3.2. GIẢI PHÁP VẬN DỤNG MƠ HÌNH TÀI TRỢ TẬP TRUNG MỘT CÁCH
3.2.1. Giải pháp về quy trình nghiệp vụ
3.2.1.1. Tiếp tục nghiên cứu sửa đổi quy trình
Thời gian giao dịch bị kéo dài một phần do sự chồng chéo trong quy trình nghiệp vụ gây ra, vì vậy để có thể đẩy nhanh thời gian giao dịch, tăng hiệu quả hoạt động cần phải nghiên cứu sửa đổi quy trình hiện nay.
Thứ nhất, tất cả quá trình xử lý các giao dịch cần phải được ghi chép lại cẩn thận
trong nhật ký hệ thống kĩ thuật và trên sổ sách giao nhận giữa các khâu nghiệp vụ. Đây là yêu cầu bắt buộc đối với cả chi nhánh và hội sở để có thể quan sát được thực trạng phối hợp tác nghiệp giữa chi nhánh và hội sở có hiệu quả khơng, đồng thời tìm kiếm và phát hiện những khâu nghiệp vụ gây chậm trễ hoặc chồng chéo, không cần thiết, để có thể ra quyết định thay đổi thích hợp.
Thứ hai, cần phải tham khảo ý kiến của nhân viên nghiệp vụ và khách hàng về
quy trình, để xem khâu nghiệp vụ nào đang gây khó khăn nhất cho nhân viên, thủ tục nào đang gây phiền nhiễu cho khách hàng, bất tiện nhất trong q trình tác nghiệp là gì... từ đó có cái nhìn khách quan về mơ hình, tìm ra được những điểm chưa được để cải thiện, đem đến chất lượng dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.
3.2.1.2. Thực hiện các biện pháp linh hoạt trong quá trình tác nghiệp
Thứ nhất, hạn chế khách hàng đến giao dịch cùng một thời điểm bằng cách đưa ra
lời khuyên cho khách hàng, đặt các hạn mức thời gian thực hiện giao dịch tối ưu để khách hàng có thể thấy được lợi ích của họ khi đến giao dịch ở những thời điểm khác. Ví dụ, nếu khách hàng đến giao dịch trong khoảng thời gian từ 9 giờ sáng đến 2 giờ chiều thì các giao dịch sẽ được đảm bảo hoàn thành trong ngày. Khi số lượng khách hàng quá đông, chi nhánh không thể đảm bảo phục vụ hết được trong giờ hành chính thì
có thể cho các khách hàng đến sau một lịch hẹn cụ thể, để họ không mất thời gian chờ đợi mà khơng được giao dịch. Thêm nữa, cần có mạng lưới liên hệ chặt chẽ giữa các chi
nhánh ở gần nhau, để có thể giới thiệu khách hàng sang giao dịch tại một chi nhánh khác
gần đó, đang khơng q tải số lượng khách hàng.
Thứ hai, cần đánh giá mức độ quan trọng và cấp bách của các giao dịch để có thứ
tự ưu tiên thực hiện, nhất là trong tình trạng đang quá tải. Trong khi các giao dịch đang được gửi về với số lượng lớn, mà không biết phân loại ra để sắp xếp thứ tự thực hiện tối
ưu thì dễ dẫn đến tình trạng các giao dịch cịn nhiều thời gian để thực hiện lại được thực
hiện trước, trong khi các giao dịch đã đến hạn lại bị đẩy về sau, thực hiện chậm trễ gây ra hậu quả nghiêm trọng, làm mất uy tín của ngân hàng.