số tiền của KH. Đếm từ mệnh giá lớn đến nhỏ theo thứ tự: đếm bó, túi chẵn trước rồi đến thếp lẻ, tờ lẻ, miếng lẻ. Đếm loại nào xong loại đó và đánh dấu trên bảng kê. Khơng để lẫn tiền đã đếm với tiền chưa đếm. Nếu tiền KH nộp còn niêm phong thì cắt dây buộc niêm phong, giữ dây để làm bằng chứng nếu phát sinh thừa, thiếu. Trừ trường hợp khách hàng có hợp đồng
thu tiền mặt theo túi niêm phong thì sẽ thực hiện kiểm đếm theo quy trình thu tiền theo túi niêm phong.
Sau khi kiểm đếm, nếu phát hiện tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, Chuyên viên DVKH phải sắp xếp, phân loại và xử lý theo Quy định về xử lý tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông của VPBank. Nếu phát hiện tiền giả, tiền nghi giả thì xử lý theo Quy định về xử lý tiền giả, tiền nghi giả ban hành trong từng thời kỳ của VPBank. Nếu số tiền không khớp với bảng kê về số lượng, giá trị thì quay lại bước 4. Nếu tiền nhận được là đầy đủ và hợp lệ thì chuyển sang bước sau.
Bước 6: Bảo quản tiền theo quy định
Sau khi nhận tiền của KH, Chuyên viên DVKH phải cất tiền vào ngăn kéo tủ và
ký xác nhận trên bảng kê.
Bước 7: Hạch toán thu tiền, in chứng từ
Sau khi kiểm đếm đủ số tiền nộp của KH, Chuyên viên DVKH hạch toán nộp tiền vào tài khoản trên hệ thống, thu phí nộp và các khoản phí khác (nếu có) theo quy
định về biểu phí hiện hành của VPBank. In Liên 1 Giấy nộp tiền và chuyển cho KH kiểm tra, ký nhận.
Trường hợp KH đã điền tay các thông tin trên Giấy nộp tiền, Chuyên viên DVKH kiểm tra lại các thông tin trên Giấy nộp tiền đầy đủ, đã có chữ ký xác nhận
SVTH: Đào Thị Thùy Hương 51 Lớp: K19KTC
về số tài khoản, tên tài khoản, số tiền nộp/chuyển,... đã cung cấp cho Chuyên viên DVKH. Neu thông tin không khớp đúng, KH yêu cầu Chuyên viên DVKH kiểm tra và hoàn thiện lại chứng từ. Ngược lại, nếu thông tin khớp đúng, KH ký và ghi rõ họ tên vào phần Người nộp tiền trên Giấy nộp tiền và chuyển lại chứng từ cho CV DVKH.
Chuyên viên DVKH nhận lại Liên 1, sau đó tổng hợp bộ chứng từ bao gồm: Giấy nộp tiền (liên 1), Bảng kê, Bản gốc giấy tờ CMNT, Văn bản ủy quyền/Giấy giới thiệu, Giấy tờ chứng minh nguồn gốc tiền mặt nộp vào tài khoản,... rồi chuyển sang bước 9.
Bước 9: Phê duyệt giao dịch
Với các giao dịch thuộc phê duyệt một cấp, Chuyên viên DVKH duyệt giao dịch trên hệ thống, in Liên 2 Giấy nộp tiền và ký kiểm soát trên cả 2 liên Giấy nộp tiền rồi chuyển đến bước 10.Với các giao dịch không phải giao dịch phê duyệt một cấp, KSV nhận các chứng từ từ Chuyên viên DVKH và kiểm tra, đối chiếu các thông tin dưới đây:
+ Các thông tin trên Giấy nộp tiền với thông tin, tài liệu KH cung cấp.
+ Tính hợp pháp và đầy đủ của các giấy tờ CMNT, văn bản ủy quyền, giấy giới thiệu, giấy chứng minh nguồn gốc tiền mặt nộp vào tài khoản,.
+ Các thông tin Chuyên viên DVKH nhập liệu trên hệ thống + Bút toán và nội dung hạch toán
Kiểm tra xong, nếu thông tin không khớp đúng, khơng chính xác hoặc không đầy đủ thì KSV yêu cầu Chuyên viên DVKH thực hiện lại. Nếu các thông tin hợp lệ, KSV duyệt giao dịch trên hệ thống, in Liên 2 Giấy nộp tiền, ký kiểm soát viên trên cả 2 liên Giấy nộp tiền rồi chuyển lại chứng từ cho Chuyên viên DVKH.
Bước 10: Trả chứng từ cho khách hàng
Chuyên viên DVKH giao lại Giấy nộp tiền liên 2 cùng giấy tờ CMNT và các giấy tờ khác cho KH.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng
Bước 11: Nhận chứng từ
KH nhận liên 2 Giấy nộp tiền và các giấy tờ khác. Bước 12: Lưu chứng từ
Chuyên viên DVKH lưu lại các chứng từ, tài liệu sau: + Giấy nộp tiền liên 1 (Phụ lục 1)
+ Bảng kê các loại tiền nộp, Bảng kê các loại tiền ngoại tệ nộp
+ Bản photo giấy tờ chứng minh nguồn gốc tiền mặt đã đối chiếu với bản gốc + Bản gốc văn bản ủy quyền/ giấy giới thiệu
+ Các chứng từ khác theo yêu cầu hiện hành của VPBank
Căn cứ vào quy trình trên, có thể nhận thấy các hoạt động kiểm sốt mà Chi nhánh đã áp dụng cho nghiệp vụ thu tiền mặt đó là:
* Kiểm soát nhận diện khách hàng:
Chuyên viên DVKH Chi nhánh chủ yếu xác nhận KH thông qua giấy tờ CMNT.
Theo quy định hiện tại của VPBank, giấy tờ CMNT là Chứng minh thư nhân dân, Hộ
chiếu hoặc Giấy chứng minh sỹ quan Quân đội nhân dân Việt Nam. Chỉ chấp nhận bản cứng giấy tờ CMNT, không chấp nhận bản mềm. Trường hợp KH làm mới CMTND, CCCD thì phải có giấy tờ chứng minh bản mới và bản cũ là một, đó có thể là Giấy xác nhận của cơ quan Công an hoặc Hộ khẩu thường trú bản gốc,.. .Trường hợp KH không đến trực tiếp mà thơng qua người khác thì người trực tiếp giao dịch phải xuất trình thêm Văn bản ủy quyền/Giấy giới thiệu. Nếu khơng đáp ứng được các
loại giấy tờ trên, Chuyên viên DVKH sẽ từ chối phục vụ.
* Kiểm soát tiền mặt thu vào:
Chuyên viên DVKH sử dụng máy đếm tiền để kiểm đếm số lượng tiền KH nộp theo nguyên tắc kiểm đếm của VPBank. Trong quá trình kiểm đếm, nếu máy đếm tiền báo hiệu thì sẽ kiểm tra lại tờ tiền xem có phải tiền giả, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông không. Nếu cảm thấy không chắc chắn về kết quả của máy đếm thì
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng
nếu phát sinh thừa, thiếu. Kiểm đếm xong, Chuyên viên DVKH sẽ xác nhận lại một lần nữa về số tiền KH nộp và cất tiền vào ngăn kéo tủ. Nếu lượng tiền quá lớn, Chuyên
viên DVKH phải nhờ đến một Chuyên viên khác đếm cùng thì phải đếm trước sự chứng kiến của KH và đếm xong phải niêm tiền theo tên người kiểm đếm.
Theo cách này, độ chính xác của lượng tiền thu vào sẽ phụ thuộc vào máy đếm tiền và năng lực nhận dạng loại tiền giả, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông của Chuyên viên DVKH. Thực tế cho thấy, khi kiểm đếm tiền thu vào, Chuyên viên DVKH vẫn có lúc thu thiếu tiền hoặc chưa kiểm sốt tốt vấn đề tiền giả, tiền khơng đủ tiêu chuẩn lưu thông. Đã có trường hợp, tiền thu vào cuối ngày nộp về kho của Cụm vận hành và trên kho tổ chức cuộc kiểm quỹ đột xuất thì phát hiện trong số tiền nộp về của Chi nhánh có chứa tiền giả. Những trường hợp như thế, Chuyên viên DVKH phải dùng tiền cá nhân để bù vào.
Ngoài ra, về nguyên tắc, Chuyên viên DVKH khơng được thực hiện kiểm đếm tiền mặt ngun bó (trừ khi khách hàng có hợp đồng từ trước) song trên thực tế, vào những thời điểm khách hàng q đơng thì Chuyên viên DVKH đôi khi đã bỏ qua nguyên tắc này.
* Kiểm soát phê duyệt chứng từ và giao dịch:
Đây là bước kiểm soát cuối cùng trước khi giao dịch được hoàn thành nhằm đảm bảo các bút tốn được hạch tốn chính xác, thơng tin trên chứng từ khớp đúng, các giấy tờ đi kèm đầy đủ.
Có hai loại giao dịch là giao dịch phê duyệt một cấp và giao dịch không thuộc phê duyệt một cấp. Phê duyệt một cấp là việc phân quyền cho phép thực hiện nhập liệu và duyệt bút toán giao dịch trên cùng một tài khoản người dùng đồng thời cán bộ
giao dịch được phép ký kiểm sốt trên chứng từ giao dịch đó (NHNN, 2005). Đối với
giao dịch phê duyệt một cấp, Chuyên viên DVKH sau khi hạch toán sẽ tự duyệt và ký kiểm soát trên chứng từ thu tiền mặt. Điều này giúp gia tăng trải nghiệm của KH, giảm thời gian chờ đợi, đẩy nhanh thời gian xử lý tại quầy cho mỗi giao dịch. Đây cũng là cách giao quyền để mỗi Chuyên viên DVKH có thể ý thức cao hơn về trách
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng
cho các giao dịch và tùy theo cấp bậc Chuyên viên DVKH mới có thẩm quyền phê duyệt. Cụ thể, hạn mức VPBank áp dụng đang là 30,000,000 đồng cho mỗi giao dịch nộp/rút tiền vào/ra tài khoản với Chuyên viên DVKH bậc 5 và 70,000,000 đồng với Chuyên viên DVKH chính. Hiện tại ở Chi nhánh chỉ có một Chun viên DVKH bậc 5 được cấp quyền phê duyệt một cấp như trên. Các giao dịch vượt hạn mức tức không
thuộc phê duyệt một cấp được chuyển qua KSV để kiểm duyệt. Do Chi nhánh nhỏ, khơng bố trí bộ phận quỹ riêng biệt nên các giao dịch vượt hạn mức này sau khi duyệt
sẽ được thực hiện thu/ chi luôn bởi Chuyên viên DVKH mà khơng thơng qua quỹ chính.
Đối với nghiệp vụ thu tiền mặt do KH nộp tiền vào tài khoản như trên, KSV ngoài việc kiểm tra sự khớp đúng thơng tin, sự chính xác của các bút tốn, sự đầy đủ chữ ký KH và Chuyên viên thì đặc biệt chú trọng tới việc kiểm tra thông tin tài khoản
người thụ hưởng và mã két của Chun viên DVKH hạch tốn có phải là mã két tiền mặt tại Chi nhánh khơng. Ngồi ra, với các tình huống cụ thể khác thì sẽ phải kiểm sốt thêm nhiều yếu tố khác. Chẳng hạn, giao dịch thu phí cung cấp dịch vụ thì phải kiểm tra mã code thu phí tương ứng với loại phí cần thu, đối chiếu tiền phí với biểu phí hiện hành, nội dung thu phí với dịch vụ cần thu phí. Với giao dịch nộp tiền để chuyển tiền WU còn phải kiểm tra thêm phiếu chuyển tiền in từ WU, các chứng từ chứng minh mục đích chuyển tiền, tỷ giá yết, duyệt bút tốn FX và bút tốn chuyển tiền.
Những chứng từ được lập khơng đúng thủ tục, nội dung và số liệu không rõ ràng, chính xác được trả lại cho Chuyên viên để lập lại hoặc điều chỉnh cho đúng hoặc nếu phát hiện có hành vi vi phạm pháp luật, giao dịch đáng nhờ thì sẽ bị từ chối thực hiện giao dịch.
* Các kiểm soát khác:
Tất cả các hoạt động của KH, Chuyên viên DVKH, KSV sẽ được theo dõi bởi hệ thống camera an ninh trong quầy giao dịch. Hệ thống camera có thể được truy cập bởi Trưởng phòng DVKH, Giám đốc hoặc các bộ phận có thẩm quyền để kiểm tra
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng
thêm bởi Trung tâm DVKH Chi nhánh tại Hội sở chính. Neu Chun viên DVKH có phát sinh bút toán phê duyệt một cấp bị sai (do khách quan hay chủ quan) và dẫn đến revert thì quyền phê duyệt một cấp của Chuyên viên đó sẽ bị chấm dứt.
Ngoài ra việc lưu trữ chứng từ sau mỗi giao dịch là bắt buộc. Đây có thể coi là