(Nguồn: Quy trình xử lý các nghiệp vụ TTQT và TTTM Vietinbank)
Đứng đầu trung tâm là giám đốc trung tâm, chịu trách nhiệm điều hành, tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của trung tâm và chịu trách nhiệm trước giám đốc khối về mọi mặt hoạt động của trung tâm. Giúp việc cho giám đốc trung tâm là phó giám đốc
trung tâm, chịu trách nhiệm và báo cáo với giám đốc trung tâm về các hoạt động của trung tâm theo phân công cụ thể. Hiện nay, trung tâm TTTM của Vietinbank có 2 phó giám đốc được phân cơng trách nhiệm quản lý các bộ phận cụ thể. Đứng đầu các bộ phận là trưởng bộ phận, chịu trách nhiệm điều hành, tổ chức thực hiện nhiệm vụ của bộ phận, báo cáo trực tiếp và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của bộ phận trước giám đốc, phó giám đốc trung tâm phụ trách bộ phận mình. Bên dưới là các chun viên, kiểm
sốt viên và nhân viên trong b ộ phận làm việc độc lập, báo cáo trực tiếp cho trưởng bộ phận.
2.2.4. Quy trình phối hợp tác nghiệp tài trợ thương mại theo mơ hình tài trợ tập trung tại Vietinbank
Hoạt động theo mơ hình TTTM tập trung, trung tâm TTQT đóng vai trị chính trong việc thực hiện các nghiệp vụ TTTM chính theo các phương thức: nhờ thu, LC, bảo
lãnh.... Kênh phân phối chỉ tiếp nhận hồ sơ, bộ chứng từ gốc, phản hồi của khách hàng, hạch toán mua bán ngoại tệ trên tài khoản khách hàng. Sau đó, kênh phân phối chuyển ký quỹ và thanh tốn cho ngân hàng nước ngồi.
Trung tâm TTTM Vietinbank thực hiện thời gian làm việc đến 12 giờ/ngày (từ 8 giờ sáng đến 8 giờ tối chia thành 2 ca) nhằm đảm bảo tất cả các giao dịch sẽ được xử lý trọn vẹn trong ngày và khắc phục tình trạng chênh lệch múi giờ giữa các Quốc gia.
Giờ Cut off của trung tâm TTTM là 16h, các giao dịch thư tín dụng hợp lệ, đầy đủ
hồ sơ theo quy định của ngân hàng và được chi nhánh gửi lên trước thời điểm đó, sẽ được xử lý trong cùng ngày làm việc. Những giao dịch mà trung tâm nhận sau giờ cut off sẽ được xử lý vào ngày tiếp theo.
Bảng 2.3: Thời gian tối đa thực hiện nghiệp vụ kì vọng tại trung tâm TTTM
(Nguồn: Quy trình xử lý các nghiệp vụ TTQT và TTTM Vietinbank)
Ngoài sự nỗ lực của trung tâm TTTM trong việc đẩy nhanh tốc độ xử lý giao dịch thì chi nhánh cũng cần phấn đấu phối hợp tác nghiệp tốt để đạt hiệu quả cao nhất.
3 Phát hành sửa đổi L/C 1 ngày
4 Thông báo L/C và thông báo sửa đổi L/C 1 ngày
5 Kiểm tra chứng từ theo hình thức L/C 2 ngày
6 Gửi chứng từ địi tiền ½ ngày
trung bình chưa đến 5 phút, đây là một thành công của Vietinbank trong việc nâng cấp cơ sở hạ tầng kĩ thuật.
Sau đây mơ tả cụ thể quy trình phối hợp tác nghiệp giữa kênh phân phối và trung tâm TTTM theo các phương thức.
