CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ
1.2. Cơ sở lí luận
1.2.4. Những nguyên tắc đối với việc thiết kế cơ cấu tổ chức
1.2.4.1. Nguyên tắc xác định theo chức năng.
Mỗi vị trí, bộ phận trong cơ cấu tổ chức phải đƣợc xác định một cách rõ ràng, chính xác quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ của mình. Từ đó, mỗi bộ phận phải hồn thành cơng việc của mình một cách tối ƣu. Cũng với ngun tắc này, thì mỗi ngƣời có trách nhiệm riêng và họ có thể đóng góp hết khả năng của mình vào cơng việc đƣợc giao. Việc quy trách nhiệm cho những sai phạm cũng dễ dàng hơn.
1.2.4.2. Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn.
Trao quyền hạn cho ngƣời quản lý, tức là giao công cụ cho họ làm việc, giúp họ có thể hồn thành nhiệm vụ đƣợc giao. Tuy nhiên, quyền hạn đƣợc giao phải tƣơng xứng với nhiệm vụ của họ. Tránh tình trạng lạm dụng quyền hạn để làm việc tƣ, vi phạm quyền hạn của mình.
1.2.4.3. Nguyên tắc bậc thang.
Tuyến quyền hạn từ ngƣời quản lý tới cấp dƣới càng cụ thể, rành mạch, rõ ràng thì q trình thơng tin sẽ càng có hiệu quả. Đặc biệt, với nguyên tắc này, ngƣời đƣợc giao nhiệm vụ sẽ biết quyền hạn và trách nhiệm của họ với công việc mà họ đảm nhiệm. Nâng cao tính tự giác của họ.
1.2.4.4. Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh.
Mệnh lệnh phải đƣợc thống nhất từ cấp trên xuống cấp dƣới. Một cá nhân có thể phải đảm đƣơng nhiều nhiệm vụ. Và ngƣời đƣợc giao nhiệm vụ cũng có thể là từ nhiều cấp trên khác nhau trong cùng một lúc. Chính vì vậy, nhầm lẫn là khó tránh khỏi. Khi đó, cần cẩn thận tránh chủ quan, dễ dẫn đến mâu thuẫn cả về quyền hạn và trách nhiệm.
1.2.4.5. Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc.
Quyền hạn và trách nhiệm đƣợc giao cụ thể cho từng ngƣời. Do đó, sự phân quyền sẽ phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho những ngƣời đƣợc giao nhiệm vụ. Tránh lạm dụng quyền hạn, không đƣợc ra các quyết định vƣợt quá quyền hạn của mình. Tránh lịng tham vì lợi ích cá nhân mà làm thiệt hại đến lợi ích của tập thể. Để công việc đạt đƣợc hiệu quả cao thì cần có sự uỷ quyền rõ ràng. Từ đó, tổ chức có thể quy trách nhiệm cho từng ngƣời.
1.2.4.6. Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm.
Do tính chất của cơng việc và những khía cạnh về tính tối ƣu trong quản lý nên quyền hạn và trách nhiệm phải tƣơng xứng với nhau. Quyền hạn là một quyền cụ thể để tiến hành những công việc đƣợc giao và trách nhiệm là nghĩa vụ phải hoàn thành chúng. Trách nhiệm về các hành động không thể lớn hơn trách nhiệm nằm trong quyền hạn đƣợc giao phó, cũng khơng thể nhỏ hơn trách nhiệm nằm trong quyền hạn đƣợc giao phó.
1.2.4.7. Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm.
Khi đƣợc giao trách nhiệm của cấp đƣới, thì cấp dƣới phải chịu trách nhiệm về nhiệm vụ trƣớc cấp trên. Tuy nhiên, cấp trên cũng phải chỉ đạo cấp dƣới, chịu trách nhiệm về cơng việc mà mình đã giao cho cấp dƣới.
1.2.4.8. Nguyên tắc quản lý sự thay đổi.
Tổ chức phải đảm bảo tính linh hoạt, phản ứng trƣớc sự thay đổi của tổ chức. Tổ chức nào đƣợc xây dựng cứng nhắc, thủ tục phức tạp, hay các tuyến phân chia bộ phận q vững chắc, đều có nguy cơ khơng có khả năng thích nghi trƣớc thách thức của mơi trƣờng. Vì vậy, tổ chức khó có thể đứng vững.
1.2.4.9. Nguyên tắc cân bằng.
Mọi lĩnh vực đều cần áp dụng nguyên tắc này. Vì chỉ có vậy mới đảm bảo cho tổ chức phát triển lành mạnh, phát huy đƣợc tối đa khả năng sáng tạo của các thành viên. Trong quá trình quản lý, các nguyên tắc hay biện pháp phải cân đối, căn cứ vào toàn bộ kết quả của cơ cấu trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.