CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ
1.2. Cơ sở lí luận
1.2.6. Các nhân tố ảnh hƣởng tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Khi hồn thiện cơ cấu quản lý, cũng cần tính đến những nhân tố ảnh hƣởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình thành, phát triển và hồn thiện cơ cấu tổ chức quản lý.
Dƣới đây là những nhân tố quan trọng có tác động đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp.
1.2.6.1.Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
Chiến lƣợc của doanh nghiệp có thực hiện thành cơng hay khơng phụ thuộc rất lớn vào tính hữu hiệu của cơ cấu tổ doanh nghiệp. Và khi chiến lƣợc cơ bản của doanh nghiệp thay đổi theo thời gian hoạt động, cơ cấu tổ chức cũng phải thay đổi theo cho phù hợp với chiến lƣợc. Trong một cuộc nghiên cứu giáo sƣ Alfred Chandler ở đại học Havard, đã đƣa ra kết luận: các thay đổi trong chiến lƣợc của
doanh nghiệp dẫn đến các thay đổi cần thiết trong cơ cấu tổ chức, tức là cơ cấu tổ chức phải đi theo chiến lƣợc hay phải phù hợp với chiến lƣợc mới.
Chiến lƣợc mới đƣợc hình thành
Các vấn đề mới về
quản trị xuất hiện
Thành tích của doanh
nghiệp bịgiảm sút Thành tích của
doanh nghiệp đƣợc
cải thiện
Tái cơ cấu tổ chức
Hình 1.4 - Mối quan hệ Cấu trúc-Chiến lƣợc của A. Chandler
Mối quan hệ này là một vịng trịn khép kín, diễn biến khơng ngừng. Khi mơi trƣờng thay đổi, doanh nghiệp buộc phải thay đổi chiến lƣợc của mình để thích nghi. Chiến lƣợc chỉ có thể thực hiện thơng qua cơ cấu tổ chức, mỗi loại chiến lƣợc lại cần có một cơ cấu tổ chức tƣơng ứng. Do đó, khi doanh nghiệp áp dụng một chiến lƣợc mới, các vấn đề mới về quản trị xuất hiện và cơ cấu tổ chức cũ trở nên khơng cịn thích hợp nữa, lúc này buộc lịng doanh nghiệp phải thay đổi cơ cấu tổ chức nếu không sẽ làm cho hiệu quả hoạt động giảm sút. Cơ cấu tổ chức mới hình thành sẽ là phƣơng tiện hữu hiệu để các nhà quản trị có thể phối hợp các hoạt động giữa những chức năng hay các bộ phận khác nhau nhằm khai thác đầy đủ các kỹ năng, năng lực của họ và kéo theo đó phạm vi quyền hạn của các thành viên trong tổ chức cũng sẽ thay đổi để tƣơng thích với nhiệm vụ đƣợc giao phó.
1.2.6.2. Mục đích, chức năng hoạt động của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp chịu ảnh hƣởng ở mức khái quát nhất bởi nhân tố mục đích, mục tiêu, chức năng hoạt động của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức bao giờ cũng phải phù hợp với mục tiêu, từ mục tiêu mà đặt ra cấu trúc bộ máy. Mục đích thay đổi hoặc mở rộng mục tiêu thƣờng dẫn đến thay đổi cơ cấu tổ chức. Ví dụ: một doanh nghiệp tham gia thị trƣờng sản xuất xe đạp. Sau một thời gian thấy việc sản xuất bàn ghế cao cấp rất có lãi, doanh nghiệp bắt tay vào sản xuất bàn ghế. Nhƣ vậy từ chỗ có 1, nay doanh nghiệp có 2 mục tiêu để theo đuổi. Do đó, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải thay đổi theo, bao gồm thêm bộ phận nghiên cứu thị trƣờng bàn ghế, bộ phận kỹ thuật và các phân xƣởng sản xuất bàn
ghế. Trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp sản xuất thỡ cỏc bộ phận sản xuất chiếm tỷ trọng chủ yếu, bộ máy quản trị doanh nghiệp đƣợc thiết lập hƣớng vào việc phục vụ tốt nhất cho hoạt động sản xuất. Còn trong doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, các bộ phận cung cấp đóng vai trị quan trọng, các hoạt động của bộ máy quản trị hoạt động hƣớng vào phục vụ tốt cho các hoạt động này. Có thể nói rằng các doanh nghiệp có mục đích, chức năng hoạt động khơng giống nhau thì khơng thể có cơ cấu tổ chức bộ máydoanh nghiệp giống nhau đƣợc.
1.2.6.3. Quy mô của doanh nghiệp.
Quy mô của doanh nghiệp ảnh hƣởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quy mơ càng lớn thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp càng phức tạp. Trong cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý doanh nghiệp có quy mơ lớn phải hình thành nhiều cấp quản trị hơn, và ở mỗi cấp cũng bao gồm nhiều nơi làm việc hơn rất nhiều so với những doanh nghiệp có quy mơ nhỏ. Trong nhiều trƣờng hợp thì quy mơ doanh nghiệp cịn ảnh hƣởng trực tiếp và có tính chất quyết định đến kiểu cơ cấu tổ chức cụ thể. Thơng thƣờng quy mơ của doanh nghiệp gia tăng thì cơ cấu tổ chức cũng gia tăng, nhƣng không theo tỷ lệ nhƣ gia tăng quy mô.
