nguồn nhân lực
3.2.6.1. Hồn thiện việc phân cơng và hiệp tác lao động
Hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực Bưu chính Viễn thơng mang tính tập thể, sản phẩm được tạo ra là kết quả lao động của nhiều người. Mỗi người chỉ có thể hồn thành một phần cơng việc của q trình chế biến sản phẩm. Bởi vậy, phân công lao động và hiệp tác lao động là yêu cầu khách quan của sản xuất. Phân công lao động càng sâu thì hiệp tác lao động càng rộng và người thực hiện càng phải hợp nhất sự cố gắng của mình nhiều hơn để đạt được mục đích chung có kế hoạch.
Hiện nay, phân công lao động và hiệp tác lao động tại Bưu điện Quảng Bình thực hiện tương đối tốt, tuy nhiên vẫn cịn có một số vấn đề cần được quan tâm và thay đổi để phù hợp với điều kiện của đơn vị và xu thế phát triển chung của ngành.
Thứ nhất, cần hồn thiện các hình thức tổ, đội sản xuất tại Bưu điện Quảng
Bình (tổ khai thác, tổ vận chuyển, tổ giao dịch…) theo hướng số lượng người tối ưu trong 1 tổ là 8- 15 người dựa trên cơ sở là mỗi người lao động có thể làm thay một phần hay tồn bộ cơng việc của người khác trong tổ đảm trách. Lãnh đạo của các tổ phải là người có uy tín và có khả năng tổ chức. Kế hoạch cơng việc của tổ được xây dựng hợp lý cho đến từng người lao động theo khối lượng công việc, năng suất lao động, theo quỹ lương.
Thứ hai, việc phân công và hiệp tác lao động cho một số bưu cục của bưu
điện Quảng Bình hiện nay chưa thật hợp lý và không linh hoạt do không bám sát so với nhu cầu lao động cần có. Vì thế, khi phân cơng lao động cho các bưu cục cần phải tính đến thực tế sản xuất và khả năng đáp ứng của đơn vị về lao động. Chẳng hạn, căn cứ theo thống kê của bộ phận quản lý nghiệp vụ của Bưu điện Quảng Bình và thực tế quan sát thấy rằng một nhân viên giao dịch tại bưu cục trung tâm thị xã Đồng Hới có thể phục vụ bình qn được 8 khách hàng trong 1 ngày và xác định được lưu lượng khách hàng đến giao dịch trong 1 tuần theo bảng sau đây:
Bảng 3.3: Thống kê số khách hàng trong tuần tại bƣu cục Trung tâm Quảng Bình năm 2008
1.Số khách hàng đến sử dụng dịch vụ
2.Yêu cầu lao động phục vụ
(Nguồn: Phòng TCCB - LĐ, Bưu điện tỉnh Quảng Bình)
Dịng thứ hai trong bảng trên (chính là yêu cầu lao động phục vụ) bằng số khách hàng sử dụng dịch vụ chia cho 8.
Thứ ba, khi khối lượng công việc nhiều (vào các ngày cao điểm về lượng
tải), đơn vị có thể tăng cường lao động làm việc bằng cơ cấu nhóm nhân lực mềm (lao động bán thời gian, lao động thời vụ, lao động phụ trợ linh hoạt về số lượng, lao động cốt lõi linh hoạt về thời gian…), linh hoạt chuyển dịch lao động từ khu vực thừa sang khu vực thiếu, tăng giảm lao động linh hoạt đảm bảo lưu thoát hết nhu cầu thông tin của khách hàng.
Thứ tư, tại các bưu cục (gồm có bưu cục chính và bưu cục lẻ) phải linh hoạt
hơn về sự phân công lao động, các Trưởng Bưu cục nên là người chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý nhân sự tại các Bưu cục của mình, có thể ra các quyết định điều chuyển lao động (lao động cốt lõi và lao động bổ trợ) giữa các bưu cục tuỳ theo yêu cầu hoặc khi có biến động bất thường về lao động, được quyền kí hợp đồng lao động với những lao động bán thời gian (giải quyết nhu cầu trước mắt) và có kế hoạch bố trí lao động theo thời vụ trình lãnh đạo Trung tâm quyết định.
Tại mỗi bưu cục có sự liên hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ lẫn nhau giữa các quầy, các bộ phận. Trưởng bưu cục phải có nghiên cứu tỉ mỉ chặt chẽ và nắm được sự biến động của nhu cầu trên địa bàn để có biện pháp thích hợp.
Nên coi mỗi Bưu cục nhỏ là một tổ sản xuất và mỗi tổ phải xây dựng kế hoạch chi tiết, hợp lý đến từng người lao động theo khối lượng công việc, bám sát nhu cầu.
