Quy trình cung cấp dịch vụ logistics đề xuất cho VIMC bao gồm các bước như sau:
- Booking: Theo hợp đồng thương mại ký kết với khách hàng về một đơn hàng cụ thể, chủ hàng sẽ gửi chi tiết số đơn hàng (Purchasing Oder) theo mẫu booking quy định cho công ty Logistics bao gồm số PO, số loại hàng, số chiếc, số khối… Nh ng chi tiết yêu cầu này thay đổi tuỳ theo khách hàng, được quy định trong quy trình Logistics. Ngồi ra trong mẫu booking cần có nh ng thơng tin quan trọng khác như tên người gửi hàng, người nhận hàng, số L/C… Sau khi nhận được booking từ chủ hàng, người phụ trách khách hàng của VIMC sẽ kiểm tra nh ng chi tiết này trên hệ thống d liệu mà đã được khách hàng cập nhật. Ngồi ra quy trình cũng quy định thời gian chủ hàng gửi booking cho VIMC, chủ hàng không thể tuỳ tiện gửi booking theo tình hình hàng hóa.
- Giao hàng: Hàng sau khi được Booking sẽ được xuất theo hai dạng là hàng lẻ ho c container. Đối với hàng lẻ, chủ hàng phải giao hàng trước thời gian cut‐off time của VIMC. Tại kho, mã số hàng hoá phải được quét mã vạch, việc quét mã vạch này được VIMC thực hiện khi nhận hàng và đóng hàng vào container. D liệu trên sẽ được cập nhật trên hệ thống của VIMC. Một số trường hợp hàng hóa phải có thư cam kết (Letter of Guarantee) từ phía chủ hàng. Vd: Hàng nguy hiểm, hàng chất l ng… Việc thực hiện thủ tục hải quan hàng xuất tại kho sẽ do chủ hàng thực hiện nhưng chủ yếu vẫn là VIMC làm thay cho chủ hàng, như vậy sẽ thuận tiện và nhanh chóng hơn. Khi nhận đủ hàng từ chủ hàng, VIMC sẽ đóng hàng vào container theo kế hoạch đóng hàng và hạ bãi.
- Chứng từ: Sau khi giao hàng vào kho của VIMC ho c hạ bãi container chủ hàng sẽ cung cấp chi tiết lô hàng cho VIMC để làm vận đơn đường biển (Bill of Lading‐B/L, Seaway Bill‐SWB hay House Bill) chứng nhận nhận hàng (Forwarder’s Cargo Receipt‐FCR). Dựa trên chi tiết cung cấp kết hợp với chi tiết thực nhận trong kho, nhân viên chứng từ VIMC sẽ cập nhật vào hệ thống và in ra chứng từ đã nêu cho chủ hàng. VIMC đảm nhận luôn công việc phân loại, kiểm tra và gửi toàn bộ chứng từ của lô hàng cho khách hàng. Như vậy khi chủ hàng lấy
B/L, SWB hay FCR gốc, chủ hàng cần phải nộp chứng từ gốc cần thiết cho VIMC như (commercial invoice, packing list, certificate of origin…).
Sau khi hồn thành việc cập nhật chi tiết lơ hàng vào hệ thống, VIMC sẽ gửi thông báo hàng xuất cho khách hàng (Shipping Advice) bao gồm nh ng thông tin cơ bản về lô hàng (PO, số container, ngày tàu chạy....).
Quy trình này bao hàm nh ng dịch vụ được cung cấp như quản lý đơn hàng, gom hàng, quản lý chứng từ, dịch vụ tại kho…..
3.3.4. Giải pháp phát triển liên kết chuỗi dịch vụ logistics của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam hải Việt Nam
Thúc đẩy sự liên kết gi a các khâu trong toàn chu i Logistics. Kết hợp các giải pháp như đào tạo nhân sự, xây dựng trung tâm phân phối,… Nhằm tạo nên sự gắn bó ch t chẽ hơn, đồng bộ hơn gi a các bộ phận.
Các công ty Việt Nam trong ngành logistics nói chung và VIMC nói riêng thuộc loại doanh nghiệp vừa và nh . M i doanh nghiệp thường chỉ có thể cung cấp được một số loại hình dịch vụ. Do vậy, nếu khơng liên kết các công ty sẽ hoạt động rời rạc, đơn lẻ và hơn n a c n đối đầu nhau, làm cho sức cạnh tranh với các cơng ty nước ngồi càng yếu hơn. Theo quá trình hội nhập chúng ta cần thay đổi tư duy, thay đổi cách làm. Các doanh nghiệp cần ngồi lại với nhau, kết hợp với nhau thành nh ng chu i ch t chẽ để có thể cung cấp cho khách hàng nh ng chu i dịch vụ tổng thể, hoàn hảo. T y theo từng điều kiện mà có thể tổ chức các chu i liên kết theo chiều dọc ho c chiều ngang.
