% Nợ vay có tài sản đảm bảo là
hàng hóa/quyền địi nợ 91.989 3,86%
Tài sản đảm bảo - -
thiêu cân đối về đối tượng khách hàng và có tính rủi ro tập trung cao. Đên thời điểm kiểm toán dư nợ vay KHCN là 104,68 tỷ đồng, chỉ chiêm 11,08% tổng dư nợ chi nhánh. Dư nợ của 10 khách hàng lớn nhất chi nhánh là 764,9 tỷ đồng chiêm 81% tổng
dư nợ, trong đó có 04 khách hàng với tổng dư nợ 432,141 tỷ có phát sinh nợ quá hạn.
- Thẩm định không đầy đủ, không đánh giá hiệu quả tổng thể của phương án vay vốn, khách hàng vay vốn để mua xe phục vụ thi cơng dự án nhưng tờ trình khơng
thẩm định dự án đang thực hiện mà phân tích nguồn trả nợ đơn lẻ từ xe ô tô
- Chưa tuân thủ đầy đủ các quy định, hướng dẫn của SHB trong việc thẩm định khách hàng và trình cho vay. Cho vay vượt quá năng lực kinh doanh của khách hàng (khách hàng mới thành lập được 01 tháng, khơng có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh
tình trạng hơn nhân.
- Chưa tuân thủ quy định về tra cứu thơng tin CIC của khách hàng khi trình cấp tín dụng, việc kiểm sốt thơng tin CIC chưa được thực hiện chặt chẽ, nhiều trường hợp
cán bộ tín dụng khơng tra cứu thơng tin CIC của khách hàng, người có liên quan - Định giá TSĐB sai quy định, làm tăng giá trị TSĐB
- Thực hiện sai quy định về thủ tục nhận cầm cố hàng hóa : nhận cầm cố hàng hóa nhập khẩu nhưng chi nhánh ký hợp đồng thế chấp hàng hóa ln chuyển.
- Cơng tác theo dõi, quản lý TSBĐ sau khi cho vay chưa được quan tâm thực hiện một cách chặt chẽ : Nhiều TSBĐ là phương tiện vận tải, hàng hóa cán bộ tín dụng khơng kịp thời u cầu khách hàng mua bổ sung bảo hiểm sau khi cho vay hoặc
sau khi đã hết hạn bảo hiểm.
- Buông lỏng giám sát tài sản đảm bảo sau cho vay dẫn đến khoản vay bị nợ quá hạn nhưng khơng có tài sản đảm bảo, nguy cơ mất vốn.
- Việc quản lý TSBĐ là hàng hóa cịn lỏng lẻo, khơng giám sátchặt chẽ việc nhập xuất hàng và thu hồi nợ, khơng định kỳ kiểm tra hàng hóa thế chấp. Hàng hóa thế chấp tuy có bảo vệ của bên thứ 3 trơng giữ nhưng việc quản lý mang tính chất hình thức, khơng có sự phối hợp giám sát thường xuyên của chi nhánh
- Chi nhánh chưa thực hiện đúng quy định về kiểm tra giám sát khách hàng sau khi cho vay theo Quyết định đã ban hành của TGĐ.
❖ Đối với nghiệp vụ TTQT.
Chi nhánh Z có hoạt động thanh tốn quốc tế tương đối phát triển và chiếm tỷ trọng lớn trong doanh số phí dịch vụ tồn chi nhánh
Đồn kiểm tốn u cầu Chi nhánh cung cấp toàn bộ hồ sơ liên quan đến hoạt động thanh toán quốc tế (hồ sơ chuyển tiền đi, chuyển tiền đến, hồ sơ mở L/C nhập khẩu, xuất khẩu, hồ sơ nhờ thu xuất, nhập khẩu..)
Một số các sai phạm ghi nhận như sau: - Tài liệu hồ sơ chuyển tiền chưa đúng quy định - Hồ sơ LC nhập khẩu chứng từ không đầy đủ.