Đối với đội kiểm sốt (gồm có: Kiểm sốt, tổ quản lý PHBC, tổ quản lý đại lý). Mặc dù hiện nay trong đội kiểm soát đã chia nhóm, tổ nhưng nhiệm vụ của từng kiểm sốt viên nên để cho Tổ trưởng tự quyết định theo nhiệm vụ được giao và thật linh hoạt trong việc đổi địa điểm làm việc, như vậy sẽ đảm bảo được tính khách quan và chính xác hơn. Đối với Kiểm sốt viên khơng nên để có thời gian nợ giờ để đảm bảo có thể kiểm sốt hết tồn bộ Bưu gửi và các nghiệp vụ đúng thời gian. Qua thực tế cho thấy những Bưu phẩm - Bưu kiện, thư chuyển tiền, EMS nhận tại các bưu cục khi hết giờ hành chính thì chúng chỉ được “kiểm soát lại” trong ca làm việc của ngày hơm sau, trong khi các Bưu gửi đó đã khơng cịn ở bưu cục đó mà đang được khai thác trên mạng lưới. Vậy tránh sao cho được sai sót! Do đó Bưu điện Quảng Bình nên xem xét tại các đơn vị có lượng bưu gửi lớn, cần kiểm sốt ngay khi chấp nhận trong các ca làm việc của các Giao dịch viên thì nên tiến hành chia bộ phận Kiểm soát thành hai bộ phận: một đi ca như các Giao dịch viên, bộ phận cịn lại đi hành chính để hỗ trợ trong những giờ cao điểm. Hai bộ phận này có thể hốn đổi cho nhau để đảm bảo lợi ích cho người lao động.
Đối với đội vận chuyển: Hiện nay lực lượng Bưu tá với 21 người với 21 đường thư và 2 chuyến/ ngày như vậy là tạm được. Tuy nhiên đối với bộ phận phân phối làm các công việc: nhận, khai thác, thu gom, tiếp quỹ thời gian làm việc là: 5:45-8:45; 13:30-16:30; ngày 2 chuyến. Như vậy là chưa hợp lý, đặc biệt đối với bộ phận thu gom tiếp quỹ, bởi để đáp ứng được khả năng thanh toán kịp thời cho các bưu cục đối với khách hàng thì bộ phận này nên thật cơ động và linh hoạt.
Vì vậy ngồi các chuyến cố định: sáng 7:30 hiện nay thì tiếp quỹ nên sớm trước giờ làm việc 7:30, trưa nên có một chuyến vào lúc 13: 00, tối một chuyến 18:30. Cũng nên có một bộ phận trực tiếp nhận thông tin từ các Bưu cục chuyển tới để từ đó có biện pháp xử lý kịp thời các tình huống phát sinh trong quá trình sản xuất.
Đối với bộ phận lái xe phải hồn thiện hơn nữa lịch trình, đảm bảo tiêu chuẩn chung và lưu thoát được kịp thời sản phẩm dịch vụ, trong khi xây dựng cần tính tốn đến các điều kiện về giao thông, thời tiết, các phương án dự phòng nhằm đảm bảo được yêu cầu của công việc.
3.2.6.2. Cải tiến việc tổ chức và phục vụ nơi làm việc
Cải tiến việc tổ chức và phục vụ nơi làm việc là một phương hướng của tổ chức lao động khoa học. Muốn khai thác hết được tiềm năng làm việc của người lao động thì trước hết phải đảm bảo cho người lao động một sức khoẻ dồi dào, tạo cho người lao động tâm lý thoải mái và hưng phấn trong cơng việc và thêm vào đó là người lao động được trang bị một cách đầy đủ các thiết bị máy móc, các phương tiện làm việc tối ưu thì mới có thể đạt được kết quả tốt nhất trong công việc. Qua thực tế cho thấy hiện nay công việc này tại đơn vị đã đạt được một số thành tựu đáng kể nhưng vẫn còn nhiều chỗ chưa hợp lý, chưa hồn thiện, vì thế Bưu điện Quảng Bình trong thời gian tới cần phải hồn thiện nốt theo các hướng sau:
Thứ nhất, khi thiết kế nơi làm việc phải chọn các thiết bị, các dụng cụ, các
trang bị tổ chức phù hợp. Chọn phương án bố trí nơi làm việc tối ưu cho từng nơi làm việc cụ thể. Thiết kế các phương pháp và thao tác lao động hợp lý để tạo ra các tư thế lao động thuận lợi, trên cơ sở đó tính độ dài của q trình lao động đồng thời xác định luôn cả mức thời gian cho bước cơng việc. Tính các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của nơi làm việc như: số lượng người lao động tại nơi làm việc, lượng sản phẩm được sản xuất ra trong một đơn vị thời gian tại nơi làm việc, dự kiến được các yếu tố của điều kiện lao động tại nơi làm việc. Bên cạnh đó khi thiết kế nơi làm việc cần phải căn cứ vào các tài liệu về máy móc thiết bị, quy trình cơng nghệ, tiêu chuẩn về vệ sinh phòng bệnh, tiêu chuẩn về kỹ thuật an toàn và bảo hộ lao động, các tiêu chuẩn về định mức lao động, các thiết kế mẫu về nơi làm việc. Ví dụ khi thiết kế nơi giao dịch cần phải quan tâm đến độ chiếu sáng tự nhiên và ánh sáng đèn để đảm bảo cường độ ánh sáng làm việc. Thiết kế bàn giao dịch phù hợp thoả mãn đẹp, khoa học và thuận tiện cho nhân viên giao dịch với khách hàng, tạo cảm giác gần gũi của khách hàng. Các trang bị khác như máy móc thiết bị, buồng đàm thoại, ... sao cho khách hàng dễ sử dụng và nhân viên dễ quản lý.
