7. Kết cấu luận văn
1.3. Nội dung tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập
1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Theo quy định của Luật Kế toán (Điều 48), yêu cầu các đơn vị SNCL phải ỘTổ chức bộ máy kế toán, bố trắ ngƣời làm kế toán hoặc thuê làm kế toánỢ [20]. Nhƣ vậy, tổ chức bộ máy kế toán cần đƣợc hiểu nhƣ là việc tạo ra mối quan hệ giữa các cán bộ, nhân viên kế toán cùng các phƣơng tiện kỹ thuật ghi chép, tắnh tốn, thơng tin đƣợc trang bị để thực hiện tồn bộ cơng tác kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, phân tắch và cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị, phục vụ công tác quản lý. Do đó, tổ chức bộ máy kế tốn là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức kế toán ở các đơn vị SNCL, bởi suy cho cùng thì chất lƣợng của cơng tác kế tốn phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, khả năng, đạo đức nghề nghiệp và sự phân công, phân nhiệm hợp lý các nhân viên trong bộ máy kế toán.
vị SNCL bao gồm xác định số lƣợng nhân viên cần phải có; yêu cầu về trình độ nghề nghiệp; bố trắ và phân công nhân viên thực hiện các công việc cụ thể; xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán với nhau cũng nhƣ giữa bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý khác có liên quan, kế hoạch cơng tác và việc kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch;Ầ
Nhƣ vậy, để tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào hình thức tổ chức kế tốn, vào đặc điểm tổ chức và quy mô hoạt động của đơn vị, vào tình hình phân cấp quản lý, khối lƣợng, tắnh chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chắnh cũng nhƣ yêu cầu, trình độ của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. Hiện nay, các đơn vị SNCL có thể tổ chức bộ máy kế tốn theo các hình thức sau:
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung: Cịn gọi là mơ hình một cấp.
Đơn vị kế tốn độc lập chỉ tổ chức một phịng kế tốn trung tâm để thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn từ việc xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết, lập báo cáo kế toán, phân tắch kinh tế các hoạt động. Trƣờng hợp đơn vị kế tốn có các đơn vị trực thuộc thì khơng có tổ chức kế tốn riêng mà chỉ có nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu thập chứng từ, hƣớng dẫn và thực hiện hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế tài chắnh phát sinh thuộc phạm vi đơn vị mình, kiểm tra các chứng từ thu nhận đƣợc và định kỳ gửi tồn bộ chứng từ về phịng kế tốn trung tâm. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung thƣờng đƣợc áp dụng thắch hợp với các đơn vị sự nghiệp độc lập, có tƣ cách pháp nhân đầy đủ, khơng có sự phân tán quyền lực quản lý. Đây cũng là những đơn vị sự nghiệp có hoạt động tập trung về mặt không gian và mặt bằng hoạt động, có kỹ thuật xử lý thơng tin hiện đại.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán: Cịn gọi là mơ hình hai cấp. Bộ
máy kế toán đƣợc phân chia thành hai cấp riêng biệt là cấp trung tâm và cấp trực thuộc. Kế toán ở cả hai cấp đều tổ chức sổ kế toán và bộ máy nhân sự tƣơng ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp. Kế toán trung tâm thực hiện các phần hành kế tốn phát sinh ở đơn vị chắnh, cơng tác tài chắnh và cơng tác thống kê trong tồn đơn vị; hƣớng dẫn, kiểm tra cơng tác kế tốn ở các đơn vị trực thuộc; thu nhận, kiểm tra các báo cáo tài chắnh, thống kê của các đơn vị trực thuộc, gửi lên và lập báo cáo tài chắnh, thống kê tổng hợp cho toàn đơn vị.