2.2.4.1. Tài trợ xuất khẩu
a/ Nhờ thu xuất khẩu
Sơ đồ 2.1. Quy trình tác nghiệp nghiệp vụ nhờ thu xuất khẩu
b/ Tín dụng chứng từ xuất khẩu
Sơ đồ 2.2. Quy trình tác nghiệp nghiệp vụ tín dụng chứng từ xuất khẩu
2.2.4.2. Tài trợ nhập khẩu
a/ Nhờ thu nhập khẩu
Sơ đồ 2.3. Quy trình tác nghiệp nghiệp vụ nhờ thu nhập khẩu
b/ Tín dụng chứng từ nhập khẩu
Sơ đồ 2.4. Quy trình tác nghiệp nghiệp vụ tín dụng chứng từ nhập khẩu
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VẬN DỤNG MƠ HÌNH TÀI TRỢ TẬP TRUNG TẠI
NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM 2.3.1. Ket quả đạt được
Thực trạng vận dụng mơ hình tài trợ tập trung đã cho thấy nỗ lực của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công thương Việt Nam trong việc xây dựng và quản lý vận hành mơ hình hiệu quả. Với những cố gắng đó, ngân hàng đã đạt được một số kết quả đáng ghi nhận sau đây:
2.3.1.1. Nâng cao hiệu quả hoạt động TTTM, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh
của Vietinbank trên trường quốc tế
Năm 2009, sau khi áp dụng mơ hình tập trung được một năm, doanh số tài trợ nhập
khẩu đạt 7.9 tỷ USD tăng 17% so với năm 2008; doanh số tài trợ xuất khẩu đạt 4.59 tỷ USD tăng 19.5% so với năm 2008. Ngân hàng cũng đã gia tăng thị phần doanh số TTTM
từ 8,7% năm 2008 lên 14% vào năm 2011, chỉ sau ba năm vận hành mơ hình. Và cho đến nay, sau gần mười năm đưa mơ hình vào hoạt động, doanh số TTTM đã đạt 54 tỷ USD, tăng 315% so với năm 2008, khẳng định lần nữa sự đúng đắn khi lựa chọn thực hiện tập trung hoạt động tài trợ thương mại của Vietinbank.
Nhờ những thành tích khơng thể phủ nhận đó, hoạt động TTTM của VietinBank đã được các ngân hàng hàng đầu thế giới trao tặng các giải thưởng danh giá. Trung tâm TTTM VietinBank đã vinh dự nhận giải thưởng “Ngân hàng đạt tỷ lệ tăng trưởng cao về tài trợ thương mại năm 2015” do Ngân hàng Wells Fargo trao tặng, giải thưởng “Quy
trình xử lý thông suốt 2016 - STP Award 2016” do Ngân hàng Bank of New York Mellon trao tặng. Đặc biệt năm 2017, tạp chí The Asian Banker (là tạp chí uy tín hàng đầu về lĩnh vực tài chính - ngân hàng tại khu vực Châu Á - Thái Bình Dương và Trung Đông) trao giải thưởng “Ngân hàng TTTM tốt nhất Việt Nam”. Đây là giải thưởng danh
giá từ The Asian Banker mà VietinBank nhận được sau 25 năm hoạt động TTTM. Những thành tựu và giải thưởng này một lần nữa khẳng định chất lượng dịch vụ TTQT và TTTM hàng đầu của VietinBank, giúp ngân hàng sánh vai cùng nhiều NH quốc tế uy tín tại Châu Á như: Deutsche Bank, JPMorgan Chase, BNP Paribas, Standard
Chartered, ANZ, HSBC... Điều này cho thấy sự cơng nhận của giới tài chính quốc tế đối với hoạt động TTTM cũng như vị thế của VietinBank trong khu vực.