Bên cạnh đó phải xác định số lượng công nhân tại nơi làm việc, lượng sản phẩm dịch vụ cung cấp trong 1 giờ, dự kiến các yếu tố của điều kiện lao động tại các nơi làm việc.Ví dụ như ở một số bưu cục cần mở rộng mặt bằng nơi giao dịch,
chia từng ô giao dịch riêng cho điện thoại, bưu phẩm - bưu kiện- chuyển tiền - TKBĐ và phát hành báo chí, bán tem, phong bì, văn hố phẩm… Có khu vực riêng cho khai thác để thực hiện, đóng và mở chuyến thư, phân hướng, chia chọn bưu gửi đi và đến.
Thứ hai, trang bị nơi làm việc để đạt được hiệu quả cơng việc thì cần phải
lưu ý trang bị phù hợp với nội dung của quá trình sản xuất cả về số lượng và chất lượng. Tuỳ theo những nội dung khác nhau của quá trình sản xuất mà có thể tự mình hoặc u cầu Bưu điện tỉnh trang bị cho nơi làm việc. Không thể trang bị một cách giàn trải hoặc trang bị những thứ chưa thật cần thiết cho sản xuất. Cụ thể là trước mắt Bưu điện trung tâm Quảng Bình cần mở rộng quầy giao dịch, trang bị thêm một số máy vi tính dùng cho nghiệp vụ chuyển tiền, nâng cấp và tăng cabin điện thoại hiện có, trang bị thêm bàn viết, sắp xếp lại vị trí đặt thùng thư cho hợp lý trang bị thêm đèn chiếu sáng và quạt mát nơi giao dịch để đảm bảo sức khoẻ cho người lao động, trang bị thêm tủ đựng bưu phẩm - bưu kiện và quầy giao dịch. Hiện nay, do mặt bằng hẹp nên chưa đủ tủ đựng bưu phẩm - bưu kiện và quầy giao dịch nhỏ. Ngoài ra thường xuyên theo dõi các biểu mẫu hướng dẫn khách hàng sử dụng từng loại ấn phẩm nghiệp vụ để đổi mới kịp thời khi cần thiết, quảng cáo dịch vụ mới. Cần có bảng thơng báo hướng dẫn khách hàng hiểu rõ hơn về giá cước, thời gian tồn trình về sử dụng các dịch vụ từ lúc nhận gửi đến lúc phát bưu phẩm (kể cả bưu phẩm phát nhanh nếu có) đến tay người nhận, thơng báo các tỉnh được chấp nhận các dịch vụ mới và dịch vụ truyền thống để khách hàng có nhu cầu có thể lựa chọn sử dụng vừa thuận lợi vừa thoải mái về tâm lý của khách hàng đến giao dịch. Theo đó trang thiết bị chính (thiết bị cơng nghệ: máy móc, cơng cụ…) và thiết bị phụ (xe đẩy bưu kiện, thiết bị bốc xếp…) nơi làm việc phải giải phóng con người ra khỏi lao động chân tay nặng nhọc, tạo ra các tư thế làm việc tốt nhất, phù hợp đặc điểm tâm sinh lý người lao động, áp dụng được các phương pháp lao động tiên tiến. Bên cạnh đó, trang thiết bị cịn phải đảm bảo được các yêu cầu vệ sinh và an toàn khi sử dụng đồng thời đáp ứng được yêu cầu thẩm mỹ khi bố trí. Các trang bị cơng nghệ các dụng cụ như: kìm, búa , kéo… cần phải đảm bảo tính chính xác, sử dụng với lực tác động nhỏ, khi dùng không được gây ồn và rung động, đảm bảo hiệu quả
cao. Đối với các trang bị tổ chức như: bàn ghế, tủ, giá đỡ… phải có kết cấu, kích cỡ phù hợp tại nơi làm việc, vừa đảm bảo vững chắc, bền và tiện lợi khi sử dụng; tiết kiệm được tối đa diện tích sản xuất, phù hợp với yêu cầu thẩm mỹ. Thiết bị thơng tin liên lạc, an tồn và vệ sinh cơng nghiệp đảm bảo phù hợp đặc điểm của tổ chức sản xuất tại nơi làm việc, có độ tin cậy cao.
