CHƯƠNG 3 : KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
3.3. Thực trạng về hoạt động của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thị xã
3.3.1. Cơ cấu và cơ sở vật chất của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thị xã
Quảng Yên
3.3.1. Cơ cấu và cơ sở vật chất của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thị xã Quảng Yên Quảng Yên
a.Cơ cấu tổ chức
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thị xã Quảng Yên thành lập theo quyết định số 919/2009/QĐ-UBND ngày 21/07/2009 của Ủy ban nhân dân huyện Yên Hưng (nay là thị xã Quảng Yên) về việc thành lập Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Yên Hưng, tỉnh Quảng Ninh.
Văn phòng đăng ký quyển sử dụng đất thị xã Quảng Yên trực thuộc phịng Tài ngun và Mơi trường thị xã Quảng Yên. Là đơn vị sự nghiệp có thu, làm cơng tác dịch vụ cơng, thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo Thông tư liên tịch số 05/TTLTBTNMT-BNV ngày 15/03/2010 hướng dẫn về thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức, biên chế và cơ chế tài chính của Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất.
Văn phịng có 6 biên chế chính và 3 lao động hợp đồng gồm các chức vụ và nhiệm vụ sau:
- Giám đốc: Người đứng đầu cơ quan, đại diện đương nhiên trước pháp luật của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, chịu trách nhiệm quản lý, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, trực tiếp phụ trách công tác tổ chức, kế hoạch, tài chính, dịch vụ công, phát triển hệ thống thông tin đất đai, giao đất, cho thuê đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với nhóm đất nơng nghiệp. Giám đốc Văn phịng do một phó Trưởng phịng Tài ngun và Mơi trường kiêm nhiệm.
- Phó giám đốc: Giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất theo sự phân cơng của Giám đốc. Chủ động tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả của các hoạt động.
- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính, bộ phận lưu trữ địa chính: + Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả hành chính. Thực hiện việc thu phí và lệ phí thực hiện dịch vụ liên quan đến chức năng nhiệm vụ của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất .
+ Lưu trữ hồ sơ địa chính và các tài liệu khác. Cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính dạng giấy, cung cấp thơng tin đất đai cho các tổ chức và cá nhân có nhu cầu; kiểm tra cập nhật chỉnh lý đồng bộ hồ sơ địa chính ở cấp xã.
+ Đầu mối chuyển thơng tin địa chính để xác định nghĩa vụ tài chính sang cơ quan thuế và nhận thông báo thực hiện nghĩa vụ tài chính của cơ quan thuế. - Bộ phận chuyên môn:
+ Đăng ký sử dụng đất, thực hiện các thủ tục về giao đất, cho thuê đất, cấp giấy chứng nhận và chỉnh lý biến động. Trích lục bản đồ và trích sao hồ sơ địa chính. In giấy chứng nhận, ghi nội dung biến động vào giấy chứng nhận, sao giấy chứng nhận để lưu, cập nhật kết quả đăng ký thường xuyên vào cơ sở dữ liệu địa chính, chỉnh lý hồ sơ địa chính.
+ Trích đo, kiểm tra trích đo địa chính thửa đất, khu đất, sơ đồ tài sản gắn liền với đất, tham gia xây dựng hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu địa chính, kiểm tra chất lượng tài liệu trích đo địa chính thửa đất do người sử dụng đất cung cấp trước
khi sử dụng, quản lý, thực hiện thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất.
Mơ hình tổ chức VPĐKQSDĐ thị xã Quảng Yên được thể hiện qua hình 3.3 sau:
`
Hình 3.3. Mơ hình tổ chức VPĐKQSDĐ thị xã Quảng n
Cán bộ VPĐKQSDĐ có 9 cán bộ, 100,0% cán bộ có trình độ đại học và trên đại học, trong đó có 2/9 cán bộ có trình độ Thạc sĩ chiếm 22,22%.
Trong số 9 cán bộ chun mơn có 01 cán bộ được cử trực tại bộ phận “một cửa”. Cán bộ này có nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành
chính, bàn giao việc tiếp nhận hồ sơ liên quan tới việc đăng ký quyền sử dụng đất
cho cán bộ thẩm định của VPĐKQSDĐ.
b. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Theo Quyết định số 19/2012/QĐ-UBND ngày 7/5/2012 của UBND thị xã Quảng Yên về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thị xã Quảng Yên:
* Về chức năng:
Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc phịng Tài ngun và mơi trường, có chức năng tổ chức thực hiện đăng ký cấp giấy
UBND thị xã
thiThị
Phòng TN và MT Giám đốc VPĐK
Chuyên viên 1 Chuyên viên 2 Chuyên viên 3
chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất; chỉnh lý biến động về sử dụng đất, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; xây dựng và quản lý hồ sơ địa chính theo quy định của pháp luật.