2.3.1.2. Tăng hiệu quả cơng việc, giảm thiểu chi phí hoạt động
Với cấu trúc tổ chức chặt chẽ, mơ hình tập trung giúp tránh được sự chồng chéo trong
nghiệp vụ, từ đó nâng cao hiệu quả cơng việc. Sự tăng trưởng mạnh mẽ của số món giao
dịch và doanh số TTTM trong khi số lượng nhân sự lại không thay đổi nhiều là minh chứng
cho việc năng suất lao động tăng. Khi chưa áp dụng mơ hình tập trung, các giao dịch được
thực hiện bởi các nhân viên tại chi nhánh, vì vậy mà thường xảy ra hiện tượng quá tải, nhân
viên không thể đảm bảo được thời gian xử lý giao dịch tối ưu. Thời điểm mới áp dụng mơ
hình tập trung, thời gian cần thiết để xử lý một bộ chứng từ bị kéo dài hơn ở khâu kiểm tra
sơ bộ, lập bảng kê và chuyển chứng từ cho trung tâm TTTM, thơng thường mất trung bình
20 phút, tuy nhiên sau gần 10 năm áp dụng mơ hình, cơng nghệ đã được nâng cấp cải tiến
nhiều đã khiến thời gian này chỉ còn trung bình chưa đến 5 phút, từ đó thời gian thực hiện
một giao dịch được rút ngắn đáng kể, nâng cao hiệu suất cơng việc.
Ngồi ra, bộ máy tinh gọn về nhân sự, ứng dụng công nghệ cao, giảm thiểu được nhiều công việc giấy tờ thủ công, đẩy nhanh thời gian xử lý giao dịch giúp giảm thiểu chi
phí hoạt động cho ngân hàng so với thời kì dùng mơ hình phân tán công kềnh trước đây.
2.3.1.3. Công tác quản lý rủi ro tốt hơn
Các công nghệ quản trị dữ liệu tiên tiến cho phép giám sát và kiểm soát chặt chẽ thơng tin, dữ liệu, từ đó giảm thiểu rủi ro. VietinBank đã được JPMorgan Chase “Ngân hàng đạt chất lượng xử lý điện Tài trợ thương mại MT202 tốt nhất năm 2017” với tỷ lệ điện xử lý tự động 99,44% cho thấy tính chính xác trong tác nghiệp của ngân hàng cao nên tỷ lệ rủi ro xảy ra được giảm thiểu. Mặt khác, mơ hình tập trung cho phép Hội sở và
chi nhánh kiểm soát chéo lẫn nhau, giúp dễ nhận biết các sai sót tồn tại, từ đó có quyết định xử lý thích hợp. Thêm nữa, bộ phận kiểm sốt nội bộ ln hoạt động tích cực nhằm
phát hiện ra sai phạm một cách nhanh nhất, giúp giảm thiểu rủi ro đáng kể. Theo ghi nhận, số lượng rủi ro do quy trình, quy định gây ra năm 2014 là 20 vụ, năm 2015 là 22 vụ nhưng đến năm 2017 đã được kiểm sốt xuống cịn 17 vụ, cho thấy nỗ lực của ngân hàng trong việc liên tục đổi mới quy trình nghiệp vụ một cách hợp lí, thơng suốt hơn để hạn chế rủi ro tốt nhất. Và một dấu hiệu đáng mừng nữa, là trong giai đoạn 2014-2017 không ghi nhận các trường hợp phát sinh rủi ro do đạo đức nhân viên, có thể thấy được ưu điểm của mơ hình khi bộ phận tác nghiệp được tách ra khỏi bộ phận tiếp xúc khách
hàng, từ đó ngăn chặn hành vi giao kết bất hợp pháp.
