CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
3.3 Kết quả phân tích dữ liệu về tuyển dụng nhân lực của công ty TNHH Công
Công nghệ thông tin và Truyền thông Hồng Lĩnh
3.3.1 Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân lực
Việc xác định nhu cầu tuyển dụng trước mắt và lâu dài cho công ty chính là định danh cơng việc cho hoạt động tuyển dụng của công ty. Tại Hong Linh Soft nhu cầu tuyển dụng phát sinh từ các nguồn sau: Dựa theo yêu cầu của các bộ phận, phòng HCNS xem xét nhu cầu và trình lên BGĐ và tổng giám đốc phê duyệt.
Sơ đồ 3.3. Quy trình xác định nhu cầu nhân lực tại Honglinhsoft
Nguồn: Phịng Hành chính - Nhân sự
Trưởng các bộ phận xác định nhu cầu nhân lực của mình
Phịng HCNS xem xét nhu cầu và trình lên BGĐ
Qua điều tra và phỏng vấn cho thấy, việc xác định nhu cầu tuyển dụng dựa trên nhu cầu nhân lực của công ty, thực trạng đội ngũ nhân lực hiện tại và kết quả phân tích cơng việc đều được sử dụng trong mỗi đợt tuyển dụng của công ty. Các bộ phận sẽ tự xác định nhu cầu nhân lực của mình trong tháng, quý, năm dựa trên những phân tích về đội ngũ nhân lực hiện có, dự báo nhu cầu nhân lực tương lai, chiến lược nhân lực và các nguồn lực, lập thành phiếu đề nghị tuyển dụng nhân sự (Xem phụ lục 1: Phiếu đề nghị tuyển dụng) .Trên cơ sở Phiếu đề nghị tuyển dụng của các bộ phận/ phịng ban, phịng HCNS có trách nhiệm tổng hợp lại các nhu cầu tuyển dụng theo biểu mẫu bao gồm các nội dung: bộ phận đề nghị tuyển dụng, vị trí tuyển dụng, mức lương đề nghị, u cầu chung, thời hạn tuyển dụng; sau đó trình lên Ban giám đốc xem xét và phê duyệt. (Xem phụ lục 2: Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng)
Hiệu quả của công tác xác định nhu cầu tuyển dụng nhân lực được đánh giá như sau:
Biểu đồ 3.1. Biểu đồ thể hiện tính chính xác của cơng tác xác định nhu cầu nhân lực
Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra
Theo biểu đồ trên ta có thể thấy, có 86 % nhân viên đánh giá cơng tác xác đinh nhu cầu nhân lực rất chính xác với thực trạng thiếu hụt nhân lực của Hong Linh Soft, 2 % đánh giá khơng chính xác. Như vậy, cơng tác xác định nhu cầu nhân lực phần nào đã phản ánh được thực trạng thiếu hụt nhân lực trong cơng ty, xác định được các vị trí cịn thiếu và cần bổ sung nhân lực trong thời gian xác định.
Sau khi được sự phê duyệt của BGĐ, phòng HCNS sẽ lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự với các nội dung bao gồm: tên vị trí cần tuyển, số lượng, thời gian cần, lý do tuyển, yêu cầu đối với vị trí cần tuyển (Xem phụ lục 3: Kế hoạch tuyển dụng nhân sự). Kế hoạch tuyển dụng của công ty được xây dựng một cách khá hợp lý với đầy đủ những nội dung cần thiết của một bản kế hoạch. Đã đưa ra được yêu cầu đối với vị trí cẩn tuyển, trách nhiệm của từng cá nhân thực hiện công tác tuyển dụng, xác định rõ thời gian thực hiện kế hoạch.
Tiêu chuẩn tuyển dụng dựa trên mô tả công việc của từng chức danh. Bộ phận tuyển dụng tham khảo ý kiến của Trưởng bộ phận và mô tả cơng việc để xác định tiêu chuẩn tuyển dụng: trình độ chun mơn, kinh nghiệm, kỹ năng nghiệp vụ, đặc điểm cá nhân...
