Công tác tổ chức thu, chi BHXH Thành phố Hà Nội

CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU

3.2. Phân tích quản lýtài chính của BHXH TP Hà Nội

3.2.2. Công tác tổ chức thu, chi BHXH Thành phố Hà Nội

Tổ chức thu của BHXH Hà Nội đã đƣợc thực hiện khá tốt. Hàng tháng, cơ quan BHXH tiến hành thông báo nợ BHXH đến các chủ sử dụng lao động, tăng cƣờng công tác tuyên truyền cho chủ sử dụng lao động, ngƣời lao động có nhận thức đầy đủ, đúng đắn về công tác BHXH thông qua các phƣơng tiện thông tin đại chúng nhƣ: truyền hình, đài, báo… Cơ quan BHXH biểu dƣơng kịp thời các đơn vị làm tốt công tác BHXH đồng thời đƣa ra công luận các đơn vị cố tình khơng thực hiện nghĩa vụ nộp BHXH, nợ đọng BHXH kéo dài. Mặt khác, công tác cấp, quản lý và kiểm tra cấp sổ BHXH đƣợc BHXH Hà Nội coi trọng, xác định sổ BHXH là một trong những công cụ quan trọng trong quản lý thu BHXH của ngƣời lao động, của đơn vị. Đây cũng là cơ sở gắn việc thực hiện nghĩa vụ trích nộp BHXH với quyền lợi đƣợc hƣởng các chế độ BHXH. Hơn nữa cơ quan BHXH cử cán bộ chuyên quản thu BHXH thƣờng xuyên bám sát doanh nghiệp đôn đốc thực hiện nộp BHXH. Đồng thời tổ chức làm việc trực tiếp với các đơn vị nợ đọng BHXH để cùng đơn vị

tháo gỡ khó khăn, trên cơ sở giúp doanh nghiệp hiểu rõ và nhận thức đúng đắn về công tác BHXH từ đó doanh nghiệp cam kết việc thực hiện nộp BHXH. Ngoài ra, cơ quan BHXH còn triệt để áp dụng nguyên tắc có thu nộp BHXH đầy đủ mới giải quyết chế độ chính sách BHXH.

Với những biện pháp nói trên tổ chức thu của BHXH Hà Nội đã đạt đƣợc những kết quả quan trọng. Số tiền thu BHXH ngày càng tăng liên tục qua các năm.

Tuy nhiên, vẫn còn nhiều doanh nghiệp nợ tiền BHXH, chủ yếu tập trung ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Số tiền BHXH nợ đọng còn khá lớn. Tại thời điểm 31/12/2016, tổng dƣ nợ của BHXH Hà Nội là 108,7 tỷ, trong đó khối các doanh nghiệp nợ 86,9 tỷ, chiếm 79,3% tổng số nợ BHXH của cả Thành phố.

Để thực hiện chi trả chế độ BHXH chính xác kịp thời, trƣớc hết cần phải quản lý đối tƣợng chi trả.

Về quản lý đối tượng chi trả chế độ BHXH

Đối tƣợng đƣợc chi trả chế độ BHXH gồm hai loại là đối tƣợng hƣởng chế độ BHXH dài hạn và đối tƣợng hƣởng chế độ BHXH ngắn hạn.

Đối tƣợng hƣởng chế độ BHXH dài hạn bao gồm những ngƣời hƣởng các chế độ hƣu trí, mất sức, tai nạn lao động - bệnh nghề nghiêp, tử tuất. Các đối tƣợng đƣợc hƣởng chế độ BHXH dài hạn ở Hà Nội khá đông, thƣờng xuyên có biến động về số lƣợng do tăng mới bổ sung, chết hoặc hết thời hạn đƣợc hƣởng chế độ BHXH. Do đó, quản lý đối tƣợng đƣợc chi trả BHXH dài hạn khá phức tạp. Trƣớc đây, (từ năm 1995 đến 1998), việc chi trả chế độ BHXH đƣợc cơ quan BHXH uỷ quyền cho các xã, phƣờng. Danh sách đối tƣợng đƣợc hƣởng chế độ BHXH do xã, phƣờng lập. Do số lƣợng đối tƣợng loại này rất lớn, không có nhiều biến động nên việc đối chiếu hồ sơ và danh sách chi trả rất phức tạp và tốn nhiều công sức và không tránh khỏi sai sót. Từ năm 1998 đến nay, BHXH đã triển khai chƣơng trình quản lý đối tƣợng chi trả bằng phần mềm máy tính, đồng thời thực hiện việc in danh sách chi trả tại BHXH Thành phố, với tổng số 162.000 ngƣời đƣợc hƣởng chế độ BHXH dài hạn. Việc đổi mới quản lý đối tƣợng chi trả BHXH đã hạn chế đƣợc nhiều sai sót và giảm thiểu đƣợc thời gian và sức lực của những ngƣời quản lý đối tƣợng khi đối chiếu giữa hồ sơ và danh sách chi trả thực tế. Cùng với việc quản lý đối tƣợng bằng

máy tính, BHXH Hà Nội cịn chỉ đạo BHXH cấp huyện đối chiếu giữa danh sách chi trả và hồ sơ lƣu tại huyện. Trƣờng hợp thiếu hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ thực hiện sao lục tại phòng Tiếp nhận và quản lý hồ sơ BHXH Thành phố.

