7. Kết cấu của luận văn
1.2.1. Kiểm soát các khoản thanh toán cho cá nhân
Kiểm soát các khoản chi thanh toán cho cá nhân là kiểm sốt chi lương, các khoản có tính chất lương và tiền công thuê lao động.
Hồ sơ lần đầu gửi Kho bạc Nhà nước: Đầu năm đơn vị sử dụng NSNN phải gửi các loại chứng từ sau đến KBNN để kiểm tra và lưu tại KBNN. Dự toán chi
thường xuyên NSNN năm được cấp có thẩm quyền phê duyệt, văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế của cấp có thẩm quyền, quy chế chi tiêu nội bộ; quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền (Đối với đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 04 năm 2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập; Nghị định 16/2015/NĐ-CP ngày 14 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập và các Nghị định quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập trong từng lĩnh vực; Nghị định số 77/NĐ-CP của Chính phủ về thí Điểm đổi mới cơ chế hoạt động đối với các cơ sở giáo dục đại học công lập giai đoạn 2014-2017); Quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan ( Đối với cơ quan Nhà nước thực hiện theo Nghị định 130/2005/NĐ-CP ngày 17 tháng 19 năm 2005 của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan Nhà nước và Nghị định số 117/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số Điều của Nghị định số 130/2005/NĐ-CP); danh sách những người hưởng lương, học bổng, sinh hoạt phí; danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng; danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức (gửi lần đầu và gửi khi có bổ sung điều chỉnh).
Nội dung kiểm soát chi: Là kiểm soát bộ chứng từ gồm: giấy rút dư ̣toán ngân sách hoặc Ủy nhiệm chi; danh sách chi lương có ghi số tài khoản cá nhân của người hưởng (nếu là chuyển khoản).
Kiểm tra các ́u tớ trên Giấy rút dự tốn ngân sách hoặc Ủy nhiệm chi của đơn vị: giấy rút phải đúng mẫu quy định hiện hành, các yếu tố trên giấy rút dự toán hoặc Ủy nhiệm chi phải được ghi đầy đủ, khơng tẩy xố, đúng mẫu dấu chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền chủ tài khoản và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền kế toán trưởng đã đăng ký trên bảng đăng ký mẫu dấu, chữ ký lưu tại KBNN.
Kiểm tra, đối chiếu khoản chi về lương và phụ cấp lương với dự tốn kinh phí và quỹ tiền lương được thơng báo, bảo đảm phải có trong dự tốn được giao và phù hợp với quỹ tiền lương được thông báo.
Kiểm tra về biên chế: nếu có tăng biên chế thì tổng số biên chế khơng được vượt so với biên chế được thơng báo. Trường hợp có tăng, giảm lao động đơn vị phải gửi danh sách tăng, giảm công chức, viên chức để kiểm tra và lưu giữ tại KBNN cùng với bảng kê danh sách công chức, viên chức và tiền lương của đơn vị.
Xử lý sau khi kiểm soát:
Nếu chưa đầy đủ điều kiện thanh toán do hồ sơ chưa đầy đủ, viết sai các yếu tố trên chứng từ,… thì trả lại hồ sơ và hướng dẫn hồn chỉnh hồ sơ theo quy định.
Nếu phát hiện việc chi tiêu không đúng chế độ, hoặc tồn quỹ ngân sách khơng đủ cấp phát, thanh tốn thì từ chối thanh tốn; thơng báo và trả lại hồ sơ cho đơn vị, đồng thời thông báo cho cơ quan Tài chính đồng cấp (đối với khoản chi thuộc ngân sách cấp đó) hoặc KBNN cấp trên trực tiếp (đối với khoản thuộc ngân sách cấp trên) biết để xử lý.
Nếu đủ điều kiện cấp phát thanh toán, thì kế toán kiểm soát chi thường xuyên làngười được giao nhiệm vụ quản lý tài khoản dự toán của đơn vị ( hay còn gọi là kế toán chủ quản) trực tiếp làm thanh toán cho đơn vị.
1.2.2. Kiểm soát chi hoạt động chuyên mơn
Kiểm sốt chi nghiệp vụ chuyên môn là kiểm soát viêc̣ chi tiêu văn phòng phẩm, chi khốn văn phịng phẩm cho công nhân viên, vật tư nghiêp̣ vụ, chuyên môn, chi hỗ trợ nghiệp vụ, chuyên môn, chi khen thưởng, thanh toán tiêu dùng điện năng, điện thoại chi hội nghị, ....
