- Mẫu số 01 GTKT 3LL Ký hiệu hoá đơn :MY/2010N
2.8.4.2 Phải trả cho người bán
Sau khi kết thức quy trình mua hàng, Giám đốc hai bên ký kết hợp đồng gồm 4 bộ, mỗi công ty giữ 2 bộ, phòng mua bán lưu 1 bộ và chuyển 1 bộ cho phịng kế tốn, nếu là hàng nhập khẩu thì sao in 1 bộ cho người khai hải quan giữ (đối với hợp đồng với khách hàng ngoại). Khi kế toán tổng hợp nhận được bộ chứng từ gồm Hợp đồng kèm Invoice, Tờ khai xuất nhập khẩu thì:
Đối với Hợp đồng thanh tốn liền (TT trả trước), phải thanh tốn ngay. Trường hợp hàng về khơng đủ, phải thơng báo với phịng mua hàng liên hệ với khách hàng để bổ sung số hàng thiếu.
Đối với Hợp đồng thanh toán sau (TT sau), Kế toán tổng hợp sẽ theo dõi thời hạn thanh toán, khi nhận được giấy đề nghị thanh tốn do nhà cung cấp gửi thì kế tốn tổng trình Giám Đốc hoặc kế tốn trưởng ký duyệt. Sau đó kế tốn thu chi lập ủy nhiệm chi gửi ngân hàng
Ủy nhiệm chi (đã ký)
Ủy nhiệm chi Bắt đầu Ký duyệt Giấy ĐNTT (đã KT) KTthu chi KT tổng hợp GĐ, KT trưởng Khách hàng
Ngân hàng Giấy báo nợ
Ghi giảm công nợ người bán Ghi nhận cơng nợ người bán Kiểm tra chứng từ, hóa đơn
Bảng theo dõi cơng nợ
Giấy đề nghị thanh tốn
Kiểm tra,đối chiếu
Giấy ĐNTT (đã KT)
Ngân hàng Giấy ĐNTT (đã KT)
Ký duyệt
Ủy nhiệm chi
Lập ủy nhiệm chi Giấy ĐNTT (đã KT)
Trường hợp có một số hợp đồng chưa thể thanh toán trả tiền ngay, kế toán tổng hợp sẽ photo thành 3 bộ chứng từ đưa cho kế toán trưởng xem và làm thủ tục đi vay Ngân hàng. Kế toán trưởng giữ 1 bộ, 2 bộ cịn lại Ngân hàng sẽ giữ. Kế tốn tổng hợp là người theo dõi công nợ vừa trên phần mềm vừa trên Excel và phải báo tình hình cơng nợ cho kế tốn trưởng hàng ngày