CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ
1.2. Cơ sở lí luận
1.2.8. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
1.2.8.1. Nội dung phân tích cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có rất nhiều nội dung, sau đây là các nội dung chủ yếu:
- Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy quản lý cần hƣớng tới
và đạt đƣợc. Mục tiêu của bộ máy quản lý phải thống nhất với mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,
- Xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấp quản lý, phụ thuộc vào
quy mô của bộ máy quản lý, hệ thống các chức năng nhiệm vụ đã xác định và việc phân công hợp tác lao động quản lý. Trong cơ cấu quản lý có hai nội dung thống nhất nhau, đó là khâu quản lý và cấp quản lý.
- Xác định mơ hình quản lý: Mơ hình quản lý là sự định hình các quan hệ của
một cơ cấu quản lý trong đó xác định các cấp, các khâu, mối liên hệ thống nhất giữa chúng trong một hệ thống quản lý, về truyền thống có mơ hình quản lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mƣu và các kiểu phối hợp giữa chúng.
- Xây dựng lực lƣợng thực hiện các chức năng quản lý căn cứ vào quy mơ sản xuất kinh doanh, từ đó xác định quy mơ của bộ máy quản lý và trình độ của lực lƣợng lao động và phƣơng thức sắp xếp họ trong guồng máy quản lý, vào mơ hình tổ chức đƣợc áp dụng, vào loại công nghệ quản lý đƣợc áp dụng, vào tổ chức và thông tin ra quyết định quản lý.
1.2.8.2. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Quá trình xây dựng và hồn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau:
- Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều đƣợc thiết
lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, ln đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp.
- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng
thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng nhƣ ngồi hệ thống.
- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác
của thơng tin đƣợc xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo đƣợc sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp.
- Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đƣợc tổ chức sao cho chi
phí bỏ ra trong q trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhƣng phải đạt hiệu quả cao nhất.
- Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát đƣợc hệ
thống thơng tin, thơng tin khơng đƣợc rị rỉ ra ngồi dƣới bất kỳ hình thức nào. Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp.
1.2.8.3. Quy trình hồn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Một tổ chức muốn hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thƣờng trải qua 4 bƣớc sau:
Bước 1: Nghiên cứu chiến lƣợc và các yếu tố khác ảnh hƣởng lên cơ cấu tổ
chức.
- Mức độ chun mơn hố của cơ cấu sâu nhƣ thế nào và quá trình chuyên mơn hóa để xác định danh mục hoạt động của cơ cấu.
- Tiêu chí nào sử dụng để phân chia bộ phận thành các mơ hình hợp nhóm
cơng việc. Tầm quản lý là bao nhiêu. Mơ hình phân chia quyền hạn trong cơ cấu.
- Mức độ tập quyền và phân quyền để từ đó biết đƣợc thẩm quyền ra quyết
định nằm ở đâu. Sử dụng cơ chế phối hợp nhƣ thế nào.
Bước 2: Phân chia công việc theo logic sau:
Phân tích mục tiêu, kế hoạch -> Tập hợp các chức năng -> Tập hợp các công việc.
Kết quả của bƣớc này là các nhiệm vụ, chức năng, công việc cần thực hiện để đạt mục tiêu.
Bước 3: Hình thành các bộ phận, phân hệ thơng qua cơ cấu tổ chức.
Việc hình thành các bộ phận thơng qua tổng hợp hai công việc dựa trên những quan điểm mang tính nguyên tắc ở bƣớc 1, ngƣời ta tiến hành một số công việc:
- Bộ phận hố.
- Hình thành các bậc quản lý dựa vào tầm quản lý và tiêu chí hợp nhóm các
bộ phận.
- Giao quyền hạn cho các bộ phận cần xác định ai có quyền ra quyết định đối
với ai, hay ai phải báo ai.
- Phối hợp các bộ phận lại với nhau; Xây dựng cơ chế phối hợp; Cơ chế giám
sát sự phân phối; Xây dựng các công cụ sử dụng để tiến hành phối hợp.
Bước 4: Thể chế hoá cơ cấu.
Đây là bƣớc công bố cơ cấu tổ chức để mọi ngƣời trong công ty hiểu và nắm rõ để từ đó làm cho cơ cấu mới hoạt động có hiệu quả. Trong bƣớc này sử dụng các công cụ: Sơ đồ cơ cấu tổ chức, Bản mơ tả vị trí công tác và Sơ đồ giao quyền quyết định để thực hiện những mục tiêu đã đặt ra.
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức: Đƣợc dùng để xác định các bộ phận, vị trí quản lý và
- Bảng mơ tả vị trí cơng tác:
+ Dùng để mơ tả một vị trí trong cơ cấu, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm,
điều kiện làm việc, các yêu cầu kỹ năng, phẩm chất, ngoại hình.
+ Mục đích của bảng mơ tả vị trí cơng tác là giảm chồng chất về chức năng,
nó cịn là căn cứ để bồi dƣỡng, đánh giá và kiểm tra nhân lực.
- Sơ đồ quyền hạn trách nhiệm: Dùng để xác định quyền ra quyết định của các nhà quản lý trong việc thực hiện và mối quan hệ của họ trong quy trình ra quyết định.