Chi thanh tốn dịch vụ cơng cộng; thơng tin, tuyên truyền liên lạc: Giấy rút dự toán hoặc Ủy nhiệm chi, bảng kê chứng từ thanh toán.
Chi mua vật tư văn phòng: Giấy rút dự toán hoặc Ủy nhiệm chi, bảng kê chứng từ thanh tốn (đối với những khoản chi khơng có hợp đồng); quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng, biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng (đối với những khoản chi có hợp đồng).
Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phịng phẩm, khốn điện thoại: Giấy rút dự tốn hoặc Ủy nhiệm chi, bảng kê chứng từ có ghi định mức, số lượng; văn bản quy định về mức chi, danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
Chi hội nghị: Giấy rút dự toán hoặc Ủy nhiệm chi, bảng kê chứng từ thanh tốn (đối với những khoản chi khơng có hợp đồng); quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng, biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng (đối với những khoản chi có hợp đồng)
Kiểm tra các ́u tớ trên giấy rút dự tốn ngân sách của đơn vị: Giấy rút phải đúng mẫu quy định hiện hành, các yếu tố trên giấy rút dự toán phải được ghi đầy đủ, khơng tẩy xố, đúng mẫu dấu chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền chủ tài khoản và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền kế toán trưởng đã đăng ký trên bảng đăng ký mẫu dấu, chữ ký lưu tại KBNN.
Kiểm tra, đối chiếu khoản chi nghiệp vụ chun mơn với dự tốn kinh phí chi nghiệp vụ chun mơn bảo đảm phải có trong dự tốn được giao và phù hợp với quy chế chi tiêu của đơn vị và phù hợp với các văn bản quy định có tính đặc trưng từng ngành về từng nội dung chi.
Xử lý sau khi kiểm soát:
Nếu chưa đầy đủ điều kiện thanh toán do viết sai các yếu tố trên chứng từ… thì trả lại hồ sơ và hướng dẫn đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.
Nếu phát hiện việc chi tiêu không đúng chế độ, hoặc tồn quỹ ngân sách khơng đủ cấp phát, thanh tốn thì từ chối thanh tốn; thông báo và trả lại hồ sơ cho đơn vị biết để hoàn thiện thêm.
Nếu đủ điều kiện cấp phát thanh toán, thì kế toán kiểm soát chi thường xuyên trực tiếp làm thanh toán cho đơn vi.
1.2.3. Kiểm soát các khoản mua sắm, sửa chữa nhỏ
Kiểm soát các khoản chi mua sắm, sửa chữa nhỏ gờm kiểm sốt các khoản mua sắm đồ dùng, trang thiết bị và kiểm soát các khoản chi sửa chữa, xây dựng nhỏ.
Kiểm soát các khoản mua sắm đồ dùng, trang thiết bị làm việc:
Hồ sơ gửi lần đầu tại Kho bạc Nhà nước gồm: Dự tốn được cấp có thẩm quyền giao, phê duyệt về nội dung chi.
Trường hợp mua sắm tài sản có giá trị 500 triệu đồng thì phải thực hiện Cam kết chi, các hồ sơ văn bản giấy tờ gồm: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu; Tổ chức lựa chọn nhà thầu, đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật; Mở và đánh giá hồ sơ đề xuất về
tài chính; Thương thảo hợp đồng; Trình và thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; hoàn thiện, ký kết hợp đồng.
Trường hợp mua sắm tài sản có giá trị khơng q 200 triệu đồng phải áp dụng chào hàng cạnh tranh thì hồ sơ văn bản giấy tờ gồm: phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh; thương thảo hợp đồng; hợp đồng kinh tế.
Trường hợp mua sắm tài sản có giá trị nhỏ hơn 100 triệu đồng, lớn hơn 20 triệu đồng, hồ sơ văn bản giấy tờ gồm: quyết định lựa chọn nhà cung cấp hoặc quyết định chỉ định thầu; hợp động kinh tế về gia cơng sản xuất hoặc mua bán hàng hố dịch vu.̣
Trường hợp mua sắm tài sản có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng thì hồ sơ văn bản giấy tờ gồm: Giấy rút dự toán hoặc Ủy nhiệm chi; bảng kê chứng từ thanh toán.
Nội dung kiểm soát
Kiểm tra các yếu tố trên giấy rút dự toán ngân sách, Ủy nhiệm chi của đơn vị: Giấy rút phải đúng mẫu quy định hiện hành. Các yếu tố trên giấy rút dự toán phải được ghi đầy đủ, khơng tẩy xố, đúng mẫu dấu chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền chủ tài khoản và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền kế toán trưởng đã đăng ký trên bảng đăng ký mẫu dấu, chữ ký lưu tại KBNN.
