CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG
3.1 Đánh giá tổng quan tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty TNHH
3.1.1.5. Cơ sở vật chất kỹ thuật
Nissin Logistics là một trong những cơng ty có hệ thống cơ sở vật chất khá đầy đủ. Hiện nay, hệ thống phương tiện và trang thiết bị của Nissin bao gồm: 6 ơ tơ đầu kéo và hệ thống rơ móc có khả năng vận chuyển hàng có trọng tải từ 25 tấn đến 400 tấn, hệ thống cần cẩu có sức cẩu từ 16 tấn đến 60 tấn, gần 10 xe tải có trọng tải từ 500kg đến 1,4 tấn. Hai kho hàng: một ở Phú Thuận Quận 7, Tp.HCM có diện tích khu vực 10.000 m2 và kho thứ hai ở Phú Thị, Gia Lâm, Hà Nội có diện tích khu vực 4.500 m2. Bên cạnh đó, Nissin cịn có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho việc bốc dỡ hàng tại kho
như xe nâng, băng tải, pallet, vi tính, các phần mềm phục vụ việc quản lý hàng hóa trong kho…
3.1.1.6. Tài chính của cơng ty
Ban đầu vốn điều lệ của cơng ty là 1.000.000.000 VND, sau gần 10 năm hình thành và phát triển công ty đã lớn mạnh về cả nhân lực, tài chính và uy tín trên thị trường
3.1.2 Khái quát về hoạt động kinh doanh của công ty những năm vừa qua (2013-2015)
Năm Doanh thu(VND)
Tăng % so với năm trước Lợi nhuận (VND) Tăng % so với năm trước 2012 63,184,390,000 …… 11,713,561,000 …… 2013 88,992,756,000 40.84611 16,309,158,000 39.23313 2014 98,399,709,000 10.57047 26,614,327,000 63.1864 2015 121,276,524,000 23.24886 37,525,708,000 40.99815 Bảng 3.1: Bảng kết quả kinh doanh của Công ty (2012-2015)
(Nguồn: Phịng Kế tốn cung cấp)
Biểu đồ 3.1: Biểu đồ doanh thu của công ty (2012-2015)
(Đơn vị: VND) 2012 2013 2014 2015 0 20,000,000,000 40,000,000,000 60,000,000,000 80,000,000,000 100,000,000,000 120,000,000,000 140,000,000,000 Doanh thu
Doanh thu thuần
Nhìn vào biểu đồ trên ta thấy doanh thu của công ty tăng qua các năm, đặc biệt là trong 2 năm 2013 (tăng 40.84611 % so với năm 2012) và 2015 (tăng 23.24886 % so với năm 2014). Mặc dù cạnh tranh trong mọi ngành dịch vụ diễn ra ác liệt song ngành đại lý giao nhận vận tải đa phương thức là ngành phát triển nóng, nhưng cịn yếu và
khơng đồng bộ, nguồn nhân lực có trình độ thiếu hụt lớn, đa phần là các cơng ty Việt Nam có qui mơ nhỏ, ngoại trừ vài chục doanh nghiệp tương đối lớn (từ 200-300 nhân viên), trang thiết bị kém, nói chung khơng thể cạnh tranh với các công ty ở các nước phát triển trong khu vực Đơng Nam Á. Trong hồn cảnh khó khăn đó, với sự nỗ lực hết mình của đội ngũ cán bộ cơng nhân viên trong Công ty, với thương hiệu được các đối tác và khách hàng công nhận trong nhiều năm qua đồng thời tận dụng những thuận lợi khách quan nhất định, Cơng ty Nissin đã hồn thành vượt chỉ tiêu doanh thu đề ra cho các. Nhìn chung tình hình sản xuất kinh doanh và tài chính của Cơng ty các năm gần đây khá tốt.
Thứ hai, lợi nhuận của công ty cũng tăng nhanh, đặc biệt trong năm 2014 thì lợi nhuận của công ty tăng tới 63.1864% (10,305,169,000 VND) , đây là một con số không hề nhỏ với bất cứ cơng ty nào. Để có được kết quả như vậy ta có thể thấy rằng cơng ty đã cố gắng rất nhiều trong việc cắt giảm chi phí kinh doanh song hành với mở rộng lĩnh vực hoạt động có như thế mới duy trì được sự tăng trưởng về lợi nhuận.
