CHƯƠNG 02 : CÁC THAO TÁC THƯỜNG DÙNG
4. Kế toán Mua hàng
4.2. Mơ hình hóa hoạt động mua hàng
4.3. Quy trình thực hiện
4.3.1. Chứng từ đầu vào
- Hóa đơn GTGT.
- Bảng kê mua hàng. - Phiếu nhập kho
- Các chứng từ phản ánh thanh tốn cơng nợ. - …
4.3.2. Thiết lập các danh mục
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động mua hàng trong chương
trình MISA SME.NET 2010, NSD cần phải khai báo một số thông tin về danh mục ban đầu gồm:
- Danh mục Nhà cung cấp. - Danh mục Nhân viên - Danh mục Kho.
- Danh mục Loại vật tư, hàng hóa. - Danh mục Vật tư hàng hóa.
Cách thao tác chi tiết tham khảo phần khai báo Nhà cung cấp trang 34; Nhân viên trang 35; Kho trang 38; Loại vật tư, hàng hóa trang 38 và Vật tư, hàng hóa trang 38.
4.3.3. Cập nhật chứng từ phát sinh
4.3.3.1. Đơn mua hàng
* Nội dung
Cho phép NSD lập đơn mua hàng gửi nhà cung cấp một cách nhanh chóng, thuận tiện. Đơn mua hàng đã lập có thể làm căn cứ để nhập hóa đơn mua
hàng sau này. * Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Đơn mua hàng, kích chuột vào chức
năng trên thanh cơng cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm
mới Đơn mua hàng.
- NSD nhập các thông tin chung như: Đối tượng, Địa chỉ, Mã số thuế, Diễn giải, Ngày đơn hàng, Số đơn hàng. Chọn Loại tiền, Tỷ giá, Điều khoản
TT, Ngày giao hàng, Hạn thanh toán, PT vận chuyển, Nhân viên mua hàng (nếu có).
- Sau đó nhập các thơng tin chi tiết trên trang Hàng tiền như: Mã hàng,
Diễn giải, Số lượng, Đơn giá,…;nhập các thông tin về thuế GTGT trên
trang Thuế như: % thuế GTGT và các thông tin khác trên trang Thống kê
như: Đối tượng, Đối tượng tập hợp chi phí, Hợp đồng, Mã thống kê.
- Thao tác nhập và chỉnh sửa Đơn mua hàng, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách đơn mua hàng bằng cách di
chuột vào biểu tượng Đơn mua hàng trên sơ đồ quy trình của phân hệ Mua hàng và chọn chức năng tương ứng.
4.3.3.2. Mua hàng
* Nội dung
Cho phép NSD lập và quản lý các chứng từ mua hàng về nhập kho có kèm
hóa đơn hoặc khơng kèm hóa đơn (mua hàng về nhập kho chưa có hóa đơn
GTGT), mua hàng thanh tốn ngay hoặc mua hàng chưa thanh toán trong kỳ. * Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Mua hàng, kích chuột vào chức năng
trên thanh cơng cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm, để thêm mới chứng từ mua hàng về nhập kho.
- NSD tích chọn Đã nhận hóa đơn trong trường hợp Hóa đơn mua hàng đã có Hóa đơn GTGT. Sau đó lựa chọn hình thức thanh toán là Chưa thanh
toán hay Thanh toán ngay.
+ Trường hợp chọn Chưa thanh toán, NSD nhập các thông tin chung
trên chứng từ Phiếu nhập như: Đối tượng, Địa chỉ, Người giao, Diễn
giải, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ,... Chọn Mua hàng trong nước hay mua hàng nhập khẩu, Đơn hàng (nếu có), Loại tiền, Tỷ giá, Hạn thanh toán, Nhân viên mua hàng,…. Sau đó, nhập các thơng tin chi tiết trên trang Hàng tiền, Thuế, Thống kê, Chứng từ chi phí
+ Trường hợp chọn Thanh toán ngay, NSD sẽ lựa chọn phương thức
thanh toán là Tiền mặt, Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản, Séc tiền mặt hoặc Thẻ tín dụng. Sau đó nhập thơng tin trên chứng từ Phiếu nhập và các thông tin của chứng từ thanh toán tương ứng như: Phiếu chi, Ủy
nhiệm chi, Séc chuyển khoản, Séc tiền mặt, hoặc Thẻ tín dụng. Chọn
Mua hàng trong nước hay mua hàng nhập khẩu, Đơn hàng (nếu có),
Loại tiền, Tỷ giá, Hạn thanh toán, Nhân viên mua hàng,… Sau đó,
nhập các thông tin chi tiết trên trang Hàng tiền, Thuế, Thống kê, Chứng từ chi phí (nếu có).
