PHẦN I : ĐẶT VẤN ĐỀ
PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
2.2 Thực trạng kế tốn cơng nợ tại công tyTNHH Châu Phong Thịnh
2.2.3.2 Các chứng từ được sử dụng và trình tự luân chuyển các chứng từ liên quan tớ
Mặc dù đối với một DN thương mại như công ty TNHH Châu Phong Thịnh, các khoản phải thu KH và phải trả người bán luôn là 2 khoản mục khá quan trọng và có sự biến động liên tục trong suốt q trình hoạt động của cơng ty, nhưng bên cạnh đó Vay ngắn hạn cũng chiếm một tỷ trọng tương đối lớn trong khoản Nợ phải trả của cơng ty, do đó ngồi 2 khoản phải thu KH và phải trả người bán, cần phải làm rõ thêm về khoản mục Vay ngắn hạn.
2.2.3.1Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán và theo dõi các khoản vay ngắn hạn, công ty sử dụng TK 341- Vay và nợ thuê tài chính.
Đối với các khoản vay ngắn hạn, công ty thực hiện giao dịch chủ yếu với 2 ngân hàng chính là Ngân hàng cơng thương-CN Nam Thừa Thiên Huế và ngân hàng Nông nghiệp Thừa Thiên Huế.
2.2.3.2 Các chứng từ được sử dụng và trình tự luân chuyển các chứng từ liên quan tớikhoản vay ngắn hạn khoản vay ngắn hạn
a/ Chứng từ sử dụng:
Các khoản vay ngắn hạn của công ty chủ yếu nhất là vay để thanh tốn trước tiền hàng cho người bán (ngồi ra vẫn có trường hợp vay tiền mặt nhưng hầu như rất ít), các chứng từ sử dụng khi thực hiện các khoản vay ngắn hạn gồm:
Hợp đồng vay
Giấy nhận nợ
Uỷ nhiệm chi
Bảng kê đặt hàng
Hóa đơn GTGT
Đầu năm công ty lập trước hợp đồng vay, trong hợp đồng có ghi rõ các điều khoản quy định về việc vay tiền. Công ty chỉ thực hiện việc vay tiền ngân hàng trong 2 trường hợp, một là vay để trả nợ cho NCC khi mà vẫn chưa thu kịp tiền nợ từ KH để bù đắp vào khoản nợ phải thanh toán trước tới NCC, hai là vay để mua hàng vào những ngày các nhà máy xi măng có hoạt động ưu đãi mà thông thường gọi là “Ngày vàng”.
Khi thực hiện vay tiền, công ty sẽ liên hệ với ngân hàng, sau đó nhận giấy nhận nợ từ ngân hàng gửi tới, trong giấy nhận nợ ghi đầy đủ các thông tin về số tiền vay cũng như thời hạn thanh toán(thường khơng q 3 tháng), sau đó ghi chép đầy đủ thơng tin, có đóng dấu và chữ kí cụ thể của giám đốc cơng ty và nhân viên ngân hàng, ngồi ra kế tốn sẽ lập ủy nhiệm chi cùng với bảng kê đặt hàng rồi gửi tới ngân hàng xem xét trước khi xét duyệt cho vay. Sau khi kiểm tra các thông tin trên giấy tờ nếu khớp đúng và khơng sai sót gì khác, ngân hàng sẽ thực hiện cho cơng ty vay nhưng không chuyển tiền vào tài khoản của công ty mà sẽ chuyển thẳng tới tài khoản của NCC. Các giấy tờ ban đầu sẽ được gửi lại về công ty để kế toán đối chiếu và lưu trữ.
Sau khoản thời gian nhất định đã quy định rõ trong hợp đồng vay, cơng ty thực hiện việc chuyển khoản thanh tốn cho ngân hàng số tiền mà ngân hàng đã cho cơng ty vay trước đó để thanh tốn cho NCC. Kế tốn cơng ty sẽ lập ủy nhiệm chi với chữ kí xác nhận của kế tốn trưởng, chữ kí và dấu xác nhận của giám đốc trước khi gửi ủy nhiệm chi tới ngân hàng, đồng thời tại cơng ty kế tốn thực hiện định khoản và nhập liệu vào máy. Việc thanh toán sẽ được thực hiện bằng cách chuyển khoản trực tiếp từ tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty sang tài khoản của ngân hàng cho vay. Sau khi thanh toán xong tiền nợ, ngân hàng sẽ gửi lại giấy báo nợ kèm với ủy nhiệm chi để kế tốn cơng ty tiến hành đối chiếu, so sánh và lưu trữ chứng từ.
* Ví dụ minh họa cụ thể:
Ngày 06/09/2017, để thanh tốn trước tiền hàng cho NCC là công ty TNHH XM Công Thanh khu vực miền Trung, công ty thực hiện vay ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam-chi nhánh Nam Thừa Thiên Huế số tiền 100.000.000 đồng, được
trình bày trên giấy nhận nợ (Phụ lục), kế tốn cơng ty đồng thời lập Uỷ nhiệm chi (Phụ lục), sau đó cùng với bảng kê đặt hàng-tất cả giấy tờ này sẽ được gửi tới ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Vietin Bank.
Tại ngân hàng, sau khi kiểm tra và đối chiếu thơng tin xong, nếu khơng có sai sót gì sẽ tiến hành cho vay đồng thời gửi 1 bảng của Bảng kê đặt hàng về lại cho công ty để xác nhận đã cho vay tiền. Kế tốn cơng ty kiểm tra đối chiếu và thực hiện định khoản:
Nợ TK 331 (Cơng Thanh) 100.000.000 đồng Có TK 341 (STK: 807002737731) 100.000.000 đồng
Đồng thời nhập liệu vào sổ nhật kí chung (Biểu 2.8), Sổ cái TK 341 (Biểu 2.9), sổ chi tiết TK 341 Biểu 2.10).
Ngày 13/11/2017, kế tốn cơng ty TNHH Châu Phong Thịnh lập ủy nhiệm chi thanh tốn số tiền đã vay trước đó là 65.000.0000 đồng cho ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam-chi nhánh Huế, đồng thời thực hiện định khoản :
Nợ TK 341 (STK: 807002737731) 65.000.000 đồng
Có TK 1121 65.000.000 đồng
Ngày 25/11/2017, cơng ty tiếp tục trả số nợ gốc cịn lại là 35.000.000 đồng cho ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam-chi nhánh Nam Thừa Thiên Huế, đồng thời định khoản:
Nợ TK 341 (STK: 807002737731) 35.000.000 đồng
Có TK 1121 35.000.000 đồng
Và nhập liệu vào các sổ: Sổ chi tiết TK 341 (Biểu 2.13).Sau khi thanh toán xong tiền nợ vay, ngân hàng gửi lại Phiếu chi và giấy báo nợ về lại cơng ty để kế tốn kiểm tra và lưu trữ làm căn cứ pháp lí.
Biểu 2.8 Sổ nhật kí chung tháng 09/2017 SỔ NHẬT KÍ CHUNG SỔ NHẬT KÍ CHUNG
Đơn vị tính: VNĐ
NGÀY
GSỔ SỐ CTỪ NGÀYCTỪ DIỄN GIẢI MÃTK
SỐ TIỀN
NỢ SỐ TIỀNCÓ
…… ……… …… ……………………… ….. …………. …………
1/9/17 PT1725 1/9/17 Thu tiền hàng theo hóa đơn2249 ngày 06/09/2017 111 14.040.000
1/9/17 PT1725 1/9/17 Thu tiền hàng theo hóa đơn2249 ngày 06/09/2017 131 14.040.000
……. ……… ……. ……………………… ……. …………… ………….
3/9/17 PX1945 3/9/17 Xuất kho giá vốn theo HĐ 2270ngày 03/09/2017 6321 12.353.928
3/9/17 PX1945 3/9/17 Xuất kho giá vốn theo HĐ 2270ngày 03/09/2017 1561 12.353.928
……. ……… …….. ……………………… ……. …………… …………..
6/9/17 NHCC88 6/9/17
Vay trả cho công ty TNHH TM Công Thanh miền trung
807002737731 331 100.000.000 6/9/17 NHCC88 6/9/17
Vay trả cho công ty TNHH TM Công Thanh miền trung
807002737731 341 100.000.000
……. ……… ……. ……………………… …… ………… …………..
8/9/17 NHCT91 8/9/17 Vay trả công ty CPTM và ĐTĐồng Lâm 804002741433 331 300.000.000
8/9/17 NHCT91 8/9/17 Vay trả công ty CPTM và ĐTĐồng Lâm 804002741433 341 300.000.000
……. ……… …..... ……………………… ……. ………… ………….
