Chương 2 : TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN
3.3. Kết quả phân tích dữ liệu thực trạng về chất lượng tuyển dụng nhân lực tạ
3.3.3. Thực trạng tuyển chọn nhân lực
3.3.3.1. Thu nhận và xử lý hồ sơ
Căn cứ vào bản mơ tả cơng việc cho các vị trí chức danh, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban cũng như tiêu chuẩn đặt ra trong thông báo tuyển mộ mà cán bộ nhân sự chịu trách nhiệm sẽ tiếp nhận hồ sơ phù hợp. Tuy nhiên số lượng hồ sơ thu về của vị trí nhân viên kinh doanh, nhân viên kỹ thuật, là hơi ít, cịn vị trí như nhân viên tuyển dụng hay các vị trí liên quan tới nhân sự, kế tốn… thì thu về rất nhiều.
Hình 3.3: Mức độ hài lịng của nhân viên về q trình thu nhận và xử lý hồ sơ
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra
Với việc lấy ý kiến 25 phiếu điều tra thì có tới 11/25 phiếu (44%)rất hài lịng với việc giải đáp thắc mắc của cán bộ nhân sự trong q trình thu nhận hồ sơ, 12/25 phiếu (48%) hài lịng, 2/25 phiếu (8%) là bình thường và khơng có phiếu cho rằng cán bộ nhân sự không giải đáp thắc mắc cho ứng viên.
Nhân viên cơng ty cho biết khi họ có bất cứ thắc mắc gì liên quan đến vị trí ứng tuyển như chế độ chính sách, cách gửi hồ sơ… thì ngay lập tức đều nhận được phản hồi từ cán bộ phụ trách tuyển dụng thông qua điện thoại hoặc email. Từ những đánh giá trên thì bộ phận nhân sự của TSD đã quan tâm đến công tác thu nhận và xử lí hồ sơ. Phát huy tinh thần trách nhiệm, sẵn sàng giải đáp thắc mắc cho ứng viên khi họ chưa nắm bắt được các thông tin cần thiết.
Trong quá trình nhận hồ sơ, cán bộ nhân sự sẽ kết hợp phỏng vấn sơ bộ để tìm hiểu đơi nét về ứng viên nhằm làm rõ hơn những thông tin mà trong bộ hồ sơ khơng nói lên hết. Chẳng hạn như: Anh chị biết gì về cơng ty chúng tơi? Anh chị đã từng công tác ở đâu chưa?. Phương pháp này cán bộ nhân sự phụ trách tuyển dụng sẽ gọi điện trực tiếp cho ứng viên để đối thoại trực tiếp hoặc gửi mail để cho ứng viên làm bài viết. Hết thời hạn nhận hồ sơ, cán bộ nhân sự bắt đầu sắp xếp, phân loại hồ sơ, bỏ qua những bộ hồ sơ khơng phù hợp. Sau đó, cán bộ nhân sự của cơng ty sẽ chuyển tới hội đồng tuyển dụng để họ xem xét và nắm bắt trước những thơng tin về ứng viên sẽ tham gia trong vịng tuyển chọn. Đồng thời, cán bộ nhân sự sẽ gọi điện thoại trực tiếp cho các ứng viên qua vòng loại hồ sơ đến tham gia bước tiếp theo của quy trình tuyển dụng.
Qua điều tra thì có tới 60% nhân viên được khảo sát nói rằng họ khơng được tham gia thi tuyển tại cơng ty mà sau khi qua vịng hồ sơ họ sẽ tham gia phỏng vấn
trực tiếp cùng Hội đồng phỏng vấn. 40% nhân viên khảo sát được tham gia bài thi trắc nghiệm. Cho thấy rằng q trình thi tuyển tại cơng ty khơng được thực hiện bài bản, không rõ ràng. Qua phỏng vấn Trưởng phịng Hành chính nhân sự được biết rằng tùy từng vị trí như Nhân viên kỹ thuật thì bộ phận nhân sự sẽ tiến hành tổ chức thi tuyển và tùy từng đợt tuyển dụng, nếu phịng ban cần gấp nhân sự thì bộ phận nhân sự sẽ bỏ qua công tác thi tuyển và đánh giá ứng viên trực tiếp qua vòng phỏng vấn.