- Chứng từ hạch toán/điện hạch toán chữ ký của cấp có thẩm quyền là chữ ký khắc dấu, không đúng quy định về chữ ký trong chứng từ kế toán.
- Một số hồ sơ chuyển tiền trả trước đã quá thời hạn bổ sung tờ khai hải quan/chứng từ nhưng khách hàng chưa cung cấp
❖ Đối với nghiệp vụ kế tốn nội bộ.
Đồn kiểm toán đã tiến hành kiểm toán 100% nghiệp vụ phát sinh trong thời hiệu kiểm tốn. Kết quả kiểm tốn cho thấy: Nhìn chung cơng tác kế toán tại Chi nhánh chấp hành theo đúng quy định, quy chế, quy trình nghiệp vụ:Phần lớn, các chứng từ lưu khớp đúng với các khoản liệt kê phát sinh giao dịch trên hệ thống;nội dung, yếu tố ghi trên chứng từ lưu phù hợp, hợp pháp; các nghiệp vụ phát sinh đều có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và được hạch tốn đúng tính chất, đúng tài khoản.. ..Tuy nhiên, việc chấp hành định mức các khoản chi còn chưa hợp lý như: Tổng chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, tiếp tân, khánh tiết, chi phí giao dịch đối ngoại, hoa hồng mơi giới, chi phí hội nghị chiếm tới 55,5% tổng các chi phí hợp lý của chi nhánh, bên cạnh đó một số khoản chi phí vượt kế hoạch đề ra như chi cơng tác phí, chi lễ tân, khánh tiết, tiếp khách chi nhánh. Cụ thể các phần hành:
+Phải thu nội bộ.
- Trình tự thủ tục tạm ứng chưa đầy đủ, thiếu căn cứ tạm ứng: phần lớn các khoản tạm ứng thiếu tờ trình của bộ phận chi tiêu về mục đích, sự cần thiết, dự tốn được phê duyệt
- Thời gian hoàn ứng chậm
- Chưa thực hiện đúng hạn mức tạm ứng theo Quy chế tài chính như tạm ứng cho cơng tác hành chính theo quy định là tối đa 5 triệu đồng tuy nhiên chi nhánh vẫn có một số món tạm ứng vượt hạn mức mà khơng có tờ trình, bên cạnh đó có một số các khoản tạm ứng cho cơng tác tiếp khách, lễ tân nhưng khơng có kế hoạch đối tượng khách hàng, dự trù kinh phí.
+Chi mua sắm tài sản.
- Chứng từ thanh tốn mua sắm, điều chuyển TSCĐ chưa đầy đủ, hợp lệ. - Thời điểm ghi nhận giá trị tài sản vào chương trình quản lý và trích khấu hao
tài sản tại chi nhánh chưa kịp thời chưa phù hợp với thời điểm đưa tài sản vào sử dụng; chưa theo chuẩn mực kế toán Việt Nam và Quy định về quản lý đầu tư mua sắm TSCĐ hiện hành của SHB
- Chưa thực hiện đúng theo trình tự mua sắm tài sản của SHB.
+Kế toán nghĩa vụ với nhà nước.
- Hạch toán nhầm giá trị VAT được khấu trừ theo tỷ lệ vào Tài khoản VAT được khấu trừ 100%
- Xác định tổng doanh thu để tính tỷ lệ khấu trừ không trừ đi chi phí về kinh doanh mua bán ngoại tệ
- Chi nhánh tính sai số tiền ăn ca theo quy định do đó tiền thuế TNCN hàng tháng (tiền ăn ca được trừ theo nhà nước là 620.000 đồng nhưng chi nhánh đang tính là 500.000 đồng).
+ Đối với các khoản chi phí.
