7. Kết cấu luận văn
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
Qua việc nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Bệnh viện Tâm thần Trung ƣơng I, tác giảxin đƣa ra một số giải pháp hoàn thiện nhƣ sau:
3.2.2.1. Hồn thiện tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn
Với quy mơ hoạt động của Bệnh viện Tâm thần Trung ƣơng 1 ngày càng mở rộng, yêu cầu xử lý thông tin ngày càng nhanh, tạo nên sức ép về kiểm sốt và phân loại thơng tin một cách nhanh chóng và chuẩn xác. Bởi vậy, tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn phải thay đổi về mặt chất, không chỉ tổ chức ở tại bộ phận kế tốn, mà cịn phải tổ chức ở các bộ phận có liên quan đến thơng tin và phải quy định cụ thể quyền hạn, trách nhiệm của những bộ phận có liên quan đến thơng tin đó, qua đó quy định trách nhiệm của các bên nếu có xảy ra sai sót.
Thứ nhất, hồn thiện trên cơ sở bổ sung đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ, đặc biệt, phản ánh một cách đầy đủ và toàn diện những thông tin cơ bản liên quan đến các nội dung nghiệp vụ ghi trên chứng từ kếtoán, đảm bảo tắnh rõ ràng, chắnh xác, tạo thuận lợi cho việc ghi sổ và sắp xếp, phân loại chứng từ và tạo điều kiện cho công tác thanh tra, kiểm tra.
Thứ hai, hồn thiện quy trình kế tốn hoạt động nhập, xuất kho thuốc, trong đó đặt vai trị của kế tốn ở vị trắ trung tâm, có sự gắn kết cao giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác trên cơ sở tắch hợp thông tin từ các bộ phận, tạo sự chủđộng và kịp thời trong cơng tác kế tốn hoạt động nhập, xuất kho thuốc. Việc ghi nhận thông tin nhập, xuất thuốc trên phần mềm kế toán phải gắn với thời điểm thực tế nhập, xuất kho thuốc, khắc phục tình trạng cuối tháng mới ghi nhận thơng tin. Đồng thời, nâng cao vai trị kiểm soát của kế toán ở từng khâu trong quá trình nhập, xuất kho thuốc, gắn rõ trách nhiệm của các chủ thể ở từng khâu trong toàn bộ quá trình.
Thứba, liên quan đến hoạt động khám, chữa bệnh, cần tuân thủ các quy định về lập hóa đơn tài chắnh nói chung và hóa đơn điện tửnói riêng. Trong đó, thực hiện nghiêm túc thời điểm lập, nội dung và cách thức lập, quy định về chuyển đổi, trình tự luân chuyển, kiểm tra, lƣu trữ và bảo quản. Đặc biệt, nghiên cứu sửa đổi lại cách thức xuất hóa đơn tài chắnh đối với phần thu viện phắ BHYT do cơ quan BHXH chi trả nhằm hài hịa giữa quy định về hóa đơn theo Luật Kế toán với quy định về thanh, quyết toán chi phắ KCB BHYT của cơ quan BHXH. Bên cạnh đó, cũng cần chú trọng hơn công tác quảng bá thƣơng hiệu, hình ảnh và xây dựng bộ nhận diện thƣơng hiệu của Bệnh viện trong toàn bộ hệ thống chứng từ, đặc biệt là trên hóa đơn tài chắnh của Bệnh viện. Bên cạnh đó, tối ƣu hóa những ƣu việt mà hóa đơn điện tử mang lại bằng cách thay đổi cách thức lƣu trữ, đối soát chứng từ phù hợp dựa vào
ứng dụng CNTT, thay vì in ra giấy nhƣ hiện tại.