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất hoạt động theo loại hình sự nghiệp có thu, tự chủ và tự chịu trách nhiệm về tài chính; tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động thường xuyên, có con dấu và tài khoản riêng được mở tại Kho bạc Nhà nước thị xã Quảng Yên.
* Về nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thị xã Quảng Yên:
- Thực hiện các thủ tục về cấp giấy chứng nhận trên địa bàn thị xã Quảng Yên đối với hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở Việt Nam theo quy định của pháp luật.
- Đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; chỉnh lý biến động về đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định của pháp luật đối với cộng đồng dân cư, hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam.
- Lưu trữ, quản lý và chỉnh lý tồn bộ hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu thuộc tính địa chính đối với tất cả các thửa đất trên địa bàn thị xã; gửi thông báo chỉnh lý biến động cho Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp Tỉnh và Ủy ban nhân dân các xã, phường để chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với những trường hợp thuộc thẩm quyền; kiểm tra việc cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính của Ủy ban nhân dân các xã phường.
- Cung cấp số liệu địa chính cho cơ quan chức năng xác định mức thu tiền sử dụng đất, tiền thuê đất, các loại thuế có liên quan đến đất đai và tài sản khác gắn liền với đất đối với người sử dụng, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất là cộng đồng dân cư, hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam.
- Lưu trữ, quản lý bản lưu, bản sao giấy chứng nhận và các giấy tờ khác trong quá trình thực hiện nhiệm vụ theo quy định.
- Thực hiện trích đo địa chính thửa đất, khu đất và tài sản gắn liền với đất; kiểm tra chất lượng tài liệu trích đo địa chính thửa đất do người sử dụng đất cung cấp trước khi quản lý, sử dụng. - Thống kê, kiểm kê đất đai, lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất của các thành phố và các phường.
- Cung cấp trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính và các thơng tin khác về đất đai, tài sản gắn liền với đất phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước và nhu cầu của cộng đồng.
- Thực hiện việc thu phí, lệ phí và các dịch vụ về cung cấp thông tin đất đai, tài sản gắn liền với đất, trích đo địa chính thửa đất, khu đất, trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính theo quy định của pháp luật.
- Quản lý viên chức, người lao động, tài chính và tài sản thuộc Văn phòng theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định hiện hành.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND thị xã và Trưởng phòng Tài nguyên & Môi trường giao.
c. Điều kiện vật chất cơ sở hạ tầng
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thị xã Quảng Yên chỉ có 01 phịng làm việc với diện tích: 40,0 m2, khơng có phịng làm việc riêng cho lãnh đạo và phòng tiếp dân; bộ phận một cửa được bố trí chung phịng làm việc với bộ phận một cửa của thị xã; Có 02 kho lưu trữ với diện tích: 40,0 m2 chưa đảm bảo cơng tác lưu trữ do lượng hồ sơ lưu kho rất lớn, hồ sơ lưu của một số phường phải lưu tại phòng làm việc không đảm bảo an tồn, dễ thất thốt hồ sơ. Trang thiết bị của đơn vị cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu cơng việc (9 máy tính để bàn, 01 máy in A0, 01 máy photo, 01 máy đo đạc...). Tuy nhiên một số máy tính đã cũ, cấu hình máy thấp nên gây khó khăn khi cài đặt phần mềm tin học ứng dụng cho công việc.
d. Quy trình thực hiện các thủ tục hành chính về đất đai
*Trình tự, thủ tục đăng ký cấp giấy chứng nhận lần đầu (đối với trường hợp nộp hồ sơ tại UBND cấp xã)
Bước 1: Hộ gia đình, cá nhân nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của UBND xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là cấp xã) nơi có đất. Cán bộ tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, viết phiếu tiếp nhận và hẹn trả kết quả, vào sổ tiếp nhận, chuyển hồ sơ cho công chức chuyên môn để xử lý.
Bước 2: Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm thực hiện các cơng việc sau đây: - Kiểm tra, xác nhận vào đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận về tình trạng tranh chấp quyền sử dụng đất; trường hợp khơng có giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai thì kiểm tra, xác nhận về nguồn gốc và thời điểm sử dụng đất, tình trạng tranh chấp sử dụng đất, sự phù hợp với quy hoạch sử dụng đất, quy hoạch xây dựng đã được xét duyệt.
Trường hợp chưa có bản đồ địa chính thì trước khi thực hiện các cơng việc tại điểm này, Ủy ban nhân dân cấp xã phải thơng báo cho Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện thực hiện trích đo địa chính thửa đất.
- Cơng bố cơng khai kết quả kiểm tra tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã trong thời hạn 15 ngày; xem xét giải quyết các ý kiến phản ánh về nội dung công khai.
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và Trả kết quả của Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện nơi có đất để thực hiện các cơng việc tiếp theo.
