CHƢƠNG 4 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU
4.2. Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Tập đoàn
4.2.1. Giải pháp chung: Xây dựng kế hoạch chi tiết hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ
chức bộ máy quản lí của Tập đồn.
Căn cứ vào các định hƣớng dài hạn, Tập đồn cần thực hiện quy trình nhằm hồn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của mình cho phù hợp thơng qua 4 bƣớc nhƣ sau:
Bước 1: Nghiên cứu chiến lƣợc và các yếu tố khác ảnh hƣởng lên cơ cấu tổ
chức của Tập đoàn.
Tập đoàn cần nghiên cứu chiến lƣợc và các yếu tố ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của mình nhƣ: các yếu tố mơi trƣờng bên trong nội bộ (quy mô doanh nghiệp, yếu tố kĩ thuật và đặc điểm cơng nghệ, trình độ lao động quản lí và trang thiết bị…) và mơi trƣờng bên ngồi doanh nghiệp (mơi trƣờng kinh tế, mơi trƣờng chính trị, xã hội…), mơi trƣờng đặc thù (khách hàng, nguồn cung ứng, đối thủ…). Khi nghiên cứu và phân tích xong, kết quả của bƣớc này chính là mơ hình cơ cấu tổng qt.
- Mức độ chun mơn hố của cơ cấu sâu nhƣ thế nào và q trình chun
mơn hóa để xác định danh mục hoạt động của cơ cấu.
- Tiêu chí nào sử dụng để phân chia bộ phận thành các mơ hình hợp nhóm
cơng việc. Tầm quản lý là bao nhiêu. Mơ hình phân chia quyền hạn trong cơ cấu.
- Mức độ tập quyền và phân quyền để từ đó biết đƣợc thẩm quyền ra quyết
định nằm ở đâu. Sử dụng cơ chế phối hợp nhƣ thế nào.
Phân tích mục tiêu, kế hoạch -> Tập hợp các chức năng -> Tập hợp các cơng việc.
Sau khi phân tích mục tiêu, kế hoạch sẽ tập hợp các chức năng để hình thành nhu cầu công việc, và kết quả của bƣớc này là các nhiệm vụ, chức năng, công việc cần thực hiện để đạt mục tiêu.
Bước 3: Tiếp đến là việc hình thành các bộ phận, phân hệ thông qua cơ cấu
tổ chức của Tập đồn.
Việc hình thành các bộ phận sau khi tổng hợp hai công việc dựa trên những quan điểm mang tính nguyên tắc ở bƣớc 1, Tập đồn nên tiến hành một số cơng việc:
- Bộ phận hố.
- Hình thành các bậc quản lý dựa vào tầm quản lý và tiêu chí hợp nhóm các
bộ phận.
- Giao quyền hạn cho các bộ phận cần xác định ai có quyền ra quyết định đối
với ai, hay ai phải báo ai.
- Phối hợp các bộ phận lại với nhau; Xây dựng cơ chế phối hợp; Cơ chế giám
sát sự phân phối; Xây dựng các công cụ sử dụng để tiến hành phối hợp.
Tập đồn nên rà sốt để hồn thiện quy trình quy định chức năng nhiệm vụ, nêu rõ quyền hạn, nghĩa vụ từng phòng ban, bộ phận và cơ chế phối hợp giữa các phịng ban.
Bước 4: Thể chế hố cơ cấu.
Sau khi thực hiện 3 bƣớc trên, đây là bƣớc công bố cơ cấu tổ chức để mọi ngƣời trong doanh nghiệp hiểu và nắm rõ để từ đó làm cho cơ cấu mới hoạt động có hiệu quả. Trong bƣớc này sử dụng các công cụ: Sơ đồ cơ cấu tổ chức, Bản mơ tả vị trí cơng tác và Sơ đồ giao quyền quyết định để thực hiện những mục tiêu đã đặt ra.
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức: Đƣợc dùng để xác định các bộ phận, vị trí quản lý và
mối quan hệ quyền hạn giữa các bộ phận, phân hệ.
- Bảng mơ tả vị trí cơng tác:
+ Dùng để mơ tả một vị trí trong cơ cấu, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm,
+ Mục đích của bảng mơ tả vị trí cơng tác là giảm chồng chất về chức năng, nó cịn là căn cứ để bồi dƣỡng, đánh giá và kiểm tra nhân lực.
- Sơ đồ quyền hạn trách nhiệm: Dùng để xác định quyền ra quyết định của các nhà quản lý trong việc thực hiện và mối quan hệ của họ trong quy trình ra quyết định.
Các cơng cụ này chính là Quy trình quy định chức năng nhiệm vụ mà Tập đoàn đã ban hành. Lúc này Tập đoàn nên yêu cầu toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp thực hiện theo quy trình quy định. Trong q trình thực hiện nếu có vƣớng mắc, quy trình quy định có thể thay đổi để phù hợp với tình hình.