CHƯƠNG I : KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HÓA
2.3.1. Thực trạng giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa tại CTCP Tư vấn và Xây
2.3.1. Thực trạng giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa tại CTCP Tư vấn và Xâydựng Lam Kinh dựng Lam Kinh
Về chủ thể giao kết hợp đồng:
Ông Bùi Văn Sơn với tư cách là người đại diện theo pháp luật thực hiện việc ký kết hợp đồng giữa công ty với đối tác, điều này tuẩn thủ đúng quy định của pháp luật về thẩm quyền ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa. Tuy nhiên với những hợp đồng có giá trị nhỏ, có thể ủy quyền cho phó giám đốc thực hiện việc ký kết hợp đồng, người được ủy quyền chỉ thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình trong phạm vi cho phép.
Bên cạnh việc chấp hành quy định về chủ thể giao kết có đủ thẩm quyền, cơng ty cũng chú ý đến chủ thể của đối tác để đảm bảo cho hợp đồng được giao kết không bị vơ hiệu. Vì vậy khi tiến hành ký hợp đồng, người trực tiếp ký hợp đồng là người có
tên trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hay người đó đã được bản thân người có tên trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ủy quyền ký kết trong phạm vi được ủy quyền. Hợp đồng ký kết vượt quá phạm vi ủy quyền sẽ bị vô hiệu, nếu ký kết với nội dung sai với những điều được ủy quyền thì họ phải chịu trách nhiệm về mọi hậu quả pháp lý do việc đó mang lại. Việc ủy quyền cho người khác khi ký hợp đồng phải được lập thành văn bản với những nội dung quy định một cách rõ ràng như: Tên, địa chỉ, chức vụ, nghề nghiệp hay được ủy quyền làm những việc gì, thời hạn ủy quyền
Lựa chọn khách hàng làm chủ thể giao kết
CTCP Tư vấn và Xây dựng Lam Kinh là một thương nhân nên cơng ty có thể lựa chọn các thương nhân hoặc với bên không phải là thương nhân để giao kết hợp đồng. Tuy nhiên, công ty cũng cần phải lựa chọn khách hàng giao kết để đảm bảo tính hợp pháp của hợp đồng mà cịn tìm kiếm lợi nhuận lớn từ hợp đồng đó. Vì trong cùng điều kiện như nhau, không phải việc giao dịch với khách hàng nào cũng đem lại thành cơng. Vì vậy, một nhiệm vụ quan trọng của cơng ty trong giai đoạn chuẩn bị là lựa chọn khách hàng.
Thông thường trước khi tiến hành giao kết hợp đồng, cơng ty thường tìm hiểu kỹ lưỡng khách hàng và đối tác kinh doanh thông qua báo chí, internet, điều tra thực tế… Mục đích của việc tìm hiểu này là để nắm bắt, hiểu rõ mong muốn của khách hàng, đối tác về sản phẩm, như chủng loại chất lượng, công dụng, dịch vụ sau bán đối với các sản phẩm mà công ty kinh doanh. Đây là những yếu tố đã giúp cho công ty giao kết được nhiều hợp đồng. Ngồi ra cơng ty sẽ sử dụng đội ngũ nhân viên kinh doanh của mình xâm nhập vào thị trường tìm hiểu đối tác mà mình muốn thiết lập quan hệ làm ăn. CTCP Tư vấn và Xây dựng Lam Kinh cịn có những chính sách chăm sóc và ưu đãi những khách hàng cũ và khách hàng tiềm năng của cơng ty.
Hình thức của hợp đồng mua bán hàng hóa
Theo quy định của pháp luật, cơng ty có thể lựa chọn bất cứ hình thức nào để giao kết hợp đồng. Do đó tùy vào từng trường hợp, từng đối tác, từng khách hàng mà cơng ty có thể ký hợp đồng dưới các hình thức: Văn bản, fax, email hoặc chỉ thông qua tệp điện thoại để giao kết.
Đối với các đối tác, nếu cơng ty có nhu cầu đối với một mặt hàng nào đó với một khối lượng nhất định, công ty sẽ gửi một bảng hỏi giá cho bên có khả năng đáp ứng, yêu cầu họ gửi cho mình báo giá. Sau khi có bảng báo giá, hai bên sẽ tiến hành đàm phán về các điều khoản và yêu cầu đối tác soạn thảo hợp đồng dưới hình thức văn bản ký vào đó rồi gửi sang cho cơng ty. Nếu các đối tác là các doanh nghiệp nước ngồi thì quá trình đàm phán chủ yếu diễn ra qua điện thoại hoặc email.
