2.4.1 Định nghĩa về chứng từ VTĐPT:
Sau khi nhận hàng để chở, trách nhiệm của ngời điều kiện VTĐPT theo yêu cầu của ngời gửi hàng cấp cho họ một bộ chứng từ VTĐPT ở dạng lu thông đợc hoặc không lu thông đợc. Vì vậy, một vấn đề hết sức quan trọng trong VTĐPT chính là chứng từ VTĐPT. Trong tất cả các văn bản pháp lý có liên quan đều có đề cập rất chi tiết đến vấn đề này, và tinh thần của tất cả các văn bản đó là phải tạo điều kiện để đơn giản hóa chứng từ, tạo thuận lợi về thủ tục hải quan. Định nghĩa về chứng từ VTĐPT trong Công ớc của Liên hợp quốc đợc trình bày nh sau:”chứng từ VTĐPT là một chứng từ làm bằng chứng cho một hợp đồng vận tải đa phơng thức, cho việc nhận hàng để chở của ngời kinh doanh vận tải đa phơng thức và cam kết của anh ta giao hàng theo đúng những điều khoản của hợp đồng .”
Khác với Công ớc của Liên hợp quốc, quy tắc của UNTAD/ICC quy định chứng từ VTĐPT nh sau:”chứng từ VTĐPT là chứng từ chứng minh cho một hợp đồng VTĐPT và có thể đợc thay thế bởi một th truyền dữ liệu điện tử, nh luật pháp áp dụng cho phép và có hình thức:
a. có thể lu thông đợc
b. không thể lu thông, có ghi rõ tên ngời nhận.”
Nh vậy, theo quy tắc, chứng từ VTĐPT có thể đợc thay thế bằng một th truyền dữ liệu điện tử- một phơng tiện thông tin hiện đại ngày nay, có thể đợc lu thông hoặc không thể lu thông, có ghi rõ họ tên ngời nhận. Với định nghĩa này, việc sử dụng chứng từ VTĐPT đợc đơn giản hoá và thuận lợi hơn rất nhiều, mặt khác lại đảm bảo về mặt lợi ích của VTĐPT là tiết kiệm và hiệu quả cả về mặt kinh tế và về mặt dịch vụ vận tải, nó giúp cho quá trình ký kết diễn ra nhanh hơn với chi phí thấp hơn, đem lại lợi nhuận nhanh hơn các ph- ơng tiện vận tải khác.
Hiệp định khung ASEAN quy định chứng từ vận tải cũng trên cơ sở hai văn bản pháp lý trên “chứng từ vận tải đa phơng thức là một chứng từ làm bằng chứng của một hợp đồng vận tải đa phơng thức, xác nhận ngời kinh
doanh vận tải đa phơng thức đã nhận hàng và cam kết giao hàng đó theo đúng các điều khoản của hợp đồng đã ký kết . ”
Điều mà cả ba văn bản pháp lý trên có điểm tơng đồng là ở hình thức của chứng từ VTĐPT. Cả ba đều khẳng định sự lu thông đợc của chứng từ VTĐPT là phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
+ nó đợc lập theo lệnh hay cho ngời cầm chứng từ;
+ nếu đợc lập theo lệnh, nó sẽ chuyển nhợng đợc bằng ký hậu;
+ nếu lập cho ngời cầm chứng từ, nó chuyển nhợng đợc mà không cần ký hậu;
+ nếu cấp một bộ nhiều bản gốc phải ghi rõ số bản gốc trong bộ; + nếu cấp các bản sao, mỗi bản sao sẽ ghi “không lu thông đợc”