Liên kết gi a VIMC và các doanh nghiệp trong nước l ng lẻo c n liên kết, nối mạng với mạng logistics toàn cầu cũng khơng có. Đây thực sự là một mối nguy hiểm cho không chỉ VIMC mà c n cho các doanh nghiệp Việt Nam khi bước vào sân chơi toàn cầu. Bởi nếu chỉ hoạt động một cách độc lập, thiếu sự liên kết với các mạng lưới dịch vụ logistics khác thì khả năng chắc chắn một điều các doanh nghiệp Việt Nam chỉ hoạt động như một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics cấp 2, cấp 3, cấp 4 đối với dịch vụ logistics tồn cầu mà thơi. Thậm chí c n thua ngay trên chính “sân nhà” của mình.
Bên cạnh việc tham gia vào Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ logistics Việt Nam – VLA hay Hiệp hội đại lý và môi giới hàng hải để c ng nhau hoạt động và có được nh ng thơng tin trong ngành thì việc thành lập một liên minh của các công ty chuyên cung cấp dịch vụ logistics là điều cần thiết để giúp cho doanh nghiệp Việt Nam có sức cạnh tranh với các doanh nghiệp logistics của nước ngoài với tiềm lực về cơ sở hạ tầng cũng như vốn rất lớn.
Gần đây, hơn 30 Công ty vừa và nh trong lĩnh vực logistics đã liên kết trở thành liên minh Thai Logistics Alliance (TLA). Có đến hơn 30 công ty tham gia vào việc liên kết này. Mô hình của là các cơng ty vẫn làm việc độc lập, nhưng sẽ thành lập một nhóm hoạt động chung, nhóm này sẽ tiến hành bán các dịch vụ logistics trọn gói (one stop service) rồi phân bổ cho các thành viên theo năng lực của họ. Sau đó nhóm này cũng sẽ sửa tất cả dịch vụ mà từng thành viên cung cấp để xem họ có đảm bảo hay khơng. Và cơ bản là liên minh này sẽ giúp các doanh nghiệp vẫn có thể cạnh tranh được với các đối thủ to lớn nước ngoài. Rõ ràng để làm được điều này đ i h i phải có một cơ chế hợp tác thích hợp, và dĩ nhiên các thành viên phải chấp nhận việc chia sẻ thông tin và quyền lợi cho nhau. Đằng sau liên minh ấy là sự ủng hộ và h trợ của chính phủ Thái Lan. Đây thực sự là một động thái rất tích cực và là một bài học tốt cho các doanh nghiệp logistics Việt Nam nói chung và VIMC nói riêng.
3.4 Một số giải pháp và kiến nghị khác hỗ trợ phát triển dịch vụ Logistics của Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam
3.4.1 Giải pháp đối với nguồn nhân lực của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam
Đối với bất cứ doanh nghiệp dịch vụ nào, nguồn nhân lực cũng chính là yếu tố quyết định sự thành công. Trong nh ng năm gần đây, ngành dịch vụ logistic tại Việt Nam đã và đang phát triển rất nhanh chóng, từ một vài doanh nghiệp giao nhận quốc doanh của đầu thập niên 90, đến nay đã có khoảng trên 1.200 công ty được thành lập và hoạt động trên cả nước. Để phát triển và nâng cao tính cạnh tranh của mình, cơng ty cần tập trung cho việc đào tạo nguồn nhân lực chuyên nghiệp, đáp ứng được sự phát triển của dịch vụ logistics cũng như yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng.
Việc đầu tiên cơng ty có thể làm ngay là cử nhân viên tham gia các chương trình đào tạo của Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ logistics Việt Nam – VLA đã và đang kết hợp với các Hiệp hội giao nhận các nước Asean, các chương trình của Bộ Giao thơng Vận tải, tổ chức các khóa đào tạo nghiệp vụ giao nhận, gom hàng đường biển, c ng với Trường cao đẳng Hải quan mở lớp đào tạo về đại lý khai quan, cấp bằng chứng chỉ cho các hội viên trong thời gian qua.
Về giao nhận hàng không, Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế - IATA thông qua Việt Nam Airlines đã tổ chức được một số lớp học nghiệp vụ và tổ chức thi cấp bằng IATA có giá trị quốc tế. Nếu tham gia các chương trình học và có được chứng chỉ của IATA thì việc cung cấp dịch vụ của VIMC sẽ chuyên nghiệp hơn với nh ng nhân viên có trình độ cao.