Như vậy, việc xác định nhu cầu nhân lực của cơng ty xuất phát từ nhiều phía bao gồm cả BGĐ, các bộ phận/ phịng ban chun mơn và bộ phận HCNS. Điều này tăng tính linh hoạt trong việc xác định nhu cầu nhân lực.
3.3.2 Tuyển mộ nhân lực
Công ty ra thơng báo tuyển dụng, tùy vào từng vị trí mà cơng ty có thể quyết định nguồn tuyển mộ bên trong hay bên ngồi cơng ty.
Nguồn tuyển mộ bên trong: là những người đang làm việc tại công ty. Hong Linh Soft sử dụng nguồn này rất ít, chủ yếu sử dụng cho các vị trí quan trọng trong cơng ty như Phó giám đốc, trưởng/ phó phịng ban...Năm 2017, cơng ty tiến hành bổ nhiệm 1 kế tốn trưởng và 1 trưởng phịng truyền thông.
Nguồn tuyển mộ bên ngồi là nguồn tuyển mộ chủ yếu của cơng ty. Phần lớn là ứng viên tự ứng tuyển vào các vị trí cơng việc phù hợp với bản thân họ khi có đợt tuyển dụng của cơng ty, ứng viên qua sự giới thiệu của nhân viên trong cơng ty cũng có nhưng khơng nhiều. Cơng ty ln khuyến khích nhân viên trong cơng ty giới thiệu, đề cử nhứng ứng viên tiềm năng về làm việc. Hiện tại, công ty đang tiến hành áp dụng công cụ Internet để thu hút thêm nhiều ứng viên tự nộp đơn ứng tuyển.
Nguồn tuyển mộ của công ty tương đối đa dạng và phong phú. Công ty đã chú trọng đến nguồn tuyển mộ bên trong để tạo cơ hội thăng tiến cho đội ngũ nhân lực hiện tại của mình. Bên cạnh đó cũng khai thác nguồn bên ngồi nhằm tìm kiếm những ứng viên có năng lực, đem lại “nguồn sinh khí mới” cho công ty.
Qua thực tế khảo sát, tỷ lệ nhân viên tiếp cận các nguồn tuyển dụng của Công ty TNHH Công nghệ thông tin và truyền thông Hồng Lĩnh. được thể hiện như sau:
Biểu đồ 3.2 Tỷ lệ nhân viên tiếp cận các nguồn tuyển dụng của Hong Linh Soft
Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra
Nhìn vào biểu đồ ta thấy rất rõ tỷ lệ nhân viên tiếp cận nguồn tuyển dụng của cơng ty là qua nguồn bên ngồi (mạng xã hội facebook, tiếp đến là các website việc làm, webside công ty). Tỷ lệ tiếp cận qua nguồn tuyển mộ bên trong còn hạn chế, chỉ chiếm 15% trong tổng số 50 người được hỏi. Như vậy, ứng viên tiếp cận với thông tin tuyển dụng của cơng ty chủ yếu từ các phương tiện dễ tìm kiếm, cập nhật quen thuộc.
Bảng 3.5. Các trang web tuyển dụng của Công ty TNHH CNTT và Truyền thông Hồng Lĩnh
STT Website Việc Làm Địa chỉ truy cập Ghi chú 1 vieclam.24h.com.vn http://www.vieclam.24h.com.vn 24h
2 Timviecnhanh.com http://www.timviecnhanh.com Tìm Việc Nhanh 3 Vietnamwork.com http://www.vietnamwork.com Việt Nam Work 4 TrieuViecLam.com http://www.trieuvieclam.com Triệu Việc Làm 5 TuyenDung.com http://www.tuyendung.com Tuyển Dụng 6 MyWork.vn http://www.mywork.vn My Work
Nguồn: Phịng hành chính nhân sự
Khi đã xác định được nguồn tuyển mộ, phịng HC-NS thiết kế thơng báo tuyển dụng. Thông báo tuyển dụng của Hong Linh Soft bao gồm các nội dung chính sau: vị trí tuyển dụng, số lượng, mức lương, mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc, cách thức nộp hồ sơ, địa chỉ công ty và số điện thoại liên lạc. (Xem phụ lục 4: Thông báo tuyển dụng )
Có thể thấy thơng báo tuyển dụng của cơng ty còn khá đơn giản, mức độ cung cấp thông tin trong thông báo tuyển dụng qua điều tra khảo sát được đánh giá là trung bình chỉ có những thơng tin cơ bản, điều kiện làm việc, thời gian làm việc, hạn nộp hồ sơ ứng tuyển chưa được đề cập đến, mức lương đề ra là mức lương thỏa thuận.