2.3.1.4. Phát triển được các kênh phân phối và các sản phẩm mới
Với đặc thù về sự chun mơn hóa cao của mơ hình tập trung, ngân hàng phát triển
được các chi nhánh có nhiệm vụ chuyên biệt về tư vấn và chăm sóc khách hàng, bán các
sản phẩm mới ra thị trường. Hiện Vietinbank đã bắt đầu phát triển ra thị trường thế giới với 2 chi nhánh tại Đức, 1 văn phòng đại diện tại Myanmar và 1 ngân hàng 100% vốn tại Lào (với 1 Trụ sở chính, 1 Chi nhánh Champasak, 1 Phịng giao dịch Viêng Chăn). Nhờ uy tín của mình trên thị trường quốc tế, Vietinbank đã mở rộng được mối quan hệ đại lý với hơn 1.000 định chế tài chính ở hơn 90 quốc gia, đặc biệt có quan hệ đối tác lâu năm trong lĩnh vực TTTM với các ngân hàng và định chế tài chính lớn như Tổ chức Tài chính Quốc tế (International Finance Corporation - IFC), Commerzbank, Wells Fargo, Bank of New York Mellon, JPMorgan Chase, Bank of Tokyo - Mitsubishi UFJ... Chính vì áp dụng mơ hình tài trợ tập trung, tạo nên sự đồng bộ trong cơ cấu hoạt động với các ngân hàng trên thế giới mà Vietinbank đã thúc đẩy được sự hợp tác sâu rộng trong nghiên cứu, phát triển sản phẩm dịch vụ, cho ra mắt những sản phẩm mới chuẩn quốc tế như Deffered UPAS LC, UPAS LC, tài trợ chuỗi cung ứng. Với sự quản lý thống nhất, tập trung của mơ hình, việc phát triển sản phẩm mới trở nên dễ dàng hơn,
các quyết định về sản phẩm mới cũng được thực hiện một cách nhanh chóng và kịp thời
trên mọi kênh phân phối của ngân hàng.
2.3.1.5. Chất lượng dịch vụ đồng đều mang lại sự hài lòng cho khách hàng
Trung tâm TTTM được kết nối với mạng lưới các chi nhánh bằng hệ thống thông tin nội bộ, kết nối nhanh và an toàn. Nghiệp vụ được xử lý tập trung đem đến chất lượng
đồng đều, xuyên suốt và ít bị gián đoạn. Khách hàng được hưởng chất lượng dịch vụ như nhau ở tất cả các chi nhánh, khơng cịn việc phải đi xa để tìm kiếm một chi nhánh có chất lượng tốt hơn như trước đây nữa. Các khảo sát về mức độ hài lòng của khách hàng với dịch vụ TTTM do trung tâm TTTM thực hiện qua các năm ln đạt trung bình 98%, cho thấy Vietinbank đang ngày càng gây dựng được uy tín trong lịng khách hàng,
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1. Hạn chế
Việc có phát huy được hết ưu điểm của mơ hình hay khơng phụ thuộc nhiều vào các quy trình, quy định mà ngân hàng sử dụng, trình độ nghiệp vụ của đội ngũ nhân sự, cơ chế quản lý rủi ro và nền tảng công nghệ thông tin ngân hàng xây dựng. Bên cạnh những kết quả đã đạt được, thì mơ hình tài trợ tập trung của Vietinbank vẫn cịn tồn tại một số hạn chế cơ bản như sau:
Thứ nhất, thời gian xử lý giao dịch còn chậm, chưa đáp ứng được yêu cầu kì vọng
của việc triển khai mơ hình tập trung
Về mặt lý thuyết, triển khai mơ hình tập trung mang đến hiệu quả cơng việc cao do quy trình được thiết kế chặt chẽ và thông suốt, nền tảng cơng nghệ cao cùng sự chun mơn hóa trong phân cơng nghiệp vụ tạo điều kiện cải thiện năng suất lao động nhờ đó đẩy nhanh được tốc độ giao dịch. Tuy nhiên, thời gian xử lý giao dịch tại Vietinbank hiện nay vẫn cịn chậm, chưa đáp ứng được kì vọng của việc áp dụng mơ hình tập trung cũng như thỏa mãn được yêu cầu của khách hàng.