Đối với khách hàng, chủ yếu là khách hàng trong nước nên việc đàm phán diễn ra dễ dàng hơn. Các cán bộ kinh doanh sẽ trực tiếp liên hệ với các công ty, cơ sở kinh doanh vật liệu xây dựng để tìm kiếm khách hàng cho mình. Nếu các cơng ty hay cơ sở kinh doanh đó có nhu cầu các mặt hàng vật liệu mà cơng ty mình có khả năng đáp ứng nhu cầu đó thì nhân viên kinh doanh sẽ gửi lời chào hàng và bảng báo giá cho đối phương. Nếu bên được chào hàng chấp nhận lời chào hàng thì cán bộ kinh doanh sẽ trực tiếp soạn thảo hợp đồng dưới dạng văn bản để hai bên tiến hành giao kết hoặc có thể thơng qua fax, email…
Việc lựa chọn hình thức hợp đồng phù hợp nhằm tạo thuận lợi cho cả hai bên khi ký kết và trong quá trình giám sát thực hiện hợp đồng. Hơn nữa, tại cơng ty vì có những nguồn khách hàng có sẵn nên khi tham gia ký kết thỏa thuận với khách hàng, công ty sử dụng những mẫu hợp đồng có sẵn, chỉ thay đổi nội dung về số lượng, giá cả, đối tượng hàng hóa…Cịn các điều khoản về quyền và nghĩa vụ thì khơng cần bổ sung thêm. Việc ký kết như vậy giúp công ty cũng như khách hàng khơng mất thời gian và cơng sức. Hình thức của hợp đồng khi tham gia ký kết, có thể do hai bên thỏa thuận hoặc do một trong hai bên quyết định. Việc này tùy thuộc vào lợi ích của khách hàng có yêu cầu như thế nào.
Về mục đích, nội dung của hợp đồng
Ngành nghề mà công ty kinh doanh là dịch vụ tư vấn xây dựng và xây dựng nhà các loại nên khơng nằm trong dạnh mục hàng hố cấm hoặc hạn chế kinh doanh (Theo Nghị định 59/2006/NĐ-CP). Mặt khác, mục đích của hợp đồng là trao đổi hàng hố nhằm tìm kiếm lợi nhuận nên khơng trái pháp luật và đạo đức xã hội.
Nội dung của hợp đồng là kết quả của quá trình đàm phán giữ hai bên với nhau về các điều khoản trong hợp đồng. Nội dung của hợp đồng thường bao gồm các vấn đề sau: thỏa thuận chung; tên hàng, số lượng; phương thức đặt hàng và giao hàng; phương thức thanh tốn (hình thức thanh tốn, giá bán...); quyền và nghĩa vụ của các bên;
Điều khoản chung bao gồm: Biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng; Trách nhiệm vật chất khi vi phạm hợp đồng: Giải quyết tranh chấp; Trường hợp bất khả kháng; Hiệu lực của hợp đồng.
Ngồi những điều khoản chính được ghi trong hợp đồng mà đã nêu ở trên, còn một số vấn đề phát sinh trong q trình thực hiện đó là việc vận chuyển, giao nhận hàng hóa. Điều này cũng được quy định cụ thể trong hợp đồng. Trách nhiệm soạn thảo hợp đồng với khách hàng là thuộc trách nhiệm chính của bộ phận kinh doanh. Phịng dự án cùng các bộ phận có liên quan có trách nhiệm nghiên cứu các điều khoản trong
hợp đồng để bảo vệ quyền lợi của cơng ty nhưng khơng được ảnh hưởng đến lợi ích của khách hàng.
