Sổ chi tiết phải thu Khách hàng (Tháng 09/2017)
Đơn vị tính: VNĐ
NGÀY
GSỔ SỐ CT NGÀY CTỪ DIỄN GIẢI TK Đ.Ứ CTIẾT PS NỢ PS CÓ DƯ NỢ DƯ CÓ
3/9/17 DT2269 3/9/17 Bán XM Đồng Lâm PCB30 5111 DL30 16.872.727 0 1.001.472.727 0 3/9/17 DT2269 3/9/17 Bán XM Đồng Lâm PCB30 33311 1.687.273 0 1.003.160.000 0 17/9/17 DT2385 17/9/17 Bán XM Đồng Lâm PCB30 5111 DL30 16.872.727 0 1.020.032.727 0 17/9/17 DT2385 17/9/17 Bán XM Đồng Lâm PCB30 33311 1.687.273 0 1.021.720.000 0 22/9/17 DT2385 22/9/17 Bán XM Công Thanh PCB40 5111 DL40 21.000.000 0 1.042.720.000 0 22/9/17 DT2438 22/9/17 Bán XM Công Thanh PCB40 33311 2.100.000 0 1.044.820.000 0 30/9/17 DT2511 30/9/17 Bán XM Đồng Lâm PCB30 5111 DL30 18.981.818 0 1.063.801.818 0
30/9/17 DT2511 30/9/17 CK Sản lượng XM Đồng Lâmtheo SL quý 3/2017 33311 1.638.182 0 1.065.440.000 0 30/9/17 DT2511 30/9/17 CK PT thị trường XM ĐồngLâm theo SL quý 3/2017 811 811.2 0 1.300.000 1.064.140.000 0 30/9/17 DT2511 30/9/17 CK Sản lượng XM Đồng Lâmtheo SL quý 3/2017 811 811.1 0 1.300.000 1.062.840.000 0 (Nguồn: Phòng kế tốn cơng ty TNHH Châu Phong Thịnh)
Khóa luận tốt
nghiệp GVHD: Th.S Phan Thị Hải Hà
SVTH: Nguyễn Thị Thảo
42
2.2.2 Kế toán các khoản phải trả người bán2.2.2.1 Tài khoản sử dụng: 2.2.2.1 Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán và theo dõi về tình hình các khoản phải trả ngưới bán, cơng ty sử dụng tài khoản 331-“Phải trả người bán”. Dưới đây là mã tài khoản và tên tài khoản của một số nhà cung cấp chủ yếu và thường xuyên nhất của cơng ty (tính cả năm 2017):
MÃ TÀI KHOẢN TÊN TÀI KHOẢN
331-AB Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ An Bình
331-CT Cơng ty TNHH Thương mại xi măng Cơng Thanh khu vực miền Trung
331-DLTM Công ty cổ phần Thương mại và đầu tư Đồng Lâm 331-LONGTHO Công ty cổ phần Long Thọ
…………………… …………………………………………………………………..
2.2.2.2 Các chứng từ được sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ liên quan tới khoản phải trả người bán: khoản phải trả người bán:
a/ Chứng từ sử dụng:
Đơn đặt hàng
Phiếu nhập kho
Hóa đơn GTGT đầu vào
Lệnh chi
b/ Trình tự luân chuyển chứng từ - Khi cơng ty nhập kho hàng hóa:
Việc đặt hàng của cơng ty thơng thường được thực hiện theo hình thức đặt hàng trên trang web của NCC (đối với NCC Đồng Lâm) hoặc gọi điện thoại trực tiếp đặt hàng (đối với NCC Công Thanh).
Đối với NCC Đồng Lâm: sau khi nhận được thơng báo đã có hàng, với tính chất là nhà phân phối công ty sẽ cho người tới vận chuyển hàng tới thẳng địa chỉ của khách hàng đã đặt hàng trước đó.(trước khi lấy hàng của NCC nhân viên phải kí tên vào giấy xác nhận giao hàng)
Đối với NCC Cơng Thanh: Vì NCC này có trụ sở tại Thanh Hóa nên khi vận chuyển hàng tới cho công ty sẽ thực hiện chuyển theo đường sắt, khi nhận được thông báo hàng tới ga tàu thì cơng ty cho nhân viên tới vận chuyển hàng tới thẳng địa chỉ của khách hàng đã đặt hàng trước đó.(trước khi lấy hàng của NCC nhân viên phải kí tên vào giấy xác nhận giao hàng)
Khoản 10 ngày sau, NCC sẽ gửi hóa đơn GTGT tới cơng ty, kế tốn căn cứ vào Hóa đơn GTGT và phiếu xác nhận giao hàng và căn cứ vào lượng hàng đã đặt trên trang web của NCC kế tốn cơng nợ thực hiện nhập liệu vào phần mềm. Đồng thời khi đó phần mềm sẽ tự cập nhật và xuất phiếu nhập kho.
