CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ
1.2. Cơ sở lí luận
1.2.7. Các mơ hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Có nhiều mơ hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp, dƣới đây là các mơ hình hay đƣợc sử dụng.
1.2.7.1. Cơ cấu trực tuyến
Kiểu mơ hình cơ cấu trực tuyến đƣợc thể hiện ở hình 1.5.
Hình 1.5. Mơ hình Cơ cấu trực tuyến
Trong đó: C1, C2, C3, C4 là những ngƣời thực hiện trong các bộ phận.
Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất trong đó có một cấp trên và một cấp dƣới. Tồn bộ vấn đề đƣợc giải quyết theo một kênh theo mối liên hệ đƣờng thẳng. Cấp lãnh đạo trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là: Cấp trên trực tiếp lãnh đạo cấp dƣới. Cấp dƣới tiếp thu, chấp hành chỉ thị mệnh lệnh cấp trên.
- Ưu điểm: Quyền lợi tập trung, quy trách nhiệm rõ ràng, duy trì đƣợc tính
kỷ luật và kiểm tra, liên hệ dễ dàng, đơn giản, mau lẹ, quyết định nhanh chóng, mệnh lệnh thống nhất tiện cho Giám đốc. Chính vì vậy mà tạo điều kiện duy trì một thủ trƣởng.
- Nhƣợc điểm: khơng có sự phân cơng hợp lý, khơng có quan hệ điều hòa
theo chiều ngang. Tất cả đều do cá nhân quyết định nên dễ đi đến chuyên quyền,độc đoán. Địi hỏi ngƣời lãnh đạo phải có kiến thức sâu rộng, tồn diện, tổng hợp. Đồng thời khơng tận dụng đƣợc sự tƣ vấn, giúp đỡ của các chun gia có trình độ cao vềtừng mặt quản trị và khicần thiết liên hệ giữa hai thành viên của các tuyến thì việc báo cáo thơng tin đi theo đƣờng vịng.
1.2.7.2. Cơ cấu theo chức năng.
Cơ cấu tổ chức chức năng đƣợc thể hiện qua hình 1.6
Hình 1.6. Mơ hình cơ cấu tổ chức theo chức năng.
Theo cơ cấu này, công tác quản lý đƣợc tổ chứctheo từng chức năng riêng. Do đó, hình thành nên những ngƣời lãnh đạo đƣợc chun mơn hóa, chỉ đảm nhiệm một chức năng quản lý nhất định. Cấp dƣới không chịu sự lãnh đạo của ngƣời chủ doanh nghiệp mà còn chịu sự lãnh đạo của bộ phận chức năng khác.
- Ưu điểm: Thu hút đƣợc các chuyên gia vào công tác quản lý, giải quyết các
vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt đƣợc gánh nặng trách nhiệm quản lý cho ngƣời lãnh đạo.
- Nhược điểm: khơng duy trì đƣợc tính kỷ luật,kiểm tra phối hợp. Ngƣời lãnh
đạo tổ chức phải phối hợp với ngƣời lãnh đạo chức năng, nhƣng do có quá nhiều mệnh lệnh nên lãnh đạo tổ chức không phối hợp đƣợc hết, dẫn đến tình trạng ngƣời thi hành trong một lúc có thể nhận nhiều mệnh lệnh, thậm chí trái ngƣợc nhau.
1.2.7.3. Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng.
Mơ hình cơ cấu trực tuyến - chức năng đƣợc thể hiện ở hình 1.7
Hình 1.7. Mơ hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng.
Đây là mơ hình quản lý kết hợp giữa sự chỉ huy trực tiếp của các cấp lãnh đạo hành chính trong xí nghiệp và sự chỉ đạo nghiệp vụ của các nhân viên chức năng các cấp. Loại cơ cấu này đồng thời giữ đƣợc ƣu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng, lại tránh đƣợc các khuyết điểm của mỗi kiểu cơ cấu đó.
- Ưu điểm: Phát huy đƣợc năng lực chun mơn của các bộ phận chức năng,
đồng thời đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến.
