7. Kết cấu của luận văn
1.2.3. Kiểm soát các khoản mua sắm, sửa chữa nhỏ
Kiểm soát các khoản chi mua sắm, sửa chữa nhỏ gờm kiểm sốt các khoản mua sắm đồ dùng, trang thiết bị và kiểm soát các khoản chi sửa chữa, xây dựng nhỏ.
Kiểm soát các khoản mua sắm đồ dùng, trang thiết bị làm việc:
Hồ sơ gửi lần đầu tại Kho bạc Nhà nước gồm: Dự tốn được cấp có thẩm quyền giao, phê duyệt về nội dung chi.
Trường hợp mua sắm tài sản có giá trị 500 triệu đồng thì phải thực hiện Cam kết chi, các hồ sơ văn bản giấy tờ gồm: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu; Tổ chức lựa chọn nhà thầu, đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật; Mở và đánh giá hồ sơ đề xuất về
tài chính; Thương thảo hợp đồng; Trình và thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; hoàn thiện, ký kết hợp đồng.
Trường hợp mua sắm tài sản có giá trị khơng q 200 triệu đồng phải áp dụng chào hàng cạnh tranh thì hồ sơ văn bản giấy tờ gồm: phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh; thương thảo hợp đồng; hợp đồng kinh tế.
Trường hợp mua sắm tài sản có giá trị nhỏ hơn 100 triệu đồng, lớn hơn 20 triệu đồng, hồ sơ văn bản giấy tờ gồm: quyết định lựa chọn nhà cung cấp hoặc quyết định chỉ định thầu; hợp động kinh tế về gia công sản xuất hoặc mua bán hàng hoá dịch vu.̣
Trường hợp mua sắm tài sản có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng thì hồ sơ văn bản giấy tờ gồm: Giấy rút dự toán hoặc Ủy nhiệm chi; bảng kê chứng từ thanh toán.
Nội dung kiểm soát
Kiểm tra các yếu tớ trên giấy rút dự tốn ngân sách, Ủy nhiệm chi của đơn vị: Giấy rút phải đúng mẫu quy định hiện hành. Các yếu tố trên giấy rút dự toán phải được ghi đầy đủ, khơng tẩy xố, đúng mẫu dấu chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền chủ tài khoản và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền kế toán trưởng đã đăng ký trên bảng đăng ký mẫu dấu, chữ ký lưu tại KBNN.
Kiểm tra, đối chiếu khoản chi mua sắm đồ dùng, trang thiết bi ̣làm viêc̣ với dự tốn kinh phí chi mua sắm đờ dùng, trang thiết bi ̣làm việc bảo đảm phải có trong dự toán được giao và phù hợp với quy chế chi tiêu của đơn vi,̣ và phù hợp với các văn bản quy định có tính đặc trưng của từng ngành về từng nội dung chi.
Hồ sơ, văn bản, chứng từ phải rõ ràng khơng được tẩy xố, có chữ ký, con dấu của cơ quan có thẩm quyền, và các bên liên quan. Kiểm soát việc chấp hành chế độ chi tiêu tài chính, đảm bảo chi tiêu đúng tiêu chuẩn, định mức theo quy định hiện hành phù hợp với mặt bằng giá chung và khu vực.
Xử lý sau khi kiểm soát
Nếu phát hiện việc chi tiêu không đúng chế độ, hoặc tồn quỹ ngân sách không đủ cấp phát, thanh tốn thì từ chối thanh tốn; thơng báo và trả lại hồ sơ cho đơn vị biết.
Trường hợp văn bản giấy tờ, chứng từ cịn thiếu hoặc khơng đúng quy định thì KBNN hướng dẫn cơ quan đơn vị sử dụng NSNN bổ sung hoàn chỉnh đúng theo quy định để thanh toán.
Trường hợp đảm bảo các điều kiện chi theo đúng quy định thì KBNN làm thủ tục thanh tốn cho cơ quan, đơn vị sử dụng NSNN.
