(Nguồn báo cáo thường niên của Ngân hàng SHB năm 2012).
Phân chia theo trình độ của Ban KTNB
■ Thạ
c sỹ
■ Cử
Biểu đồ 2.4. Trình độ nhân sự kiểm tốn nội bộ SHB năm 2012.
(Nguồn: báo cáo hoạt động kiểm tốn nội bộ SHB năm 2012)
Tình hình nhân sự của ngân hàng nói chung và của Ban Kiểm tốn nội bộ nói riêng trong năm 2010 và năm 2011 tương đối ổn định, khơng có nhiều biến động lớn. Đến năm 2012, nhân sự của tồn ngân hàng nói chung và của Kiểm tốn nội bộ nói riêng tăng đột biến do sự kiện sáp nhập ngân hàng TMCP Nhà Hà Nội vào Ngân hàng SHB. Việc phát triển đội ngũ nhân sự dựa trên nền tảng cán bộ cũ và tuyển dụng mới phần lớn là các sinh viên mới tốt nghiệp từ các trường đại học. Khơng có nhiều sự luân chuyển nhân sự giữa các bộ phận hoặc điều chuyển nhân sự với các Chi nhánh khác trong hệ thống ngân hàng. Đối với nhân sự của Ban Kiểm toán nội
Bước 1: Đánh giá rủi ro hoạt
...í... Đồn Kiêm tốn thực hiện
- Đánh giá rủi ro của các đon vị trực thuộc SHB.
Trong quá trình lập Kê hoạch cuộc kiểm toán
bộ đội ngũ cán bộ quản lý chủ yếu được tuyển ngoài, tuyển những người có kinh nghiệm từ các ngân hàng khác, chính sách đó mang lại cho bộ phận nhiều tư duy, nhiều cách làm việc, nhiều sáng tạo mới trong công việc tuy nhiên không tạo được sự ổn định và tính cố gắng phấn đấu cống hiến cho nhân viên.
Nhìn chung, các cán bộ kiểm tốn nội bộ của ngân hàng đều có trình độ đại học và sau đại học, tốt nghiệp chuyên ngành tài chính - ngân hàng, kế tốn, kiểm tốn tại các trường đại học có uy tín trên cả nước. Phần lớn nhân sự có tuổi đời trẻ, một mặt nó mang lại sự tích cực trong hoạt động của ngân hàng khi lực lượng trẻ là những người có nhiệt huyết, có sức khỏe và mong muốn được khẳng định mình, nhưng mặt khác họ là những người thiếu kinh nghiệm, có nhiều hạn chế về kỹ năng, đó là một trong những trở ngại lớn đối với cơng việc địi hỏi trình độ nghiệp vụ tồn diện và kỹ năng ứng xử khéo léo như cơng việc kiểm tốn. Và thực tế cho thấy, sự gia tăng về cán bộ kiểm toán nội bộ chưa thực sự mang lại hiệu quả, các kết quả kiểm toán mang lại chưa xứng đáng với quy mô của bộ phận kiểm toán nội bộ.
2.2.2. Thực trạng hoạt động kiểm toán nội bộ tại Ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn - Hà Nội
2.2.2.1. Cơng tác rà sốt, góp ý văn bản định chế tại ngân hàng SHB và tại ban Kiểm toán nội bộ
a. Hệ thống văn bản pháp lý của hoạt động Kiểm toán nội bộ
Hệ thống pháp lý của bộ phận Kiểm toán nội bộ khá đầy đủ, ngân hàng nhà nước đã ban hành Thông tư 44/2011/TT-NHHN ngày 29/12/2011 Quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài.
Ngân hàng SHB đã ban hành các Quy định về tổ chức bộ máy, về quy chế hoạt động, quy trình kiểm tốn và cẩm nang kiểm tốn của SHB. Cụ thể:
- Quyết định số 126/QĐ-BKS ngày 23/08/2013 về việc ban hành Quy trình kiểm tốn nội bộ Ngân hàng TMCP Sài Gòn - Hà Nội.