Khi tiếp cận với thơng tin tuyển dụng thì mức độ quan tâm tới các nội dung trong thông báo tuyển dụng của ứng viên như sau:
Biểu đồ 3.3. Mức độ quan tâm tới các nội dung trong thông báo tuyển dụng
Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra
Như vậy, thông tin mà nhân viên quan tâm nhất khi nộp hồ sơ dự tuyển chính là quyền lợi (66%), tiêu chuẩn cơng việc (48%), mơ tả cơng việc (46%). Có thể thấy rằng những thông tin liên quan đến quyền lợi và yêu cầu công việc luôn ứng viên quan tâm và ứng tuyển khi đọc các thơng báo tuyển dụng.
Hình thức đăng thơng báo tuyển dụng của cơng ty cịn hạn chế, chủ yếu là các cơng cụ miễn phí hoặc có chi phí thấp, chưa khai thác các nguồn tuyển mộ từ các trung tâm giới thiệu việc làm hay trung tâm đào tạo..
Bảng 3.6. Chi phí tuyển mộ của cơng ty qua các năm
Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Tổng số ứng viên nộp hồ sơ 189 234 372
Tổng số ứng viên được tuyển dụng 23 41 67
Chi phí tuyển mộ (đồng) 5.300.000 5.000.000 3.400.000 Chi phí tuyển mộ bình qn (triệu đồng) 230.434 120.195 50.746
Nguồn: Phịng HC-NS
Như vậy, chi phí tuyển mộ giảm dần qua các năm, do công ty sử dụng nguồn tuyển mộ chủ yếu là qua facebook, khơng mất chi phí sử dụng kênh tuyển mộ này và sử dụng các website việc làm với chi phí thấp.
3.3.3 Tuyển chọn nhân lực
Sau khi xây dựng xong kế hoạch tuyển dụng nhân lực, bộ phận tuyển dụng nhân lực sẽ phối hợp với các bộ phận, phịng ban có nhu cầu để thực hiện tuyển chọn.Công tác tuyển chọn được tiến hành như sau
Sơ đồ 3.4. Quy trình tuyển chọn nhân lực
Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự a. Thu nhận, xử lý hồ sơ
Hiện tại cơng ty thu nhận hồ sơ dưới hình thức nộp bản cứng tại văn phịng công ty số 81- Lê Đức Thọ - Nam Từ Liêm - Hà Nội và nộp bản mềm qua địa chỉ mail tuyển dụng của cơng ty. Phịng HCNS sẽ thu thập hồ sơ/ CV của ứng viên (Xem phụ lục 05: Form CV cơng ty).Trong q trình thu nhận hồ sơ, phòng sẽ kiểm tra hồ sơ theo tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ cụ thể:
- Xem xét tính hợp lệ của hồ sơ: hồ sơ/ CV của ứng viên phải thể hiện rõ vị trí dự tuyển, họ tên ứng viên và các thơng tin cụ thể để cơng ty có thể liên lạc khi có nhu cầu. - Về mặt hình thức của hồ sơ/ CV: hồ sơ được sắp xếp gọn gàng, đầy đủ các giấy tờ theo yêu cầu; CV được trình bày khoa học, đẹp mắt.