- Thao tác nhập và chỉnh sửa chi tiết chứng từ Mua hàng, NSD nhấn phím
F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
Khi lựa chọn hình thức thanh tốn ngay. VD: thanh tốn ngay bằng tiền mặt sẽ có 2 trang chứng từ là Phiếu nhập và Phiếu chi, thông tin chi tiết trên các trang Hàng tiền, Thuế, Thống kê, Chứng từ chi phí trên 2 chứng từ là giống nhau, chỉ khác nhau về phần Thông tin chung và Thông tin chứng từ để phục vụ cho việc in phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Với các hình thức thanh tốn ngay khác cũng thực hiện tương tự
Trường hợp phát sinh chi phí mua hàng cho nhiều mặt hàng khác nhau trên
một chứng từ, NSD có thể thực hiện việc việc phân bổ chi phí cho các mặt hàng bằng cách nhấn vào nút <<Phân bổ chi phí>> và <<Sinh chứng từ>>.
Trong trường hợp chứng từ chi phí mua hàng đã được lập trước đó, NSD có
thể tích sang trang Chứng từ chi phí, sau đó nhấn vào nút <<Chọn chứng từ
chi phí>> để chọn chứng từ chi phí mua hàng cho hóa đơn mua hàng.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách chứng từ Mua hàng kèm hóa
đơn hoặc khơng kèm hóa đơn bằng cách di chuột vào biểu tượng Mua hàng
trên sơ đồ quy trình của phân hệ Mua hàng.
4.3.3.3. Mua hàng không qua kho
* Nội dung
Cho phép NSD thiết lập các hóa đơn mua hàng không qua nhập kho (mua sử dụng ngay cho cơng trình, sản xuất,…) phát sinh tại doanh nghiệp.
* Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Mua hàng khơng qua kho, kích chuột
vào chức năng trên thanh cơng cụ hoặc kích chuột phải chọn
Thêm, để thêm mới Hóa đơn mua hàng.
- NSD tích chọn Đã nhận hóa đơn trong trường hợp Hóa đơn mua hàng đã có Hóa đơn GTGT. Sau đó lựa chọn hình thức thanh tốn là Chưa thanh
toán hay Thanh toán ngay.
+ Trường hợp chọn Chưa thanh toán, NSD nhập các thông tin chung
trên Hóa đơn mua hàng như: Đối tượng, Địa chỉ, Đại diện, Diễn giải,
Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ,... Chọn Mua hàng trong
nước hay mua hàng nhập khẩu, Đơn hàng (nếu có), Loại tiền, Tỷ giá,
Hạn thanh toán, Nhân viên mua hàng,…. Sau đó, nhập các thông tin
chi tiết trên trang Hàng tiền, Thuế, Thống kê, Chứng từ chi phí
(nếu có).
+ Trường hợp chọn Thanh toán ngay, NSD sẽ lựa chọn phương thức
thanh toán là Tiền mặt, Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản, Séc tiền mặt hoặc Thẻ tín dụng, sau đó nhập thơng tin trên các chứng từ thanh toán tương ứng như: Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản, Séc tiền mặt, hoặc Thẻ tín dụng. Chọn Mua hàng trong nước hay mua hàng
nhập khẩu, Đơn hàng (nếu có), Loại tiền, Tỷ giá, Hạn thanh toán,
Nhân viên mua hàng,… Sau đó, nhập các thơng tin chi tiết trên trang
Hàng tiền, Thuế, Thống kê, Chứng từ chi phí (nếu có).