- Chi tiếp khách còn tồn tại khoản chưa ghi rõ đối tượng khách được tiếp, chi vượt định mức theo quy định, Một số hóa đơn chứng từ thanh tốn khơng có chữ ký người mua hàng, khơng nêu rõ đối tượng tiếp khách, đối tượng được ủy quyền tiếp khách hoặc khơng có tờ trình về việc tiếp khách đối với các đối tượng được Giám đốc ủy quyền.
- Đối với khoản chi xăng dầu: chứng từ thanh tốn khơng có bảng kê cụ thể loại máy phát điện, số giờ sử dụng, tiêu hao xăng/ 1 giờ gây khó khăn trong việc theo dõi và xác định chi phí thanh tốn
❖ Đối với kế tốn giao dịch.
Đồn kiểm tốn đã kiểm tra 80% bộ hồ sơ mở tài khoản phát sinh trong thời hiệu kiểm tốn nhận thấy: cịn tồn tại một số bộ hồ sơ thiếu giấy tờ pháp lý, giấy tờ pháp lý chưa hợp lệ, chưa đúng quy định,
❖ Đối với nghiệp vụ ngân quỹ.
Đồn kiểm tốn tiến hành kiểm kê quỹ đột xuất của Chi nhánh và các PGD nhận thấy tiền và ấn chỉ khớp đúng. Công tác ngân quỹ được Chi nhánh thực hiện đúng với quy định của SHB.
Bước 3: Kết thúc kiểm toán nội bộ
Ket thúc cuộc kiểm tốn, Trưởng nhóm kiểm tốn tổng hợp các giấy tờ làm việc của các KTV, lên phụ lục và lập báo cáo tổng hợp, Báo cáo này được gửi cho Ban Kiểm soát, Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc và Giám đốc chi nhánh Z. Chi tiết theo phụ lục 2.4.
Báo cáo KTNB đã nêu ra những tồn tại và đưa ra kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và hiệu năng quản lý cho đơn vị được kiểm toán, thực hiện bước đầu nội dung kiểm toán nghiệp vụ. Nội dung Báo cáo KTNB còn tập trung chủ yếu vào nội dung kiểm tốn tính tn thủ qui trình nghiệp vụ, qui chế của NHNN và của SHB.
2.2.2.3. Công tác giám sát từ xa
Cùng với cơng tác kiểm tốn tại chỗ, công tác giám sát từ xa cũng là một trong những hoạt động quan trọng của kiểm toán nội bộ. Xuất phát từ thực tế, khi thực hiện giám sát từ xa hiệu quả sẽ hạn chế tối đa cơng tác kiểm tốn tại chỗ. Giám sát hiệu quả sẽ thực hiện khoanh vùng được rủi ro để từ đó lập kế hoạch và đề ra kế hoạch thực hiện kiểm toán tại chỗ. Giám sát từ xa hiệu quả cũng sẽ tiết kiệm được nguồn nhân lực để thực hiện kiểm toán tại chỗ do mạng lưới kiểm tốn nội bộ đã có mặt ở hầu hết các chi nhánh của ngân hàng. Nhận thức được điều đó, ban lãnh đạo kiểm tốn nội bộ SHB đã chú trọng đầu tư nguồn lực và con người để thực hiện xây dựng các chỉ tiêu, báo cáo phục vụ cho công tác giám sát.
Trước năm 2012, tồn bộ nhân viên kiểm tốn nội bộ đều thực hiện giám sát từ xa, mỗi cán bộ phụ trách 3 đến 4 chi nhánh, giám sát hàng ngày và cuối mỗi tháng đều thực hiện báo cáo kết quả giám sát trong tháng của từng chi nhánh và gửi yêu cầu chấn chỉnh tới chi nhánh ngay khi phát hiện ra sai phạm trọng yếu. Cụ thể, mẫu biểu báo cáo giám sát và công văn yêu cầu chấn chỉnh được thể hiện tại Phụ lục 2.5.