Bên cạnh việc quản lý đối tƣợng hƣởng các chế độ BHXH dài hạn, BHXH còn phải quản lý chi trả đối tƣợng hƣởng các chế độ BHXH ngắn hạn. Đối tƣợng này gồm những ngƣời hƣởng trợ cấp ốm đau, trợ cấp thai sản, dƣỡng sức phục hồi sức khoẻ, hƣởng trợ cấp một lần và truy lĩnh. Những ngƣời đƣợc hƣởng trợ cấp BHXH ngắn hạn (ốm đau) đây là những ngƣời lao động đang tham gia BHXH không may bị ốm đau hoặc ngƣời lao động con ốm phải nghỉ việc. Cơ quan BHXH phải thanh toán trợ cấp BHXH trong thời gian ngƣời lao động nghỉ ốm. Chế độ BHXH thai sản đƣợc áp dụng đối với lao động nữ mang thai; lao động nữ sinh con; ngƣời lao động nhận nuôi con nuôi dƣới bốn tháng tuổi; ngƣời lao động đặt vòng tránh thai, thực hiện các biện pháp triệt sản. Chế độ BHXH nghỉ dƣỡng sức đƣợc áp dụng đối với ngƣời lao động sau thời gian nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp vẫn chƣa phục hồi sức khoẻ.

Trong thời gian vừa qua, việc quản lý đối tƣợng chi trả BHXH ở BHXH Hà Nội đã đạt đƣợc nhiều kết quả tốt, đã phát hiện nhiều trƣờng hợp hƣởng quá thời hạn quy định nhƣ mất sức lao động, tuất quá tuổi... Tuy nhiên, việc quản lý đối tƣợng đƣợc hƣởng BHXH ở Hà nội còn gặp một số khó khăn, hạn chế. Hệ thống tài liệu quản lý đối tƣợng chƣa có đủ dữ liệu để nhận diện đối tƣợng nhất là những trƣờng hợp đối tƣợng ở vùng sâu, vùng xa bị chết rất khó quản lý.

Về phương thức chi trả chế độ BHXH

Hiện nay hàng tháng, BHXH Hà Nội tổ chức cấp phát cho BHXH các quận huyện, thị, thành phố với số tiền 80 tỷ đồng dùng để chi trả cho các loại đối tƣợng hƣởng BHXH. Việc tổ chức chi trả đƣợc thực hiện theo hai phƣơng thức chính là chi trả trực tiếp và chi trả gián tiếp. Chi trả trực tiếp là việc cơ quan BHXH các cấp trực tiếp chi trả chế độ BHXH đến từng đối tƣợng hƣởng BHXH. Chi trả gián tiếp là việc cơ quan BHXH thông qua các đại lý ở xã, phƣờng và đơn vị sử dụng lao động uỷ quyền thanh toán chi trả các khoản trợ cấp BHXH cho ngƣời hƣởng chế độ BHXH.

Về phƣơng thức chi trả các chế độ BHXH dài hạn, BHXH Hà Nội đã phân cấp cho BHXH cấp huyện tổ chức thực hiện. Hầu hết các cơ quan BHXH cấp huyện ở Hà Nội đều áp dụng hai phƣơng thức chi trả chế độ BHXH dài hạn. Một là, phƣơng thức chi trả trực tiếp, do cán bộ cơ quan BHXH trực tiếp thực hiện. Hai là, phƣơng thức chi trả gián tiếp, cơ quan BHXH chi trả thông qua các đại lý ở các xã, phƣờng. Cơ quan BHXH, quận, huyện ký hợp đồng uỷ quyền cho các đại lý chi trả chế độ cho các đối tƣợng.