- Thao tác nhập và chỉnh sửa chi tiết chứng từ mua hàng không qua kho, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
Trường hợp phát sinh chi phí mua hàng cho nhiều mặt hàng trên một chứng
từ, NSD nhấn nút có thể thực hiện việc việc phân bổ chi phí cho các mặt hàng bằng cách nhấn vào nút <<Phân bổ chi phí>> và <<Sinh chứng từ>>. Trong
trường hợp chứng từ chi phí mua hàng đã được lập trước đó, NSD có thể tích
sang trang Chứng từ chi phí, sau đó nhấn vào nút <<Chọn chứng từ chi
4.3.3.4. Nhận hóa đơn
* Nội dung
Cho phép NSD khai báo các thơng tin về hóa đơn GTGT cho các chứng từ mua hàng đã lập trước đó nhưng chưa có hóa đơn.
* Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Nhận hóa đơn, sau đó chọn Nhà cung
cấp, chọn kỳ kế toán, nhấn vào nút <<Lấy dữ liệu>>, chọn chứng từ mua
hàng đã được lập, nhấn nút <<Đồng ý>>, phần mềm sẽ hiển thị lại chứng từ mua hàng để lập, có nhập các thơng tin cần thiết về hóa đơn.
- Thao tác nhận và chọn hóa đơn, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn
trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thực hiện chức năng Nhận hóa đơn bằng cách di chuột vào biểu tượng Nhận hóa đơn trên sơ đồ quy trình của phân hệ Mua hàng.
4.3.3.5. Mua dịch vụ
* Nội dung
Cho phép NSD lập chứng từ mua dịch vụ đối với những khoản dịch vụ phát sinh thường xuyên tại doanh nghiệp như tiền điện, tiền nước, chi phí vận chuyển,...
* Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Mua dịch vụ, kích chuột vào chức
năng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm, để
thêm mới chứng từ Mua dịch vụ.
- NSD tích chọn hình thức thanh toán là Chưa thanh toán hay Thanh toán
ngay.
+ Trường hợp chọn Chưa thanh tốn, NSD nhập các thơng tin chung
như: Đối tượng, Địa chỉ, Diễn giải, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán,
Số chứng từ,... Chọn Loại tiền, Tỷ giá, Nhân viên mua hàng (nếu có).
Sau đó, nhập các thơng tin chi tiết trên trang Hạch toán, Thuế và
+ Trường hợp chọn Thanh toán ngay, NSD sẽ lựa chọn phương thức
thanh toán là Tiền mặt, Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản, Séc tiền mặt hoặc Thẻ tín dụng. Nhập các thông tin chung, thông tin chứng từ. Chọn Loại tiền, Tỷ giá, Nhân viên mua hàng (nếu có). Sau đó, nhập các thông tin chi tiết trên trang Hạch toán, Thuế và Thống kê (nếu có).
- Thao tác nhập và chỉnh sửa chứng từ Mua dịch vụ, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
Trong trường hợp dịch vụ là chi phí vận chuyển cho các lô hàng, khi lập
chứng từ NSD tích vào mục Là chi phí mua hàng.
NSD cũng có thể thêm mới chứng từ Mua dịch vụ bằng cách di chuột vào biểu
tượng Mua dịch vụ trên sơ đồ quy trình của phân hệ Mua hàng. 4.3.3.6. Hàng mua trả lại, giảm giá
* Nội dung
Cho phép NSD lập và quản lý các hóa đơn hàng mua trả lại, chứng từ hàng mua giảm giá phát sinh trong kỳ.
* Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Hàng mua trả lại, giảm giá, kích chuột vào chức năng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm, chọn Hàng mua trả lại hoặc Hàng mua giảm giá để thêm mới chứng từ.
+ Trường hợp chọn Hàng mua trả lại, tại trang Hóa đơn NSD có thể
chọn trả lại cho chứng từ nào bằng cách nhấn vào nút <<Chọn chứng từ>>, toàn bộ các thông tin chung và thông tin chi tiết của chứng từ
mua hàng đã lập sẽ được tự động lấy lên. NSD nhập thông tin về Ngày
chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ. Thay đổi một số thông tin
trên chi tiết như: chọn mã hàng cần trả lại, số lượng hàng trả lại,…
Sau đó sang trang Phiếu xuất để kiểm tra lại chứng từ xuất hàng trả
lại. Nếu khơng chọn chứng từ NSD có thể nhập trực tiếp thơng tin trả lại trên màn hình nhập liệu.