- Quyết định số 386/QĐ-HĐQT2 ngày 27/08/2012 v/v ban hành Quy chế kiểm tốn nội bộ Ngân hàng TMCP Sài Gịn - Hà Nội.
- Quyết định số 387/QĐ-HĐQT2 ngày 27/08/2012 v/v ban hành Quy định về tổ chức và hoạt động của Ban Kiểm tốn nội bộ Ngân hàng TMCP Sài Gịn - Hà Nội. - Quyết định số 20/QĐ-BKS ngày 03/03/2013 v/v Ban hành cẩm nang kiểm
tốn nội bơ Ngân hàng TMCP Sài Gòn - Hà Nội.
Các Quyết định trên đã mô tả được tổng quan cơ cấu tổ chức, hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ, đồng thời đã nêu lên được quy trình kiểm tốn nội bộ của ngân hàng SHB.
• Quy trình chung về hoạt động kiểm tốn nội bộ được mơ tả như sau:
Đánh giá rủi ro Kiên Lập kê hOạch kiểm toán nghị theo dõi giám sát Lập báo cáo Kiểm tốn tại chỗ
Mơ hình trên có thể so sánh kiểm tốn nội bộ như một vịng trịn khép kín - đặc trưng của kiểm tốn nội bộ - khơng có điểm đầu và điểm cuối mà cần thường xun rà sốt và khơng ngừng phát triển để vòng tròn trở thành đường xoắn lên cao.
cuộc KTNB - Xây dựng kế hoạch từng
cuộc kiểm tốn: - Trình cấp thẩm
quyền ban hành Quyết định
Trưởng Ban KTNB hoặc
cấp thẩm
quyền yêu cầu kiểm toán. - Đoàn KT lập Kế hoạch
kiểm toán
do các cấp có thẩm quyền phê
duyệt).
- Thơng báo kiểm toán
KT trước khi tiến hành kiểm toán 3 ngày làm việc (trường hợp kiểm toán đột xuất mà cấp thẩm quyền yêu cầu không thông báo trước cho đơn vị được kiểm)
Biroc 3: Thực hiện cuộc kiểm
toán ...3 ... Doan KTXB/Pliong KTNB chi nhánh - Chuân bị kiêm tốn: - Tổ chức phân cơng cơng việc
- Thu thập tài liệu - Sốt xét phân tích - Kiểm thực quy trình ...4 ... Doan KTXB/Pliong KTNB chi nhánh - Tiên hành kiêm tốn: - Họp thơng báo kế hoạch kiểm toán - Thực hiện phỏng vấn - Tiến hành chọn mẫu - Thực hiện kiểm toán chi tiết - Kiểm tra thực tế khách hàng và các bên có liên quan
- Đánh giá lại rủi ro - Điều chỉnh chương
trình
kiểm tốn (nếu cần thiết)
- Báo cáo từng cuộc kiểm toán phải được Ban KTNB gửi cho HĐQT, BKS, TGĐ và đơn vị được kiểm toán
trong thời hạn tối đa không quá 1 tháng kể từ ngày kết thúc cuộc KT. ...5 ... Doan KTXB/Pliong KTNB chi nhánh
- Lrru hồ sơ CUQC kiêm toan
Biroc 4: I heo dõi sau kiểm
toán ...6 ... Doan KTXB/Pliong KTNB chi nhánh
- Soạn văn bản chân chỉnh sau kiểm toán chuyển về Ban
KTNB để Ban KTNB trình các cấp thẩm quyền phê duyệt, gửi về đơn vị được kiểm tốn. ...7 ... Can bộ KTNB phụ trách đơn vị/Trưởng Phịng KTNB chi nhánh - Cập nhật tình hình thực hiện các khuyến nghị của đơn
vị được kiểm toán.
Tổng hợp KTNB
chi nhánh vào báo cáo chấn chỉnh sau kiêm tốn.
thức.
...9 ...