Kiểm soát các khoản chi sửa chữa và xây dựng nhỏ:
Hồ sơ gửi lần đầu tại Kho bạc Nhà nước:
Đối với công tác xây dựng nhỏ gờm: Dự tốn được duyệt có các khoản chi về xây dựng nhỏ; Thiết kế dự tốn được cấp có thẩm quyền duyệt; Quyết định cấp đất (nếu có); hồ sơ đấu thầu theo quy định (đối với cơng trình hạng mục có giá trị từ 500 triệu đồng trở lên); hợp đồng kinh tế giữa cơ quan đơn vị sử dụng NSNN (A) và đơn vị thi công (B); biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành giữa bên (A)và bên (B) và xác nhận của cơ quan tư vấn (nếu có).
Đối với cải tạo sửa chữa bao gồm: dự tốn được duyệt phải có các khoản chi về cải tạo và sửa chữa; thiết kế dự toán được cấp có thẩm quyền duyệt theo quy định; giấy phép về cải tạo, sửa chữa của cơ quan có thẩm quyền (nếu có); hồ sơ giám định về tình trạng kỹ thuật thiệt hại, hỏng hóc và mức độ phải cải tạo sửa chữa của cơ quan chức năng giám định, kiểm tra đối với các TSCĐ phải cải tạo, sửa chữa hoặc thay thế; hồ sơ thủ tục dự thầu hoặc đấu thầu cải tạo, sửa chữa các cơng trình và hạng mục cơng trình có giá trị 500 triệu đồng trở lên và được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt kết quả đấu thầu; hợp đồng kinh tế giữa bên (A) và bên (B); biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành giữa bên (A) và bên (B) vàxác nhận của cơ quan tư vấn (nếu có).
Nội dung kiểm sốt
Kiểm soát các hồ sơ, văn bản chứng từ phù hợp với từng khoản chi đã đủ chưa và phải đảm bảo tính pháp lý. Giấy đề nghị Cam kết chi(CKC) có đúng với thời gian quy định gửi ra Kho bạc Nhà nước. Giấy rút dự toán phải đúng mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký với KBNN, hồ sơ văn bản giấy tờ, chứng từ phải rõ ràng khơng được tẩy xóa và đúng mẫu dấu, chữ ký của cơ quan có thẩm quyền ký đóng dấu, các khoản chi phải có trong dự tốn năm, q đã được cấp có thẩm quyền duyệt.
Kiểm tra việc chấp hành chế độ chi tiêu: Kiểm tra tính pháp lý và tư cách pháp nhân của hợp đồng kinh tế giữa đơn vị sử dụng NS (bên A) và đơn vị thi công sửa chữa (bên B). Các khoản chi tiêu có đúng tiêu chuẩn, định mức theo quy định hiện hành và phù hợp với mặt bằng giá chung khu vực hay không? Khối lượng và giá trị hoàn thành trong biên bản nghiệm thu giữa bên A và bên B phải có trong thiết kế dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Khối lượng giá trị hoàn thành đề nghị thanh tốn ln nhỏ hơn hoặc tối đa chỉ bằng thiết kế dự toán được duyệt.
Xử lý sau khi kiểm soát:
Nếu đảm bảo các điều kiện chi theo quy định thì KBNN làm thủ tục cấp tạm ứng hoặc thanh toán cho cơ quan, đơn vị sử dụng NSNN.
Trường hợp văn bản giấy tờ, chứng từ cịn thiếu hoặc khơng đúng quy định thì KBNN hướng dẫn cơ quan đơn vị sử dụng NSNN bổ sung hoàn chỉnh đúng theo quy định để thanh tốn.
Nếu khơng đảm bảo các điều kiện theo quy định thì KBNN tạm đình chỉ từ chối cấp phát thanh toán và trả lại hồ sơ chứng từ chi cho đơn vị sử dụng NSNN.