Thứ hai, đường truyền thông tin giữa chi nhánh và hội sở chưa thông suốt
Trong mơ hình tập trung, sự trao đổi thơng tin giữa chi nhánh và hội sở là vô cùng quan trọng, nếu thơng tin khơng được thơng suốt sẽ gây khó khăn cho q trình tác nghiệp, mang đến những rủi ro khơng lường trước được. Vietinbank đã đầu tư nhiều công nghệ cao, tuy nhiên hiện tại vẫn xảy ra tình trạng ách tắc, thơng tin trung chuyển bị chậm hoặc thất lạc khi hệ thống quá tải về số lượng giao dịch.
Thứ ba, thông tin tư vấn giữa chi nhánh và hội sở chưa đồng nhất
Tài trợ thương mại là hoạt động mang tính phức tạp, vì vậy rất cần sự tư vấn từ phía ngân hàng để khách hàng có thể hồn thành tốt được giao dịch của mình. Tuy nhiên,
hiện nay tại Vietinbank, khách hàng thường rất bối rối khi nhận được sự tư vấn khác nhau từ nhân viên chi nhánh và nhân viên tại hội sở, điều này ảnh hưởng nhiều đến thời gian và công việc của khách hàng. Chất lượng tư vấn của nhân viên tại chi nhánh còn hạn chế, trong khi nhân viên chi nhánh là người trực tiếp gặp gỡ tiếp xúc khách hàng, là
cầu nối giữa khách hàng với trung tâm xử lý. Sự thiếu chuyên nghiệp này của Vietinbank
2.3.2.2. Nguyên nhân của hạn chế
a/ Nguyên nhân chủ quan
Thứ nhất, quy trình cịn chưa tối ưu, rườm rà và trùng lắp nhiều công đoạn
Vietinbank đang thực hiện công đoạn kiểm tra và thẩm định hồ sơ ít nhất hai lần, một qua nhân viên tại chi nhánh và một qua nhân viên tại hội sở. Khâu thẩm định trùng lặp này đã khiến thời gian thực hiện giao dịch bị kéo dài. Ví dụ như trong nghiệp vụ tín dụng chứng từ nhập khẩu, nhân viên tại chi nhánh tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính trùng khớp của số lượng và loại chứng từ, rà soát các yếu tố cấm vận của giao dịch, thẩm định
và ra quyết định phát hành LC nếu LC thuộc thẩm quyền phê duyệt tín dụng của chi nhánh, sau đó gửi bộ hồ sơ lên trung tâm TTTM và chờ kết quả xử lý, thẩm định lại. Trách nhiệm của nhân viên tại chi nhánh và hội sở trong khâu thẩm định này là như nhau. Sự chồng chéo về trách nhiệm này không những không đem lại sự chặt chẽ thêm cho quy trình như mong đợi, mà cịn tạo nên tâm lý ỷ lại, chủ quan khiến các sai sót rất dễ xảy ra.
Thời gian làm việc quy định cũng gây khó khăn trong q trình tác nghiệp. Khi chi nhánh làm việc từ 8 giờ đến 17 giờ thì trung tâm TTTM làm việc từ 8 giờ đến 20 giờ. Các bộ hồ sơ đã được trung tâm TTTM xử lý và chuyển về chi nhánh sau 17 giờ đều phải đợi đến 8 giờ sáng ngày hơm sau mới có thể phản hồi nếu nhân viên tại chi nhánh phát hiện có sai sót, và điều này nhiều khi dẫn đến trường hợp khơng kịp sửa đổi sai sót do đã đến thời hạn quy định trong các thông lệ quốc tế.
Thứ hai, nền tảng công nghệ kĩ thuật cịn chưa hồn thiện
Hệ thống Core Banking mới được thay thế tuy mang lại hiệu quả cao nhưng cịn chưa hồn thiện, vẫn phát sinh những lỗi nhỏ khi vận hành. Quá trình chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang còn chưa triệt để, vẫn để mất mát hoặc thiếu dữ liệu, gây khó khăn trong việc dị tìm và làm lỗi hệ thống. Ngồi ra, các cơng nghệ phụ trợ khi tích hợp vào