1.2.6.4. Yếu tố kỹ thuật sản xuất, đặc điểm cơng nghệ, loại hình sản xuất.
Kỹ thuật sản xuất đƣợc đề cập đến ở đây bao hàm cả đặc điểm về công nghệ chế tạo sản phẩm, loại hình sản xuất,… Kỹ thuật sản xuất ảnh hƣởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức sản xuất của doanh nghiệp, và thơng qua đó tác động trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp. Cơng nghệ chế tạo sản phẩm có ảnh hƣởng rất lớn đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp. Nếu giả sử doanh nghiệp có cùng quy mơ, cùng sản phẩm sản xuất ra thì doanh nghiệp càng sử dụng cơng nghệ hiện đại bao nhiêu, thiết bị càng có xu hƣớng tự động hóa cao theo hƣớng hình thành cả dây chuyền thiết bị tự động hóa sẽ dẫn đến cơ cấu sản xuất càng đơn giản hơn, và khi xây dựng cơ cấu tổ chức nói chung, bộ máy quản lý trong doanh nghiệp nói riêng, doanh nghiệp càng có xu thế tập trung vào các chức năng marketing, tiêu thụ sản phẩm,… tính chất phức tạp hay không phức tạp của kết cấu
sản phẩm có ảnh hƣởng trực tiếp đến trình độ chun mơn hóa sản xuất, từ đó tác động đến cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nói chung và tổ chức bộ máy quản lý nói riêng.
1.2.6.5. Trình độ lao động quản lý và trang thiết bị quản lý.
Càng ngày nhân tố này càng có tác động trực tiếp và mạnh mẽ hơn đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp. Ngun tắc hiệu quả địi hỏi trong cơng tác quản lý nhân sự phải biết sử dụng các lao động quản lý có năng lực quản lý phù hợp. Với đội ngũ lao động quản lý có trình độ và kinh nghiệm thì doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một số ít nhân lực song vẫn đảm bảo hồn thành cơng việc quản lý với chất lƣợng cao hơn so với việc sử dụng đội ngũ lao động quản lý ít đƣợc đào tạo và ít kinh nghiệm. Tính hiệu quả cịn đƣợc nhân lên thêm bởi với một lƣợng lao động quản lý ít hơn đã làm đơn giản hóa ngay chính cơ cấu tổ chức bộ máy do giảm bớt đầu mối, giảm bớt các quan hệ giữa nơi làm việc và các bộ phận với nhau.
Cùng với yếu tố trình độ của đội ngũ lao động quản lý, trình độ trang thiết bị quản lý cũng tác động trực tiếp đến việc tổ chức bộ máy quản lý. Một doanh nghiệp sử dụng đội ngũ lao động quản lý biết sử dụng thành thạo hệ thống máy vi tính cá nhân cần thiết sẽ làm giảm rất lớn thời gian thực hiện một nhiệm vụ quản lý cụ thể và tăng sức hoạt động sáng tạo của đội ngũ lao động quản lý rất nhiều, và do đó cơ cấu bộ máy quản lý sẽ đơn giản hơn.
1.2.6.6. Môi trường kinh doanh.
Doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh luôn gắn liền với môi trƣờng kinh doanh xác định. Môi trƣờng kinh doanh là tổng hợp các yếu tố, các điều kiện có tính chất khách quan và chủ quan, có ảnh hƣởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Môi trƣờng kinh doanh thƣờng xuyên vận động biến đổi, bởi vậy doanh nghiệp phải thƣờng xun phân tích mơi trƣờng kinh doanh để có khả năng thích ứng. Với xu thế quốc tế hóa hoạt động kinh tế hiện nay, mơi trƣờng kinh doanh khơng chỉ gói gọn trong một nƣớc mà cịn đƣợc mở rộng ra mơi trƣờng khu vực cũng nhƣ mơi trƣờng tồn cầu. Tính ổn định hay khơng ổn định của mơi trƣờng tác động rất lớn đến việc hình thành và hồn hiện cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý trong doanh nghiệp. Phần lớn các doanh nghiệp nƣớc ta hình thành cơ cấu tổ chức theo kiểu truyền thống, thích ứng với cơ chế kế hoạch hóa tập trung, bao cấp. Chuyển sang cơ chế thị trƣờng, môi trƣờng kinh doanh của các doanh nghiệp đã thay đổi. Trong cơ chế thị trƣờng tính khơng ổn định của sản xuất kinh doanh là rất cao, một cơ cấu tổ chức thích ứng với điều kiện này phải là một cơ cấu tổ chức khơng cứng nhắc, đảm bảo tính linh hoạt cao, dễ thích ứng với những thay đổi của môi trƣờng kinh doanh.
1.2.6.7. Cơ chế quản lý vĩ mơ chính sách của nhà nước.
Nhân tố này cũng tác động khơng nhỏ đến việc hồn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp.
Qua đó ta có thể thấy, khơng một yếu tố riêng lẻ nào có thể quyết định cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp, mà cơ cấu tổ chức chịu ảnh hƣởng của nhiều yếu tố và các yếu tố này thay đổi theo từng trƣờng hợp cụ thể.