- Kiểm sốt chi phí dự phịng Kiểm sốt chi phí thay đổ
3.2.3. Nhóm các giải pháp về hồn thiện tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh.
sản xuất kinh doanh.
Để hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, các doanh nghiệp Nhà nƣớc thuộc Ngành Xây dựng Hà Nội cần đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý theo hƣớng gọn nhẹ, hợp lý, hoạt động hiệu quả, có khả năng giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu đề ra, sử dụng hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp.
Khi các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh thua lỗ, không hiệu quả thƣờng hay đổ lỗi cho yếu tố khách quan, cho môi trƣờng kinh doanh và do cạnh tranh gay gắt, khốc liệt. Nhƣng cũng trong điều kiện, hồn cảnh đó có những doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh rất hiệu quả. Một trong những nguyên nhân hoạt động sản xuất kinh doanh không hiệu quả là do cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp đó đã xơ cúng, lỗi thời, khơng cịn phù hợp, khơng linh hoạt và khơng có khả năng thay đổi, thích nghi nhanh chóng với mơi trƣờng kinh doanh, từ đó dẫn tới thua lỗ, phá sản. Để đáp ứng sự thay đổi của môi trƣờng kinh doanh mới, duy trì và nâng cao hiệu quả hoạt động sản
xuất kinh doanh, các doanh nghiệp Nhà nƣớc thuộc Ngành Xây dựng Hà Nội cần phải đổi mới, hồn thiện và lựa chọn mơ hình tổ chức và quản lý kinh doanh thích hợp, tạo sức sống mới cho doanh nghiệp.
Trong doanh nghiệp, việc thay đổi một vấn đề nào đó thuộc về hệ thống tổ chức quản lý thƣờng khơng dễ dàng, cần có thời gian để cân nhắc chuẩn bị, bởi vì điều đó phụ thuộc vào u cầu của sự thay đổi các mục tiêu, nhiệm vụ kinh doanh, mặt khác nó là những vấn đề liên quan trực tiếp đến con ngƣời. Việc bố trí một mơ hình tổ chức quản lý hay một vị trí cơng tác nếu khơng hợp lý sẽ dẫn đến hậu quả làm hạn chế hiệu lực của doanh nghiệp, gây ra tổn thất trong q trình kinh doanh. Vì vậy, để đổi mới, hồn thiện hay lựa chọn mơ hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh thích hợp cần thực hiện một số các biện pháp cụ thể sau:
3.2.3.1. Đẩy mạnh hơn nữa công tác sắp xếp lại doanh nghiệp Nhà nước thuộc Ngành Xây dựng Hà Nội theo tinh thần Nghị quyết Trung ương 3 (Khoá IX).
Cần chuẩn hoá hệ thống các chỉ tiêu dựa trên điều kiện cụ thể của nền kinh tế đất nƣớc và thông lệ của các nƣớc trong khu vực, nhất là khối ASEAN để xếp loại doanh nghiệp Nhà nƣớc có quy mơ lớn, vừa và nhỏ, từ đó đề ra chính sách vĩ mơ thích hợp theo hƣớng doanh nghiệp Nhà nƣớc chỉ nên là các doanh nghiệp có quy mơ lớn và thực sự giữ vai trị là cơng cụ kinh tế của Nhà nƣớc để định hƣớng, điều tiết nền kinh tế mà thơi. Vì vậy, trong thời gian tới để doanh nghiệp Nhà nƣớc thuộc Ngành Xây dựng Hà Nội hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, cần thực hiện một số biện pháp sau:
- Giảm bớt số lƣợng, tăng về chất lƣợng hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Nhà nƣớc vừa và nhỏ bằng mọi biện pháp, kể cả số
doanh nghiệp làm ăn thua lỗ cũng nhƣ những doanh nghiệp mà Nhà nƣớc không cần thiết phải nắm giữ. Thực chất các biện pháp này là sắp xếp, đổi mới, phát triển và nâng cao hiệu quả DNNN nói chung và doanh nghiệp Nhà nƣớc thuộc Ngành XDHN nói riêng theo tinh thần Nghị quyết hội nghị Trung ƣơng 3 (khoá IX) đã chỉ ra. Nghị định 187/NĐ-CP ngày 16/11/2004 của Chính phủ về việc chuyển Công ty nhà nƣớc thành Công ty cổ phần; Nghị định 103/1999/NĐ-CP ngày 10 / 09 / 1999 của Chính phủ về giao, bán, khốn, kinh doanh, cho thuê DNNN, đã thơng thống hơn, song vẫn chƣa giải quyết thoả đáng lợi ích của ngƣời lao động trong doanh nghiệp; chƣa có cách xử lý hợp lý vấn đề xác định giá trị doanh nghiệp.
