Nguồn: Phịng Tài chắnh Kế tốn
Bước 1: Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán
Qua quan sát thực tế vận dụng hệ thống chứng từ kế toán do Nhà nƣớc ban hành theo Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC Bệnh viện Tâm thần Trung ƣơng I sử dụng khoảng 33/68 chứng từ các loại. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chắnh liên quan đến hoạt động của Bệnh viện đều đƣợc lập chứng từ kế toán vềcơ bản theo đúng quy
Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán Kiểm tra, ký chứng từ kế toán Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ kế
toánKế toán đào tạo,
Lƣu trữ, bảo quản
định của Nhà nƣớc. Tất cả các chứng từ kếtốn đều tập trung ở Phịng Tài chắnh kế tốn của đơn vị. Nhìn chung, nội dung các chứng từ kếtoán đƣợc lập đều rõ ràng, đúng với từng nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chắnh phát sinh. Trên các chứng từ kế toán đều ghi rõ trách nhiệm từng ngƣời có liên quan đến chứng từ nhƣ ngƣời lập, ngƣời quản lý trực tiếp, chủ tài khoản... đảm bảo thực hiện ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, đảm bảo chứng từcó tắnh pháp lý cao và đúng chế độ kế toán hiện hành và là căn cứđể tiến hành các phần hành kế toán hoặc khai báo và nhập dữ liệu vào máy tắnh theo yêu cầu của phần mềm kế toán áp dụng. Ngoài ra, Bệnh viện đã sử dụng máy vi tắnh vào cơng tác kếtốn, do đó phần lớn các mẫu chứng từ có sẵn trên máy tắnh nhƣ Giấy rút dự toán ngân sách, Bảng thanh toán tiền lƣơng, Bảng kê chi phắ khám bệnh, chữa bệnh nội trú, ngoại trú, Báo cáo chi tiết thu viện phắ ngƣời bệnh... Nhân viên kế toán chỉ cần bổ sung vào chứng từ các thông tin cần thiết về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên, do hạn chế của phần mềm kế toán về giới hạn của số ký tự mà phần diễn giải nghiệp vụ kinh tếphát sinh đơi khi kế tốn phải viết tắt hoặc quá tóm tắt nội dung nghiệp vụ dẫn đến thiếu rõ ràng trong việc phản nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh gây khó khăn cho q trình ghi sổ kế tốn cũng nhƣ cơng tác kiểm tra, thanh tra.
* Về hệ thống mẫu biểu chứng từ kế toán: thực hiện các mẫu biểu chứng từ thuộc hệ thống chứng từ kế toán chung bắt buộc mà chếđộ kếtoán quy định. Việc thực hiện phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chắnh phát sinh của đơn vị thể hiện đầy đủở 4 chỉ tiêu: chỉtiêu lao động tiền lƣơng, chỉ tiêu vật tƣ, chỉ tiêu tiền tệ, chỉ tiêu TSCĐ.
-Chứng từ lao động tiền lương/tiền công: Tại Bệnh viện Tâm thần Trung ƣơng I, các khoản về tiền lƣơng, phụ cấp, các khoản trắch theo lƣơng do bộ phận bộ phận kế toán tắnh toán và chi trả. Chứng từ kế toán trong chỉ tiêu lao động tiền lƣơng sử dụng bao gồm một số những chứng từcơ bản nhƣ: Bảng chấm cơng, bảng thanh tốn tiền lƣơng, bảng chấm cơng làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, bảng chấm cơng trực, bảng thanh tốn tiền trực, bảng thanh toán thu nhập tăng thêm, danh sách chi lƣơng và các khoản thu nhập khác qua tài khoản cá nhân, quyết định đi công tác, giấy đi đƣờng, bảng kê thanh tốn cơng tác phắ...
đề nghị tạm ứng, bảng kê đề nghị thanh toán, giấy đề nghị thanh toán...
+ Phiếu thu: Căn cứ vào đề nghị của các bộ phận khác kế toán lập phiếu thu nhằm ghi nhận số tiền mặt, ngoại tệ.. thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế tốn ghi sổ các khoản thu có liên quan. Phiếu thu do kế toán lập thành 2 liên, ghi đầy đủ nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho Kếtốn trƣởng sốt xét và Giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) và Phiếu thu trƣớc khi ký và ghi rõ họ tên.
+ Phiếu chi: Xác định khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ và làm căn cứđể thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và ghi sổ kế toán. Phiếu chi tiền là chứng từ chứng minh các khoản chi của đơn vị cho hoạt động. Phiếu chi đƣợc lập thành 1 liên, chỉkhi đủ chữ ký cần thiết thủ quỹ mới đƣợc xuất quỹ, sau khi nhận đủ số tiền ngƣời nhận tiền phải ghi số tiền bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên vào Phiếu chi.
+ Giấy đề nghị thanh toán: Theo mẫu bắt buộc, dùng để tổng hợp các khoản chi kèm theo chứng từ (nếu có) để làm thủ tục thanh tốn.
+ Giấy đề nghị tạm ứng: Là căn cứ để xét duyệt tạm ứng làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng.
Ngoài ra, tại Bệnh viện lập thêm Bảng tổng hợp thu chi (Đối tƣợng: nội trú, ngoại trú), Danh sách ngƣời bệnh tạm ứng... Bảng tổng hợp số tiền tạm ứng, số tiền thu viện phắ, thanh toán ra viện của ngƣời bệnh thuận tiện trong công tác đối chiếu, theo dõi từng khoản kinh phắ thu đƣợc từ nguồn thu viện phắ.