sinh ở đơn vị mình từ khâu hạch tốn ban đầu, ghi sổ kế toán đến lập các báo cáo tài chắnh, thống kê định kỳ gửi về phịng kế tốn trung tâm. Từ những đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn nhƣ mơ tả trên, mô h nh tổ chức bộ máy kế toán phân tán áp dụng thắch hợp với những đơn vị có quy mơ lớn, địa bàn hoạt động phân tán, chƣa trang bị và ứng dụng phƣơng tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác kế tốn.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn vừa tập trung vừa phân tán: Cịn gọi là
mơ hình hỗn hợp. Mơ hình này kết hợp đặc trƣng của cả hai mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung và tổ chức bộ máy kế tốn phân tán. Theo mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn này, ở đơn vị chắnh thành lập phịng kế tốn trung tâm, làm nhiệm vụ hƣớng dẫn kiểm tra kế toán đơn vị, ở các đơn vị trực thuộc lớn, đủ trình độ quản lý đƣợc phân cấp quản lý kinh tế tài chắnh nội bộ ở mức độ cao thì cho tổ chức kế tốn riêng. Cịn ở các đơn vị trực thuộc nhỏ thì khơng cho tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trắ nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hƣớng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phịng kế tốn trung tâm.
Trong trƣờng hợp này cơng việc kế tốn ở tồn đơn vị tổng thể đƣợc phân công phân cấp nhƣ sau:
Phịng kế tốn trung tâm thực hiện cơng việc kế tốn phát sinh ở đơn vị chắnh và ở các đơn vị trực thuộc khơng có tổ chức cơng tác kế tốn riêng; hƣớng dẫn, kiểm tra cơng tác kế tốn ở các đơn vị trực thuộc; thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chắnh ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế tốn riêng gửi đến và lập báo cáo tài chắnh tổng hợp toàn đơn vị tổng thể; thực hiện công tác tài chắnh, thống kê, tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chắnh đơn vị.
Ở các đơn vị kế toán phụ thuộc có nhiệm vụ thực hiện tồn bộ cơng việc kế tốn phát sinh ở đơn vị mình, cơng tài tài chắnh, thống kê trong phạm vi đơn vị mình và định kỳ lập các báo cáo tài chắnh, thống kê gửi về phịng kế tốn trung tâm. Các nhân viên hạch tốn ở các đơn vị trực thuộc khơng có tổ chức kế toán riêng thực hiện các phần hành cơng việc hạch tốn đƣợc phịng kế tốn trung tâm giao và định kỳ gửi chứng từ kế toán về phịng kế tốn trung tâm.
Việc tổ chức bộ máy kế tốn trong các đơn vị SNCL có thể thực hiện theo các mơ hình khác nhau, phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động của từng đơn vị. Sau khi xác định, lựa chọn mơ hình tổ chức thắch hợp từ các mơ hình trên, các đơn
vị SNCL có thể tổ chức phân cơng cơng việc cụ thể trong bộ máy. Theo đó kế tốn trƣởng của các đơn vị có trách nhiệm phân cơng, bố trắ nhân viên kế toán đảm trách các phần hành kế toán cụ thể. Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, xác định mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau, mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị là một trong những nội dung quan trọng và là yếu tố quyết định hồn tồn tới chất lƣợng cơng tác kế tốn của một đơn vị [17].