Tnróìig K'I'1N 15 - Lập báo cáo tình hình thực hiện khuyến nghị kiêm toán của các đơn vị trong hệ thông
SHB gửi Ban Kiêm soát.
kiêm toán, thực hiện kiêm toán và theo dõi sau kiêm tốn. Theo đó, trong mỗi bước nêu rõ trách nhiệm và môi quan hệ phôi hợp, độc lập giữa ba bộ phận: các thành viên Đồn kiêm tốn, các thành viên thuộc Phịng Kiêm toán nội bộ tại đơn vị được kiêm tốn và Phịng kiêm tốn giám sát - tổng hợp tại Trụ sở chính. Mơ hình nêu trên, tới thời điêm hiện tại đã phát huy một phần vai trị của nó trong việc nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả của hoạt động kiêm toán nội bộ. Tuy nhiên, việc vận dụng trên thực tế cũng phát sinh một sô vấn đề phức tạp liên quan đến quá trình tác nghiệp giữa các bộ phận.
b. Cơng tác rà sốt, góp ý văn bản nghiệp vụ
Hệ thơng Quy chế, chính sách, quy trình nghiệp vụ ln được xác định là một nội dung quan trọng trong hệ thơng kiêm sốt nội bộ. Đê đảm bảo văn bản ban hành đúng pháp luật và hạn chế tôi đa rủi ro ban kiêm tốn nội bộ xác định cơng tác rà soát, bổ sung các văn bản định chế là một trong các khâu quan trọng của hoạt động kiêm toán nội bộ. Trong các quy định, quy trình nghiệp vụ, SHB đã chú trọng xây dựng cơ chế kiêm soát đảm bảo nguyên tắc: Mọi giao dịch phát sinh đều được kiêm tra, kiêm sốt lại, bảo đảm một quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất 02 cán bộ tham gia, khơng có cá nhân nào có thê một mình thực hiện một quy trình, một giao dịch cụ thê ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức cho phép nhằm phát hiện kịp thời những nhầm lẫn, sai sót, gian lận đê hạn chế tơi đa rủi ro.
SHB là một trong những ngân hàng đã ban hành được khung văn bản định chế rõ ràng cho từng loại nghiệp vụ của ngân hàng đê có tạo khung cơ sở pháp lý cho
Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Số lượng cuộc kiểm toán ________ _______ _______ _______ _______
- Kiểm toán đột xuất_______ ________ 7_ ________ 15 ________ 5_ ________ 0_ ________ 0_ - Kiểm toán theo chuyên đề ________
0_ ________ 0_ ________ 0_ ________ 13 _______ 29 - Kiểm tốn tồn diện______ ________ ________ ________ ________ ________ Số lượng vi phạm phát hiện _______ 50 _______ 70 _______ 95 100 200
các hoạt động. Tồn bộ hệ thống các quy trình, quy chế, quy định của nghiệp vụ đều được ban hành và được phổ biến cho toàn bộ cán bộ nhân viên toàn ngân hàng thông qua hệ thống email và web shb∖inside của ngân hàng tuy nhiên hệ thống văn
bản chưa đạt tiêu chuẩn ISO.
Số lượng các văn bản được ban hành mới, sửa đổi bổ sung trong 03 năm từ năm 2010 đến năm 2012 như sau:
Biểu đồ 2.5. Số lượng văn bản nghiệp vụ ban hành mới, sửa đổi của SHB năm 2010-2012
(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kiểm toán nội bộ năm 2010-2012)
Qua biểu đồ trên nhận thấy số lượng văn bản ban hành mới và chỉnh sửa tăng qua các năm, tỷ lệ ban hành mới năm 2012 cao hơn so với năm 2011. Toàn bộ các văn bản trước khi ban hành đều có sự tham gia góp ý của ban kiểm tốn nội bộ.
2.2.2.2. Cơng tác kiểm tốn tại chỗ
Nếu hoạt động tín dụng và hoạt động huy động vốn là hai hoạt động quan trọng nhất của ngân hàng thì hoạt động kiểm tốn tại chỗ là một trong những hoạt động quan trọng nhất của của kiểm toán nội bộ và đây cũng là hoạt động chiếm phần lớn thời gian của kiểm toán nội bộ SHB.