Dưới đây là bảng kê khai một số hợp đồng mua bán hàng hóa tiêu biểu mà cơng ty đã giao kết:
BẢNG KÊ CÁC HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HÓA CỦA CTCP TƯ VẤN VÀ XÂY DỰNG LAM KINH NĂM 2015
TT Hàng hóa Trị giá hợp đồng Đối tác ký hợp đồng 1 Thép tấm cán nóng(Tiêu chuẩn JIS G3101 SS400) 286 tấn Công ty Cổ phần thép và vật tư Hải Phòng 2 Thép tấm cán nóng(Tiêu chuẩn JIS G3101 SS400) 560 tấn Cơng ty Cổ phần Gang thép Thái Nguyên
3 Vật Liệu Xây dựng( Cát, sỏi, đá xây dựng )
430 tấn Công Ty TNHH Thương mại & Xây dựng Thạch Kim
4 Xi măng PC 30 260 tấn Nhà Máy Chiềng Sinh Xi Măng
5 Sơn tổng hợp MLP, Sơn màu 68 thùng Công Ty TNHH Sơn UTU
6 Gỗ tấm các loại 170m3 Công ty Cổ phần Nam Quy
(Hà Nội)
7 Ống nhựa PVC 200 cái Công Ty TNHH Sản Xuất
Và Dịch Vụ Ngọc Quynh 8
Bóng đèn Sen vịi cao cấp
300 cái 120 cái
Công ty TNHH Đầu tư phát triển Thương mại và Dịch vụ Tín Phát 9 Gạch Tuynel 2.000.000 Viên Nhà máy gạch Tuynel( TP Sơn La)
Qua bảng trên, ta thấy được công ty đã đạt được thành công nhất định trong việc giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa. Hợp đồng mua bán hàng hóa chiếm 80% các loại hợp đồng của công ty. Điều này cho thấy, cơng ty rất chú trọng việc tìm hiểu, nghiên cứu pháp luật kỹ lưỡng để soạn thảo nội dung hợp đồng hợp lý, hạn chế tối thiểu tranh chấp phát sinh xảy ra khiến cho cơng ty chiếm một vị trí đáng tin cậy trong mắt bạn hàng. Mỗi năm công ty lại ký thêm được một số hợp đồng với bạn hàng mới và tiếp tục ký kết hợp tác với các bạn hàng lâu năm.
Hiện nay, công ty thường ký kết hợp đồng bằng hai hình thức: ký kết trực tiếp và ký kết gián tiếp. Với hình thức ký kết trực tiếp thì người đại diện có thẩm quyền của hai bên trực tiếp cùng gặp mặt, bàn bạc, thỏa thuận về nội dung hợp đồng và cùng ký vào hợp đồng dưới sự chứng kiến của hai bên tại một địa điểm nhất định. Còn ký kết gián tiếp được áp dụng trong trường hợp các bên khơng cùng có mặt để ký kết, hai bên thỏa thuận với nhau về nội dung hợp đồng bằng cách gửi cho nhau dự thảo hợp đồng hoặc tài liệu cần thiết như đơn đặt hàng, đơn chào hàng, thơng điệp dữ liệu điện tử…
Trình tự ký kết theo phương thức này gồm hai giai đoạn: - Đề nghị giao kết hợp đồng
Công ty đưa ra những điều khoản chủ yếu của hợp đồng (tên hàng hóa, số lượng, chất lượng, thời gian, giá cả…), thời hạn trả lời và ký trước vào bản dự thảo hợp đồng sau đó gửi cho bên kia xem xét và có quyết định chấp thuận hợp đồng hay không. Điều này phù hợp với các quy định của pháp luật thương mại nói chung và hợp đồng mua bán hàng hóa nói riêng về tiêu chí xác định cũng như các yêu cầu của một đề nghị giao kết hợp đồng. Việc luôn đưa ra thời hạn trả lời cụ thể trong đề nghị giao kết giúp cho công ty thực hiện các nghĩa vụ của mình về đề nghị giao kết hợp đồng một cách hiệu quả và thuận lợi.
- Chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng
Bên cạnh việc đưa ra đề nghị giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa bằng văn bản, Cơng ty cũng thường xun sử dụng hình thức email. Do đó, cơng ty cũng tiếp nhận các trả lời đề nghị giao kết thơng qua các hình thức tương đương lời đề nghị giao kết đưa ra trước đó, và hình thức đó được u cầu rõ trong lời đề nghị. Cụ thể, trong mỗi emai gửi đi, công ty luôn đưa ra yêu cầu xác nhận bằng việc bên nhận đề nghị có thể hồi âm bằng email trong thời hạn mà bên công ty đã nêu rõ. Về yêu cầu này của công ty trong đối với đề nghị giao kết và trả lời đề nghị giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa là hồn tồn phù hợp, khơng vi phạm các quy định của pháp luật về hợp đồng, đồng thời còn thể hiện sự linh hoạt trong cách làm việc với đối tác. Hợp đồng được coi là đã ký kết từ thời điểm bên đề là phía cơng ty nhận được thơng báo chấp nhận tồn bộ các điều khoản của bên được đề nghị.