Bảng 3.2: DOANH THU CÁC DỊCH VỤ CHÍNH CỦA CƠNG TY TNHH NISSIN LOGISTICS VN (2013-2015)
( Đơn vị: VND)
STT Các loại dịch vụ Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
1 Vận tải đường biển 13,486,000,000 15,508,900,000 16,129,256,000 2 Vận tải đường hàng không 16,776,000,000 12,582,000,000 11,072,160,000 3 Đại lý giao nhận vận tải 3,607,000,000 4,111,980,000 5,551,173,000 4 Giao nhận hàng hóa và kho bãi 36,273,000,000 39,174,840,000 50,143,795,000 Tổng doanh thu 70,142,000,00 0 71,377,720,00 0 82,896,384,00 0
Biểu đồ 3.2: CƠ CẤU DOANH THU CỦA CÔNG TY TNHH NISSIN LOGISTICS VN NĂM 2013 Đường biển 19.23% Hàng không 23.92% Đại lý giao nhận vận tải 5.14% Giao nhận hàng
hóa và kho bãi 51.71% NĂM 2015 Đường biển 19.46% Hàng khơng 13.35% Đại lý giao nhận vận tải 6.70% Giao nhận hàng
hóa và kho bãi 60.49%
3.2 Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công tyTNHH Nissin Logistics Việt Nam TNHH Nissin Logistics Việt Nam
3.2.1 Đặc điểm của hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại côngty TNHH Nissin Logistics Việt Nam ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam
Giao hàng xuất khẩu đường biển là một hoạt động truyền thống và then chốt của Nissin. Có thể nói hoạt động giao hàng xuất khẩu đường biển chiếm một phần lớn doanh thu của công ty.
Đối với mảng này, Nissin cạnh tranh trực tiếp với các cơng ty có tên tuổi như Vinatrans, Viconship... và trong nhiều năm liền, Nissin được đánh giá là 1 trong 5 doanh nghiệp hàng đầu của ngành. Đặc biệt, trong những năm gần đây Nissin đã tạo
được thế đứng vững trong dịch vụ thu gom hàng lẻ đóng container chung chủ đi các cảng trên thế giới.
Để hiểu rõ hơn hoạt động này, ta xem xét các mặt sau:
a. Sản lượng giao nhận
Hàng năm, khối lượng hàng mà công ty giao nhận qua các cảng biển Việt Nam vào khoảng trên 10.000 TEUs, với tốc độ tăng bình quân khá cao, khoảng 12%/năm. Trong giai đoạn 5 năm trở lại đây, khối lượng hàng giao nhận đường biển của công ty như sau:
Bảng 3.3: Sản lượng khai thác hàng năm của công ty TNHH Nissin Logistics VN (2013-2015) (ĐVT: Tấn) Sản lượng khai thác 2013 2014 2015 Hàng hóa: TEUs 19,147 22,811 24,866 Tấn 8, 250 9,6 71 10,0 42 Hàng nhập: TEUs 10,8 74 13,0 49 15,0 06 Tấn 1,8 64 2,6 47 2,9 12 Hàng xuất: TEUs 8,2 73 9,7 62 9,8 60 Tấn 6,386 7,025 7,130
( Nguồn: Bộ phận kinh doanh )
Qua bảng trên ta thấy rằng trong những năm gần đây, sản lượng giao nhận năm tăng đều qua các năm, trung bình khoảng 9% đến 15%.
Đặc biệt là trong năm 2013 đã có mức tăng ấn tượng. So với năm 2012, lượng hàng nguyên cont đạt 19.147 TEUs, tương đương với tăng khoảng 63,07%; và lượng hàng lẻ đạt 8.250 Tấn, tương đương với tăng khoảng 15%. Sở dĩ có như vậy là vì trong năm 2013, lượng container xuất nhập qua các cảng Việt Nam tăng so với năm 2012. Tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt, ngày càng có nhiều cơng ty ra đời, nhưng với sự nỗ lực hết mình của tập thể nhân viên và uy tín của cơng ty đã giúp cho cơng ty đạt được những kết quả nhất định.