Do trước năm 2012, số lượng nhân sự của kiểm tốn nội bộ ít (11 người trong đó có 02 lãnh đạo), số lượng thực hiện các cuộc kiểm toán tại chỗ lớn nên việc giám sát chưa thực sự phát huy được hiệu quả, các công cụ giám sát trong giai đoạn này chưa được thiết kế xây dựng thành biểu mẫu. Các chuyên viên dựa vào các báo cáo có sẵn
trên hệ thống và thực hiện một cách thủ công để khai thác các thông tin phục vụ cho mục đích giám sát. Báo cáo duy nhất được IT hỗ trợ là báo cáo về phân loại nhóm nợ thực. Ket quả giám sát trong giai đoạn này chủ yếu dừng lại ở bước xác định nhóm nợ thực của các khoản vay và tiến hành trích lập dự phịng thực và các sai phạm về hạch tốn kế tốn mang tính sai sót và đã được u cầu chỉnh sửa kịp thời.
Từ năm 2012 đến nay, do mạng lưới chi nhánh mở rộng nhất là sau khi sáp nhập, nhân sự giám sát ít, ngân hàng tồn tại 02 hệ thống (intellect của SHB và Flexcure của HBB) nên công tác giám sát đang hạn chế. Phịng Kiểm tốn giám sát - tổng hợp (KTGS&TH) là đầu mối triển khai và thực hiện chức năng giám sát hệ thống. Kết quả giám sát sẽ là cơ sở để hỗ trợ cơng tác kiểm tốn tại chỗ của các Đồn Kiểm tốn vàphụ trách các Phịng Kiểm tốn. Phịng KTGS&TH chịu trách nhiệm xây dựng các quy định và công cụ để phục vụ hoạt động giám sát để từ đó tổng hợp kết quả gửi cho các Phòng KTNB tại Chi nhánh. Các mẫu biểu, báo cáo phục vụ cho công tác giám sát trên tất cả các mảng nghiệp vụ bắt đầu được thiết lập dưới sự hỗ trợ của Khối CNTT SHB nhằm khai thác các số liệu có sẵn trên hệ thống, hạn chế thời gian xử lý số liệu để có kết quả đáp ứng được yêu cầu. Kết quả giám sát trong giai đoạn này chủ yếu tập trung chính vào giám sát các khoản cơ cấu nợ và các giao dịch được hạch toán bất thường trên hệ thống.. .Qua quá trình giám sát phát hiện ra một số Chi nhánh không tuân thủ theo đúng quy định chỉ đạo như: áp dụng lãi suất chưa đúng quy định; khơng thu phí trả nợ trước hạn; khoản vay khơng có TSBĐ/ hoặc chưa gắn TSBĐ kịp thời; tự ý chuyển nhóm nợ trên hệ thống; thu hết nợ gốc treo nợ lãi trên hệ thống; thu hết nợ cả gốc và lãi nhưng khơng đóng tài khoản; vi phạm về duy trì trạng thái ngoại tệ cuối ngày; vi phạm về hạn mức tồn quỹ; không gắn seri sổ tiết kiệm.
2.2.2.4. Công tác giám sát, đôn đốc chỉnh sửa sau kiểm toán
Chấn chỉnh sau kiểm toán là một trong 04 bước của quy trình kiểm tốn, do đó rất được quan tâm. Công tác giám sát, đôn đốc chỉnh sửa sau kiểm toán được theo dõi sát sao và nghiêm túc sẽ tăng tính tuân thủ của các chi nhánh, đồng thời kiểm tra, giám sát đảm bảo các kiến nghị của đồn kiểm tốn được chỉnh sửa hạn chế thất thốt chi phí cho ngân hàng.