Thứtƣ, xây dựng và hoàn thiện hệ thống chứng từ, khắc phục những hạn chế của hệ thống chứng từ kế toán hiện tại, phù hợp và đáp ứng với những yêu cầu thông tin, đặc biệt là thông tin kế toán quản trị trong điều kiện các Bệnh viện đẩy mạnh thực hiện tự chủ tài chắnh. Cụ thể:
- Trong quá trình nhập kho thuốc, đặc thù của Bệnh viện trong việc mua sắm thuốc thƣờng đƣợc thực hiện chủ yếu theo phƣơng thức đấu thầu, bởi vậy cần tách bạch rõ trách nhiệm của bộ phận xây dựng kế hoạch mua thuốc - bộ phận tổ chức lựa chọn nhà thầu cung cấp thuốc - bộ phận tiếp nhận và quản lý kho thuốc - bộ phận thanh tốn. Theo đó, kế tốn khơng chỉ dừng lại ở việc thu nhận thông tin về sốlƣợng và giá trị thuốc nhập kho, mà cịn cần phải tập hợp những thơng tin và đƣa ra những phân tắch và nhận định phù hợp trên cơ sở thực thi chức năng kiểm sốt của mình trong từng khâu. Cụ thể, bộ phận kế toán cần so sánh và đối chiếu thông tin làm căn cứ xây dựng kế hoạch mua thuốc của Bệnh viện không chỉ dựa trên báo cáo sử dụng thuốc của khoa Dƣợc và còn dựa trên dữ liệu lịch sử của thơng tin kế tốn về tồn bộ chi phắ thuốc thực tếphát sinh năm trƣớc, so sánh và đối chiếu giá thuốc trúng thầu với giá thuốc bán buôn, giá thuốc nhập kho với giá thuốc trúng thầuẦBên cạnh đó, song song với việc quản lý đấu thầu thuốc, cần có thęm thơng tin chi tiết lięn quan đến quản lý nhà cung cấp theo hƣớng sắp xếp, phân loại và đánh giá các nhà cung cấp nhƣ thông tin về tên công ty, địa chỉ, điện thoại, giám đốcẦ lịch sử phân phối thuốc theo thời gian và danh mục hàng hóa, đồng thời giảm thiểu tối đa việc lƣu hồsơ thầu, các hóa đơn, chứng từ nhập thuốc dƣới dạng giấy thông qua việc ứng dụng công nghệthông tin. Đồng thời, bổ sung nội dung vềđặc thù hay tắnh chất của loại thuốc để bộ phận vật tƣ có cách thức bảo quản, bộ phận kế tốn có phƣơng án dự phòng phù hợpẦTrên những phân tắch này, luận văn đề xuất mẫu phiếu nhập kho mới nhằm hỗ trợ bộ phận kế tốn thực thi vai trị kiểm sốt của mình. (Phụ lục 3.1).
- Với quy trình xuất kho thuốc sử dụng cho ngƣời bệnh, kế toán cần thu nhận và kiểm sốt thêm đầu mối thơng tin giữa KHOA/PHỊNG - NGƢỜI BỆNH, thơng qua ỘBẢNG TỔNG HỢP SỬ DỤNG THUỐC CHI TIẾT THEO NGƢỜI BỆNHỢ Theo đó, đểcác khoa, phòng lên đƣợc báo cáo này, Bệnh viện cần thiết kê thêm mẫu chứng từ: PHIẾU XUẤT KHO (Phụ lục 3.2) và PHIẾU LĨNH THUỐC (Phụ
lục 3.3) liên quan đến thông tin này. Với chứng từ Phiếu lĩnh thuốc, hàng ngày, sau khi phát thuốc cho ngƣời bệnh, các khoa, phòng phải tổng hợp các phiếu lĩnh thuốc, lập bảng tổng hợp báo cáo sử dụng thuốc theo khoa (Phụ lục 3.4). Thông tin trên báo cáo này phải khớp với phiếu yêu cầu và phiếu xuất kho đầu ngày (Khi Khoa/phòng nhận thuốc từkho dƣợc đầu ngày).
- Trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán, Bệnh viện cần tăng cƣờng nâng cao tinh thần trách nhiệm của bộ phân kế toán mà chủ yếu là kếtoán trƣởng trong khâu kiểm tra lần hai. Nếu nhƣ lần đầu kiểm tra đảm bảo tắnh hợp pháp hợp lý của chứng từ, thì kiểm tra lần hai có tác dụng góp phần ngăn chặn kịp thời hiện tƣợng vi phạm chắnh sách, chếđộ tài chắnh kinh tế của Bệnh viện. Vì vậy trong lần kiểm tra này cần kiểm tra toàn bộ hộsơ chứng từ liên quan bao gồm các chứng từhƣớng dẫn và chứng từ bắt buộc kèm theo. Ngoài ra, đối với một số chứng từ quy mô lớn, cần phải kiểm soát đảm bảo tuân thủcác văn bản quy định cụ thểđã đƣợc xây dựng nhƣ quy chế chi tiêu nội bộ hay Chếđộ kế toán, Luật Kế toán.
Hơn nữa, để giúp cho viêc kiểm tra chứng từ kế toán đƣợc thuận lợi và đảm bảo tắnh chắnh xác, cần phải xây dựng phƣơng pháp phân loại và sắp xếp chứng từ một cách hợp lý. Hiện nay, Bệnh viện đang sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tắnh. Việc ghi chép kế toán cũng gần nhƣ đồng nghĩa với việc thu thập thông tin kinh tế tài chắnh vào phần mềm. Việc nhập thơng tin chứng từ kế tốn vào máy vi tắnh cần yêu cầu tuyệt đối phải đảm bảo sự chắnh xác, trung thực, và chi tiết. Do đó, cần phân loại và mã hóa chứng từ kế toán nhằm tổ chức theo các loại chứng từ, đáp ứng việc thu nhận số liệu của mỗi phần hành kếtốn. Đồng thời với việc mã hóa hệ thống giúp cho chứng từ quản lý, kiểm tra thông tin, lƣu trữ chứng từ một cách khoa học hơn. Căn cứ vào các thông tin trên chứng từ và yêu cầu từ màn hình, sau khi chứng từ đƣợc chuẩn hóa, kế tốn viên tiến hành nhập vào máy. Đối với những chứng từ phải in ngay sau khi nhập kế toán cần in các bảng kê chứng từ cùng loại để đối chiếu với các bộ phận có liên quan nhƣ phiếu thu, phiếu chi, bảng kê chi tiết chứng từđểđối chiếu với sổ quỹ của thủ quỹ kịp thời phát hiện sai sót.