- Khi thanh tốn tiền hàng cho NCC:
Tại cơng ty, các nghiệp vụ thanh tốn cho NCC hầu hết đều có giá trị lớn và được thực hiện thơng qua các giao dịch bằng TGNH.
Kế tốn thanh tốn lập lệnh chi và có chữ kí của kế tốn trưởng, giám đốc đơn vị và gửi trực tiếp tới NH đang giao dịch; tại cơng ty kế tốn thực hiện các nghiệp vụ định khoản và lưu trữ, khi NH căn cứ vào ủy nhiệm chi để chi trả tiền hàng, sau đó gửi giấy báo Nợ kèm theo ủy nhiệm chi về lại cơng ty, kế tốn tiến hành việc kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa giấy báo nợ với lệnh chi xem có khớp đúng và hợp lí hay khơng. - Đối với trường hợp công ty vay để trả nợ cho NCC:
Hồ sơ vay gồm:
Giấy nhận nơ
Lệnh chi
Trường hợp này công ty thực hiện vay trực tiếp từ ngân hàng giao dịch và chuyển khoản thẳng để trả nợ cho NCC.
(*) Ví dụ minh họa cụ thể:
Ngày 06/09/2017, cơng ty chuyển trước tiền hàng cho công ty TNHH thương mại XM Công Thanh khu vực miền Trung số tiền 100.000.000 đồng để thanh toán trước tiền hàng bằng ủy nhiệm chi (Phụ lục) thông qua ngân hàng Thương mại cổ phần công thương Việt Nam VietinBank (lần thanh toán trước tiền hàng này cơng ty thực hiện vay ngân hàng để thanh tốn). Kế toán thực hiện cập nhật vào phần mềm và định khoản như sau:
Nợ TK 331 (Cơng Thanh) : 100.000.000 đồng Có TK 311 : 100.000.000 đồng
Ngày 21/09/2017, kế toán cơng nợ nhận Hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp là cơng ty TNHH thương mại xi măng Công Thanh khu vực miền Trung về số hàng đã đặt trước đó, giá trị lơ hàng trị giá 115.500.000 đồng. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0002296 (Biểu 2.5) và đối chiếu với lượng hàng đã đặt trên trang web của nhà cung cấp, kế toán thực hiện nhập liệu vào phần mềm và định khoản như sau:
Nợ TK 156 (Công Thanh) : 105.000.000 đồng Nợ TK 133 (Cơng Thanh) : 10.500.000 đồng Có TK 331 (Cơng Thanh): 115.500.000 đồng
Đồng thời lúc này phần mềm sẽ tự động xuất phiếu nhập kho (Phụ lục) cũng như sẽ cập nhật vào sổ sách, cụ thể là cập nhật vào sổ cái TK 331 (Biểu 2.6), sổ chi tiết TK 331(Biểu 2.7).
Biểu 2.5 Hóa đơn giá trị gia tăng đối với NCC Cơng Thanh khu vực miền Trung
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho người mua Ngày 21 tháng 09 năm 2017
Mẫu số: 01GTKT3/003
Ký hiệu: CT/16T Số: 0002296
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XI MĂNG CÔNG THANH KV MIỀN TRUNG Địa chỉ: Nam Đại Lộ Lê Lợi, Đơng Hương, Thanh Hóa.
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH CHÂU PHONG THỊNH Mã số thuế: 3301560473
Địa chỉ: 7/40 Duy Tân, Phường An Cựu, Thành phố Huế, Tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nam Hình thức thanh tốn: Chuyển khoản Số tài khoản:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1 Xi măng bao KPK 50 KG PCB40 Tấn 60,00 1.181.818,18 70.909.091 2 Xi măng KPK PCB30 50 KG Tấn 30,00 1.136.363,64 34.090.909
Cộng tiền hàng: 105.000.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 10.500.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 115.500.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười lăm triệu, năm trăm nghìn đồng chẵn.
NGƯỜI MUA HÀNG (Ký, họ tên) NGƯỜI BÁN HÀNG (Ký, họ tên) THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký, họ tên, đóng dấu)
Biểu 2.6 Sổ cái tài khoản 331
SỔ CÁI TK 331 THÁNG 09/2017
Đơn vị tính: VNĐ
NGÀY
GSỔ SỐ CTỪ NGÀY CTỪ DIỄN GIẢI Đ.ỨTK PS NỢ PS CÓ
1/9/17 CNHCT625 1/9/17
Trả tiền hàng cho công ty TNHH TM XM Công Thanh khu vự
miền Trung 112 34.000.000 0
1/9/17 CNHCT627 1/9/17 Chuyển trả tiền hàng cho công tyCPTM và ĐT Đồng Lâm 112 114.000.000 0
……. …….…… …… ……………………………… …… …………… ………… 3/9/17 PN571 3/9/17 Nhập XM Đồng Lâm PCB30 133 0 15.774.545 3/9/17 PN571 3/9/17 Nhập XM Đồng Lâm PCB30 156 0 157.745.455 3/9/17 PN572 3/9/17 Nhập XM KimĐỉnh PCSR40 133 0 3.072.727 3/9/17 PN572 3/9/17 Nhập XM KimĐỉnh PCSR40 156 0 30.727.273 ……… …….. …… ……………………………. …… ……………. ………… 6/9/17 NHCT88 6/9/17 Vay trả công ty TNHH TM XM Công Thanh KV Miền Trung
807002737731 341 100.000.000 0 6/9/17 PN576 6/9/17 Nhập XM Đồng Lâm PCB30 133 12.816.818 0 6/9/17 PN576 6/9/17 Nhập XM Kim Đỉnh PCB30 156 128.168.182 0 …… ……. …… ……………………………… …… …………… …………. 17/9/17 PN596 17/9/17 Nhập XM Đồng Lâm PCB30 133 15.226.818 0 17/9/17 PN596 17/9/17 Nhập XM Đồng Lâm PCB30 156 152.268.182 0 ……. …………… ……. ………………………………. …… …………… ………….. 21/9/17 PN609 21/9/17 Nhập XM Kim Đỉnh PCB30 133 579.545 0 21/9/17 PN609 21/9/17 Nhập XM Kim Đỉnh PCB30 156 1.711.364 0 21/9/17 PN610 21/9/17 Nhập XM Công Thanh PCB30 133 10.500.000 0 21/9/17 PN610 21/9/17 Nhập XM Công Thanh PCB30và XM PCB40 156 105.000.000 0 ……. …………… ……. ………………………………. …… …………… …………… 30/9/17 PN626 30/9/17 Nhập XM Đồng Lâm PCB30 133 0 17.198.636 30/9/17 PN626 30/9/17 Nhập XM Đồng Lâm PCB30 156 0 171.986.364 30/9/17 PN627 30/9/17 Điều chỉnh giảm giá XM ĐLPCB30 theo số 539/2017 133 17.018.182 0 30/9/17 PN627 30/9/17 Điều chỉnh giảm giá XM ĐLPCB30 theo số 539/2017 156 170.181.818 0
…….. ……….. ……… ……………………………….. ……. …..………… ..………….
SVTH: Nguyễn Thị Thảo
4 7
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Phan Thị Hải Hà
Biểu 2.7 Sổ chi tiết tài khoản 331 chi tiết đối với NCC Công Thanh
Sổ chi tiết phải trả người bán (Tháng 09/2017)
Đơn vị tính: VNĐ
NGÀY
GSỔ SỐ CTỪ NGÀY CTỪ DIỄN GIẢI Đ.ƯTK CTIẾT 1 Đ.Ứ PS NỢ PS CÓ DƯ NỢ DƯ CÓ
1/9/17 CNHCT625 1/9/17 Trả tiền hàng cho công ty TNHH XMCông Thanh KV miền Trung 1121 11213 34.000.000 0 111.775.000 0
6/9/17 PN577 6/9/17 Nhập XM Công Thanh PCB40 1561 CT40 0 35.454.546 76.320.454 0 6/9/17 PN577 6/9/17 Nhập XM Công Thanh PCB30 1561 CT30 0 34.090.909 42.229.545 0 6/9/17 PN577 6/9/17 Nhập XM Công Thanh PCB30 1331 0 6.954.545 37.275.000 0 …….. ………….... ………. ………………………………….…….. …….. ….…. …….…… ….…..…….. ….…………. ………..……. 16/9/17 PN595 16/9/17 Nhập XM Công Thanh PCB40 1561 CT40 0 35.454.545 0 53.179.545 16/9/17 PN595 16/9/17 Nhập XM Công Thanh PCB40 1331 0 3.545.455 0 56.725.000
18/9/17 NHCT98 18/9/17 Vay trả Cty TNHH TM XM Công ThanhKV miền Trung 802002752860 331 NHCT 100.000.000 0 43.275.000 0 20/9/17 NHCT100 20/9/17 Vay trả Cty TNHH TM XM Công ThanhKV miền Trung 803002757622 341 NHCT 100.000.000 0 143.275.000 0
21/9/17 PN610 21/9/17 Nhập XM Công Thanh PCB40 1561 CT40 0 70.909.091 72.365.909 0 21/9/17 PN610 21/9/17 Nhập XM Công Thanh PCB40 1561 CT30 0 34.090.909 38.275.000 0 21/9/17 PN610 21/9/17 Nhập XM Công Thanh PCB30 1331 0 10.500.000 27.725.000 0
…….. ……...…….. …….. ………………………….…….……... …….. ……. ……………... ……………. ……..…….. ……..……..