+ Trường hợp chọn Hàng mua giảm giá, NSD có thể chọn giảm giá
cho chứng từ nào bằng cách nhấn vào nút <<Chọn chứng từ>>, tồn bộ các thơng tin chung và thông tin chi tiết của chứng từ sẽ được tự
động lấy lên căn cứ vào chứng từ mua hàng. NSD nhập thơng tin về
Ngày chứng từ, Ngày hạch tốn, Số chứng từ. Thay đổi một số thông tin trên trang chi tiết như: chọn mã hàng được giảm giá, số tiền được giảm,… Nếu không chọn chứng từ NSD có thể nhập trực tiếp thông tin giảm giá trên màn hình nhập liệu.
- Thao tác nhập và chỉnh sửa chứng từ Hàng mua trả lại, giảm giá, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình.
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách Chứng từ hàng mua trả lại,
giảm giá bằng cách di chuột vào biểu tượng Hàng mua trả lại, giảm giá trên sơ đồ quy trình của phân hệ Mua hàng và chọn chức năng tương ứng.
4.3.3.7. Trả tiền nhà cung cấp
* Nội dung
Cho phép NSD lập chứng từ trả tiền nhà cung cấp, theo dõi và quản lý được công nợ phải trả theo từng hóa đơn.
* Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Trả tiền nhà cung cấp, kích chuột vào chức năng trên thanh cơng cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới chứng từ Trả tiền nhà cung cấp.
- NSD lựa chọn phương thức thanh toán bằng Tiền mặt, Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản, Séc tiền mặt hoặc Thẻ tín dụng. Nhập các thông tin chung, thông tin chứng từ. Chọn Loại tiền, Tỷ giá, Số tiền, Nhân viên mua hàng
(nếu có),…
- Tích chọn hóa đơn được trả tiền trên trang Hóa đơn, sau đó sang trang
Hạch tốn để nhập và kiểm tra lại thơng tin về bút tốn trả tiền.
- Thao tác nhập và chỉnh sửa chứng từ Trả tiền nhà cung cấp, NSD nhấn
NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách chứng từ Trả tiền nhà cung cấp bằng cách di chuột vào biểu tượng Trả tiền nhà cung cấp trên sơ đồ quy trình của phân hệ Mua hàng.
4.3.3.8. Đối trừ chứng từ
* Nội dung
MISA SME.NET 2010 cho phép thực hiện việc đối trừ giữa số tiền đã trả
toán cho nhà cung cấp bằng Phiếu chi trong phân hệ Quỹ (hay Séc/Ủy nhiệm chi trên phân hệ Ngân hàng hàng) hoặc công nợ đã ghi giảm trên chứng từ hàng mua trả lại, giảm giá (chưa xác định cho hóa đơn mua hàng nào),… với cơng nợ trên các hóa đơn mua hàng chưa thanh toán. Chức năng này nhằm
mục đích theo dõi, quản lý cơng nợ theo tuổi và theo từng hóa đơn mua hàng. * Cách thực hiện
- Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Đối trừ chứng từ, chọn Nhà cung cấp cần thực hiện đối trừ.
- Thao tác thực hiện và chỉnh sửa, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn
trực tuyến trên màn hình.
Chức năng này chỉ thực hiện việc bù trừ đối với các chứng từ đã thanh tốn
hoặc đã ghi giảm cơng nợ nhà cung cấp nhưng chưa biết thanh toán hay ghi giảm cho hóa đơn mua hàng nào.
4.3.4. Xem và in chứng từ, sổ sách, báo cáo
- In các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng bằng cách: tại màn
hình chứng từ chi tiết, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ và chọn mẫu chứng từ muốn in.
- Xem và in sổ sách, báo cáo ngay tại màn hình của phân hệ Mua hàng bằng cách kích chọn sổ sách, báo cáo cần in trên thanh tác nghiệp nằm bên trái màn hình. VD: Nhật ký mua hàng, Chi tiết công nợ phải trả, Tổng hợp công nợ phải trả,…
- NSD cịn có thể xem và in sổ sách, báo cáo bằng cách kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ, chọn thư mục Mua hàng, sau đó
chọn mẫu sổ sách, báo cáo muốn xem hoặc in.