Lãnh đạo ban kiểm toán nội bộ SHB rất chú trọng hoạt động kiểm toán tại chỗ, hoạt động ngày càng được nâng cao cả về số lượng và chất lượng.
Để thực hiện tốt cơng tác kiểm tốn tại chỗ, các thành viên trong ban kiểm tốn phải bám sát quy trình kiểm tốn và thực hiện cụ thể chi tiết theo 4 bước đã nêu trong quy trình: Lập kế hoạch; tiến hành kiểm tốn; Kết thúc kiểm toán và lập báo cáo kiểm tốn; Giám sát cơng tác thực hiện chấn chỉnh sau kiểm toán.
Phương pháp kiểm toán được áp dụng là phương pháp kiểm tốn định hướng theo rủi ro. Ngồi ra, kiểm toán viên thường kết hợp rất chặt chẽ thủ tục kiểm toán hệ thống và thủ tục kiểm toán cơ bản.
Kết quả cơng tác kiểm tốn tại chỗ của ngân hàng SHB được thể hiện như sau:
N Số lượng các cuộc kiểm toán.
120 140 100 80 60 40 20 0 Năm
2009 Năm2010 Năm2011 Năm2012 Năm2013
■ Số lượng cuộc kiểm toán
■ - Kiểm toán đột xuất
■ - Kiểm toán theo chuyên đề
■ - Kiểm tốn tồn diện
Biểu đồ 2.6. Biểu đồ tăng trưởng số lượng cuộc kiểm toán, số lượng vi phạm của SHB năm 2009-2013
(Nguồn: báo cáo kết quả hoạt động kiểm toán nội bộ SHB năm 2009-2013).
Bảng số liệu trên thể hiện số cuộc kiểm toán tăng đều qua các năm trong đó tăng cao nhất là năm 2013 (tăng 95,83%), số lượng cuộc kiểm toán năm 2011 giảm so với năm 2010 (giảm 8%).
Xét chi tiết các cuộc kiểm toán nhận thấy, kiểm toán đột xuất năm 2010 tăn g đột biến (tăng 114,29%) điều đó thể hiện trong năm 2010 ngân hàng có nhiều biến động lớn, nhiều rủi ro xảy ra ngồi kế hoạch của kiểm tốn nội bộ. Trong 02 năm 2012 và năm 2013 khơng có kiểm tốn đột xuất. Các cuộc kiểm toán chuyên đề theo xu hướng tăng (năm 2011 tăng 100%; năm 2013 tăng 123,08%), đây là một thay đổi trong tư duy của lãnh đạo ban kiểm toán, việc kiểm toán chuyên đề sẽ chuyên sâu hơn và thực hiện được trên phạm vi rộng và thực hiện đồng thời trên hệ thống.
về số lượng các sai phạm cũng tăng dần đều theo từng năm (tăng 100% năm 2013; tăng 40% năm 2010; 35,71% năm 2011). Số lượng các sai phạm tăng lên do quy mô hoạt động của ngân hàng ngày càng mở rộng, nhiều chi nhánh mới thành lập nhân viên trẻ nên tính tn thủ quy chế, quy trình chưa cao. Bên cạnh đó, sự kiện sáp nhập với HBB cũng góp phần làm tăng cao số lượng đầu lỗi vi phạm.
N Xét về chất lượng của các cuộc kiểm toán:
Mỗi cuộc kiểm toán tùy vào nội dung kiểm toán, đối tượng được kiểm toán, khoanh vùng rủi ro sẽ quyết định thời gian thực hiện của cuộc kiểm toán. Thực tế thời gian thực hiện các cuộc kiểm toán thường dao động từ 20 đến 30 ngày/cuộc.