Bên cạnh đó, cơng ty có thể tìm kiếm các nguồn tài trợ trong nước và quốc tế cho các chương trình đào tạo ngắn hạn trong và ngoài nước. Phối hợp và tranh thủ hợp tác với các tổ chức FIATA, IATA và các tổ chức phi chính phủ khác để có nguồn kinh phí đào tạo thường xuyên hơn. M t khác, các doanh nghiệp cũng cần phải kết hợp ch t chẽ với Hiệp hội, thông báo với Hiệp hội nhu cầu đào tạo nhân lực của mình để hiệp hội có hướng giải quyết.
Công ty cần nâng cao nhận thức cho nhân viên trong thái độ làm việc và tiếp đón khách hàng. Trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ, chất lượng mà khách hàng cảm nhận được phụ thuộc rất lớn vào thái độ của nhân viên, nhận viên làm việc và tư vấn cho khách hàng có tác phong chuyên nghiệp sẽ giúp cho khách hàng hài l ng và tin tưởng hơn. Bên cạnh nh ng lớp nghiệp vụ nâng cao bồi dưỡng cho CBCNV, công ty cần cho CBCNV đi học thêm lớp bồi dưỡng tin học văn ph ng, nâng cao khả năng ngoại ng để giao dịch, đàm phán với khách hàng.
Về công tác đào tạo, bộ phận đào tạo xây dựng kế hoạch đào tạo hàng năm và thường xuyên theo dõi, nắm bắt yêu cầu về trình độ chứng chỉ, kỹ năng của các nhân viên, từ nhân viên khai thác dịch vụ cho đến các nhân viên gián tiếp và ban quản lý điều hành để kịp thời liên hệ cơ sở đào tạo bồi dưỡng, bổ sung chứng chỉ. Đảm bảo các vị trí chức danh đều đáp ứng được nhu cầu công việc và tiêu chuẩn
phục vụ khách hàng, tổ chức quốc tế. Liên tục tổ chức các lớp đào tạo và kiến thức dịch vụ khách hàng, các lớp đào tạo về kiến thức an ninh hàng khơng, các chương trình an tồn hàng hóa: 5S, 5S+ 1 …
Công ty nên tổ chức các lớp học ngắn hạn để tăng khả năng giao tiếp cho nhân viên trong quá trình cung ứng dịch vụ logistic cho khách hàng.
Tóm lại, nhất thiết cơng ty cần đầu tư để đào tạo và đào tạo lại, nhằm nâng cao năng lực của nhân viên và thu hút nhân tài từ xã hội. Phát triển nguồn nhân lực có trình độ và chun mơn cao là nhân tố quan trọng quyết định sự sống c n và thành công trong hoạt động logistics – một hoạt động mang tính chất toàn cầu.
Ngoài ra, phát triển nhân lực cần quan tâm xây dựng chế độ lương thưởng có tính khuyến khích và cạnh tranh. Nghiên cứu áp dụng chế độ lương ph hợp và đ c th cơng việc, áp dụng tính lương mới 3P theo kết quả công việc và năng lực làm việc đảm bảo hiệu quả công việc gi a các cá nhân và tập thể, gắn với kết quả kinh doanh, đảm bảo cơng bằng và khuyến khích người lao động.
3.4.2. Giải pháp đối với mạng lưới tài sản logistics của Tổng công ty Hàng hải VN
Hiện nay Công ty chỉ thực hiện dịch vụ giao nhận vận tải và dịch vụ thuê xe vận tải đường bộ; tuy nhiên cần phải tập trung nâng cao nh ng dịch vụ truyền thống này về qui mô cung cấp sản phẩm dịch vụ với các giải pháp:
- Liên doanh liên kết vốn đầu tư với Cảng Quy Nhơn để nâng cao năng suất xếp dỡ bằng cách đầu tư hiện đại hoá thiết bị xếp, dỡ đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của chủ hàng, chủ tàu;
- Liên kết đầu tư cần cẩu có sức nâng 100 tấn, để cẩu được các kiện hàng có trọng tải lớn; hiện nay cảng thường khơng có thiết bị đủ tải để xếp, dỡ lô hàng này (phải đấu cẩu mới dỡ hàng được nên khó đảm bảo an tồn hàng hố. Vì vậy, trong thời gian tới phải phối hợp đầu tư thích hợp các thiết bị chuyên d ng hiện đại, có sức cẩu lớn để đáp ứng yêu cầu này khi phát sinh.