26/9/17 NHCT103 26/9/17 Vay trả Cty TNHH TMXM Công ThanhKV Miền Trung 80800276527 341 NHCT 150.000.000 0 151.275.000 0 26/9/17 NHCT104 26/9/17 Vay trả Cty TNHH TMXM Công ThanhKV Miền Trung 806002763255 341 NHCT 1000.000.000 0 1.151.275.000 0
…….. ……...…….. ….….. …………………………….….. …….. ……. ……….…….. ……….…… ……..…….. ……..…….. 30/9/17 PN628 30/9/17 Nhập XM Công Thanh PCB40 1561 CT40 0 25.000.000 2.049.775.000 0 30/9/17 PN628 30/9/17 Nhập XM Công Thanh PCB40 1561 CT40 0 112.272.727 1.937.502.273 0 30/9/17 PN628 30/9/17 Nhập XM Công Thanh PCB40 1561 CT30 0 68.181.818 1.869.320.455 0 30/9/17 PN628 30/9/17 Nhập XM Công Thanh PCB40 1331 0 20.545.455 1.848.775.000 0 …….. ……...…….. …….. ……………………………….. …….. ……. ……………... ……….…… ……..…….. …….……..
Khóa luận tốt
nghiệp GVHD: Th.S Phan Thị Hải Hà
SVTH: Nguyễn Thị Thảo
48
2.2.3 Kế toán các khoản vay ngắn hạn:
Mặc dù đối với một DN thương mại như công ty TNHH Châu Phong Thịnh, các khoản phải thu KH và phải trả người bán luôn là 2 khoản mục khá quan trọng và có sự biến động liên tục trong suốt q trình hoạt động của cơng ty, nhưng bên cạnh đó Vay ngắn hạn cũng chiếm một tỷ trọng tương đối lớn trong khoản Nợ phải trả của cơng ty, do đó ngồi 2 khoản phải thu KH và phải trả người bán, cần phải làm rõ thêm về khoản mục Vay ngắn hạn.
2.2.3.1Tài khoản sử dụng:
Để hạch tốn và theo dõi các khoản vay ngắn hạn, cơng ty sử dụng TK 341- Vay và nợ thuê tài chính.
Đối với các khoản vay ngắn hạn, công ty thực hiện giao dịch chủ yếu với 2 ngân hàng chính là Ngân hàng cơng thương-CN Nam Thừa Thiên Huế và ngân hàng Nông nghiệp Thừa Thiên Huế.
2.2.3.2 Các chứng từ được sử dụng và trình tự luân chuyển các chứng từ liên quan tớikhoản vay ngắn hạn khoản vay ngắn hạn
a/ Chứng từ sử dụng:
Các khoản vay ngắn hạn của công ty chủ yếu nhất là vay để thanh toán trước tiền hàng cho người bán (ngồi ra vẫn có trường hợp vay tiền mặt nhưng hầu như rất ít), các chứng từ sử dụng khi thực hiện các khoản vay ngắn hạn gồm:
Hợp đồng vay
Giấy nhận nợ
Uỷ nhiệm chi
Bảng kê đặt hàng
Hóa đơn GTGT
Đầu năm cơng ty lập trước hợp đồng vay, trong hợp đồng có ghi rõ các điều khoản quy định về việc vay tiền. Công ty chỉ thực hiện việc vay tiền ngân hàng trong 2 trường hợp, một là vay để trả nợ cho NCC khi mà vẫn chưa thu kịp tiền nợ từ KH để bù đắp vào khoản nợ phải thanh toán trước tới NCC, hai là vay để mua hàng vào những ngày các nhà máy xi măng có hoạt động ưu đãi mà thơng thường gọi là “Ngày vàng”.