- Đối với các doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, thua lỗ kéo dài khơng cổ phần hố đƣợc và Nhà nƣớc không cần nắm giữ cổ phần chi phối, cổ phần đặc biệt thì cần kiên quyết thực hiện các biện pháp nhƣ: Sáp nhập, khoán kinh doanh, cho thuê hoặc giao bán, giải thể, phá sản… để sử dụng có hiệu quả tài sản của Nhà nƣớc, bảo đảm việc làm, thu nhập, quyền lợi hợp pháp của ngƣời lao động.
- Những doanh nghiệp Nhà nƣớc khơng chuyển sang hình thức sở hữu khác cũng cần phải đƣợc tổ chức lại theo hƣớng lựa chọn mơ hình doanh nghiệp một cách phù hợp, cụ thể là:
Nghiên cứu để xây dựng mơ hình Cơng ty Mẹ - Cơng ty Con hoặc là Tập đồn kinh tế theo hƣớng phù hợp hơn, đảm bảo thực sự đó là tổ chức có mối liên kết “chặt” hơn và thực sự đủ mạnh về tiềm lực tài chính - cơng nghệ để nâng cao năng lực cạnh tranh.
Các doanh nghiệp Nhà nƣớc sử dụng 100% vốn Nhà nƣớc có thể chuyển sang các hình thức tổ chức quản lý phù hợp hơn nhƣ Công ty Trách
nhiệm hữu hạn Nhà nƣớc một thành viên nhằm đảm bảo áp dụng một Luật thống nhất với các thành phần kinh tế khác và tách biệt đƣợc tài chính doanh nghiệp ra khỏi tài chính Nhà nƣớc. Để đảm bảo cạnh tranh bình đẳng giữa các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế, Nhà nƣớc cần nghiên cứu để thể chế hố chế độ Cơng ty trách nhiệm hữu hạn nhà nƣớc một thành viên hoặc mơ hình Cơng ty cổ phần gồm các cổ đông là doanh nghiệp Nhà nƣớc áp dụng cho các doanh nghiệp này.
Tổ chức lại các Công ty và các đơn vị trực thuộc sao cho tạo ra mối liên kết tốt hơn giữa các Công ty thuộc Ngành Xây dựng Hà Nội, giữa sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh lành mạnh, kích thích sự phát triển sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả.
Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống tổ
chức kinh doanh của doanh nghiệp, có sự phân biệt tƣơng đối về tính chất, công việc của các bộ phận, tránh sự chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ, tạo điều kiện cho cán bộ quản lý tập trung đầu tƣ chuyên sâu và đảm bảo sự hoạt động của bộ phận trong doanh nghiệp một cách nhịp nhàng, hiệu quả.
3.2.3.2. Xây dựng mạng lưới thông tin, xác định các quyết định đưa ra một cách chính xác, hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức mới sẽ cho phép việc thực hiện thay đổi một cách linh hoạt, trong điều kiện cần thiết có thể tập trung huy động nguồn lực của doanh nghiệp phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh. Trong quá trình thực hiện phải đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp luôn ổn định và từng bƣớc nâng cao hiệu quả. Phải thực hiện kết hợp giữa nâng cao trình độ chun mơn, năng lực quản lý của từng thành viên và sự đồng bộ của cả hệ thống.
Các phƣơng pháp cải tiến, xây dựng mơ hình tổ chức quản lý phải tiến hành đồng bộ trong từng bộ phận, phòng ban, vừa thực hiện vừa rút kinh nghiệm để hồn thiện hệ thống tổ chức. Vì vậy, doanh nghiệp cần tập trung ở một số công việc cơ bản sau:
- Phải phổ biến, quán triệt đến mọi ngƣời lao động, nhất là các thành viên của bộ máy quản lý doanh nghiệp hiểu đƣợc bản chất yêu cầu của công việc tổ chức.
- Cân đối nguồn lực hiện có với yêu cầu đáp ứng cho đổi mới, hoàn thiện hệ thống tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Xây dựng kế hoạch ngân sách đầu tƣ, cũng nhƣ đội ngũ cán bộ của Cơng ty hiện có phù hợp với u cầu đổi mới, hồn thiện.
3.2.3.3. Đẩy mạnh sắp xếp lại cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, sản xuất kinh doanh, tinh giản tối đa bộ máy gián tiếp.
Tiến hành thực hiện tổng rà soát, sắp xếp lại bộ máy tổ chức của từng DNNN trực thuộc Ngành Xây dựng Hà Nội. Đánh giá việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ trong giai đoạn (2001 2005), phát hiện những nội dung chồng chéo, hoặc chƣa đƣợc quy định, những nội dung làm tốt, những nội dung làm chƣa tốt. Từ đó xây dựng phƣơng án tổ chức bộ máy mới, trong đó phân định rõ cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, biên chế, cơ cấu cán bộ, tiêu chuẩn chức danh từng loại cán bộ đến từng phịng, ban, xí nghiệp, tổ đội ... của đơn vị.