Sau khi kết thúc các cuộc kiểm tốn, các đồn kiểm tốn sẽ soạn thảo công văn chấn chỉnh sau kiểm tốn trong đó nêu rõ các sai phạm của chi nhánh, ảnh hưởng của các sai phạm và kiến nghị đề xuất chỉnh sửa gửi cho các đon vị kiểm toán. Các đon vị kiểm toán sẽ thực hiện chấn chỉnh và gửi báo cáo chấn chỉnh sau kiểm toán trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ký báo cáo kiểm tốn.
Tại trụ sở chính, Phịng kiểm tốn giám sát - tổng hợp sẽ là đầu mối tổng hợpvà đôn đốc kết quả chấn chỉnh sau kiểm toán của các đon vị được kiểm toán. Hàng tháng, Phịng kiểm tốn giám sát - tổng hợp sẽ gửi báo cáo tình hình chấn chỉnh lên Ban Kiểm soát, Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc để ban lãnh đạo đánh giá quá trình thực hiện chấn chỉnh. Tuy nhiên, tại ngân hàng chưa ban hành được chế tài xử phạt cũng như chưa ban hành được quy định gắn trách nhiệm chấn chỉnh thuộc về đon vị được kiểm toán đối với các vi phạm và chế tài xử phạt đối với các sai phạm kiểm tốn khơng được chấn chỉnh theo thời hạn nên kết quả chấn chỉnh đạt được chưa cao, thời gian chấn chỉnh kéo dài gây khó khăn trong cơng tác theo dõi tổng hợp của ban kiểm tốn nội bộ.
Số lượng các cơng văn chấn chỉnh tưong ứng với số lượng các cuộc kiểm toán tại chỗ của ban kiểm toán nội bộ (đã nêu tại mục 2.2.2.2).
2.2.2.5. Các hoạt động khác của kiểm tốn nội bộ
Ngồi các hoạt động chính đã phân tích tìm hiểu ở trên, kiểm toán nội bộ của SHB cịn thực hiện rất nhiều các cơng việc khác như: Cơng tác phịng chống rửa tiền, công tác khiếu nại, tố cáo; tham gia ý kiến đối với các nhân sự nghỉ việc; nhân sự trình bổ nhiệm; và giải quyết các sự vụ liên quan theo yêu cầu của ban lãnh đạo ngân hàng.
Đối với công tác phịng chống rửa tiền, ban kiểm tốn nội bộ có 02 thành viên tham gia ban điều hành cơng tác phịng chống rửa tiền. Hàng tháng, là đầu mối báo cáo cơng tác phịng chống rửa tiền của SHB cho ngân hàng nhà nước.
Đối với công tác giải quyết khiếu nại tố cáo và công tác tham gia ý kiến đối với nhân sự nghỉ việc và nhân sự trình bổ nhiệm, ban kiểm tốn nội bộ đóng vai trị tham mưu và đưa ra ý kiến độc lập đến các phòng ban liên quan về các cá nhân trong phạm vi ban kiểm toán đã được trực tiếp làm việc với cá nhân đó. Kết quả chi tiết như sau:
■ Giải quyết khiếu nại, tố cáo
■ Tham gia ý kiến
đối với
nhân sự nghỉ việc
■ Tham gia ý kiến trình
Biểu đồ 2.8. Số lượng cơng việc khác của kiểm tốn nội bộ SHB năm 2010-2012
(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kiểm toán nội bộ SHB năm 2010-2012).
Biểu đồ trên nhận thấy công tác tham gia ý kiến đối với nhân sự nghỉ việc năm 2011 tăng đột biến (tăng 100%); tham gia ý kiến trình bổ nhiệm năm 2011 cũng tăng đột biến (+166,67%); công tác giải quyết khiếu nại tố cáo cũng tăng đều qua các năm điều đó thể hiện thời gian kiểm tốn nội bộ thực hiện các cơng việc khác ngồi chun mơn của mình tăng dần, ảnh hưởng đến thời gian kiểm toán tại chỗ và giám sát từ xa để hạn chế rủi ro của kiểm toán nội bộ.