10/9/17 PX2000 10/9/17 Xuất kho giá vốn theo hóa đơn2325 ngày 10/09/2017 6321 16.856.253
10/9/17 PX2000 10/9/17 Xuất kho giá vốn theo hóa đơn2325 ngày 10/09/2017 1561 16.856.253
….. ……… …… ……………………… ….. ………… …………
Biểu 2.9 Sổ cái tài khoản 341 tháng 09/2017
SỔ CÁI TK 341
Đơn vị tính: VNĐ
NGÀY
GSỔ SỐ CTỪ NGÀY CTỪ DIỄN GIẢI
TK Đ.Ứ PS NỢ PS CÓ 5/9/17 CNHCT630 5/9/17 Trả nợ gốc vay 803002615137 112 31.000.000 0 5/9/17 CNHCT632 5/9/17 Trả nợ gốc vay 807002616120 112 232.000.000 0 5/9/17 CNHCT634 5/9/17 Trả nợ gốc vay 807002618398 112 56.000.000 0 ……. ……. …… ……………………………… …… …………… ………… 6/9/17 CNHCT638 6/9/17 Trả nợ gốc vay 805002622103 133 30.000.000 0 6/9/17 CNHCT639 6/9/17 Trả nợ gốc vay 804002623467 156 133.000.000 0 6/9/17 CNHCT640 6/9/17 Trả nợ gốc vay 805002622103 133 171.000.000 0 6/9/17 NHCT88 6/9/17 Vay trả công ty TNHH TM XM Công Thanh KV miền
Trung 807002737731 331 0 100.000.000 ……… ………… ……… ……………………………. …… ……………. ………… 13/9/17 CNHCT667 13/9/17 Trả nợ gốc vay 805002640764 112 62.000.000 0 13/9/17 NHCT93 13/9/17 Vay trả công ty cổ phần TM và ĐT Đồng Lâm 801002746168 331 0 200.000.000 14/9/17 CNHCT669 14/9/17 Trả nợ gốc vay 802002641084 112 65.000.000 0 14/9/17 NHCT94 14/9/17 Vay trả công ty cổ phần TM và ĐT Đồng Lâm 800002747865 331 200.000.000 ………. …………. ……… ……………………………… …… …………… …………. 19/9/17 CNHCT676 19/9/17 Trả nợ gốc vay 802002644476 112 134.000.000 0 19/9/17 CNHCT677 19/9/17 Trả nợ gốc vay 805002643064 112 35.000.000 0 19/9/17 CNHCT679 19/9/17 Trả nợ gốc vay 802002644476 112 26.000.000 0 ………. …………… ….……. ………………………………. …….. …….……… …………….. 25/9/17 CNHCT696 25/9/17 Trả nợ gốc vay 808002668622 112 283.000.000 0 25/9/17 CNHCT698 25/9/17 Trả nợ gốc vay 805002666896 112 180.000.000 0 25/9/17 NHCT102 25/9/17 Vay trả công ty cổ phần TM và ĐT Đồng Lâm 806002760821 331 400.000.000 ……… …………… ………. ………………………………. ….… …………… ……………… 28/9/17 CNHCT733 28/9/17 Trả nợ gốc vay 807002709784 112 150.000.000 0 28/9/17 NHCT107 28/9/17 Vay trả công ty cổ phần TM và ĐT Đồng Lâm 809002767821 331 0 200.000.000 29/9/17 CNHCT734 29/9/17 Trả nợ gốc vay 807002709784 112 340.000.000 0 ……… ……….... ……… ……………………………… ……. …………… …………..
SVTH: Nguyễn Thị Thảo
5 3
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Phan Thị Hải Hà
Biểu 2.10 Sổ chi tiết tài khoản 341 (Từ tháng 9 tới tháng 11/2017)
Đơn vị tính: VNĐ
NGÁY
GSỔ SỐ CTỪ NGÀY CTỪ DIỄN GIẢI TK Đ.Ứ CTIẾT 1Đ.Ứ PS NỢ PS CĨ DƯ NỢ DƯ CĨ Tháng 09/2017: Dư đầu kì: 7.780.000.000
5/9/17 NHCT87 5/9/17 Vay trả công ty CPTM và ĐT Đồng Lâm 804002734995 331 DLTM 320.000.000 8.100.000.000 5/9/17 CNHCT360 5/9/17 Trả nợ gốc vay 803002615137 1121 11213 31.000.000 8.069.000.000
……… ……………. ……… ………………………………… ……… ……… ………………. ….………….. ………………. ………………
6/9/17 NHCT88 6/9/17 Vay trả công ty TNHH TM Công Thanh miền Trung 807002737731 331 CT 100.000.000 7.748.000.000
6/9/17 CNHCT638 6/9/17 Trả nợ gốc vay 805002622103 1121 11213 30.000.000 7.718.000.000 6/9/17 CNHCT639 6/9/17 Trả nợ gốc vay 805002623467 1121 11213 133.000.000 7.585.000.000
……… ………… …..….. ……………………………… ……. .…………. …....……….. … …………… …………….
13/9/17 NHCT90 13/9/17 Vay trả công ty CPTM và ĐT Đồng Lâm 801002746168 331 DLTM 200.000.000 7.709.200.000 13/9/17 CNHCT663 13/9/17 Trả nợ gốc vay 805002640764 1121 11213 78.000.000 7.631.200.000 13/9/17 CNHCT664 13/9/17 Trả nợ gốc vay 804002639789 1121 11213 105.000.000 7.526.200.000
……… …………… ..……… ………………………………… ……… ….…… ………….……. ………..……… ….……..…… ………………
26/9/17 NHCT103 26/9/17 Vay trả công ty TNHH TM XM Công Thanh 808002762527 331 CT 150.000.000 7.865.300.000 26/9/17 NHCT104 26/9/17 Vay trả công ty TNHH TM Công Thanh miền Trung 806002763255 331 CT 1000.000.000 8.865.300.000 26/9/17 CNHCT728 26/9/17 Trả nợ gốc vay 808002672576 1121 11213 190.000.000 8.675.300.000
……… …….……… ……..… …………………………………… ……… ….…… …………..…… …………..…… …….……..… ………………
Cộng phát sinh tháng 09/2017
Lũy kế phát sinh từ đầu năm 26.656.820.0005.437.000.000 29.294.120.0006.999.300.000 9.342.300.0009.342.200.000
……… ……….…… ……… …..………………………………… ……… ……… ……………..… ……………….. ……..………... ...…………….
THÁNG 11/2017
2/11/17 NHCT119 2/11/17 Vay trả công ty CPTM và ĐT Đồng Lâm 809002811850 331 DLTM 300.000.000 9.320.820.000 2/11/17 CNHCT833 2/11/17 Trả nợ gốc vay 806002763255 1121 11213 107.000.000 9.213.820.000 2/11/17 CNHCT834 2/11/17 Trả nợ gốc vay 806002763255 1121 11213 80.000.000 9.133.820.000 ……… ……….…… ……… ………………………………… ……… ….…… ……………… …………..…… ……….….…… …..……..…… 13/11/17 CNHCT845 13/11/17 Trả nợ gốc vay 807002737731 1121 11213 65.000.000 9.698.820.000 13/11/17 CNHCT845 13/11/17 Trả nợ gốc vay 801002739162 1121 11213 60.000.000 9.638.820.000 14/11/17 CNHCT847 14/11/17 Trả nợ gốc vay 804002739472 1121 11213 72.000.000 9.566.820.000 15/11/17 NHCT123 15/11/17 Vay trả công ty CPTM và ĐT Đồng Lâm 807002828679 331 DLTM 200.000.000 9.766.820.000
15/11/17 CNHCT848 15/11/17 Trả nợ gốc vay 804002737731 1121 11213 35.000.000 9.731.820.000
15/11/17 CNHCT850 15/11/17 Trả nợ gốc vay 805002764458 1121 11213 140.000.000 9.591.820.000 ……..… ……….…… …...…… ……….…………………………… ……… …..…… ………..……… …………..…… …..……...…… ………………
Cộng phát sinh tháng 11/2017
Lũy kế phát sinh từ đầu năm 35.102.820.0004.182.000.000 38.290.860.0004.854.220.000 9.793.040.0009.793.040.000
SVTH: Nguyễn Thị Thảo
5 4
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Phan Thị Hải Hà