Trong thời gian qua, việc tổ chức quản lý và thực hiện chi trả các chế độ của BHXH Hà Nội về cơ bản đã đáp ứng yêu cầu của các đối tƣợng. Tuy nhiên, trong thực hiện chi trả vẫn còn khó khăn đó là hàng tháng Hà Nội phải chi trả một số lƣợng tiền mặt lớn, nhất là vào những dịp tết Nguyên đán phải chi 2 tháng lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH trƣớc tết cho đối tƣợng hƣởng BHXH. Trong khi đó, tội phạm trên địa bàn ngày càng có xu hƣớng gia tăng, phƣơng tiện quản lý an toàn tiền mặt trong quá trình chi trả chƣa đảm bảo. BHXH cấp huyện không có phƣơng tiện vận chuyển tiền đi chi trả phải đi thuê phƣơng tiện hàng tháng. Đối tƣợng đến nhận lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH nhƣng không có sổ lĩnh tiền lƣơng nên việc chi trả gặp khó khăn khi thực hiện nhƣ xếp thứ tự, nhận diện đối tƣợng. Một vấn đề nữa là các đối tƣợng nhận lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH cũng đồng thời là đối tƣợng ngƣời có công. Trong khi đó, chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH do ngành BHXH thực hiện cịn chi trả trợ cấp ngƣời có cơng do ngành lao động thƣơng binh và xã hội thực hiện. Lịch chi trả hai loại chế độ này thƣờng lệch nhau. Do đó, các đối tƣợng hƣởng chế độ phải đi lĩnh hai lần, rất mất thời gian và công sức.

Dù là chi trả trực tiếp hay chi trả gián tiếp, một yêu cầu đặt ra là việc chi trả phải đảm bảo nhanh, thanh quyết toán kịp thời, tiền chi trả đảm bảo đủ, đúng, đến tận tay đối tƣợng. Thực tế quản lý chi trả của BHXH Hà Nội thời gian qua đã đạt đƣợc yêu cầu đó.

Về phƣơng thức chi trả chế độ BHXH ngắn hạn (ốm đau, thai sản, nghỉ dƣỡng sức), cơ quan BHXH Hà Nội đã uỷ quyền cho các đơn vị sử dụng lao động thực hiện chi trả cho ngƣời lao động của đơn vị.

Đối với chi trả chế độ trợ cấp một lần và truy lĩnh, BHXH Thành phố phân cấp toàn bộ cho BHXH cấp huyện thực hiện các khoản chi đó. Các chế độ đó gồm: Trợ cấp lần đầu cho ngƣời lao động có thời gian công tác trên 30 năm đối với nam và trên 25 năm đối với nữ; chi 1 lần cho ngƣời lao động chƣa đủ điều kiện nghỉ hƣu; trợ cấp tử tuất một lần và mai táng phí của ngƣời đang lao động hoặc nghỉ hƣu chết; trợ cấp tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp một lần cho cán bộ công chức tại chức, bị tai nạn hoặc bệnh nghề nghiệp; chi truy lĩnh điều chỉnh chế độ cho đối tƣợng đã hƣởng trợ cấp hàng tháng theo chính sách Nhà nƣớc.

Hàng tháng, trên cơ sở danh sách đối tƣợng hƣởng chế độ BHXH của tháng trƣớc cộng với phát sinh tăng giảm đối tƣợng hƣởng chế độ BHXH của tháng này, phịng chế độ chính sách lập danh sách chi trả đối tƣợng hƣởng BHXH của tháng này chuyển BHXH huyện để chi trả(1). Căn cứ vào tổng số tiền phải chi trả cho đối tƣợng hƣởng BHXH trong tháng, phịng Kế hoạch - Tài chính cấp kinh phí cho huyện để thực hiện chi trả cho đối tƣợng hƣởng BHXH(2). BHXH huyện tạm ứng kinh phí cho các đại lý để chi trả trực tiếp cho đối tƣợng hƣởng chế độ BHXH (đại diện chi trả ở đây có thể là cán bộ cơ quan BHXH đƣợc giao nhiệm vụ chi trả trực tiếp cho đối tƣợng hƣởng BHXH hoặc là các đại lý ký hợp đồng với cơ quan BHXH)(3). Các đại lý chi trả thực hiện chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH cho ngƣời thụ hƣởng theo danh sách đã đƣợc lập. Đối tƣợng hƣởng chế độ BHXH phải trực tiếp ký nhận vào danh sách chi trả và nhận tiền. Trƣờng hợp ngƣời đƣợc hƣởng chế độ BHXH, vì lý do nào đó, khơng đến nhận tiền đƣợc, phải uỷ quyền cho ngƣời khác lĩnh thay(4). Sau khi chi trả, các đại lý chi trả quyết toán với BHXH huyện và nộp danh sách chi trả của từng loại (một loại do Ngân sách Nhà nƣớc đảm bảo và một loại do Quỹ BHXH đảm bảo)(5). Cuối tháng, BHXH huyện tổng hợp và báo cáo tổng hợp số liệu đã chi trả cho đối tƣợng hƣỏng BHXH trong tháng với BHXH Thành phố. Việc chi trả phải bảo đảm không để tồn dƣ lớn tại BHXH huyện(6). Cuối quý, BHXH Thành phố tổng hợp kinh phí tồn Thành phố và báo cáo quyết toán về BHXH Việt Nam(7). Việc thẩm tra báo cáo quyết toán nhƣ hiện nay đã từng

bƣớc khắc phục đƣợc những yếu kém trong công tác báo cáo quyết toán, thống kê và hạch toán kế toán.