Kiểm tra, đối chiếu khoản chi mua sắm đồ dùng, trang thiết bi ̣làm viêc̣ với dự tốn kinh phí chi mua sắm đồ dùng, trang thiết bi ̣làm việc bảo đảm phải có trong dự tốn được giao và phù hợp với quy chế chi tiêu của đơn vi,̣ và phù hợp với các văn bản quy định có tính đặc trưng của từng ngành về từng nội dung chi.
Hồ sơ, văn bản, chứng từ phải rõ ràng khơng được tẩy xố, có chữ ký, con dấu của cơ quan có thẩm quyền, và các bên liên quan. Kiểm soát việc chấp hành chế độ chi tiêu tài chính, đảm bảo chi tiêu đúng tiêu chuẩn, định mức theo quy định hiện hành phù hợp với mặt bằng giá chung và khu vực.
Xử lý sau khi kiểm soát
Nếu phát hiện việc chi tiêu không đúng chế độ, hoặc tồn quỹ ngân sách khơng đủ cấp phát, thanh tốn thì từ chối thanh tốn; thơng báo và trả lại hồ sơ cho đơn vị biết.
Trường hợp văn bản giấy tờ, chứng từ cịn thiếu hoặc khơng đúng quy định thì KBNN hướng dẫn cơ quan đơn vị sử dụng NSNN bổ sung hoàn chỉnh đúng theo quy định để thanh toán.
Trường hợp đảm bảo các điều kiện chi theo đúng quy định thì KBNN làm thủ tục thanh toán cho cơ quan, đơn vị sử dụng NSNN.
Kiểm soát các khoản chi sửa chữa và xây dựng nhỏ:
Hồ sơ gửi lần đầu tại Kho bạc Nhà nước:
Đối với công tác xây dựng nhỏ gờm: Dự tốn được duyệt có các khoản chi về xây dựng nhỏ; Thiết kế dự tốn được cấp có thẩm quyền duyệt; Quyết định cấp đất (nếu có); hồ sơ đấu thầu theo quy định (đối với cơng trình hạng mục có giá trị từ 500 triệu đồng trở lên); hợp đồng kinh tế giữa cơ quan đơn vị sử dụng NSNN (A) và đơn vị thi công (B); biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành giữa bên (A)và bên (B) và xác nhận của cơ quan tư vấn (nếu có).
Đối với cải tạo sửa chữa bao gồm: dự toán được duyệt phải có các khoản chi về cải tạo và sửa chữa; thiết kế dự toán được cấp có thẩm quyền duyệt theo quy định; giấy phép về cải tạo, sửa chữa của cơ quan có thẩm quyền (nếu có); hồ sơ giám định về tình trạng kỹ thuật thiệt hại, hỏng hóc và mức độ phải cải tạo sửa chữa của cơ quan chức năng giám định, kiểm tra đối với các TSCĐ phải cải tạo, sửa chữa hoặc thay thế; hồ sơ thủ tục dự thầu hoặc đấu thầu cải tạo, sửa chữa các cơng trình và hạng mục cơng trình có giá trị 500 triệu đồng trở lên và được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt kết quả đấu thầu; hợp đồng kinh tế giữa bên (A) và bên (B); biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành giữa bên (A) và bên (B) vàxác nhận của cơ quan tư vấn (nếu có).
Nội dung kiểm sốt
Kiểm sốt các hồ sơ, văn bản chứng từ phù hợp với từng khoản chi đã đủ chưa và phải đảm bảo tính pháp lý. Giấy đề nghị Cam kết chi(CKC) có đúng với thời gian quy định gửi ra Kho bạc Nhà nước. Giấy rút dự toán phải đúng mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký với KBNN, hồ sơ văn bản giấy tờ, chứng từ phải rõ ràng khơng được tẩy xóa và đúng mẫu dấu, chữ ký của cơ quan có thẩm quyền ký đóng dấu, các khoản chi phải có trong dự tốn năm, q đã được cấp có thẩm quyền duyệt.
Kiểm tra việc chấp hành chế độ chi tiêu: Kiểm tra tính pháp lý và tư cách pháp nhân của hợp đồng kinh tế giữa đơn vị sử dụng NS (bên A) và đơn vị thi công sửa chữa (bên B). Các khoản chi tiêu có đúng tiêu chuẩn, định mức theo quy định hiện hành và phù hợp với mặt bằng giá chung khu vực hay không? Khối lượng và giá trị hoàn thành trong biên bản nghiệm thu giữa bên A và bên B phải có trong thiết kế dự tốn được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Khối lượng giá trị hoàn thành đề nghị thanh tốn ln nhỏ hơn hoặc tối đa chỉ bằng thiết kế dự toán được duyệt.