Khi thực hiện vay tiền, công ty sẽ liên hệ với ngân hàng, sau đó nhận giấy nhận nợ từ ngân hàng gửi tới, trong giấy nhận nợ ghi đầy đủ các thông tin về số tiền vay cũng như thời hạn thanh tốn(thường khơng q 3 tháng), sau đó ghi chép đầy đủ thơng tin, có đóng dấu và chữ kí cụ thể của giám đốc cơng ty và nhân viên ngân hàng, ngồi ra kế tốn sẽ lập ủy nhiệm chi cùng với bảng kê đặt hàng rồi gửi tới ngân hàng xem xét trước khi xét duyệt cho vay. Sau khi kiểm tra các thông tin trên giấy tờ nếu khớp đúng và khơng sai sót gì khác, ngân hàng sẽ thực hiện cho cơng ty vay nhưng không chuyển tiền vào tài khoản của công ty mà sẽ chuyển thẳng tới tài khoản của NCC. Các giấy tờ ban đầu sẽ được gửi lại về cơng ty để kế tốn đối chiếu và lưu trữ.
Sau khoản thời gian nhất định đã quy định rõ trong hợp đồng vay, công ty thực hiện việc chuyển khoản thanh toán cho ngân hàng số tiền mà ngân hàng đã cho cơng ty vay trước đó để thanh tốn cho NCC. Kế tốn cơng ty sẽ lập ủy nhiệm chi với chữ kí xác nhận của kế tốn trưởng, chữ kí và dấu xác nhận của giám đốc trước khi gửi ủy nhiệm chi tới ngân hàng, đồng thời tại cơng ty kế tốn thực hiện định khoản và nhập liệu vào máy. Việc thanh toán sẽ được thực hiện bằng cách chuyển khoản trực tiếp từ tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty sang tài khoản của ngân hàng cho vay. Sau khi thanh toán xong tiền nợ, ngân hàng sẽ gửi lại giấy báo nợ kèm với ủy nhiệm chi để kế tốn cơng ty tiến hành đối chiếu, so sánh và lưu trữ chứng từ.
* Ví dụ minh họa cụ thể:
Ngày 06/09/2017, để thanh toán trước tiền hàng cho NCC là công ty TNHH XM Công Thanh khu vực miền Trung, công ty thực hiện vay ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam-chi nhánh Nam Thừa Thiên Huế số tiền 100.000.000 đồng, được
trình bày trên giấy nhận nợ (Phụ lục), kế tốn cơng ty đồng thời lập Uỷ nhiệm chi (Phụ lục), sau đó cùng với bảng kê đặt hàng-tất cả giấy tờ này sẽ được gửi tới ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Vietin Bank.
Tại ngân hàng, sau khi kiểm tra và đối chiếu thơng tin xong, nếu khơng có sai sót gì sẽ tiến hành cho vay đồng thời gửi 1 bảng của Bảng kê đặt hàng về lại cho công ty để xác nhận đã cho vay tiền. Kế tốn cơng ty kiểm tra đối chiếu và thực hiện định khoản:
Nợ TK 331 (Cơng Thanh) 100.000.000 đồng Có TK 341 (STK: 807002737731) 100.000.000 đồng
Đồng thời nhập liệu vào sổ nhật kí chung (Biểu 2.8), Sổ cái TK 341 (Biểu 2.9), sổ chi tiết TK 341 Biểu 2.10).
Ngày 13/11/2017, kế tốn cơng ty TNHH Châu Phong Thịnh lập ủy nhiệm chi thanh toán số tiền đã vay trước đó là 65.000.0000 đồng cho ngân hàng TMCP Cơng Thương Việt Nam-chi nhánh Huế, đồng thời thực hiện định khoản :
Nợ TK 341 (STK: 807002737731) 65.000.000 đồng
Có TK 1121 65.000.000 đồng
Ngày 25/11/2017, cơng ty tiếp tục trả số nợ gốc cịn lại là 35.000.000 đồng cho ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam-chi nhánh Nam Thừa Thiên Huế, đồng thời định