3.3.3.2. Phỏng vấn tuyển dụng
Trước khi phỏng vấn cán bộ phụ trách tuyển dụng gửi lại cho các thành viên hội đồng tuyển dụng thường là trưởng phòng Nhân sự, Chuyên viên tuyển dụng, Trưởng (Phó) phịng ban liên quan bản mơ tả cơng việc và tiêu chuẩn công việc, xác định lại mục tiêu của cuộc phỏng vấn. Cán bộ nhân sự chuẩn bị phòng ốc, xác nhận lại thời gian phỏng vấn của cả ứng viên và hội đồng phỏng vấn đã hợp lý chưa để có điều chỉnh cần thiết.
Qua điều tra được biết 48% phiếu khảo sát cho biết họ trải qua hình thức phỏng vấn cá nhân, 28% phiếu trải qua hình thức phỏng vấn hội đồng, 24% phỏng vấn nhóm. Phỏng vấn cá nhân được áp dụng cho các nhân viên hỗ trợ như nhân sự, kế tốn… đối tượng này khơng u cầu nhiều về năng lực ngoại ngữ mà chủ yếu là trình độ chuyên môn, kinh nghiệm nên cán bộ phỏng vấn thường là Trưởng phịng Nhân. Đối với vị trí nhân viên kinh doanh, kỹ thuật thì cơng ty áp dụng hình thức phỏng vấn hội đồng để có thể đánh giá rõ hơn năng lực cũng như mức độ phù hợp với môi trường làm việc tại cơng ty. Phỏng vấn nhóm chỉ áp dụng cho nhân viên tuyển dụng và nhân viên kinh doanh, những đối tượng này yêu cầu nhanh nhẹn, linh hoạt, làm việc nhóm nên bộ phận tuyển dụng thường áp dụng hình thức này.
Phương pháp phỏng vấn cũng là điểm mà cán bộ tuyển dụng cần quan tâm bởi phương pháp chính là cách mà nhà tuyển dụng tiếp xúc với ứng viên, lấy được thông tin ứng viên. Dưới đây là khảo sát về phương pháp phỏng vấn tại cơng ty:
Hình 3.4: Phương pháp phỏng vấn cơng ty áp dụng
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra
Qua điều tra cho thấy trước khi làm việc tại cơng ty thì họ thường trải qua phương pháp phỏng vấn theo mẫu, chiếm tới 48%. Phỏng vấn không chỉ dẫn chiếm 24%, phỏng vấn tình huống chiếm 16% và phỏng vấn căng thẳng chiếm 12%. Nhân viên cho biết trình tự phỏng vấn của công ty khá là logic, cán bộ phỏng vấn đặt câu hỏi phù hợp với năng lực và khai thác được thơng tin ứng viên.
Trong q trình phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng thường sử dụng bộ câu hỏi đã chuẩn bị từ trước để phỏng vấn ứng viên và đan xen vào những câu hỏi mang tính bộc phát nhằm xốy sâu vào những chỗ sở hở hoặc điểm yếu của ứng viên để khai thác hết những thông tin mà họ quan tâm. Hội đồng tuyển dụng sẽ chú ý theo dõi hành vi và thái độ của các ứng viên để đưa ra đánh giá chính xác và tạo điều kiện cho ứng viên được hỏi ngược lại thơng tin về phía cơng ty để giúp ứng viên hiểu rõ hơn về cơng việc họ ứng tuyển.
Hình 3.5: Đánh giá của nhân viên về hình thức và phương pháp phỏng vấn
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra
đạt mức khá trở lên. Về hình thức phỏng vấn đánh giá tốt và rất tốt chiếm 56% nghĩa là hài lịng về hình thức phỏng vấn, mức khá và trung chiếm 40%. Chỉ có 4% đánh giá yếu, nghĩa là hình thức phỏng vấn là hồn tồn khơng phù hợp với quá trình phỏng vấn. Phương pháp phỏng vấn mức đánh giá tốt và rất tốt thấp hơn, chiếm tổng 44%, mức khá chiếm 40%, khơng có mức yếu.
Sau quá trình phỏng vấn cán bộ phụ trách tuyển dụng sẽ tổng hợp phiếu đánh giá ứng viên. Phiếu đánh giá ứng viên bao gồm các chỉ tiêu đánh giá về kiến thức chuyên môn, kiến thức bổ sung, khả năng giao tiếp, ngoại ngữ, ngoại hình và phần đánh giá chung. Đây là căn cứ để giúp cho công ty chọn ra được những ứng viên hội ngộ đầy đủ kinh nghiệm và phẩm chất để đáp ứng cho công việc tốt nhất.