Xử lý sau khi kiểm soát:
Nếu đảm bảo các điều kiện chi theo quy định thì KBNN làm thủ tục cấp tạm ứng hoặc thanh toán cho cơ quan, đơn vị sử dụng NSNN.
Trường hợp văn bản giấy tờ, chứng từ cịn thiếu hoặc khơng đúng quy định thì KBNN hướng dẫn cơ quan đơn vị sử dụng NSNN bổ sung hoàn chỉnh đúng theo quy định để thanh tốn.
Nếu khơng đảm bảo các điều kiện theo quy định thì KBNN tạm đình chỉ từ chối cấp phát thanh toán và trả lại hồ sơ chứng từ chi cho đơn vị sử dụng NSNN.
1.2.4. Kiểm soát các khoản khoản chi khác
Kiểm soát chi khác là kiểm soát chi tất cả các khoản chi không có trong 3 nội dung kiểm soát chi đã nêu ở trên:
Hồ sơ nộp tại KBNN: Giấy rút dự toán hoặc Ủy nhiệm chi; bảng kê chứng từ thanh toán.
Nội dung kiểm soát: Kiểm tra các yếu tố trên giấy rút dự toán hoặc Ủy nhiệm chi của đơn vị: Giấy rút phải đúng mẫu quy định hiện hành, các yếu tố trên chứng từ phải được ghi đầy đủ, khơng tẩy xố, đúng mẫu dấu chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền chủ tài khoản và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền kế toán trưởng đã đăng ký trên bảng đăng ký mẫu dấu, chữ ký lưu tại KBNN.
1.2.5. Quy trình chi ngân sách Nhà nước
Quy trình chi ngân sách Nhà nước, chi từ tài khoản tiền gửi đối với Kho bạc Nhà nước quận, huyện khơng tổ chức phịng, Phòng Giao dịch (bao gồm cả chi chuyển giao NS huyện cho NS xã, xem sơ đồ:1.1)
(3) (4a) (4)
(4b)
(1) (2)
(5)
(Nguồn:Theo Quyết định 4377/BTC-KBNN quy trình kiểm sốt chi một đầu mối)
Sơ đồ 1.1: Quy trình chi ngân sách Nhà nước
Bước (1): Khi đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước có nhu cầu rút tiền, đơn vị lập Giấy rút dự toán ngân sách hoặc Ủy nhiệm chi (bằng tiền mặt, hoặc chuyển khoản) kèm hồ sơ chứng từ, gửi cán bộ KSC Kho bạc Nhà nước.
Bước (2): Cán bộ KSC tiếp nhận hồ sơ, chứng từ chi, thực hiện kiểm tra kiểm soát và xử lý:
Nếu các khoản chi chưa đủ điều kiện thanh toán do hồ sơ, chứng từ chưa đầy đủ (viết sai các yếu tố trên chứng từ,…) thì trả lại hồ sơ, chứng từ và hướng dẫn đơn vị hoàn chỉnh chứng từ theo quy định.
Nếu khoản chi khơng đúng chế độ quy định thì trực tiếp từ chối hoặc trình lãnh đạo KBNN từ chối thanh tốn, trả lại hồ sơ, chứng từ và thơng báo cho đơn vị.
Nếu hồ sơ đủ thủ tục theo quy định thì trình lãnh đạo Kho bạc Nhà nước, qua sự kiểm duyệt của bộ phận KSC và giám đốc ký tay, sau khi hồ sơ chứng từ đã đầy đủ, được cán bộ KSC nhập chứng từ, KTV kiểm tra việc nhập hồ sơ chứng từ của KSC trên máy, KTV duyệt chứng từ trên máy và ký tay, KSC áp thanh toán thực hiện Chạy giao diện TTSP, KTT duyệt chứng từ trên máy, ký tay và chuyển sang cho Giám đốc và Phó Giám đốc duyệt trên máy tính.
Bước (3): Sau khi lãnh đạo Kho bạc Nhà nước chấp nhận cấp phát, thanh toán, cán bộ KSC chuyển chứng từ cho cán bộ KTV làm thủ tục hạch toán tạm ứng hoặc thanh toán trực tiếp cho đơn vị sử dụng Ngân sách Nhà nước.
Lãnh đạo KBNN
Cán bộ kiểm soát chi
Đơn vị sử dụng NSNN (Người nhận tiền) Ngân hàng phục vụ đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ Kế toán Thủ quỹ KBNN