- Liên kết đầu tư hệ thống băng chuyền để xếp, dỡ được toàn bộ các m t hàng rời như: Ti tan, cát, dăm bạch đàn, thậm chí các loại đá dăm 1x2, 3x4…vì hiện nay hệ thống băng chuyền của cảng c n yếu chủ yếu tập trung vào các gầu ngoạm…khơng đảm bảo năng suất xếp dỡ, chi phí xếp dỡ, chờ ngày tàu cao.
Hiện nay hoạt động dịch vụ Logistics công ty chỉ tập trung vào giao nhận hàng hóa là chính, đây chỉ là một cơng đoạn nh trong hoạt động dịch vụ Logistics, để phát triển dịch vụ Logistics trong thời gian tới công ty phải đầu tư một số dịch vụ mới như: Đội xe vận tải và kho hàng, việc lựa chọn dựa trên nh ng cơ sở sau:
+ Lượng xe vận tải của các doanh nghiệp tại Bình Định khơng đủ khả năng vận chuyển hàng hóa trong thời kỳ cao điểm;
+ Chủng loại xe chưa đáp ứng yêu cầu khách hàng do: Xe đã cũ, trọng tải không ph hợp với nh ng lô hàng lớn; công tác điều động xe ở m i cấp trọng tải không kịp thời và thiếu đồng bộ.
+ Lượng kho tàng, bến bãi c n thiếu nhiều, ngay tại Cảng Quy Nhơn là đơn vị lớn vẫn c n thiếu kho;
+ Các kho bãi hiện nay đều cách Cảng Quy Nhơn trên 10 km làm gia tăng chi phí vận chuyển; các kho này đã xây dựng từ lâu, vì vậy khả năng ph ng chống bão lụt, cháy nổ rất hạn chế ảnh hưởng đến độ tin cậy của khách hàng.
- Đầu tư đội xe vận tải
Số lượng đầu tư : 62 chiếc, trong đó: Xe đầu kéo : 12 chiếc
+Xe tải 18 tấn : 14 chiếc +Xe tải 10 tấn : 12 chiếc +Xe tải trung, nh : 26 chiếc
Với việc đầu tư đội xe vận tải như trên Công ty sẽ chủ động trong việc vận chuyển hàng hóa từ các kho về đến Cảng Quy nhơn với thị phần chiếm khoảng 10% lượng hàng hóa vận chuyển đường bộ thông qua Cảng. M t khác doanh thu sẽ tăng lên rõ rệt, trước đây Công ty chỉ làm dịch vụ và hưởng lợi nhuận từ 2-3% doanh thu cước vận chuyển, nay doanh thu sẽ tăng lên rất cao và mức lợi nhuận sau khi trừ hết các chi phí đạt từ 5-7% và giải quyết được cho hơn 30 lao động cho xã hội.
- Đầu tư kho bãi
Để tiếp tục phát triển dịch vụ logistics trong năm 2012-2015 và nh ng năm sắp tới, công ty phải đầu tư hệ thống kho bãi là điều tiên quyết.
Hiện nay các công ty nước ngoài đang tiếp tục đầu tư mạnh các kho chứa hàng tại Viện Nam; ví dụ như Cơng ty UPS Việt Nam là một liên doanh gi a Công ty Logistics UPS và đối tác kho vận trong nước là P & T Express, sau khi thành lập, công ty đã đầu tư liền một lúc hai trung tâm kho vận tại thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội, sau đó mở rộng kinh doanh ra các tỉnh, thành khác.
Thực tế qua trình bày năng lực của VIMC tuy rằng rất phát triển, nhưng hệ thống kho bãi vẫn c n thiếu rất nhiều.
Lý giải hiện tượng doanh nghiệp kinh doanh logistics đua nhau mở thêm kho bãi, đại diện một số doanh nghiệp cho rằng đó là do dự báo trong nh ng năm tới nhiều doanh nghiệp quốc tế sẽ vào khi Việt Nam mở cửa thị trường rộng hơn theo cam kết gia nhập WTO và trước mắt là giải quyết bài toán thiếu kho tại Việt Nam.
3.4.3. Các kiến nghị vĩ mô
3.4.3.1. Kiến nghị với Nhà nước
Ngành logistic tại Việt nam hiện đang phát triển rất nhanh, thực tế hoạt động ngành đã đi nhanh hơn các quy định luật pháp. Trong khi đó, mục tiêu cần đạt được của logistics khai thác tốt nhất, hiệu quả nhất mọi nguồn lực quốc gia trong các hoạt động vận tải, giao nhận, lưu tr hàng hoá và nh ng hoạt động khác có liên quan. Để làm được điều này chúng ta cần xây dựng và hoàn thiện cơ sở hạ tầng logistics và một hệ thống các văn bản luật – kinh tế ph hợp điều chỉnh các hoạt động có liên