Để hạn chế tình trạng một số chứng từ kế tốn khi đƣợc chuyển đến phịng tài chắnh kế tồn khơng đảm bảo tắnh kịp thời khách quan, Bệnh viện cần phân nhiệm rõ ràng và xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ khoa học, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động của đơn vị mình nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển chứng
từqua các khâu và đảm bảo thực hiện tốt các chƣng năng của kế toán là thu nhân, xử lý và cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời trong quá trình hoạt động của đơn vị.
Việc lƣu trữ và bảo quản chứng từ ở Bệnh viện cần thực hiện nghiêm chỉnh theo các quy định hiện hành. Bên cạnh đó, việc lƣu trữ chứng từở Bệnh viện hiện nay vẫn chƣa đƣợc khoa học và hợp lý. Việc bảo quản chƣa đƣợc đảm bảo cho chất lƣợng của chứng từ. Số lƣợng chứng từ lƣu trữ hiện nay đã quá lớn, cần phải thanh lọc những chứng từ kếtoán, xác định nhƣng chứng từnào đủ thời hạn và theo quy định cần phải hủy bỏ. Từđó sắp xếp lại chứng từ cho hợp lý theo thời gian vào từng khu vực riêng của kho lƣu trữ để thuận tiện cho việc kiểm tra, tiến hành tu sửa các kho bảo quản chứng từ nhằm đảm bảo các điều kiện tối thiểu nhƣ nhiệt độ, không khắ, ánh sáng để giữ cho chất lƣợng chứng từ bảo quản.
Để đảm bảo công tác lƣu trữ chứng từ thực hiện thuận lợi, kế toán cần đánh số hiệu chứng từ có quản lý theo từng nguồn kinh phắ, trên đó liệt kê các số chứng từđã đƣợc lƣu trong tập chứng từđồng thời mở sổ theo dõi các chứng từđƣa vào lƣu trữ.
Bộtài chắnh đã ban hành Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng cho các đơn vị HCSN theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC đã đƣợc thay đổi và bổ sung những chứng từ kế toán nhằm phù hợp với đặc điểm hoạt động của các đơn vị và theo hƣớng giảm bớt sốlƣợng chứng từ thuộc loại mang tắnh bắt buộc và tăng cƣờng chứng từ mang tắnh hƣớng dẫn. Với hệ thống chứng từhƣớng dẫn là một giải pháp hiện nay đối với các đơn vị SNCL nói chung và Bệnh viện Tâm thần Trung ƣơng I nói riêng đểđáp ứng yêu cầu quản lý và các hoạt động ngày càng phức tạp hơn của đơn vị.
Bên cạnh việc phải in, lƣu trữ và bảo quản chứng từ kế toán và các BCTC theo quy định của pháp luật, việc bảo quản lýu trữ chứng từ trên máy vi tắnh cũng cần phải đƣợc thực hiện. Hàng năm Bệnh viện nên lƣu trữ tồn bộ các thơng tin của các chứng từ kế toán sang thiết bị lƣu trữkhác nhƣ ổ cứng gắn ngoài và thực hiện chế độ bảo quản. Tuy nhiên, để đẩm bảo tắnh chắnh xác và tránh những rủi ro gây ra, hàng ngày kế toán các phần hành nên in các chứng từ phát sinh trong ngày vừa để kiểm tra vừa bắt đầu khâu lƣu trữ chứng từ.
3.2.2.2. Hồn thiện tổ chức xử lý thơng tin kế tốn
Thứ nhất hồn thiện tổ chức xử lý thơng tin kế tốn qua hệ thống TKKT
Để có thể nâng cao tắnh kết nối giứa phần mềm kế toán và các phần mềm quản lý, đặc biệt là phần mềm quản lý Bệnh viện, khắc phục tình trạng hoạt động
độc lập, thiếu tắnh liên kết dẫn đến việc phải kết xuất nhiều loại báo cáo từ các loại phần mềm khác nhau, rồi phải bóc tách mất rất nhiều thời gian mới có đƣợc thơng tin cần sử dụng.
