Hàng tháng nếu khơng có khoản phát sinh nào lớn đề phải phân bổ thì kế tốn tổng hợp chỉ việc định kì phân bổ chi phí trả trước của các đối tượng đã phân bổ của các tháng trước đến khi nào phân bổ hết thì thơi. Cịn nếu xảy ra các khoản chi phí trả trước thì kế tốn trưởng sẽ dựa trên thời gian sử dụng của mặt hàng, hóa đơn GTGT, và tình hình tài chính của cơng ty để đưa ra số tháng, năm trích. Sau đó kế tốn trưởng báo cho kế tốn tổng hợp biết, kế toán tổng hợp lấy trị giá mặt hàng đó chia cho số năm mà kế tốn trưởng báo thì ra số tiền phân bổ hàng tháng. Kế toán tổng hợp theo dõi và hàng tháng phân bổ. Phần phân bổ sẽ được nhập vào phần mềm thể hiện trong phân hệ tổng hợp dưới nghiệp vụ bút tốn trong kỳ.
Quy trình ghi sổ kế tốn trên máy vi tính sử dụng bằng phần mềm ACCOS
Sơ đồ 2.5 Quy trình ghi sổ kế tốn trả trước trên máy bằng phần mềm 2.5.3 Một số nghiệp vụ phát sinh ở Công ty:
a)Ngày 25/12/2012 Mua Notebook Samsung của siêu thị điện máy Nguyễn Kim phục vụ cho việc giải trí của CB-CNV căn cứ theo hoá đơn GTGT số 161351:
Nợ TK 242: 6.181.818
Nợ TK 1331: 618.182
Có TK 111 : 6.800.000
-Chứng từ : Hoá đơn GTGT 161351 ngày 25/12/2012 (phụ lục 01) -Sổ kế toán : Sổ nhật ký chung (phụ lục 02,trang 02,dòng 37,38)
b)Cuối tháng Phân bổ Notebook Samsung phục vụ cho việc giải trí cho CB-CNV (Được phân bổ 24 tháng kể từ tháng 12/2010 đến 12/2012) kế toán định kỳ phân bổ:
Nợ TK 6423: 257.576
Có TK 242 : 257.576
-Chứng từ : Hoá đơn GTGT 161351 ngày 25/12/2012 (phụ lục 01) -Sổ kế toán : Sổ nhật ký chung (phụ lục 02,trang 03 )
Sổ cái tài khoản 6423,242 (phụ lục 03)