Bước 3: Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện có trách nhiệm thực hiện các nội dung cơng việc sau:
- Kiểm tra hồ sơ, xác minh thực địa trong trường hợp cần thiết; xác nhận đủ điều kiện hay không đủ điều kiện được chứng nhận về quyền sử dụng đất vào đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận. Trường hợp phải trích đo địa chính thửa đất khi thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận thì việc thực hiện trích đo địa chính phải được làm đồng thời với quá trình kiểm tra, thẩm định hồ sơ.
- Chuẩn bị hồ sơ kèm theo trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất (đối với nơi chưa có bản đồ địa chính) để Phịng Tài ngun và Mơi trường trình Ủy ban nhân dân cùng cấp ký Giấy chứng nhận; Giấy chứng nhận được chuyển đến Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất.
Bước 4: Cán bộ cấp xã nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả. Khi nhận kết quả phải xuất trình phiếu tiếp nhận và hẹn trả kết quả.
Bước 5: Hộ gia đình, cá nhân nhận kết quả tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp xã. Khi nhận kết quả phải xuất trình phiếu tiếp nhận và hẹn trả kết quả.
* Thời hạn giải quyết:
- 50 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (không kể thời gian công khai kết quả thẩm tra, thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính, thời gian trích đo địa chính thửa đất), trong đó:
+ Thời gian thực hiện các cơng việc tại Ủy ban nhân dân cấp xã là không quá mười (10) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, không kể thời gian công khai kết quả thẩm tra.
+ Thời gian thực hiện các cơng việc tại Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất là không quá mười lăm (15) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
+ Thời gian thực hiện các công việc tại cơ quan quản lý Nhà nước về nhà ở, xây dựng, cơ quan quản lý nông nghiệp là không quá năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận được phiếu lấy ý kiến của Văn phòng đăng ký QSD đất gửi đến.
+ Thời gian thực hiện việc ký Giấy chứng nhận của Ủy ban nhân dân cấp huyện là không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Quy trình cấp GCN lần đầu trên địa bàn thị xã Quảng Yên được thể hiện qua hình 3.4 như sau:
Hình 3.4 Sơ đồ quy trình cấp GCN lần đầu trên địa bàn thị xã Quảng Yên xã Quảng Yên Văn phịng ĐKQSDĐ - Thẩm định hồ sơ - Trích đo, trích lục, xác nhận đơn UBND Phường, Xã - Tiếp nhận hồ sơ - Xác định nguồn gốc, tranh chấp, phù hợp với quy hoạch, xác nhận đơn;
- Niêm yết công khai
Bộ phận một cửa VPĐKQSDĐ kiểm tra hồ sơ, vào sổ
Cơ quan thuế
Trả GCN cho chủ sử dụng đất sau khi thực hiện nghĩa vự tài chính
Phịng TN&MT Kiểm tra, lập tờ trình
Văn phịng UBND thị xã kiểm tra, thảo quyết định
Lãnh đạo UBND thị xã ký quyết định
- Trường hợp trích đo địa chính thửa đất khi thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận thì thời gian thực hiện trích đo địa chính là khơng q bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với địa phương thuộc khu vực miền núi, vùng sâu, vùng xa và trường hợp phải trích đo địa chính nhiều thửa đất thì thời gian thực hiện khơng q mười (10) ngày làm việc.
* Đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại VPĐKQSDĐ thì sau khi nhận được hồ sơ, VPĐKQSDĐ chuyển hồ sơ về UBND cấp xã để thực hiện các thủ tục tại bước 2; sau đó thực hiện các bước tiếp theo và trả GCN trực tiếp cho công dân tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả VPĐKQSDĐ.
*Trình tự, thủ tục đăng ký biến động (chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất...)
* Trình tự thực hiện:
Bước 1: Hộ gia đình, cá nhân nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của VPĐKQSDĐ. Cán bộ tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, viết phiếu tiếp nhận và hẹn trả kết quả.
Bước 2: Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm thẩm tra hồ sơ; nếu phù hợp quy định của pháp luật thì thực hiện trích đo địa chính thửa đất đối với trường hợp chưa được cấp giấy chứng nhận ở nơi chưa có bản đồ địa chính hoặc đã cấp giấy chứng nhận nhưng chưa có sơ đồ thửa đất hoặc trường hợp chuyển quyền sử dụng một phần thửa đất.
Bước 3: Phòng Tài ngun và Mơi trường có trách nhiệm thẩm tra hồ sơ, trình Uỷ ban nhân dân cấp huyện ký Giấy chứng nhận; GCN được chuyển cho Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của VPĐQSDĐ.
Bước 4: Hộ gia đình, cá nhân nhận kết quả tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của VPĐKQSDĐ.
* Thời hạn giải quyết:
- 15 ngày làm việc không kể thời gian người sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn