PHẦN I : ĐẶT VẤN ĐỀ
PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
2.2 Thực trạng kế tốn cơng nợ tại công tyTNHH Châu Phong Thịnh
2.2.1 Kế toán các khoản phải thu khách hàng
Để hạch tốn và theo dõi về tình hình các khoản phải thu khách hàng, công ty đã sử dụng tài khoản 131- “Phải thu khách hàng”. Vì đặc thù của cơng ty là cơng ty thương
mại, do đó số lượng khách hàng là tương đối nhiều, dưới đây là tên tài khoản và mã tài khoản của một số khách hàng chủ yếu nhất (năm 2017):
MÃ TÀI KHOẢN
TÊN TÀI KHOẢN
131-LAIHANH Cửa hàng vật liệu xây dựng Lai Hạnh 131-LIENTRAI Cửa hàng vật liệu xây dựng Liên Trai
131-LIEU Cửa hàng vật liệu xây dựng Dương Thị Liễu
131-MTDN CN Tổng công ty ĐT Nước và MT Việt Nam-CTCP tại Đà Nẵng 131-NHANTAI Công ty TNHH MTV Nhân Tài
131-Q.THANH Cửa hàng vật liệu xây dựng Quang Thành 131-TAIVIET Công ty cổ phần Tài Việt 1-5
131-TAMVINH Công ty TNHH MTV Tâm Vinh
131-TDCT Công ty TNHH MTV thương mại vật liệu xây dựng Thảo Dũng 131-TNHAN Doanh nghiệp tư nhân thương mại và dịch vụ Thành Nhân 131-TPHAT Công ty TNHH thương mại dịch vụ vận tải Tuấn Phát
131-VWSEEN2 Cơng ty cổ phần cơ khí xây dựng cấp thốt nước Viwaseen2
……………….. ……………………………………………………………………….
2.2.1.2 Chứng từ được sử dụng và trình tự luân chuyển các chứng từ liên quan tới khoản phải thu khách hàng: khoản phải thu khách hàng:
a/ Các chứng từ sử dụng gồm có:
Hóa đơn GTGT đầu ra
Phiếu xuất kho
Biên bản đối chiếu công nợ
Phiếu thu
Bảng kê mua vào bán ra
b/ Trình tự luân chuyển chứng từ:
Khi KH đặt hàng, bộ phận kho nắm rõ khối lượng sản phẩm cần xuất, sau đó lập phiếu xuất kho gồm 2 liên:
Liên 1 sẽ do kế toán kho lưu lại Liên 2 sẽ do thủ kho lưu lại
Sau khi nhận được 1 liên của phiếu xuất kho, kế tốn tiến hành lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên:
Liên 1 lưu lại tại phịng kế tốn theo cuốn Liên 2 giao cho khách hàng giữ
Liên 3 chuyển cho thủ quỹ công ty.
Ngồi ra kế tốn cơng nợ cũng tiến hành hạch tốn cơng nợ khách hàng. - Khi KH thực hiện thanh tốn cho cơng ty:
+ Đối với trường hợp KH thanh toán bằng Tiền mặt:
Khi thực hiện việc thu tiền nợ của KH bằng tiền mặt, kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu gồm 2 liên, sau đó chuyển đến cho thủ quỹ để tiến hành thu tiền và làm căn cứ ghi sổ quỹ và các sổ chi tiết kèm theo (sổ chi tiết TK 111, 113), đồng thời sau khi ghi nhận đầy đủ các thơng tin của KH thủ quỹ sẽ thực hiện kí xác nhận vào phiếu thu, sau đó sẽ chuyển 1 liên giao lại cho kế tốn lưu trữ, liên còn lại gửi tới KH, đối với liên gửi cho KH ngồi chữ kí của thủ quỹ cần có kí xác nhận của kế tốn thanh tốn. + Đối với trường hợp KH thanh toán bằng TGNH:
Khi KH thanh tốn tiền nợ cho cơng ty bằng TGNH, ngân hàng thực hiện việc gửi giấy báo có tới cho kế tốn cơng ty, căn cứ vào các giấy tờ liên quan đã lập trước đó như hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho; kế toán tiến hành nhập liệu và hạch toán vào phần mềm máy tính, đồng thời thực hiện lưu trữ chứng từ.
(*) Ví dụ minh họa cụ thể:
Ngày 03/09/2017, cơng ty xuất hàng chuyển bán cho cửa hàng vật liệu xây dựng Quang Thành (Phường Phú Vang-Tp.Huế) 16 tấn xi măng. Căn cứ vào phiếu xuất kho được gửi lên từ bộ phận kho (Phụ lục), kế tốn tiến hành lập Hóa đơn GTGT số 0002269 (Biểu 2.1). Căn cứ vào Hóa đơn số 0002269, kế tốn thực hiện nhập liệu vào phần mềm kế toán.
Sau khi nhập liệu, kế toán thực hiện định khoản như sau:
Nợ TK 131(Cửa hàng Quang Thành) 18.560.000 đồng Có TK 5111 (Cửa hàng Quang Thành) 16.872.727 đồng Có TK 3331 (Cửa hàng Quang Thành) 1.687.273 đồng Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632 (Quang Thành) 16.811.822 đồng Có TK 156 (Quang Thành) 16.811.822 đồng
Sau khi nhập liệu vào máy, phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào các loại sổ sách. Trong ngày, cửa hàng Quang Thành thanh toán tiền hàng số tiền 18.560.000 đồng.
Căn cứ vào phiếu thu số PT2269 kế toán tiến hành nhập liệu vào máy và định khoản như sau:
Nợ TK 1111 (Quang Thành) 18.560.000 đồng Có TK 131 (Quang Thành) 18.560.000 đồng
Khi nhập liệu vào phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung (Biểu 2.2) và sổ cái các tài khoản 131(Biểu 2.3), sổ chi tiết TK 131 (Biểu 2.4).
Biểu 2.1 Hóa đơn GTGT(đối với khách hàng là của hàng vật liệu xây dựngQuang Thành) Quang Thành)
Mẫu số: 01GTKT3/001
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: PT/16P Liên 1: Nội bộ Số: 0002269
Ngày 03…tháng 09…năm 2017.....
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH CHÂU PHONG THỊNH ......................................................... Mã số thuế:..3301560473................................................................................................................... Địa chỉ:7/40 Duy Tân, phường An Cự, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế................................... Số tài khoản.102010002511881..........................................................................................................
Điện thoại:...0543836677....................................................................................................................
Họ tên người mua hàng……………………………………………………………........................... Tên đơn vị..CỬA HÀNG VẬT KIỆU XÂY DỰNG QUANG THÀNH............................................ Mã số thuế:...................................................................................................................................... Địa chỉ.Chợ Mới, Phú Thượng, Phú Vang, Thừa Thiên Huế........... Số tài khoản..............................
STT Tên hàng hóa, dịch
vụ
Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2 1 Xi măng Đồng Lâm PCB 30 Tấn 16 1.054.545,44 16.872.727 Cộng tiền hàng: 16.872.727............. Thuế suất GTGT:..10… % , Tiền thuế GTGT: 1.687.723……….
Tổng cộng tiền thanh toán 18.560.000……… Số tiền viết bằng chữ: Mười tám triệu,năm trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn .....................................
Người Người bán hàng
mua hàng
(Ký, (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)
ghi rõ họ, tên)
Biểu 2.2. Sổ nhật kí chung tháng 09/2017
SỔ NHẬT KÍ CHUNG (Tháng 09/2017)
Đơn vị tính: VNĐ
NGÀY
GSỔ SỐ CTỪ NGÀY CTỪ DIỄN GIẢI MÃTK SỐ TIỀNNỢ SỐ TIỀNCÓ
……… ……..… ……. ………………………………..…….. …………. …………
2/9/17 PT1733 2/9/17 Bán XM Đồng Lâm PCB30 5111 4.745.455 2/9/17 PT1733 2/9/17 Bán XM Đồng Lâm PCB30 33311 474.545 2/9/17 PT1734 2/9/17 Thu tiền hàng theo HĐ 2262 ngày02/09/2017 1111 16.660.000
2/9/17 PT1734 2/9/17 Thu tiền hàng theo HĐ 2262 ngày02/09/2017 131 16.660.000
……. ……….. ……… …………………………..….…….… ….…. ….……… …………
3/9/17 PX1944 3/9/17 Xuất kho giá vốn theo HĐ 2269 ngày 03/09/2017 6321 16.856.253
3/9/17 PX1944 3/9/17 Xuất kho giá vốn theo HĐ 2269 ngày 03/09/2017 1561 16.856.253
3/9/17 PX1945 3/9/17 Xuất kho giá vốn theo HĐ 2270 ngày03/09/2017 6321 12.353.928
3/9/17 PX1945 3/9/17 Xuất kho giá vốn theo HĐ 2270 ngày03/09/2017 1561 12.353.928
……… ……….. ……… …………………………..….…….… …….. ………… ………… 3/9/17 DT2269 3/9/17 Bán xi măng Đồng Lâm PCB30 131 16.872.727 3/9/17 DT2269 3/9/17 Bán xi măng Đồng Lâm PCB30 131 1.687.273 3/9/17 DT2269 3/9/17 Bán xi măng Đồng Lâm PCB30 5111 16.872.727 3/9/17 DT2269 3/9/17 Bán xi măng Đồng Lâm PCB30 33311 1.687.273 ……... ………. ……… ……………………………………… …….. …..……… …………
6/9/17 PT1760 6/9/17 Thu tiền hàng theo hóa đơn 2297 ngày06/09/2017 1111 11.900.000
6/9/17 PT1760 6/9/17 Thu tiền hàng theo hóa đơn 2297 ngày06/09/2017 3331 11.900.000 6/9/17 PT1761 6/9/17 Thu tiền hàng theo hóa đơn 2298 ngày06/09/2017 1111 19.040.000
6/9/17 PT1761 6/9/17 Thu tiền hàng theo hóa đơn 2298 ngày06/09/2017 3331 19.040.000
……… ……….. ….… ……………………………………… …….. …..……… …………
Biểu 2.3 Sổ cái tài khoản 131
SỔ CÁI 131- CỬA HÀNG QUANG THÀNH (Tháng 09/2017)
Đơn vị tính: VNĐ
Ngày
GS Số CT Ngày CT Diễn giải TKĐƯ DƯ NỢ DƯ CÓ
1/9/17 DT2250 1/9/17 Bán xi măng Đồng Lâm PCB30 333 1.730.909 0 1/9/17 DT2250 1/9/17 Bán xi măng Đồng Lâm PCB30 511 17.309.091 0
…….. ………. ……… ………………………… …... ………… …………..
1/9/17 PT8791 1/9/17 Thu tiền hàng theo hóa đơn 2250ngày 01/09/2017 111 0 19.040.000 1/9/17 PT881 1/9/17 Thu tiền hàng theo hóa đơn 2249ngày 01/09/2017 111 0 14.040.000
…….. ….…… ……..… ………………………. ….... ………… ………….. 2/9/17 DT2260 2/9/17 Bán xi măng Đồng Lâm PCB30 333 1.687.273 0 2/9/17 DT2260 2/9/17 Bán xi măng Đồng Lâm PCB30 511 16.827.727 0 ….… ………. ……….. …………………………. ….. ………… ………….. 2/9/17 DT2265 2/9/17 Bán xi măng Đồng Lâm PCB30 333 1.581.818 0 2/9/17 DT2265 2/9/17 Bán xi măng Đồng Lâm PCB30 511 15.818.182 0 …….. ………. ……… ……………………….. ….... ………… ………….. 3/9/17 DT2269 3/9/17 Bán xi măng Đồng Lâm PCB30 333 1.687.273 0 3/9/17 DT2269 3/9/17 Bán xi măng Đồng Lâm PCB30 511 16.872.727 0 ……. ………. ……… ……………………………...…... …... ………….. ………….. 4/9/17 DT2282 4/9/17 Bán xi măng Đồng Lâm PCB30 333 1.370.909 0 4/9/17 DT2282 4/9/17 Bán xi măng Đồng Lâm PCB30 511 13.709.901 0 ……. ……… ………. ………………………..…...…... ….... ………….. ………….
SVTH: Nguyễn Thị Thảo
4 1
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Phan Thị Hải Hà
Biểu 2.4 Sổ chi tiết TK 131 đối với cửa hàng Quang Thành
Sổ chi tiết phải thu Khách hàng (Tháng 09/2017)
Đơn vị tính: VNĐ
NGÀY
GSỔ SỐ CT NGÀY CTỪ DIỄN GIẢI TK Đ.Ứ CTIẾT PS NỢ PS CÓ DƯ NỢ DƯ CÓ
3/9/17 DT2269 3/9/17 Bán XM Đồng Lâm PCB30 5111 DL30 16.872.727 0 1.001.472.727 0 3/9/17 DT2269 3/9/17 Bán XM Đồng Lâm PCB30 33311 1.687.273 0 1.003.160.000 0 17/9/17 DT2385 17/9/17 Bán XM Đồng Lâm PCB30 5111 DL30 16.872.727 0 1.020.032.727 0 17/9/17 DT2385 17/9/17 Bán XM Đồng Lâm PCB30 33311 1.687.273 0 1.021.720.000 0 22/9/17 DT2385 22/9/17 Bán XM Công Thanh PCB40 5111 DL40 21.000.000 0 1.042.720.000 0 22/9/17 DT2438 22/9/17 Bán XM Công Thanh PCB40 33311 2.100.000 0 1.044.820.000 0 30/9/17 DT2511 30/9/17 Bán XM Đồng Lâm PCB30 5111 DL30 18.981.818 0 1.063.801.818 0
30/9/17 DT2511 30/9/17 CK Sản lượng XM Đồng Lâmtheo SL quý 3/2017 33311 1.638.182 0 1.065.440.000 0 30/9/17 DT2511 30/9/17 CK PT thị trường XM ĐồngLâm theo SL quý 3/2017 811 811.2 0 1.300.000 1.064.140.000 0 30/9/17 DT2511 30/9/17 CK Sản lượng XM Đồng Lâmtheo SL quý 3/2017 811 811.1 0 1.300.000 1.062.840.000 0 (Nguồn: Phòng kế tốn cơng ty TNHH Châu Phong Thịnh)
Khóa luận tốt
nghiệp GVHD: Th.S Phan Thị Hải Hà
SVTH: Nguyễn Thị Thảo
42
2.2.2 Kế toán các khoản phải trả người bán2.2.2.1 Tài khoản sử dụng: 2.2.2.1 Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán và theo dõi về tình hình các khoản phải trả ngưới bán, công ty sử dụng tài khoản 331-“Phải trả người bán”. Dưới đây là mã tài khoản và tên tài khoản của một số nhà cung cấp chủ yếu và thường xuyên nhất của cơng ty (tính cả năm 2017):
MÃ TÀI KHOẢN TÊN TÀI KHOẢN
331-AB Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ An Bình
331-CT Cơng ty TNHH Thương mại xi măng Cơng Thanh khu vực miền Trung
331-DLTM Công ty cổ phần Thương mại và đầu tư Đồng Lâm 331-LONGTHO Công ty cổ phần Long Thọ
…………………… …………………………………………………………………..
2.2.2.2 Các chứng từ được sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ liên quan tới khoản phải trả người bán: khoản phải trả người bán:
a/ Chứng từ sử dụng:
Đơn đặt hàng
Phiếu nhập kho
Hóa đơn GTGT đầu vào
Lệnh chi
b/ Trình tự luân chuyển chứng từ - Khi cơng ty nhập kho hàng hóa:
Việc đặt hàng của cơng ty thơng thường được thực hiện theo hình thức đặt hàng trên trang web của NCC (đối với NCC Đồng Lâm) hoặc gọi điện thoại trực tiếp đặt hàng (đối với NCC Công Thanh).
Đối với NCC Đồng Lâm: sau khi nhận được thơng báo đã có hàng, với tính chất là nhà phân phối công ty sẽ cho người tới vận chuyển hàng tới thẳng địa chỉ của khách hàng đã đặt hàng trước đó.(trước khi lấy hàng của NCC nhân viên phải kí tên vào giấy xác nhận giao hàng)
Đối với NCC Cơng Thanh: Vì NCC này có trụ sở tại Thanh Hóa nên khi vận chuyển hàng tới cho cơng ty sẽ thực hiện chuyển theo đường sắt, khi nhận được thông báo hàng tới ga tàu thì cơng ty cho nhân viên tới vận chuyển hàng tới thẳng địa chỉ của khách hàng đã đặt hàng trước đó.(trước khi lấy hàng của NCC nhân viên phải kí tên vào giấy xác nhận giao hàng)
Khoản 10 ngày sau, NCC sẽ gửi hóa đơn GTGT tới cơng ty, kế tốn căn cứ vào Hóa đơn GTGT và phiếu xác nhận giao hàng và căn cứ vào lượng hàng đã đặt trên trang web của NCC kế tốn cơng nợ thực hiện nhập liệu vào phần mềm. Đồng thời khi đó phần mềm sẽ tự cập nhật và xuất phiếu nhập kho.
- Khi thanh tốn tiền hàng cho NCC:
Tại cơng ty, các nghiệp vụ thanh tốn cho NCC hầu hết đều có giá trị lớn và được thực hiện thơng qua các giao dịch bằng TGNH.
Kế tốn thanh tốn lập lệnh chi và có chữ kí của kế tốn trưởng, giám đốc đơn vị và gửi trực tiếp tới NH đang giao dịch; tại cơng ty kế tốn thực hiện các nghiệp vụ định khoản và lưu trữ, khi NH căn cứ vào ủy nhiệm chi để chi trả tiền hàng, sau đó gửi giấy báo Nợ kèm theo ủy nhiệm chi về lại cơng ty, kế tốn tiến hành việc kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa giấy báo nợ với lệnh chi xem có khớp đúng và hợp lí hay khơng. - Đối với trường hợp công ty vay để trả nợ cho NCC:
Hồ sơ vay gồm:
Giấy nhận nơ
Lệnh chi
Trường hợp này công ty thực hiện vay trực tiếp từ ngân hàng giao dịch và chuyển khoản thẳng để trả nợ cho NCC.
(*) Ví dụ minh họa cụ thể:
Ngày 06/09/2017, cơng ty chuyển trước tiền hàng cho công ty TNHH thương mại XM Công Thanh khu vực miền Trung số tiền 100.000.000 đồng để thanh toán trước tiền hàng bằng ủy nhiệm chi (Phụ lục) thông qua ngân hàng Thương mại cổ phần cơng thương Việt Nam VietinBank (lần thanh tốn trước tiền hàng này cơng ty thực hiện vay ngân hàng để thanh tốn). Kế toán thực hiện cập nhật vào phần mềm và định khoản như sau:
Nợ TK 331 (Cơng Thanh) : 100.000.000 đồng Có TK 311 : 100.000.000 đồng
Ngày 21/09/2017, kế toán cơng nợ nhận Hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp là cơng ty TNHH thương mại xi măng Công Thanh khu vực miền Trung về số hàng đã đặt trước đó, giá trị lơ hàng trị giá 115.500.000 đồng. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0002296 (Biểu 2.5) và đối chiếu với lượng hàng đã đặt trên trang web của nhà cung cấp, kế toán thực hiện nhập liệu vào phần mềm và định khoản như sau:
Nợ TK 156 (Công Thanh) : 105.000.000 đồng Nợ TK 133 (Cơng Thanh) : 10.500.000 đồng Có TK 331 (Cơng Thanh): 115.500.000 đồng
Đồng thời lúc này phần mềm sẽ tự động xuất phiếu nhập kho (Phụ lục) cũng như sẽ cập nhật vào sổ sách, cụ thể là cập nhật vào sổ cái TK 331 (Biểu 2.6), sổ chi tiết TK 331(Biểu 2.7).
Biểu 2.5 Hóa đơn giá trị gia tăng đối với NCC Cơng Thanh khu vực miền Trung
HĨA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho người mua Ngày 21 tháng 09 năm 2017
Mẫu số: 01GTKT3/003
Ký hiệu: CT/16T Số: 0002296
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XI MĂNG CÔNG THANH KV MIỀN TRUNG Địa chỉ: Nam Đại Lộ Lê Lợi, Đông Hương, Thanh Hóa.
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: CƠNG TY TNHH CHÂU PHONG THỊNH Mã số thuế: 3301560473
Địa chỉ: 7/40 Duy Tân, Phường An Cựu, Thành phố Huế, Tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nam Hình thức thanh tốn: Chuyển khoản Số tài khoản:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1 Xi măng bao KPK 50 KG PCB40 Tấn 60,00 1.181.818,18 70.909.091 2 Xi măng KPK PCB30 50 KG Tấn 30,00 1.136.363,64 34.090.909
Cộng tiền hàng: 105.000.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 10.500.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 115.500.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười lăm triệu, năm trăm nghìn đồng chẵn.
NGƯỜI MUA HÀNG (Ký, họ tên) NGƯỜI BÁN HÀNG (Ký, họ tên) THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký, họ tên, đóng dấu)
Biểu 2.6 Sổ cái tài khoản 331
SỔ CÁI TK 331 THÁNG 09/2017
Đơn vị tính: VNĐ
NGÀY
GSỔ SỐ CTỪ NGÀY CTỪ DIỄN GIẢI Đ.ỨTK PS NỢ PS CÓ
1/9/17 CNHCT625 1/9/17
Trả tiền hàng cho công ty TNHH TM XM Công Thanh khu vự
miền Trung 112 34.000.000 0
1/9/17 CNHCT627 1/9/17 Chuyển trả tiền hàng cho công tyCPTM và ĐT Đồng Lâm 112 114.000.000 0
……. …….…… …… ……………………………… …… …………… ………… 3/9/17 PN571 3/9/17 Nhập XM Đồng Lâm PCB30 133 0 15.774.545 3/9/17 PN571 3/9/17 Nhập XM Đồng Lâm PCB30 156 0 157.745.455 3/9/17 PN572 3/9/17 Nhập XM KimĐỉnh PCSR40 133 0 3.072.727