- Nhược điểm: Do có quá nhiều bộ phận chức năng, nên lãnh đạo tổ chức
thƣờng phải họp hành nhiều, gây căng thẳng và mất nhiều thời gian. Ngƣời ta cịn có thể xảy ra mâu thuẫn giữa lãnh đạo các tuyến với nhau do không thống nhất đƣợc quyền hạn và quan điểm.
Nhận xét: Trong ba mơ hình trên thì mơ hình trực tuyến chức năng đƣợc áp
dụng rộng rãi hơn cả trong giai đoạn hiện nay.
1.2.7.4. Cơ cấu theo mơ hình trực tuyến - tham mưu.
Cơ cấu này có đặc điểm là ngƣời lãnh đạo ra mệnh lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm về quyết định của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp ngƣời lãnh đạo phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia ở bộ phận tham mƣu giúp việc.
Cơ cấu theo mơ hình trực tuyến - tham mƣu đƣợc thể hiện ở hình 1.8.
Hình 1.8. Mơ hình cơ cấu trực tuyến - tham mƣu.
- Ưu điểm: Cơ cấu này cho phép nhà lãnh đạo tận dụng đƣợc những tài năng,
chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức. Bƣớc đầu khai thác đƣợc tiềm năng của cơ quan tham mƣu.
- Nhược điểm:Để đƣa ra đƣợc quyết định ngƣời lãnh đạo mất nhiều thời gian
làm việc với tham mƣu, dễ dẫn tới tình trạng tốc độ ra quyết định chậm, nhiều lúc có thể mất đi cơ hội trong kinh doanh. Nó địi hỏi ngƣời lãnh đạo phải tìm và tuyển chọn đƣợc những chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực và đƣơng nhiên chi phí để chọn đƣợc những chuyên gia này là rất lớn.
1.2.7.5. Cơ cấu tổ chức theo mơ hình ma trận.
Cơ cấu tổ chức ma trận có đặc điểm cơ cấu tổ chức dựa trên những hệ thống chuyên biệt và đƣợc hỗ trợ đa chiều. Cơ cấu này gồm các Giám đốc là ngƣời chịu
trách nhiệm trƣớc Tổng giám đốc và là ngƣời chịu trách nhiệm chính đồng thời có trách nhiệm phối hợp với các bộ phận khác trong dự án và bị chi phối về mặt quyền lực với các nhà quản trị chức năng trong cùng một dự án. Cơ cấu tổ chức ma trận có hai tuyến chức năng, một tuyến chức năng theo chiều dọc và một tuyến chức năng theo chiều ngang. Cơ cấu ma trận tồn tại ba tập hợp các mối quan hệ đơn tuyến.
Cơ cấu theo mơ hình ma trận đƣợc thể hiện ở hình 1.9.
Hình 1.9. Mơ hình Cơ cấu tổ chức ma trận
Ưu điểm: cơ cấu ma trận có tổ chức linh động, ít tốn kém và sử dụng nhân
lực có hiệu quả. Đáp ứng đƣợc tình hình sản xuất, kinh doanh nhiều biến động đồng thời hình thành bộ máy và giải thể một cách dễ dàng, nhanh chóng.
Nhược điểm: Dễ xảy ra tranh chấp, ảnh hƣởng giữa các bộ phận và các lãnh
đạo tại bộ phận. Cơ cấu này dịi hỏi nhà quản trị phải có sức ảnh hƣởng lớn.
1.2.7.6. Cơ cấu tổ chức phân theo địa lý.
Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý thƣờng đƣợc sử dụng ở các doanh nghiệp hoạt động ở nhiều khu vực thị trƣờng khác nhau. Việc phân chia bộ phận dựa vào lãnh thổ là một phƣơng thức khá phổ biến ở các tổ chức hoạt động trên phạm vi địa lý rộng. Trong trƣờng hợp này, điều quan trọng là các hoạt động trong một khu vực hay địa lý nhất định đƣợc hợp nhóm và giao cho một ngƣời quản lý. Các doanh
nghiệp thƣờng sử dụng mơ hình phân chia theo địa lý khi cần tiến hành các hoạt động giống nhau ở các khu vực địa lý khác nhau.
Cơ cấu tổ chức theo mơ hình phân chia địa lý đƣợc thể hiện ở hình 1.10.