1.3.2. Tổ chức công tác kế tốn
Tổ chức cơng tác kế tốn trong một đơn vị là việc tổ chức áp dụng các nguyên tắc, phƣơng pháp kế toán nhằm thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin kinh tế tài chắnh phục vụ cho công tác quản lý, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán và ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn. Từ quan điểm của tác giả khi nghiên cứu khái niệm tổ chức cơng tác kế tốn, thì việc tổ chức cơng tác kế tốn trong các đơn vị SNCL bao gồm các nội dung nghiên cứu cụ thể nhƣ sau:
Có nhiều quan điểm tiếp cận nội dung tổ chức cơng tác kế tốn nhƣng theo tác giả hệ thống thơng tin kế tốn quan trọng nhất trong công tác quản lý kinh tế tài chắnh của một đơn vị. Việc tắnh đúng, tắnh đủ các yếu tố đầu vào và tổ chức tốt nguồn nhân lực kế toán, tổ chức dữ liệu, xử lý dữ liệu, phân tắch, cung cấp thông tin kế tốn và cơng tác kiểm tra kế toán để phục vụ yêu cầu quản lý có ý nghĩa to lớn trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị SNCL. Nhƣ vậy, bên cạnh việc phân tắch nhu cầu của xã hội đối với các dịch vụ cơng, thì hệ thống thơng tin kế tốn là cơng cụ quan trọng để các đơn vị SNCL xác định thế mạnh của mình và xây dựng chiến lƣợc phát triển lâu dài. Có thể khái quát một số quan điểm tiếp cận tổ chức cơng tác kế tốn nhƣ sau:
Quan điểm về tổ chức cơng tác kế tốn tiếp cận theo tổ chức hệ thống thông tin kế tốn cho rằng tổ chức cơng tác kế tốn gồm các nội dung sau: Tổ chức thông tin đầu vào của hệ thống; Tổ chức thiết kế hệ thống xử lý hóa thơng tin; Tổ chức thơng tin đầu ra của hệ thống; Tổ chức sử dụng thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản trị đơn vị; Tổ chức kiểm tra cơng tác kế tốn. Nhƣ vậy theo quan điểm này xuất phát từ vai trò thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin về tình hình hoạt động kinh tế, tài chắnh của đơn vị. Cụ thể:
+ Tổ chức thông tin đầu vào của hệ thống thông qua thu nhận thông tin đầu vào về các đối tƣợng kế toán, thực hiện việc ghi nhận và phản ánh các nghiệp vụ kinh tê - tài chắnh phát sinh và hoàn thành theo thời gian và địa điểm của chúng trên các chứng từ kế tốn. Khơng phải tất cả các giao dịch kinh tế khi xảy ra đều trở thành nghiệp vụ kinh tế - tài chắnh mà kế toán của một đơn vị phải ghi nhận.
+ Tổ chức thiết kế hệ thống xử lý hệ thống hóa thơng tin: Đây là khâu tiếp theo của khâu thu nhận thông tin; phân loại và sử dụng các phƣơng pháp kế toán nhƣ phƣơng pháp tài khoản, phƣơng pháp tắnh giá... để tiếp tục ghi nhận các thông tin kế toán vào các tài khoản kế toán và sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, các báo cáo kế tốn... Đặc điểm thơng tin kế tốn tài chắnh chủ yếu là những thông tin biểu hiện dƣới hình thức giá trị và là thông tin quá khứ và thông tin hiện tại; Cịn đặc điểm thơng tin kế tốn quản trị biểu hiện dƣới các hình thức giá trị, hiện vật, thời gian và là những thông tin quá khứ, thông tin hiện tạo và thơng tin tƣơng lai. Do đó, dựa trên cơ sở này, sẽ tiến hành thiết kế, xây dựng hệ thống sổ kế toán, báo cáo kế tốn đáp ứng đƣợc cả u cầu này. Thơng qua các phƣơng pháp phân tắch (kết hợp cả yếu tố định lƣợng), những con số ỘcâmỢ sẽ trở thành những con số Ộbiết nóiỢ và trở thành thơng tin hữu ắch cho việc quản lý, điều hành và ra quyết định của đơn vị.
+ Tổ chức thông tin đầu ra của hệ thống: Đây là khâu cuối của quy trình tổ chức cơng tác kế tốn. Các báo cáo tài chắnh và báo cáo quyết toán đƣợc dựa trên sự tắnh toán số liệu quá khứ, hiện tại và ghi nhận, nhƣng những báo cáo này sẽ có hữu chỉ khi nó đƣợc phân tắch nhằm mục đắch cung cấp cho các đối tƣợng quan tâm. Việc phân tắch phải dựa trên các phƣơng pháp phân tắch theo chiều dọc, chiều ngang, thay thế liên hồn, so sánh...
