CHƯƠNG 02 : CÁC THAO TÁC THƯỜNG DÙNG
5.2.Mơ hình hóa hoạt động bán hàng
5. Kế toán Bán hàng
5.2.Mơ hình hóa hoạt động bán hàng
5.3. Quy trình thực hiện
5.3.1. Chứng từ đầu vào
- Đơn đặt hàng của khách hàng.
- Hóa đơn bán hàng.
- Phiếu xuất kho.
- Phiếu nhập hàng bán trả lại - Phiếu thu.
- Giấy báo Có - …
5.3.2. Thiết lập các danh mục
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động bán hàng trong chương
trình MISA SME.NET 2010, NSD cần phải khai báo một số thông tin về danh mục ban đầu gồm:
- Danh mục Nhân viên. - Danh mục Kho.
- Danh mục Loại vật tư, hàng hóa. - Danh mục Vật tư, hàng hóa.
Cách thao tác chi tiết tham khảo phần khai báo Khách hàng trang 34; Nhân viên trang 35; Kho trang 38; Loại vật tư, hàng hóa trang 38 và khai báo Vật
tư, hàng hóa trang 38.
5.3.3. Cập nhật chứng từ phát sinh
5.3.3.1. Báo giá
* Nội dung
Cho phép NSD lập và in Báo giá gửi cho khách hàng. Đồng thời, phần mềm cho phép chuyển các thông tin trên Báo giá đã lập thành đơn đặt hàng hoặc
hóa đơn bán hàng nhằm giảm bớt các thao tác nhập số liệu.
* Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Báo giá, kích chuột vào chức năng
trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới Báo giá.
- Nhập các thông tin chung như Đối tượng, Địa chỉ, Mã số thuế, Diễn giải, Số báo giá, Ngày báo giá,…; Chọn Loại tiền, Tỷ giá, Điều khoản TT,
Nhân viên bán hàng (nếu có),… Sau đó, nhập các thông tin chi tiết trên trang Hàng tiền, Thuế và Thống kê (nếu có).
- Thao tác nhập và chỉnh sửa Báo giá, NSD nhấn phím F1 để xem hướng
dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách Báo giá bằng cách di chuột vào biểu tượng Báo giá trên sơ đồ quy trình của phân hệ Bán hàng rồi chọn chức năng tương ứng.
5.3.3.2. Đơn đặt hàng
Cho phép NSD nhập đơn đặt hàng của khách hàng gửi tới, nội dung của đơn
đặt hàng có thể căn cứ thực hiện việc bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
* Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Đơn đặt hàng, kích chuột vào chức
năng trên thanh cơng cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm
mới Đơn đặt hàng
- Trên đơn đặt hàng, NSD nhập các thông tin chung như: Đối tượng, Địa
chỉ, Mã số thuế, Diễn giải, Ngày đơn hàng, Số đơn hàng, Ngày giao
hàng,…; Chọn Loại tiền, Tỷ giá, Điều khoản TT, Nhân viên bán hàng
(nếu có),… Sau đó, nhập các thơng tin chi tiết trên trang Hàng tiền, Thuế và Thống kê (nếu có).
- Thao tác nhập và chỉnh sửa Đơn đặt hàng, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
Có thể thực hiện việc lập đơn đặt hàng từ báo giá bằng cách chọn Số báo giá tại cột Báo giá.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách Đơn đặt hàng bằng cách di
chuột vào biểu tượng Đơn đặt hàng trên sơ đồ quy trình của phân hệ Bán
hàng rồi chọn chức năng tương ứng.
5.3.3.3. Bán hàng chưa thu tiền
* Nội dung
Cho phép NSD lập hóa đơn bán hàng trong trường hợp bán hàng chưa thu
tiền, đồng thời, lập được phiếu xuất kho thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã
bán tương ứng với từng hóa đơn bán hàng đã lập hoặc lập hóa đơn bán hàng
từ những phiếu xuất kho chưa lập hóa đơn. * Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Bán hàng chưa thu tiền, kích chuột
vào chức năng trên thanh cơng cụ hoặc kích chuột phải chọn
Thêm để thêm mới chứng từ Bán hàng chưa thu tiền.
Nếu NSD đã chọn Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất khi tạo dữ liệu kế tốn thì chương trình ln mặc định là Kiêm phiếu xuất. Tuy nhiên,
NSD vẫn có thể lập phiếu xuất trước bằng cách: khi lập chứng từ bán hàng, tích vào mục Không kiêm phiếu xuất, sau đó nhấn vào nút
<<Chọn từ phiếu xuất>> để chọn Phiếu xuất kho đã được lập trước đó.