- Về nội dung: hồ sơ/ CV phải cung cấp đầy đủ các thơng tin về cá nhân, hồn cảnh, trình độ, kinh nghiệm, thành tích làm việc...
Cơng tác thu nhận và xử lý hồ sơ được công ty thực hiện với đầy đủ các yêu cầu cơ bản như xét tính hợp lệ, nội dung, hình thức của hồ sơ/ CV. Tuy nhiên, những yêu cầu trên cịn mang tính chung chung, chưa cụ thể cho từng đối tượng ứng viên khác
Hội nhập nhân viên mới Thu nhận và xử lý hồ sơ
Phỏng vấn
nhau. Hình thức nộp hồ sơ tại cơng ty chưa thực sự linh hoạt được nhiều ứng viên thực hiện, chủ yếu là nộp hồ sơ/ CV onhân lựcine.
Việc sơ tuyển hồ sơ thường được tiến hành trong thời gian tối đa là 3 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ ứng viên. Cán bộ tuyển dụng tiến hành nghiên cứu, kiểm tra tính xác thực của các thơng tin được ứng viên cung cấp và so sánh với các yêu cầu cơ bản của vị trí mà ứng viên ứng tuyển. Sau quá trình xử lý hồ sơ, cán bộ tuyển dụng sẽ loại bỏ được những hồ sơ khơng thích hợp, liệt kê ứng viên đạt u cầu, trình lên Trưởng phịng HCNS ký duyệt (Xem phụ lục 06: Danh sách ứng viên được lựa chọn).Sắp xếp thời gian, địa điểm sau đó thơng báo cho thành viên hội đồng tuyển dụng và các ứng viên về thời gian và địa điểm phỏng vấn.
Có thể thấy, cơng tác thu nhận và xử lý hồ sơ của công ty được thực hiện khá bài bản và nhanh chóng. Các yêu cầu được cụ thể hóa thành quy định rõ ràng giúp cán bộ tuyển dụng dễ dàng sàng lọc hồ sơ, loại bỏ ứng viên không đạt nhu cầu và lựa chọn được ứng viên có đủ năng lực. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho các bước sau của quy trình tuyển dụng nhân lực tại Hong Linh Soft.
b. Phỏng vấn
Tại Hong Linh Soft 1 hình thức thi tuyển duy nhất là thi vấn đáp tức là phỏng vấn trực tiếp ứng viên, quá trình phỏng vấn được chia làm 2 vòng như sau:
Tổ chức phỏng vấn vòng 1
Hội đồng phỏng vấn vòng 1 bao gồm: - Đại diện phịng HC-NS;
- Quản lý bộ phận của vị trí tuyển dụng. Nội dung trao đổi giữa hai bên bao gồm:
- Trao đổi về nghiệp vụ, năng lực chuyên môn, kinh nghiệm, năng lực....
- Trao đổi, xác định với ứng viên vị trí, mơ tả cơng việc, trách nhiệm, quyền hạn... - Tìm hiểu mong muốn của ứng viên về cơng việc, chính sách đãi ngộ....
Ví dụ: Bộ câu hỏi phỏng vấn chun mơn vị trí Nhân viên Google ads (Xem phụ lục 07: Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên Google ads )
Khi kết thúc phỏng vấn, công ty tiến hành đánh giá kết quả phỏng vấn, theo đó các thành viên trong hội đồng phỏng vấn sẽ đánh giá ứng viên theo các tiêu chí từ kiến thức, kỹ năng, phẩm chất cho đến kinh nghiệm cũng như các đặc điểm nổi bật khác, sau đó cho điểm trọng số cho các yếu tố đó, hội đồng phỏng vấn sẽ trực tiếp đánh giá (Xem phụ lục 08: Đánh giá phỏng vấn). Tập hợp danh sách ứng viên phỏng vấn vòng 2 và gửi thư mời phỏng vấn vòng 2.
