C. Lập báo cáo các chỉ tiêu luồng tiền từ hoạt động tài chính
3. Lập dự phịng phải thu khó địi – TK
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, kế toán lập bảng kê theo dõi chi tiết công nợ kết hợp với theo dõi tuổi nợ trên excel (mẫu bảng kê)
Để phù hợp với nguyên tắc thận trọng trong kế tốn, cơng ty nên mở tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó địi” : phản ánh tình hình trích lập, sử dụng và hoàn nhập khoản dự phịng các khoản phải thu khó địi hoặc có khả năng khơng địi được vào cuối niên độ kế toán
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 139:
Tài khoản 139
- Hồn nhập dự phịng phải thu khó địi
- Xóa các khoản nợ phải thu khó địi
Số dự phịng phải thu khó địi được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp
Số dư cuối kỳ:
Số dự phịng các khoản phải thu khó địi hiện có cuối kỳ
Căn cứ theo thơng tư 228/2009/TT-BTC hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng:
Điều kiện để được ghi nhận là một khoản phải thu khó địi:
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
- Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.
- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó địi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh tốn nhưng tổ chức kinh tế (các cơng ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ...) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc
đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.
Phương pháp lập dự phịng:
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó địi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó địi nói trên. Trong đó:
- Đối với nợ phải thu q hạn thanh tốn, mức trích lập dự phịng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết ... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất khơng thu hồi được để trích lập dự phịng.
- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó địi, doanh nghiệp tổng hợp tồn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch tốn vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Xử lý khoản lập dự phòng:
- Khi các khoản nợ phải thu được xác định khó địi, doanh nghiệp phải trích lập dự phịng theo quy định; nếu số dự phịng phải trích lập bằng số dư dự phịng nợ phải thu khó, thì doanh nghiệp khơng phải trích lập;
- Nếu số dự phịng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phịng nợ phải thu khó địi, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch;
- Nếu số dự phịng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phịng nợ phải thu khó địi, thì doanh nghiệp phải hồn nhập phần chênh lệch ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
Phương pháp hạch toán
- Cuối kỳ kế tốn cơng ty căn cứ các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được (Nợ phải thu khó địi), kế tốn tính, xác định số dự phịng nợ phải thu khó địi cần trích lập hoặc hồn nhập. Nếu số dự phịng nợ phải thu khó địi cần trích lập ở kỳ kế
tốn này lớn hơn số dự phịng nợ phải thu khó địi đã trích lập ở kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch tốn vào chi phí, ghi
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139 - Dự phịng phải thu khó địi.
- Nếu số dự phịng phải thu khó địi cần trích lập ở kỳ kế tốn này nhỏ hơn số dự phịng phải thu khó địi đã trích lập ở kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch được hồn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
Nợ TK 139 - Dự phịng phải thu khó địi
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Chi tiết hồn nhập dự phịng phải thu khó địi).
- Các khoản nợ phải thu khó địi khi xác định thực sự là khơng địi được được phép xố nợ. Việc xoá nợ các khoản nợ phải thu khó địi phải theo chính sách tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xố nợ về các khoản nợ phải thu khó địi, ghi:
Nợ TK 139 - Dự phịng phải thu khó địi (Nếu đã lập dự phịng) Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu chưa lập dự phịng) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 138 - Phải thu khác.
Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó địi đã xử lý” (Tài khoản ngồi Bảng Cân đối kế tốn).
- Đối với những khoản nợ phải thu khó địi đã được xử lý xố nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . .
Có TK 711 - Thu nhập khác.
Đồng thời ghi vào bên Có TK 004 “Nợ khó địi đã xử lý” (Tài khoản ngồi Bảng Cân đối kế tốn).
- Các khoản nợ phải thu khó địi có thể được bán cho Cơng ty mua, bán nợ. Khi doanh nghiệp hồn thành thủ tục bán các khoản nợ phải thu (đang phản ánh trên Bảng Cân đối kế tốn) cho Cơng ty mua, bán nợ và thu được tiền, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . . (Số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu)
Nợ TK 139 - Dự phịng phải thu khó địi (Số chênh lệch được bù đắp bằng khoản dự phịng phải thu khó địi)
Nợ các TK liên quan (Số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó địi với số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp bằng khoản dự phịng phải thu khó địi theo quy định của chính sách tài chính hiện hành)
Có các TK 131, 138,. . .