Hình 1.10. Mơ hình Cơ cấu tổ chức theo địa lý
Những thuận lợi và khó khăn của cơ cấu tổ chức theo địa lý
Thuận lợi: (1) Cơ cấu này, thích hợp với sự thay đổi nhanh chóng của mơi
trƣờng và nhu cầu về sản phẩm dịch vụ. Cho phép xác định rõ những yếu tố liên quan đến sản phẩm hay dịch vụ. (2) Khuyến khích sự quan tâm tới nhu cầu của khách hàng, phân định rõ trách nhiệm, phát triển các kỹ năng tƣ duy quản trị trong phạm vi sản phẩm.
Khó khăn:(1)Sử dụng khơng hiệu quả các kỹ năng và nguồn lực của tổ chức.
(2) Không thúc đẩy sự hợp tác chặt chẽ giữa các tuyến sản phẩm hay dịch vụ trong
tổ chức. (3) Tạo ra sự tranh chấp các nguồn lực giữa các sản phẩm. Giới hạn khả năng giải quyết vấn đề trong phạm vi một sản phẩm, dịch vụ. (4) Hạn chế thuyên chuyển nhân viên ra ngoài phạm vi tuyến sản phẩm mà họ đang phục vụ.
1.2.7.7. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm/hệ sản phẩm
Việc hợp nhóm các hoạt động và đội ngũ nhân sự theo sản phẩm hoặc tuyến sản phẩm đã đƣợc nghiên cứu từ lâu có vai trị ngày càng tăng trong các tổ chức có
quy mơ lớn với nhiều dây chuyền công nghệ. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm hay hệ sản phẩm phân chia tổ chức thành những đơn vị chuyên trách thiết kế, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hay dịch vụ nào đó. Cơ cấu này tỏ ra rất phù hợp với những doanh nghiệp có quy mơ tồn cầu. Trong mỗi đơn vị đƣợc tổ chức theo sản phẩm đều phải hiện diện đầy đủ các bộ phận chức năng phục vụ cho hoạt động kinh doanh sản phẩm.
Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm/hệ sản phẩm đƣợc thể hiện ở hình 1.11.
Hình 1.11. Mơ hình Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm/hệ sản phẩm
Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm/hệ sản phẩm cũng có ƣu nhƣợc điểm nhất định của nó, cụ thể:
Ưu điểm: (1) Áp dụng cơ cấu này sẽ gia tăng sự chun mơn hố, bởi cơ cấu
này cho phép các nhà quản trị và nhân viên trong từng bộ phận tập trung vào tuyến sản phẩm hay dịch vụ mà họ đang đảm nhiệm. (2) Nó cho phép xác định một cách khá chính xác các yếu tố: chi phí, lợi nhuận những vấn đề cần giải quyết và khả năng thành công của mỗi tuyến sản phẩm. Đồng thời, cho phép mỗi bộ phận có thể phát huy tối đa khả năng cạnh tranh hay lợi thế chiến lƣợc của sản phẩm. (3) Do chú trọng vào một vài sản phẩm nên các nhà quản trị có thể duy trì tính linh hoạt,
phản ứng kịp thời với những thay đổi về nhu cầu tiêu dùng và sự biến động của mơi trƣờng. (4) Cơ cấu này cũng mang tính linh hoạt nên thích hợp với sự thay đổi của sản phẩm - dịch vụ và môi trƣờng, cho phép xác định những yếu tố liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, khuyến khích sựquan tâm đối với nhu cầu của khách hàng, phát triển kỹ năng tƣ duy quản trị trong phạm vi sản phẩm.
Nhược điểm: (1) Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm có nhƣợc điểm là rất khó
phối hợp hoạt động giữa các bộ phận sản phẩm. (2) Cơ cấu theo sản phẩm chỉ cho phép điều động nhân sự trong nội bộ từng tuyến sản phẩm vì nhân sự đã đƣợc chun mơn hố theo sản phẩm. (3) Việc thuyên chuyển nhân viên ra ngoài phạm vi tuyến sản phẩm mà họ đang phục vụ cũng bị hạn chế.
Nhận xét: Mỗi một cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp đều có những điểm
mạnh và yếu riêng của nó, và tuỳ doanh nghiệp mà nó đƣợc vận dụng trong những điều kiện nhất định.