Trường hợp ứng viên khơng đạt, phịng Nhân sự sẽ lập và gửi thư cảm ơn đến ứng viên chậm nhất là 03 ngày làm việc kể từ ngày phỏng vấn.
Tổ chức phỏng vấn vòng 2
Phòng HCNS liên hệ, mời ứng viên đến gặp gỡ, trao đổi trực tiếp với Giám đốc. Phòng HCNS sẽ cung cấp cho Giám đốc phiếu đánh giá phỏng vấn tại vòng 1.
Trường hợp ứng viên khơng đạt, phịng nhân sự sẽ lập và gửi thư cảm ơn đến ứng viên chậm nhất là 03 ngày làm việc kể từ ngày phỏng vấn.
Dựa vào thực tế khảo sát mức độ hài lịng của nhân viên cơng ty đã từng tham gia phỏng vấn đánh giá với việc cách thức tổ chức công tác phỏng vấn tại công ty như sau:
Biểu đồ 3.4. Đánh giá của nhân viên về công tác tổ chức phỏng vấn
Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra
Có đến 72% ứng viên đánh giá cảm thấy hài lịng với cơng tác tổ chức phỏng vấn của công ty. Điều này cho thấy, công tác phỏng vấn được tổ chức tương đối bài bản, không tạo ra áp lực đối với ứng viên tham gia phỏng vấn. Với kết quả trên có thể thấy cơng tác tổ chức phỏng vấn lao động của công ty tương đối tốt, kết quả thu được cũng rất khả quan, giúp cán bộ tuyển dụng và ứng viên đều đạt được mục đích của mình khi tham gia phỏng vấn.
c.Xét kết quả và ra quyết định tuyển dụng
Sau khi qua vòng phỏng vấn người phụ trách tuyển dụng sẽ tổng hợp kết quả PV để lựa chọn ứng viên, đồng thời xem xét, đối chiếu lại thông tin trong hồ sơ ứng viên
Hội đồng tuyển dụng dựa vào những nhận xét trong q trình phỏng vấn và thơng tin được ứng viên cung cấp trong hồ sơ/ CV cùng với kinh nghiệm, sự hiểu biết của bản thân về vị trí tuyển dụng để lựa chọn ứng viên trúng tuyển. Khi danh sách ứng viên trúng tuyển được phê duyệt, cán bộ tuyển dụng gọi điện thông báo cho ứng viên trúng tuyển và gửi mail thông báo cho ứng viên không trúng tuyển. Tuy nhiên cách thức quyết định tuyển dụng mà công ty áp dụng được đánh giá là thiếu khách quan, thiếu tính chính xác do ý kiến, quan điểm của từng thành viên trong hội đồng tuyển dụng có thể không đồng nhất. Hơn nữa thời gian đưa ra quyết định tuyển dụng tương đối ngắn- 3 ngày sau khi phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng có thể chưa xem xét kỹ các đặc điểm của ứng viên, đó cũng là một trong những hạn chế mà công ty đang tiến hành chỉnh sửa.
c. Hội nhập nhân viên mới:
Công tác hội nhập nhân viên mới vào môi trường làm viên được Honglinhsoft khá coi trọng. Trong quá trình thử việc nhân viên mới được trang bị đầy đủ những kiến thức về Công ty: về kết quả hoạt động kinh doanh, lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, các vấn đề khó khăn, các vấn đề bảo vệ và bảo mật, các chính sách chủ yếu, lương bổng, phúc lợi, an tồn lao động, … Sau đó, nhân viên mới sẽ được hội nhập về chương trình chun mơn trang bị cho nhân viên những thơng tin về các chức năng của bộ phận, phòng ban, nhiêm vụ và trách nhiệm đối với công việc, …
Theo tiếp cận ban đầu của tác giả, tại Honglinhsoft, các đầu việc khi tiếp nhận nhân viên mới như sau:
- Hoàn thiện “ Phiếu tiếp nhận thử việc” (Xem phụ lục 09: Phiếu tiếp nhận thử