Thứ ba, tiến hành bố trí nơi làm việc cần xác định đúng diện tích sản xuất và
tạo ra chu kỳ sản xuất ngắn nhất. Diện tích nơi làm việc đư ợc xác định phải thoả mãn phân bố các trang thiết bị theo u cầu của sản xuất ngồi ra cần có diện tích dự phịng khi mở rộng sản xuất hoặc thay đổi nhiệm vụ lao động. Điều này hầu hết các bưu cục, các tổ, nhóm sản xuất của Bưu điện Quảng Bình đều chưa tính đến (trừ Bưu cục trung tâm) sẽ gặp khó khăn khi bố trí lại sản xuất. Bố trí nơi làm việc phải phù hợp với thị lực của người lao động. Điều đó có nghĩa là khi bố trí các đối tượng lao động, dụng cụ cơng nghệ phải lưu ý đến vùng nhìn thấy của mắt, các nguồn sáng được bố trí sao cho khơng được tạo thành bóng đen tại vùng làm việc, khơng được chói lồ trong phạm vi thường nhìn của mắt. Hơn nữa, bố trí nơi làm việc phải luôn tạo được tư thế làm việc hợp lý, đảm bảo yêu cầu tiết kiệm động tác của người lao động, đảm bảo an toàn lao động và thẩm mỹ trong sản xuất.
Thứ tƣ, ngoài việc trang bị đầy đủ và bố trí hợp lý nơi làm việc, muốn người
lao động làm việc được liên tục, tăng thời gian lao động và có năng suất lao động cao cịn phải phục vụ nơi làm việc cho tốt. Tổ chức phục vụ nơi làm việc cần phải áp dụng các phương pháp tính tốn để tối ưu hố, đảm bảo phục vụ có hiệu quả cao nhất và ít tốn kém, tập trung công tác phục vụ thành các chức năng riêng, tăng cường cơ khí hố lao động phục vụ đồng thời cải tiến lao động phục vụ. Phục vụ nơi làm việc tốt giúp người lao động không mất thời gian chờ đợi nguyên liệu dụng cụ, năng lượng máy móc thiết bị khơng phải ngừng lại vì sự cố... Vì vậy trước mỗi lần thay ca, người thay cần phải đến sớm hơn thời gian thay ca từ 15 đến 20 phút để chuẩn bị các tài liệu các công cụ dụng cụ cần thiết như: sổ nghiệp vụ, biên lai, giấy chấp nhận đàm thoại, bút, ghim, dây buộc bưu phẩm... và nhận nhiệm vụ của ca mình.
Ngồi ra để phục vụ nơi làm việc được tốt, Bưu điện Quảng Bình cần trang bị các thiết bị dự phòng khi cần thay thế ngay, nguồn năng lượng dự phòng khi mất điện lưới... Lãnh đạo đơn vị phải thường xuyên kiểm tra và có những đánh giá kịp thời để có những điều chỉnh kịp thời đảm bảo cho quá trình sản xuất của đơn vị được liên tục, hiệu quả cao.
Thứ năm, tổ chức thi đua thực hiện ngăn nắp, gọn gàng chỗ làm việc bởi lẽ
tự nhiên là khi cho giao dịch trực tiếp với khách hàng mà lộn xộn, bừa bãi và bẩn thỉu thì dễ gây mất thiện cảm với khách hàng ngay từ phút đầu tiên. Hơn nữa, nó cịn gây ra tâm lý ỷ lại của người trực ca sau, dễ dẫn đến cẩu thả hơn trong cơng tác và nó là ngun nhân của vi phạm kỷ luật lao động dẫn đến tai nạn lao động gây thiệt hại về người và của cho đơn vị. Do đó, nề nếp ngăn nắp trật tự nơi làm việc tạo nên những điều kiện thuận lợi để phát triển các kỹ năng lao động, nâng cao năng lực làm việc của người lao động.
Thứ sáu, hàng năm phải có các biện pháp về kỹ thuật an tồn và phòng