Và trong năm 2015, mặc dù gặp nhiều khó khăn nhưng tình hình sản xuất kinh doanh của Nissin chưa bị giảm sút gì đáng kể, sản lượng giao nhận hàng hóa vẫn tiếp
tục tăng, lượng hàng nguyên cont đạt 24.866 TEUs, tăng khoảng 9% so với năm 2014; và lượng hàng lẻ đạt 10.042 Tấn, tăng khoảng 3,8% so với năm 2014.
b. Giá trị giao nhận
Giá trị giao nhận (còn gọi là doanh thu) của dịch vụ này của Nissin trong năm 2013 là 36,2 tỷ, tương đương khoảng 51.7% của tổng doanh thu tồn Cơng ty. năm 2014 là 39,1 tỷ, tương đương khoảng 54.88% của tổng doanh thu tồn Cơng ty; năm 2015 là 50,1 tỷ tương đương khoảng 60.49% của tổng doanh thu tồn Cơng ty. Doanh thu của dịch vụ này đang có xu hướng tăng mạnh trong những năm gần đây.
c. Khách hàng chủ yếu của Nissin
Các khách hàng chính của Nissin là các cơng ty và chủ hàng như: Nike, Bata, công ty TNHH Dainichi color Việt Nam, công ty TNHH Honda trading Việt Nam, công ty TNHH Sumitomo Chemical Việt Nam, công ty Toyota Tsusho , Toyota Motor Vietnam, Yamaha Motor Vietnam, Yazaki Corporation... đây đều là những cơng ty lớn, có lượng hàng xuất nhập khá ổn định.
Đối tượng và địa bàn hoạt động chính của Nissin là các nhà máy đặt tại các khu cơng nghiệp lớn ở phía Bắc, miền Trung và các tỉnh phía Nam.
d. Cơ cấu thị trường giao nhận
Các thị trường có lượng hàng giao nhận lớn của Nissin như EU, Trung Quốc và Mỹ. Hiện nay, Nissin đang được chỉ định làm hàng đi các nước Bắc Âu và Đông Âu của khách hàng lớn Đan Mạch. Bên cạnh đó, các phịng vận tải đường biển cũng đang từng bước kết hợp với các Đại lý mở thêm tuyến hàng chung chủ đi trực tiếp các cảng trong khu vực Châu Á như Jakata, Port Klang và sau đó sẽ tìm kiếm và phát triển thêm các tuyến Bắc Âu và Trung Đông.
Ta thấy rằng đây đều là những nước có cảng biển lớn, thuận lợi cho việc ra vào của tàu bè. Nhưng khơng có nghĩa những nước khơng có cảng biển thì Nissin khơng nhận hàng. Cơng ty vẫn có thể làm dịch vụ kéo hàng từ một cảng vào một địa điểm nào đó trong nội địa. Nhờ vậy, thị trường giao nhận của Nissin ngày càng được mở rộng.
3.2.2 Thực trạng thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biểntại công ty tại công ty
Sơ đồ 3.2: Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Nissin Logistics
3.2.2.1 Nhận yêu cầu từ khách hàng
Thông thường, các nhân viên Sales của công ty sẽ gửi Fax, mail hoặc điện thoại chào hàng đến các công ty xuất nhập khẩu dựa theo danh sách mà cơng ty đã tìm hiểu được trước đó hoặc trên Trang Vàng để tìm hiểu xem khách hàng có nhu cầu về dịch vụ hải quan, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu hay đồng thời chào cho khách hàng giá cước cũng như cung cấp lịch tàu chạy cho khách hàng.
Công ty TNHH Việt Nam Nippon Seiki là một khách hàng quen thuộc của công ty TNHH Nissin Logistics. Công ty TNHH Việt Nam Nippon Seiki chuyên về sản xuất, phân phối cho khách hàng đồng hồ và bộ phận đo nhiên liệu cho xe 2 bánh.Khi có nhu cầu xuất hàng, bên Nippon Seiki sẽ liên lạc với nhân viên Sales của Nissin để yêu cầu sử dụng dịch vụ của công ty và cung cấp những thông tin như:
- Loại hàng
Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp. Nippon Seiki chuyên về sản xuất, phân phối cho khách hàng đồng hồ và bộ phận đo nhiên liệu cho xe 2 bánh. Vì thế loại container thường dùng là cont khô 20’DC, 40’DC
- Cảng đi, cảng đến: Bước
1 Nhận yêu cầu từ khách hàng Bước
2 Hỏi giá/ chào gá cho khách hàng Bước
3 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ Bước
4 Chuẩn bị chứng từ và hàng xuất khẩu Bước
5 Thông quan hàng xuất Bước
6 Phát hành vận đơn Bước
7 Thực xuất tờ khai (chi cục hải quan) Bước
8 Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài Bước
Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì khoảng cách vận chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn thì cước phí càng thấp và ngược lại.