Về chứng từđiện tử, đối với các khoản thu viện phắ từ khi chuyển sang giá dịch vụ, BVTTTW1 đã sử dụng hóa đơn điện tử kết xuất trực tiếp từ phần mềm thay thế cho hóa đơn giấy trong hoạt động cung cấp dịch vụ khám chữa bệnh (KCB) cho khách hàng. Những lợi ắch của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy truyền thống nhƣ: giao dịch thanh tốn nhanh chóng, thuận lợi, ngƣời bệnh có thể lấy đƣợc hóa đơn tài chắnh hợp pháp đúng ngày phát sinh nghiệp vụ, kể cả sau ngày phát sinh nghiệp vụ thanh toán với Bệnh viện; giảm áp lực cho việc quản lý, lƣu trữ hóa đơn; thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu, tránh đƣợc các rủi ro mất, cháy, hỏng hóa đơn; thuận lợi cho việc hạch toán, kê khai, nộp thuế và tiêt kiệm chi phắ in ấn, bảo quản, lƣu trữ, gửi và tìm kiếm hóa đơn. Theo đó, Bệnh viện thực hiện xuất hóa đơn
viện phắ cho ngƣời bệnh sau khi quy t nh khám cận lâm sàng đƣợc bắt đầu, và sau khi điều trị và thanh toán viện phắ. Riêng đối với việc sử dụng hóa đơn, chứng từ thanh tốn chi phắ KCB BHYT giữa cơ quan BHYT và các cơ sở khám, chữa bệnh BHYT, Bệnh viện thực hiện theo quy định tại văn bản số 8418/BTC-TCT. Thời điểm lập hóa đơn, biên lai, phiếu thu là ngày, tháng hồn thành việc quyết tốn chi phắ KCB BHYT giữa cơ quan BHXH và cơ sở KCB; số tiền ghi trên hóa đơn, biên lai, phiếu thu là sốkinh phắ KCB BHYT đƣợc cơ quan BHXH quyết tốn.
-Chứng từ vật tư, văn phịng phẩm:
+ Chứng từtăng vật tƣ, văn phòng phẩm: biên bản giao nhận vật tƣ, văn phịng phẩm Phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, biên bản thanh lý hợp đồng.
+ Chứng từ giảm vật tƣ: Giấy đề nghị cung cấp vật tƣ, văn phòng phẩm hợp đồng kinh tế tƣ, văn phòng phẩm mà Bệnh viện Tâm thần Tw1 sử dụng là: phiếu xuất kho, phiếu nhập xuất thẳng, bảng phân bổ CCDC, giấy báo hỏng, mất CCDC.
Tại Bệnh viện còn bổ sung thêm Phiếu lĩnh thuốc, vật tƣ... của từng khoa phòng để theo dõi chi tiết sốlƣợng thuốc và vật tƣ y tế tiêu hao của từng bộ phận, khoa, phòng.
-Chứng từTSCĐ:
+ Chứng từtăng TSCĐ: Hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận TSCĐ, hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao và nghiệm thu TSCĐ, biên bản thanh lý hợp đồng...
+ Chứng từ giảm TSCĐ mà Bệnh viện sử dụng là: Biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, thẻ TSCĐ và các chứng từ liên quan khác nhƣ biên bản đề nghị thanh lý TSCĐ, biên bản hội đồng xử lý TSCĐ, hóa đơn GTGT.
Ngồi ra, các chứng từ thu chi tiền mặt khác là nhân tố quan trọng ảnh hƣởng đến hoạt động thu, chi của Bệnh viện. Kếtốn căn cứ vào các chứng từ gốc nhƣ hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, xuất kho, biên bản giao nhận... để lập chứng từ thu chi tiền mặt. Đối với các chứng từ thanh toán qua ngân hàng, kho bạc, đầu năm khi kế toán nhận đƣợc quyết định giao dự toán ngân sách, kế toán căn cứ vào dự toán đƣợc duyệt để lập kế hoạch chi tiêu trong năm. Hiện nay, tại Bệnh viện Tâm thần Trung ƣơng I, các nghiệp vụ kinh tế tài chắnh phát sinh hầu hết đều đƣợc thực hiện thanh toán qua kho bạc theo quy định nhƣ các khoản thanh toán các nhân: tiền
lƣơng, trực, độc hại,..; các khoản thanh toán với các đơn vị cung ứng: máy móc, trang thiết bị y tế, thuốc, máu, vật tƣ, hóa chất... Các chứng từ thanh tốn bằng tiền mặt tại đơn vị thƣờng là các nghiệp vụ nhỏ lẻ, số tiền phát sinh ắt.
*Về tiếp nhận chứng từ kếtoán như sau:
Tất cả các chứng từ kế toán lập ở nơi khác đều đƣợc chuyển về Phịng Tài chắnh kế tốn của Bệnh viện để kiểm tra và xử lý. Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên và kế toán trƣởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình thủ trƣởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từ mẫu chứng từ (nếu có), phân loại, xác định loại chứng từ, sắp xếp chứng từ kếtoán, định khoản và ghi sổ kế tốn. Nhìn chung cơng tác lập chứng từ của Bệnh viện tƣơng đối đảm bảo đúng yêu cầu của chếđộ kế toán, trung thực, đầy đủ các yếu tốtheo đúng mẫu quy định về nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chắnh phát sinh, đủ chữ ký những ngƣời có liên quan đến chứng từnhƣngƣời lập, Kế toán trƣởng, Giám đốc... Các chứng từ kế toán của đơn vị đều đƣợc lập trên máy vi tắnh theo Luật kế toán và chếđộ kế toán, cùng các văn bản hƣớng dẫn hiện hành, có đầy đủ tắnh pháp lý.
*Kiểm tra chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ kế tốn:
Có thể khái qt quy trình ln chuyển chứng từđƣợc thực hiện nhƣ sau: