CHƯƠNG 02 : CÁC THAO TÁC THƯỜNG DÙNG
6. Kế toán Kho
6.2. Mơ hình hóa hoạt động VTHH, CCDC
6.2.2. Xuất kho
6.3. Quy trình thực hiện
6.3.1. Chứng từ đầu vào
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hóa - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa - Bảng kê mua hàng
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ.
6.3.2. Thiết lập các danh mục
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến phân hệ Kho trong chương trình
MISA SME.NET 2010, NSD cần phải khai báo một số thông tin về danh mục
ban đầu gồm:
- Danh mục Loại vật tư, hàng hóa, CCDC. - Danh mục Vật tư, hàng hóa
- Danh mục CCDC. - Danh mục Kho.
- Danh mục Khách hàng, nhà cung cấp. - Danh mục Nhân viên
- Danh mục Phòng Ban.
Cách thao tác chi tiết tham khảo phần khai báo Loại Vật tư, hàng hóa, CCDC trang 38; Vật tư, hàng hóa trang 38; CCDC trang 40; Kho trang 38; Khách hàng, nhà cung cấp trang 34; Nhân viên trang 35 và Phòng Ban trang 32.
6.3.3. Cập nhật chứng từ phát sinh
6.3.3.1. Nhập kho
* Nội dung
Cho phép NSD lập và in Phiếu nhập kho khi phát sinh nghiệp vụ nhập kho VTHH, CCDC.
* Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Kho\Nhập Kho, kích chuột vào chức năng
trên thanh cơng cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới Phiếu
nhập kho.
- Trên màn hình Nhập kho, nhập các thông tin chung như Đối tượng,
Người giao, Diễn giải, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ,…; Chọn Loại tiền, Tỷ giá, Nhân viên mua hàng (nếu có). Sau đó, nhập các thơng tin chi tiết trên trang Hàng tiền và Thống kê (nếu có).
- Thao tác nhập và chỉnh sửa Phiếu nhập kho, NSD nhấn phím F1 để xem
hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách Phiếu nhập kho bằng cách di chuột vào biểu tượng Nhập kho trên sơ đồ quy trình của phân hệ Kho sau đó chọn chức năng tương ứng.
Trường hợp nhập kho do mua ngoài hoặc được biếu tặng, hay vay mượn của
Trường hợp nhập kho thành phẩm sản xuất, trên trang Hàng tiền không nhập đơn giá của thành phẩm, chương trình sẽ tự động tính giá nhập kho của thành
phẩm sản xuất.
6.3.3.2. Xuất kho
* Nội dung
Cho phép NSD lập và in Phiếu xuất kho khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho VTHH, CCDC.
* Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Kho\Xuất kho, kích chuột vào chức năng
trên thanh cơng cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới Phiếu
xuất kho.
- Trên màn hình Xuất kho, nhập các thông tin chung như Đối tượng, Người nhận, Lý do xuất, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ,… Sau
đó, nhập các thơng tin chi tiết trên trang Hàng tiền và Thống kê (nếu có).
- Thao tác nhập và chỉnh sửa Phiếu xuất kho, NSD nhấn phím F1 để xem
hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách phiếu Xuất kho bằng cách di chuột vào biểu tượng Xuất kho trên sơ đồ quy trình của phân hệ Kho sau đó chọn chức năng tương ứng.
Giá xuất kho được tính căn cứ vào phương pháp tính giá xuất kho đã đăng ký khi báo VTHH, CCDC:
+ Nếu đăng ký phương pháp “Bình quân cuối kỳ” thì giá xuất kho sẽ được
tính sau khi thực hiện chức năng “Tính giá xuất kho” trong Nghiệp
vụ\Kho\Tính giá xuất kho. Sử dụng phương pháp này giá xuất kho trong kỳ ở
các thời điểm đều được tính bình qn như nhau.
+ Nếu đăng ký phương pháp “Bình quân tức thời” thì giá xuất được tính
ngay khi lập phiếu xuất kho trên cơ sở tổng giá trị tồn tính đến thời điểm xuất
chia cho tổng số lượng tồn tính đến thời điểm xuất hiện tại. Nếu sử dụng
kỳ có thể là khác nhau.
+ Nếu đăng ký phương pháp “Giá đích danh” thì hệ thống sẽ lấy giá xuất kho
theo đúng giá nhập kho của của sản phẩm, vật tư, hàng hóa đó trên chứng từ
nhập kho được chọn.
+ Nếu đăng ký phương pháp “Nhập trước, xuất trước” hệ thống sẽ tự động
tính giá xuất theo nguyên tắc Nhập trước, xuất trước ngay sau thao tác cất
giữ thông tin của Phiếu Xuất kho.
6.3.3.3. Lắp ráp tháo dỡ
* Nội dung
Cho phép NSD lập chứng từ lắp ráp hoặc tháo dỡ thành phẩm. Trong trường hợp lắp ráp, phần mềm tự động lập phiếu nhập kho thành phẩm được lắp ráp và xuất kho các linh kiện tương ứng tạo thành thành phẩm. Trường hợp tháo
dỡ thì ngược với lắp ráp. * Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Kho\Lắp ráp, tháo dỡ, tích chọn Lắp ráp hoặc
Tháo dỡ.
- Trường hợp lập chứng từ Lắp ráp, NSD khai báo các thông tin về Phiếu
nhập thành phẩm lắp ráp, Phiếu xuất vật tư cho lắp ráp, Thông tin về
chứng từ. Sau đó nhập các thông tin chi tiết như: Mã hàng, Diễn giải,
Kho, TK kho, Số lượng, Đơn giá,…
- Trường hợp lập chứng từ Tháo dỡ, NSD khai báo các thông tin về Phiếu
xuất vật tư tháo dỡ, Phiếu nhập thành phẩm tháo dỡ, Thơng tin về chứng từ. Sau đó nhập các thông tin chi tiết như: Mã hàng, Diễn giải, Kho, TK
kho, Số lượng, Đơn giá,…
- Thao tác nhập và chỉnh sửa chứng từ Lắp ráp, tháo dỡ, NSD nhấn phím
F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách chứng từ Lắp ráp, tháo dỡ bằng cách di chuột vào biểu tượng Lắp ráp, tháo dỡ trên sơ đồ quy trình của phân hệ Kho, sau đó chọn chức năng tương ứng.
Đối với chứng từ Lắp ráp, tháo dỡ khơng cần nhập Đơn giá, chương trình sẽ
tự động tính giá vốn cho VTHH xuất, nhập theo phương pháp tính giá đã
đăng ký khi khai báo VTHH. 6.3.3.4. Chuyển kho
* Nội dung
Hệ thống cho phép xuất chuyển VTHH, CCDC giữa các kho (từ kho này đến các kho khác).
* Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Kho\Chuyển kho, kích chuột vào chức năng trên thanh cơng cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới chứng từ Chuyển kho.
- Nhập các thông tin chung của chứng từ Chuyển kho như: Người thực
hiện, Thủ kho xuất, Thủ kho nhập, Diễn giải, Ngày chứng từ, Ngày hạch tốn, Số chứng từ. Sau đó, nhập các thông tin chi tiết trong trang Hạch toán và Thống kê (nếu có).
- Thao tác nhập và chỉnh sửa chứng từ Chuyển kho, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách chứng từ Chuyển kho bằng
cách di chuột vào biểu tượng Chuyển kho trên sơ đồ quy trình của phân hệ
Kho, sau đó chọn chức năng tương ứng.
Giá trị của VTHH chuyển kho được tính căn cứ vào phương pháp tính giá
xuất kho đã đăng ký khi khai báo VTHH. Giá trị của VTHH nhập kho được
tính đúng bằng giá trị xuất của VTHH đó.
6.3.3.5. Điều chỉnh tồn kho
* Nội dung
Cho phép NSD điều chỉnh số lượng tồn kho bằng cách nhập số lượng tồn kho theo kiểm kê thực tế để hệ thống tự động tính số chênh lệch giữa số kiểm kê thực tế với lượng tồn trên báo cáo, sau đó tiến hành việc điều chỉnh giá trị tồn
kho căn cứ vào số lượng thực tế kiểm kê.
* Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Kho\Điều chỉnh tồn kho.
- Chọn điều chỉnh cho một hoặc tất cả các kho, chọn thực hiện việc kiểm kê kê; TK điều chỉnh tăng, TK điều chỉnh giảm. Sau đó nhập số lượng vào
cột Số lượng kiểm kê của mặt hàng cần điều chỉnh và nhấn nút <<Điều
chỉnh>>.
- Thao tác thực hiện việc điều chỉnh tồn kho, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
Trường hợp muốn điều chỉnh giá trị của hàng tồn kho, NSD tích vào mục Giá
trị.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách chứng từ Điều chỉnh tồn kho bằng cách di chuột vào biểu tượng Điều chỉnh tồn kho trên sơ đồ quy trình của phân hệ Kho, sau đó chọn chức năng tương ứng.
Sau khi cất giữ chứng từ Điều chỉnh tồn kho, hệ thống sẽ tự động nhập kho
đối với VTHH kiểm kê thừa (số chênh lệch dương) và xuất kho đối với VTHH
kiểm kê thiếu (số chênh lệch âm).
6.3.3.6. Tính giá xuất kho
* Nội dung
Cho phép tính giá xuất kho cho các VTHH xuất kho trong kỳ. * Cách thực hiện
- Để tính giá xuất kho cho tất cả các VTHH thì tích chọn mục Tính giá tất
cả các vật tư hàng hóa. Ngược lại để tính giá xuất kho cho từng VTHH
cụ thể thì tích chọn mục Chọn vật tư hàng hóa, sau đó nhấn nút để chọn VTHH cần tính giá xuất kho.
- Chọn khoảng thời gian tính giá xuất kho và nhấn nút <<Thực hiện>>. - Thao tác tính giá xuất kho, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực
tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể tính giá xuất kho VTHH bằng cách kích chuột vào biểu
tượng Tính giá xuất kho trên sơ đồ quy trình của phân hệ Kho.
Tùy theo nhu cầu hạch tốn cụ thể cho từng doanh nghiệp, NSD có thể chọn
phương pháp tính giá xuất phù hợp bằng cách vào menu Hệ thống/Tùy
chọn/Vật tư hàng hóa, rồi nhấn chuột vào mũi tên bên phải mục Phương pháp tính giá xuất để chọn phương pháp phù hợp.
6.3.4. Xem và in chứng từ, sổ sách, báo cáo
- In các chứng từ liên quan đến phân hệ Kho bằng cách: tại màn hình chứng từ chi tiết, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ và chọn mẫu chứng từ muốn in.
bằng cách kích chọn sổ sách, báo cáo cần in trên thanh tác nghiệp nằm bên trái màn hình. VD: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa; Báo cáo tổng hợp tồn kho; Sổ chi tiết vật tư hàng hóa trên nhiều kho;
Tổng hợp số lượng nhập xuất.
- NSD cịn có thể xem và in sổ sách, báo cáo bằng cách kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ, chọn thư mục Kho, sau đó chọn mẫu sổ sách, báo cáo cần xem hoặc in.