Việc tổ chức chi trả chế độ BHXH ở Hà Nội đã đƣợc thực hiện theo đúng quy định về quy trình chi trả. Cơ quan quản lý chi trả BHXH Hà Nội đã đảm bảo chi trả kịp thời, đúng kỳ và đủ số lƣợng cho các đối tƣợng. Qua thống kê việc chi trả chế độ BHXH dài hạn tại 12 huyện, thành phố, thị xã ở Hà Nội, thời gian chi trả chế độ BHXH đã đƣợc thực hiện trong khoảng từ 3 đến 5 ngày. Phần đông các đối tƣợng hƣởng chế độ BHXH đều thực hiện đúng quy định về quy trình chi trả chế độ BHXH dài hạn. Tuy nhiên, vẫn còn một số đối tƣợng chƣa chấp hành nghiêm quy định này. BHXH Hà Nội đã tạm dừng chi trả chế độ BHXH dài hạn đối với một số trƣờng hợp đối tƣợng không trực tiếp nhận chế độ trong thời gian quá sáu tháng và không uỷ quyền cho ngƣời khác nhận.

Quy định về quy trình chi trả chế độ BHXH ngắn hạn (ốm đau, thai sản và nghỉ dƣỡng sức) có thay đổi ở các thời kỳ khác nhau. Từ 1/1/2007 trở về trƣớc, thời kỳ chƣa có Luật BHXH, quy trình chi trả ốm đau, thai sản và nghỉ dƣỡng sức đƣợc thực hiện nhƣ sau:

Kinh phí chi chế độ ốm đau, thai sản và dƣỡng sức đƣợc tập trung về cơ quan BHXH. Căn cứ vào thực tế ốm đau, thai sản, dƣỡng sức thực tế của đơn vị mình, đơn vị sử dụng lao động lập hồ sơ theo quy định tại Quyết định số 1584/1999/QĐ- BHXH, ngày 24/6/1999 của Tổng giám đốc BHXH Việt Nam, nộp cơ quan BHXH. Hồ sơ gồm các chứng từ nhƣ giấy chứng nhận nghỉ việc hƣởng BHXH, giấy ra viện, giấy khai sinh…Đồng thời, đơn vị sử dụng lao động lập danh sách lao động của đơn vị đƣợc hƣởng các chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dƣỡng sức nộp cho cơ quan BHXH. Sau khi thẩm định hồ sơ do đơn vị gửi lên, cơ quan BHXH cấp kinh phí, uỷ quyền cho đơn vị sử dụng lao động chi trả kịp thời cho ngƣời lao động. Cơ quan BHXH đƣợc phân cấp thu và ghi sổ BHXH cho đơn vị nào sẽ chịu trách nhiệm chi trả trợ cấp ốm đau, thai sản cho ngƣời lao động ở đơn vị đó, khơng khốn chi thanh toán trên cơ sở chứng từ.

Từ sau 01/01/2007, khi Luật BHXH đƣợc thực hiện, quy trình chi trả ốm đau, thai sản, nghỉ dƣỡng sức đƣợc điều chỉnh. Kinh phí chi chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dƣỡng sức cho ngƣời lao động ở các đơn vị sử dụng lao động đƣợc trích lại 2% trong tổng số 20% quỹ lƣơng phải nộp cơ quan BHXH và để lại tại đơn vị sử dụng lao động. Chế độ BHXH nghỉ dƣỡng sức gắn với chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp chỉ đƣợc xét duyệt đối với những ngƣời sau ốm đau, thai sản mà sức khoẻ chƣa bình phục. Căn cứ vào thực tế ốm đau, thai sản và chứng từ phát sinh, đơn vị sử dụng lao động dùng 2% kinh phí để lại, để chi trả kịp thời cho ngƣời lao động. Cuối quý, đơn vị sử dụng lao động lập hồ sơ quyết toán với cơ quan BHXH theo quy định tại Quyết định số 845/QĐ-BHXH ngày 18/6/2007. Sau khi thẩm định hồ sơ mà đơn vị gửi lên, cơ quan BHXH cấp bù chênh lệch kinh phí, nếu số kinh phí 2% để lại cho đơn vị sử dụng lao động không đủ chi trong quý. Nếu số 2% kinh phí để lại khơng chi trả hết đƣợc thì đơn vị sử dụng lao động phải nộp lên cơ quan BHXH vào đầu quý tiếp theo.