Quy trình phỏng vấn được nhân viên trong cơng ty nhất là những nhân viên mới đánh giá là khá đáp ứng được yêu cầu tuyển dụng chung, tạo cho ứng viên cảm giác thoải mái và họ được trình bày thơng tin một cách rõ ràng, cụ thể. Tuy nhiên, theo đánh giá của một số nhân viên thì các câu hỏi còn chưa rõ ràng, một số câu hỏi theo các ứng viên là khó trả lời và bị hỏi dồn dập nhiều (nhất là vị trí nhân viên tuyển dụng). Kế hoạch chuẩn bị về phòng ốc, thời gian còn bị thay đổi do phịng họp có khách đột xuất, thành viên hội đồng phỏng vấn đến muộn, ứng viên đến muộn hay các cơng tác chuẩn bị chưa được hồn thiện. Đa số nhân viên được điều tra thì hài lịng về sự đánh giá của thành viên Hội đồng tuyển dụng.
3.3.3.3. Quyết định tuyển dụng và hội nhập nhân viên mới.
Kết thúc vòng phỏng vấn, TSD sẽ đưa ra những quyết định cuối cùng và gửi thông báo trúng tuyển tới các ứng viên qua email và điện thoại. Thời gian đưa quyết định trong khoảng từ 2-3 ngày, trong thời gian này công ty đánh giá các ứng viên để đưa ra được quyết định tuyển dụng chuẩn bị cho hội nhập nhân viên.
Nếu hết đợt phỏng vấn mà công ty không thể chọn được người phù hợp thì cán bộ nhân sự tiếp tục nhận hồ sơ chọn ứng viên đáp ứng cơ bản về tiêu chuẩn công việc để tiếp tục phỏng vấn và chọn ứng viên phù hợp.
Ứng viên đã đáp ứng được yêu cầu tuyển dụng rồi thì tiến hành hội nhập nhân viên mới. Trước ngày hội nhập, Bộ phận nhân sự thơng báo cho những phịng ban tiếp nhận nhân viên, báo cáo với Giám đốc về nhân sự mới, thông báo thời gian nhận việc của nhân viên và các phòng hành chính để chuẩn bị cho ngày làm việc của nhân viên, thu xếp chỗ ngồi và nếu nhân viên cần đào tạo thì cũng lên kế hoạch đào tạo về giới
thiệu công ty, nội quy lao động…
Ngày đần tiên đến công ty nhận việc, cán bộ nhân sự sẽ đưa nhân viên về phịng mà họ tiếp nhận cơng việc, cùng với Trưởng phòng tiến hành giới thiệu các thành viên phòng ban. Cán bộ nhân sự tiến hành phổ biến về nội quy, giới thiệu công ty… cho nhân viên.
Ứng viên trúng tuyển nhưng chưa được chính thức kí hợp đồng lao động thì cần phải qua một giai đoạn thử thách nữa đó là thử việc. Phịng hành chính - nhân sự soạn thảo và trình Giám Đố kí quyết định thử việc cho người lao động mới. Thời gian thử việc tùy vào vị trí cơng việc mà người lao động đảm nhiệm, đối với các vị trí của cơng ty thì thường thử việc 1-2 tháng. Trong quá trình thử việc nhân sự mới sẽ được Trưởng phòng đào tạo cơ bản về cơng việc mà họ đảm nhận, tìm hiểu những tài liệu liên quan đến công việc và thực hiện công việc theo sự chỉ đạo của Trưởng phịng. Sau q trình thử việc thì Trưởng phịng sẽ nhận xét kết quả thử việc và chuyển cho Phịng Nhân sự để trình Giám đốc Nhân sự quyết định có kí hợp đồng lao động chính thức đối với nhân sự mới hay khơng.
Hình 3.6: Mức độ hài lịng của nhân viên trong quá trình hội nhập nhân lực mới
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra
Qua khảo sát những nhân viên cơng ty thì đa số đánh giá q trình hội nhập nhân viên diễn ở mức bình thường (52%), hài lịng (36%), rất hài lịng (4%) và khơng hài lịng (8%), nguyên nhân là do họ tiếp cận với cơng việc, được hướng dẫn tận tình và chi tiết. Tuy nhiên cũng có những hạn chế dẫn đến sự khơng hài lịng như họ được tham gia đào tạo nhưng chất lượng buổi đào tạo không cao, chưa thực sự giúp nhân viên mới học hỏi được công việc thực tế và chưa thích nghi được với văn hóa của cơng ty.