Vì vậy, trong phạm vi nội dung luận văn này, học viên xin đi sâu phân tắch nội dung tổ chức cơng tác kế tốn theo cách tiếp cận này cụ thể nhƣ sau:
1.3.2.1. Tổ chức thu thập thông tin kế tốn
Thơng tin kế tốn ban đầu là những thông tin về sự vận động của các đối tƣợng kế tốn. Đây là thơng tin đƣợc hình thành từ các nghiệp vụ kinh tế, tài chắnh đã phát sinh và thật sự hồn thành trong q trình hoạt động của đơn vị. Do đó, thu thập thơng tin kế tốn ban đầu là thu thập thơng tin ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế tài chắnh phát sinh tại đơn vị nhằm phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chắnh tại đơn vị.
Tổ chức thu thập thông tin kế tốn ban đầu thơng qua hệ thống chứng từ kế tốn là cơng việc khởi đầu của tồn bộ quy trình kế tốn và có ý nghĩa quyết định đối với tắnh trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế tốn, đồng thời thơng tin kế tốn ban đầu là căn cứ kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chắnh của đơn vị. Nhƣ vậy, tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn chắnh là cơng việc tổ chức thu nhận thông tin về nội dung các nghiệp vụ, giao dịch kinh tế tài chắnh phát sinh ở đơn vị và kiểm tra tắnh hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ đó.
Từ những phân tắch trên có thể thấy vai trị của tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn đƣợc xác định là Ộkhâu cơng việc quan trọng đối với tồn bộ quy trình kế tốn bởi nó cung cấp nguyên liệu đầu vào - các thông tin ban đầu về các đối tƣợng kế toánỢ. Về nội dung, tổ chức chứng từ kế toán đƣợc hiểu là Ộtổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lƣu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tắnh chắnh xác của thông tin, kiểm tra thơng tin đó phục vụ cho ghi sổ kế tốn và tổng hợp kế tốnỢ. Xét theo mục đắch thì tổ chức chứng từ kế toán chắnh là thiết kế hệ thống thông tin ban đầu trên hệ thống các loại chứng từ đƣợc luân chuyển theo một trật tự xác định nhằm các mục đắch quản lý và thực hiện các giai đoạn tiếp theo của q trình hạch tốn.
Do vậy khi tổ chức hệ thống chứng từ kế toán cần đảm bảo các yêu cầu sau: - Ghi nhận và phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chắnh phát sinh và thực sự hồn thành của đơn vị sự nghiệp cơng lập theo địa điểm và thời gian phát sinh nhằm đảm bảo tắnh thực tế, khách quan của hoạt động kinh tế tài chắnh của từng đơn vị.
- Ghi nhận và phản ánh rõ tên, địa chỉ của từng cá nhân ở từng bộ phận thực hiện các nghiệp vụ kinh tế tài chắnh để có thể kiểm tra và quy trách nhiệm đối với từng cá nhân và ngƣời đứng đầu trong việc thực hiện các nghiệp đó khi cần thiết.
- Ghi nhận, phản ánh trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu hiện vật và giá trị các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến tài sản hoặc liên quan đến trách nhiệm vật chất của đơn vị, trình bày rõ căn cứ tắnh tốn, xác định số liệu các chỉ tiêu trên. Qua đó, giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế tài chắnh tại đơn vị.
- Thơng tin kế tốn ban đầu phải đƣợc phản ánh kịp thời, phản ánh đúng thực tế tài sản và sự vận động của tài sản trong đơn vị, nhằm phục vụ tốt cho việc điều
hành và quản lý kinh tế, tài chắnh tại đơn vị. Hiệu lực của thơng tin kế tốn ban đầu chỉ phát huy cao khi thông tin đƣợc ghi nhận và cung cấp kịp thời.
Để thu nhận đƣợc thông tin kế tốn tồn diện, đáng tin cậy và hữu ắch thì bộ phận kế toán phải tổ chức khoa học, hợp lý hệ thống chứng từ kế toán. Muốn tổ