CHƯƠNG I : MỘT SỐ LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ PR CỦA DOANH NGHIỆP
2.3 Thực trạng hoạt động PR tại phòng tuyển sinh của trường ĐH FPT
2.3.5 Tổ chức nguồn lực hoạt động PR
- Lên kế hoạch thực hiện
Yếu tố thời gian là một trong các yếu tố quan trọng hàng đầu khi thực hiện đa số các dự án. Tuy mỗi chương trình khác nhau có các u cầu về thời gian khác nhau, nhưng các mục sau đây bao giờ cũng được ưu tiên thực hiện trước nhất:
+ Thuê địa điểm
+ Xin các giấy phép: giấy phép tổ chức chương trình, xin giấy phép treo các ấn phẩm quảng cáo tuyên truyền.
+ Chiến dịch tuyên truyền: đặt chỗ quảng cáo trên báo chí, truyền hình. + Thiết kế và sản xuất các ấn phẩm và vật dụng cho chương trình - Dự trù kinh phí
Thơng thường, một ý tưởng chỉ có ý nghĩa thực tế khi ta tính được chi phí để biến ý tưởng đó thành hiện thực. Do đó để thuyết phục được khách hàng về hiệu quả kinh tế của một chương trình đối với mục tiêu đặt ra, trước khi bắt tay vào xây dựng một chiến lược hồn thiện thì cơng ty cần xác định một khoản chi phí cần thiết để phù hợp với ngân sách dự trù của khách hàng. Lợi ích từ việc hoạch định ngân sách cho hoạt động PR là giúp cơng ty biết chi phí thực hiện một chương trình.
- Thực hiện dự án
Đây là thời điểm mà tất cả các nỗ lực chuẩn bị của công ty về PR được thử thách và chứng minh. Q trình này có thể chỉ diễn ra trong vịng 2- 3 tiếng ( họp báp, tài trợ) nhưng cũng có thể kéo dài hàng tuần ( khuyến mãi, hội chợ, xử lý khủng hoảng...) Đây là lúc tất cả các bộ phận phải kết hợp lại với nhau nhằm thực hiện phần việc quan trọng nhất đã được dày công chuẩn bị từ nhiều tuần, nhiều tháng trước đó. Nhiệm vụ của
công ty lúc này là quản trị truyền thông hiệu quả để các bên hiểu được thông điệp của nhau. Đồng thời, do giai đoạn này có sự liên quan trực tiếp nhiều đến khách hàng nên cần có sự cộng tác ăn ý giữa nhân viên với nhau nhằm đạt được mục tiêu chung là hiệu quả cao nhất của dự án.
2.3.6 Kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh hoạt động PR
Cần có những tiêu chuẩn thơng thường giúp cơng ty xác nhận kết quả cơng việc của mình trong bản báo cáo cơng việc gửi cho khách
Một số công cụ sử dụng để báo cáo là các mẩu tin báo chí, bản đánh giá hiệu quả báo chí, bản nghiên cứu tình hình thị trường, băng ghi hình dữ liệu ghi lại sự kiện... Sau mỗi chiến dịch cần so lường thái độ và hành vi của cơng chúng đối với hình ảnh của nhà trường. Trong thực tế, người ta thường tự hài lòng với những đánh giá định tính như:
- Đối tượng có nắm bắt được thơng điệp hay khơng? - Làm sao có thể khẳng định được điều này?
- Sự ủng hộ của cơng chúng có gia tăng hay khơng?
- Ý kiến của khách hàng có thay đổi theo chiều hướng mong muốn? - Hành vi của đối tượng mục tiêu có thay đổi như mong muốn khơng?
Cơng ty cần đo lường bằng cách ước tính về mặt định lượng số lượng các tiếp xúc đạt được trong những phương tiện thông tin đại chúng. Chẳng hạn:
- Bao nhiêu người sẽ tham gia hội nghị khách hàng thường niên. - Bao nhiêu người sẽ chú ý đến cơng ty thơng qua quan hệ báo chí.
- Các hoạt động tài trợ có giúp cơng ty khuyếch trương thương hiệu khơng. - Doanh thu của cơng ty có tăng lên đáng kể khơng.
Phương pháp đánh giá: Bằng số lượng phản hồi, bằng số liệu thống kê, bằng nguồn tài liệu, thăm dò dư luận, sự gia tăng hiểu biết của công chúng, so với kết quả mong muốn.