Cùng với sự tăng lên của các sai phạm, số lượng sai phạm trọng yếu các đồn kiểm tốn phát hiện được ngày càng tăng lên. Thể hiện:
■ Nghiệp vụ tín dụng
■ Nghiệp vụ kế tốn
Biểu đồ 2.7. Biểu đồ tăng trưởng nhóm sai phạm trọng yếu của SHB năm 2010-2012
Nghiệp vụ tín dụng là nghiệp vụ tiềm ẩn nhiều rủi ro, qua các phát hiện của kiểm toán các lỗi trọng yếu chủ yếu xuất phát từ rủi ro đạo đức của cán bộ tín dụng. Một số nhóm lỗi trọng yếu ban kiểm toán đã phát hiện ra qua các cuộc kiểm toán như:
- Phát hiện ra nhiều khoản vay có dấu hiệu lừa đảo như tráo người ký cơng chứng nhưng phịng công chứng không phát hiện ra; thực hiện nhận tài sản đảm bảo đã được bán cho người khác;
- Nhiều khoản tín dụng cho khách hàng vay hộ, vay ké, sử dụng vốn sai mục đích; Cho vay vượt thẩm quyền phán quyết; không tuân thủ các chỉ đạo, phê duyệt của Tổng Giám đốc, HĐTD;
- Nhiều phát hiện liên quan đến TSBĐ như: TSBĐ giả mạo; khơng có hoặc thiếu TSBĐ; TSBĐ khơng đảm bảo pháp lý hoặc thuộc diện không được nhận thế chấp; nhận thế chấp TSBĐ khơng có tính thanh khoản hoặc có tính thanh khoản thấp...
Nghiệp vụ tài chính kế tốn của SHB khá minh bạch, phản ánh chính xác số liệu hoạt động của ngân hàng, các nhóm lỗi liên quan đến nghiệp vụ này chủ yếu xảy ra tại các chi nhánh của SHB như: Chi lương và chế độ cho người lao động sai quy chế mà khơng trình lên Tổng Giám đốc; Hợp thức hóa các khoản chi, mua sắm đầu tư tài sản vượt thẩm quyền bằng cách chia nhỏ các khoản mua sắm tài sản...
Các nghiệp vụ khác xảy ra như: hoạt động kho quỹ không thực hiện kiểm kê quỹ đột xuất theo quy định nên bị cán bộ nhân viên ngân hàng chiếm dụng tiền... Trong công tác ngoại hối còn xảy ra trường hợp vi phạm quy định về giao dịch ngoại hối như: bán ngoại tệ cho khách hàng nhưng khơng ghi mục đích và kiểm tra việc sử dụng ngoại tệ; nhiều trường hợp vi phạm trạng thái ngoại tệ của nội bộ SI IB.. .Trong công tác quản lý thẩm quyền truy cập: vẫn xảy ra trường hợp chưa tuân thủ quy định về bảo mật user/password,..;
Ví dụ cụ thể về cơng tác kiểm tốn tồn diện tất cả các hoạt động của 01 Chi nhánh:
Quy trình thực hiện cuộc kiểm tốn tồn diện Chi nhánh Z năm 2012 như sau: Căn cứ vào Kế hoạch kiểm toán năm 2012 của Ban Kiểm toán nội bộ, Ban Kiểm sốt ra quyết định thực hiện kiểm tốn tồn diện đối với SHB Chi nhánh Z.
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Chênh lệch
Số dư tín dụng (31/12/X) 1.120.942 898.678,50 -222.263 Số dư huy động (31/12/X) 1.463.472 1.606.002,42 142.530
Tông thu nhập 433.490 517.041,11 83.551
Thu lãi tiền gửi 212.198 281.588,55 69.390 Thu lãi cho vay 215.283 177.319,70 -37.964
Các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Chuẩn bị và Lập kế hoạch cuộc kiểm toán.
Chi nhánh Z được thành lập vào ngày 22/01/2007 là một trong những Chi nhánh có quy mơ hoạt động lớn, tổng dư nợ và tổng huy động phát sinh với số dư lớn, hoạt