- Trên chứng từ bán hàng chưa thu tiền, NSD nhập các thông tin chung
như: Đối tượng, Địa chỉ, Mã số thuế, Diễn giải, Ngày chứng từ, Ngày
hạch toán, Số chứng từ,…; Chọn Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ký hiệu
hóa đơn, Loại tiền, Tỷ giá, Nhân viên bán hàng (nếu có),… Sau đó, nhập
các thơng tin chi tiết trên trang Hàng tiền, Thuế và Thống kê (nếu có). - Thao tác nhập và chỉnh sửa chứng từ Bán hàng chưa thu tiền, NSD nhấn
phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
Trường hợp tích chọn Kiêm phiếu xuất, NSD kiểm tra lại thông tin về giá vốn
của mặt hàng trên trang Thuế, giá vốn.
NSD có thể thực hiện việc lập chứng từ bán hàng chưa thu tiền từ các báo giá
hoặc đơn hàng đã được lập trước đó bằng cách chọn Số báo giá tại cột Báo
giá hoặc Số đơn hàng tại cột Đơn hàng.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách Bán hàng chưa thu tiền bằng
cách di chuột vào biểu tượng Bán hàng chưa thu tiền trên sơ đồ quy trình
của phân hệ Bán hàng rồi chọn chức năng tương ứng.
5.3.3.4. Bán hàng thu tiền ngay
* Nội dung
Cho phép NSD lập hóa đơn bán hàng trong trường hợp bán hàng thu tiền
ngay, đồng thời lập được phiếu xuất kho thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã
bán tương ứng với từng hóa đơn bán hàng đã lập. * Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Bán hàng thu tiền ngay, kích chuột vào chức năng trên thanh cơng cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới chứng từ Bán hàng thu tiền ngay.
- NSD có thể tích chọn ơ Kiêm phiếu xuất hoặc Không kiêm phiếu xuất. Nếu NSD đã chọn Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất khi tạo dữ liệu kế tốn thì chương trình ln mặc định là Kiêm phiếu xuất. Tuy nhiên,
NSD vẫn có thể lập phiếu xuất trước bằng cách: khi lập chứng từ bán hàng, tích vào mục Không kiêm phiếu xuất, sau đó nhấn vào nút
<<Chọn từ phiếu xuất>> để chọn Phiếu xuất kho đã được lập trước đó.
- Lựa chọn hình thức thanh toán là Tiền mặt hoặc Chuyển khoản và nhập các thông tin chung và thông tin chứng từ trên chứng từ thanh toán tương
ứng như. Chọn Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa
đơn, Nhân viên bán hàng (nếu có),… Sau đó, nhập các thơng tin chi tiết
trên trang Hàng tiền, Thuế, Thống kê (nếu có).
- Thao tác nhập và chỉnh sửa chứng từ bán hàng thu tiền ngay, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
Khi lựa chọn hình thức thanh bằng tiền mặt sẽ có 3 trang chứng từ là Hóa
đơn, Phiếu thu và Phiếu xuất, thông tin chi tiết trên các trang Hàng tiền,
Thuế, Thống kê trên 3 chứng từ là giống nhau, chỉ khác nhau về phần Thông
tin chung và Thông tin chứng từ để phục vụ cho việc in hóa đơn bán hàng,
phiếu thu và phiếu xuất kho. Với các hình thức thanh tốn bằng chuyển khoản cũng thực hiện tương tự
Trường hợp tích chọn Kiêm phiếu xuất, NSD kiểm tra lại thơng tin về TK kho
và TK giá vốn của mặt hàng trên trang Thuế, giá vốn.
NSD có thể thực hiện việc lập chứng từ bán hàng thu tiền ngay từ các báo giá
hoặc đơn hàng đã được lập trước đó bằng cách chọn Số báo giá tại cột Báo
giá hoặc Số đơn hàng tại cột Đơn hàng.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách chứng từ Bán hàng thu tiền ngay bằng cách di chuột vào biểu tượng Bán hàng thu tiền ngay trên sơ đồ quy trình của phân hệ Bán hàng rồi chọn chức năng tương ứng.
5.3.3.5. Hàng bán trả lại, giảm giá
* Nội dung
hàng bán, khi khách hàng trả lại hàng hoặc doanh nghiệp thực hiện giảm giá cho lô hàng đã bán do kém phẩm chất, sai quy cách….
* Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Hàng bán trả lại, giảm giá, kích chuột vào chức năng trên thanh cơng cụ hoặc kích chuột phải chọn
Thêm để lựa chọn thêm mới chứng từ Hàng bán trả lại hoặc Giảm giá
hàng bán
- Trường hợp chọn Hàng bán trả lại, NSD có thể chọn trả lại cho chứng từ
nào bằng cách nhấn vào nút “Chọn chứng từ”, tồn bộ các thơng tin
chung và thơng tin chi tiết của hóa đơn bán hàng đã lập sẽ được tự động
lấy lên. NSD nhập thơng tin về Ngày chứng từ, Ngày hạch tốn, Số chứng từ. Thay đổi một số thông tin trên trang Hàng Tiền như: chọn mã hàng bị trả lại, số lượng hàng bị trả lại,… Nếu không chọn chứng từ NSD có thể nhập trực tiếp thơng tin trả lại trên màn hình nhập liệu.
- Trường hợp chọn Giảm giá hàng bán, NSD có thể chọn giảm giá cho
hóa đơn bán hàng nào bằng cách nhấn vào nút “Chọn chứng từ”, toàn bộ
các thông tin chung và thông tin chi tiết của chứng từ sẽ được tự động lấy
lên căn cứ vào chứng từ bán hàng. NSD nhập thông tin về Ngày chứng từ,
Ngày hạch toán, Số chứng từ. Thay đổi một số thông tin trên trang Hàng tiền như: chọn mã hàng phải giảm giá, số tiền phải giảm,… Nếu không
chọn chứng từ NSD có thể nhập trực tiếp thông tin giảm giá trên màn hình nhập liệu.
- Thao tác nhập và chỉnh sửa chứng từ Hàng bán trả lại hoặc Giảm giá hàng bán, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách chứng từ Hàng bán trả lại, giảm giá bằng cách di chuột vào biểu tượng Hàng bán trả lại, giảm giá trên sơ đồ quy trình của phân hệ Bán hàng rồi chọn chức năng tương ứng.
NSD có thể lựa chọn đơn giá cho mặt hàng bị trả lại như: Áp dụng đơn giá
đơn giá bình quân cuối kỳ; Lấy từ giá xuất bán hoặc Nhập đơn giá bằng tay, chương trình sẽ tự động tính ra giá vốn của hàng trả lại căn cứ vào hình thức
tính giá đã lựa chọn.
5.3.3.6. Thu tiền khách hàng
* Nội dung
Cho phép lập các chứng từ thu tiền của khác hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng và cho phép theo dõi cơng nợ phải thu theo từng hóa đơn.
* Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Thu tiền khách hàng, kích chuột vào
chức năng trên thanh cơng cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới chứng từ Thu tiền khách hàng.
- Chọn phương thức thanh toán là Tiền mặt hoặc Chuyển khoản, nhập các thông tin chung như Đối tượng, Người nộp, Lý do nộp, Ngày chứng từ,
Ngày hạch toán, Số chứng từ; chọn Loại tiền, Tỷ giá, Nhân viên (nếu có),… Sau đó tích chọn hóa đơn bán hàng cần thu tiền và kiểm tra lại thơng tin trên trang Hạch tốn như: TK Nợ, TK Có, Số tiền,…
- Thao tác nhập và chỉnh sửa chứng từ Thu tiền khách hàng, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới chứng từ Thu tiền khách hàng bằng cách di chuột
vào biểu tượng Thu tiền khách hàng trên sơ đồ quy trình của phân hệ Bán
hàng và chọn chức năng trương ứng
5.3.3.7. Đối trừ chứng từ
* Nội dung
MISA SME.NET 2010 cho phép thực hiện việc đối trừ giữa số tiền đã thu được của khách hàng bằng Phiếu thu trong phân hệ Quỹ (hay Séc/Ủy nhiệm
chi trên phân hệ Ngân hàng hàng) hoặc công nợ đã ghi giảm trên chứng từ hàng bán trả lại, giảm giá (chưa xác định cho hóa đơn bán hàng nào),… với
cơng nợ trên các hóa đơn bán hàng chưa thanh toán. Chức năng này nhằm
mục đích theo dõi, quản lý công nợ theo tuổi và theo từng hóa đơn bán hàng. * Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Đối trừ chứng từ, chọn Nhà cung cấp
cần thực hiện đối trừ.
- Thao tác thực hiện và chỉnh sửa, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn
trực tuyến trên màn hình.
Chức năng này chỉ thực hiện việc bù trừ đối với các chứng từ đã thanh toán
hoặc đã ghi giảm công nợ của khách hàng nhưng chưa biết thanh toán hay
ghi giảm cho hóa đơn bán hàng nào.
5.3.3.8. Tính lãi nợ quá hạn
* Nội dung
Cho phép NSD thực hiện việc tính lãi nợ cho các khoản thu đã q hạn thanh tốn. Việc tính lãi nợ sẽ căn cứ vào khoản thời gian nợ quá hạn và lãi suất nợ Số tiền lãi này sẽ được ghi nhận trên một chứng từ làm căn cứ để gửi cho khách hàng. Để tính lãi được thì trên mỗi hóa đơn phải có hạn thanh tốn để
làm căn cứ tính lãi, hạn thanh toán này được ghi trong phần “Điều khoản
thanh tốn” của hóa đơn. Ngồi ra, nếu khơng quy ước hạn nợ thì coi như
ngày chứng từ chính là ngày hết hạn nợ. * Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Tính lãi nợ quá hạn, nhập ngày tính
lãi, chọn khách hàng cần tính lãi, loại tiền…và một số thơng tin khác. Sau
đó nhấn vào nút <<Tính lãi nợ>>.
- Thao tác nhập và chỉnh sửa, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực
tuyến trên màn hình.
Trong trường hợp muốn xem lại các chứng từ tính lãi nợ đã được lập, NSD
nhấn vào nút <<Nhật ký lãi nợ>> hoặc muốn lập hóa đơn cho việc tính lãi nợ thì nhấn vào nút <<Lập hóa đơn>>.
NSD cũng có thể thực hiện việcTính lãi nợ quá hạn bằng cách di chuột vào biểu tượng Tính lãi nợ trên sơ đồ quy trình của phân hệ Bán hàng.
* Nội dung
Cho phép lập thông báo công nợ và gửi cho khách hàng để đối chiếu. Việc
lập thông báo công nợ được thực hiện định kỳ hoặc khi có yếu cầu đối chiếu của doanh nghiệp
* Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Thông báo công nợ, nhập Ngày thơng báo, chọn khoảng thời gian tính cơng nợ, lựa chọn nhóm khách hàng cần
đối chiếu cơng nợ… Sau đó, NSD nhấn vào nút <<Xem thông báo>>
hoặc thực hiện việc gửi email cho khách hàng bằng cách nhấn vào nút
<<Gửi email>>.
- Thao tác nhập và chỉnh sửa Thông báo công nợ, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới Thông báo công nợ bằng cách di chuột vào biểu
tượng Thơng báo cơng nợ trên sơ đồ quy trình của phân hệ Bán hàng. 5.3.3.10. Thiết lập chính sách giá
* Nội dung
Hỗ trợ việc tính giá bán cho từng nhóm khách hàng đối với từng VTHH. Khi thực hiện bán hàng cho khách hàng thuộc nhóm giá bán đó thì chương trình sẽ tự động lấy theo giá bán đã tính mà NSD khơng cần phải nhập đơn giá
bán.
* Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Thiết lập chính sách giá. Để thiết lập
chính sách giá cho vật tư hàng hóa, NSD thực hiện theo các bước sau:
+ Bước 1: Đăt tên cho chính sách giá.
+ Bước 2: Chọn vật tư, hàng hóa vào nhóm chính sách giá cần thiết lập.
+ Bước 3: Thiết lập nhóm giá bán.
+ Bước 4: Chọn bảng giá sẽ áp dụng.
- Thao tác thực hiện việc thiết lập chính sách giá, NSD nhấn phím F1 để
xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
5.3.4. Xem và in chứng từ, sổ sách, báo cáo
- In các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng bằng cách: tại màn
hình chứng từ chi tiết, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ và chọn mẫu chứng từ muốn in.
- Xem và in sổ sách, báo cáo kế toán ngay tại màn hình phân hệ Bán hàng bằng cách kích chọn sổ sách, báo cáo cần in trên thanh tác nghiệp nằm bên trái màn hình. VD: Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết công nợ phải thu, Nhật ký bán hàng, Tổng hợp công nợ phải thu,…
- NSD cịn có thể xem và in sổ sách, báo cáo bằng cách kích chuột vào biểu