Vắ dụ một số phần hành kế tốn chủ yếu có thể tổ chức mã hóa chi tiết TKKT nhƣ sau:
- Đối với phần hành kế toán nguyên liệu, vật liệu, với mục tiêu quản lý đƣợc tình hình nhập - xuất kho và sử dụng nguyên liệu, vật liệu, đặc biệt là thuốc và vật tƣ tiêu hao, việc gắn kết các đoạn mã có thểđƣợc thiết kế theo mối quan hệ giữa các đoạn mã sau:
+ Liên quan đến nghiệp vụ nhập kho
Bảng 3.1. Đề xuất ghi mã nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, vật tƣ y tế nhập kho
Tên đoạn mã Diễn giải
Mã bộ phận
Cho biết nguyên liệu, vật liệu đang đƣợc nhập vào kho nào (mã 1 sẽ đƣợc gắn tự động nếu đoạn mã vật tƣ y tế đƣợc gắn với ký tự: kho Bệnh viện và mã 2 - tên cụthểtừng khoa/phòng sẽ đƣợc gắn với ký tự: kho đơn vị trong đoạn mã vật tƣ y tế.)
Mã nội dung hoạt động
Cho biết nguyên liệu, vật liệu đƣợc mua về sử dụng cho hoạt động nào
Mã nguồn Cho biết nguyên liệu, vật liệu đƣợc mua từ nguồn nào Mã nhà cung cấp
(NCC)
Cho biết nguyên liệu, vật liệu đƣợc mua từ đơn vị nào:
- Ký tự đầu: Nhà cung cấp vật tƣ y tế
- Ký tự tiếp theo: Phƣơng thức lựa chọn nhà cung cấp
- Tên nhà cung cấp
Mã vật tƣ y tế
Cho biết nguyên liệu, vật liệu thuộc nhóm vật tƣ y tế nào, loại vật tƣ y tế nào và đặc biệt, tỷ lệ % BHYT thanh toán.
- 01 ký tự tiếp theo liên quan đến nhóm vật tƣ y tế: thuốc, máu, dịch truyền, phim, hóa chất, bơng băng, vật tƣ tiêu hao, vật tƣ can thiệpẦ
- 02 ký tự tiếp theo là chi tiết loại vật tƣ y tế (theo danh mục do BYT quy định)
-03 ký tự tiếp theo: tỷ lệ BHYT thanh toán (từ 0% - 100%) Mã tài khoản tự
nhiên: 152
Dùng để hạch toán kế toán
+ Liên quan đến nghiệp vụ xuất kho
Chi phắ nguyên liệu, vật liệu là một trong những khoản mục chi phắ chiếm tỷ trọng không nhỏ trong cơ cấu giá dịch vụ y tế, bởi vậy, việc kết hợp các đoạn mã thông tin liên quan đến các khoản mục chi phắ nói chung, và khoản mục chi phắ này nói riêng cần phải cung cấp đƣợc thông tin chi tiết tới từng dịch vụ, từng đối tƣợng khách hàng và cho từng hoạt động, từng bộ phận cụ thể.
Bảng 3.2. Đề xuất ghi mã nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, vật tƣ y tế xuất kho
Tên đoạn mã Diễn giải
Mã bộ phận Cho biết nguyên liệu, vật liệu đang đƣợc sử dụng ở bộ phận nào trong Bệnh viện.
Mã nội dung hoạt động
Cho biết nguyên liệu, vật liệu đƣợc sử dụng cho hoạt động nào,nhóm hoạt động nào và cụ thể là hoạt động nào trong nhóm Mã nguồn Cho biết nguyên liệu, vật liệu đƣợc mua và sử dụng từ nguồn nào Mã dịch vụ y tế Cho biết nguyên liệu, vật liệu đƣợc sử dụng cho dịch vụ y tế nào Mã khách hàng
Cho biết nguyên liệu, vật liệu đƣợc sử dụng cho đối tƣợng khách hàng nào. Đặc biệt, trong đoạn mã này, thơng tin về tỷ lệ đƣợc BHYT thanh tốn là thông tin quan trọng.
Mã nội dung chi phắ Chi phắ về thuốc, hóa chất, vật tƣ tiêu hao
Mã vật tƣ y tế
Cho biết nguyên liệu, vật liệu thuộc nhóm vật tƣ y tế nào, loại vật tƣ y tế nào và đặc biệt, tỷ lệ % BHYT thanh toán.
- 01 ký tự tiếp theo liên quan đến nhóm vật tƣ y tế: thuốc, máu, dịch truyền, phim, hóa chất, bơng băng, vật tƣ tiêu hao, vật tƣ can thiệpẦ
- 02 ký tự tiếp theo là chi tiết loại vật tƣ y tế (theo danh mục do BYT quy định)
-03 ký tựtiếp theo: tỷlệ BHYT thanh toán (từ 0% - 100%)
Mã tài khoản tự nhiên: tài khoản liên