Sau khi đã sắp xếp cán bộ, công nhân viên thực sự có năng lực, trình độ chun mơn nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm cao, đảm bảo chất lƣợng, hiệu
quả cơng việc… vào các vị trí phù hợp, cần tiến hành giải quyết một cách kiên quyết những CBCNV còn lại trong bộ máy gián tiếp theo các hƣớng sau:
Nhóm 1: Những ngƣời làm việc trong bộ phận gián tiếp chuyển sang bộ
phận trực tiếp sản xuất kinh doanh.
Nhóm 2: Những ngƣời do sắp xếp cần bố trí nghỉ hƣu trƣớc tuổi (nếu
cần có sự hỗ trợ thêm của doanh nghiệp).
Nhóm 3: Những ngƣời hạn chế về chun mơn, nghiệp vụ khơng phù
hợp với cơng việc, bố trí đi học để chuyển đổi ngành nghề (dƣới 40 tuổi).
Nhóm 4: Số cịn lại thì cần giải quyết nghỉ thơi việc, hoặc chấm dứt hợp
đồng lao động.
3.2.3.4. Duy trì và phát triển mối quan hệ ngang giữa các bộ phận trong tổ chức.
Hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào mối quan hệ tƣơng tác giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp. Do đó, lãnh đạo doanh nghiệp cần quan tâm đến vấn đề duy trì và phát triển mối quan hệ ngang giữa các bộ phận, để hoạt động của các bộ phận này phối hợp hiệu quả nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Khi chuyển sang hoạt động theo cơ chế mới, nhiệm vụ cụ thể của từng thời điểm là không cố định mà tuỳ thuộc vào việc nắm bắt thời cơ kinh doanh. Do vậy, yêu cầu về sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng để có thể tạo lập sự liên kết mọi nỗ lực nhằm tạo ra phản ứng nhanh của doanh nghiệp với những biến đổi của môi trƣờng kinh doanh là rất lớn. Tốc độ biến đổi của mơi trƣờng càng nhanh thì càng địi hỏi doanh nghiệp phải tăng cƣờng tác động qua lại hay sự phối hợp theo chiều ngang giữa các bộ phận.
3.2.3.5. Đảm bảo thông tin trong nội bộ doanh nghiệp.
Một trong những điều kiện quyết định sự tồn tại, phát triển của bất cứ một tổ chức nào là khả năng duy trì thơng tin giữa các bộ phận, giữa các thành viên trong tổ chức. Đảm bảo thông tin tốt sẽ giúp mọi thành viên hiểu rõ mục đích của tổ chức, đạt đƣợc sự thống nhất cao giữa mục đích cá nhân và mục đích của tập thể, khi đó ngƣời lao động sẽ trở nên năng động hơn, sẵn sàng phối hợp hành động để đạt đƣợc mục tiêu doanh nghiệp đề ra. Do đó hoạt động của tổ chức sẽ nhịp nhàng và có hiệu quả hơn. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh kém hiệu quả là do thiếu thông tin, hoặc thông tin nhiễu, dẫn đến sự phối hợp giữa các bộ phận bị hạn chế, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
Tổ chức thông tin trong nội bộ doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Các kênh thông tin phải đƣợc hiểu biết cụ thể. Nâng cao khả năng thu bắt thơng tin để giúp Doanh nghiệp nhanh chóng đƣa ra các quyết định kịp thời. Doanh nghiệp có thể bị thua lỗ khi nhận đƣợc thơng tin lỗi thời.
- Các tuyến thông tin cần trực tiếp và ngắn gọn. Tuyến thơng tin càng ngằn thì khả năng truyền đạt thơng tin càng nhanh, việc giải quyết các tình huống bất ngờ sẽ đƣợc thực hiện kịp thời, khơng bị chậm trễ.
- Lấy tin tốt, xử lý nhanh, tạo cho doanh nghiệp ln ln có một sức bật nhạy cảm. Trì trệ là dấu hiệu thất bại của bất cứ doanh nghiệp nào. Với một doanh nghiệp, để nhanh nhạy trong cơ chế thị trƣờng thì các “giác quan” của nó phải ln đảm bảo hoạt động tốt, nhanh chóng nắm bắt đƣợc những gì cần biết về thơng tin.
- Thơng tin phải xác thực, nắm tốt thông tin, doanh nghiệp sẽ giảm đƣợc những chi phí khơng đáng có.
- Để đảm bảo cho việc tổ chức truyền đạt thông tin đáp ứng những yêu cầu của công tác quản lý, các doanh nghiệp cần trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật, sử dụng các phƣơng tiện truyền tin tiên tiến (nhƣ máy vi tính, máy Fax….). Cần giảm bớt việc sử dụng các phƣơng tiện nhƣ văn bản, thƣ tín, các cuộc họp để truyền tin.