- Hãng tàu
Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên kinh doanh sẽ tư ván cho khách hàng sử dụng dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp. Tuy nhiên cơng ty Nippon Seiki quen sử dụng dịch vụ của hãng tàu SITC nên nhân viên Sales của Nissin sẽ báo giá cước cho khách hàng dó biết.
- Thời gian dự kiến xuất hàng để cơng ty tìm một lịch trình tàu phù hợp. Xét một lô hàng cụ thể của Nippon Seiki:
. Tên hàng (Commmodity): Đồng hồ đo tốc độ xe máy, Nắp nhựa phía dưới cho đồng hồ đo tốc độ xe máy
. Cảng đi (POL): Hải Phòng (Việt Nam) . Cảng đến (POD): Laem Chabang (Thái Lan) . Thời gian dự kiến giao hàng: tháng 3/2016
Trong khâu này, Nissin đã đạt được những thành cơng nhất định. Cơng ty đã có được những khách hàng quen thuộc là những cơng ty lớn, có lượng hàng xuất khẩu khá ổn định như: công ty TNHH Dainichi color Việt Nam, công ty TNHH Honda trading Việt Nam, công ty TNHH Sumitomo Chemical Việt Nam, công ty Toyota Tsusho, Toyota Motor Vietnam, Yamaha Motor Vietnam, Yazaki Corporation...
Tuy nhiên, cơng ty cịn gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm, tiếp cận những khách hàng mới. Điều này do công ty chưa có các biện pháp, chính sách cụ thể, chưa chú trọng cơng tác Marketing để thu hút khách hàng.
3.2.2.2 Hói giá/ chào giá cho khách hàng
Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với các hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến chạy tàu cũng như có thế mạnh riêng trên các tuyến đường.
Ví dụ: Hãng tàu Hanjin, OOCL, Hapag Lloyd, ZIM line,…có thế mạnh trên các tuyến đi Châu Âu, Mỹ. Trong khi đó hãng tàu Evergreen, NYK lại có thế mạnh trên các tuyến đi châu Á.
Trường hợp công ty Nippon Seiki, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu SITC để hỏi giá và lịch trình tàu. Căn cứ vào giá chào của hãng tàu, nhân viên kinh doanh tính tốn chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng. Cơ cấu giá cước của Nissin được tính tốn như sau:
Nếu giá cước và lịch trình tàu đưa ra được khách hàng chấp nhận thì khách hàng sẽ gửi booking request (yêu cầu đặt chỗ) cho bộ phận kinh doanh. Booking request này xác nhận lại thơng tin hàng hóa liên quan: Người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, nơi đóng hàng (kho Nippon Seiki hay bãi container của cảng), cảng hạ container có hàng để thơng quan xuất khẩu, cảng đến, ngày tàu chạy…
Trong khâu hỏi giá/ chào giá khách hàng, Nissin thường gặp phải vấn đề chào giá không hợp lý (thường là quá cao), không thu hút được khách hàng, không cạnh tranh được với các đối thủ cạnh tranh khác trên thị trường. Trong tình hình cạnh tranh gay gắt như hiện nay, để thu hút khách hàng, công ty phải cung cấp dịch vụ chất lượng cao với mức giá thấp. Điều này rất khó trong điều kiện kinh tế khó khăn như hiện nay. Công ty luôn muốn đưa ra mức giá hợp lý để đảm bảo doanh thu và lợi nhuận của mình. Vì vậy, nếu khơng xử lý khéo léo cơng ty dễ đánh mất khách hàng vì yếu tố này.
Nguyên nhân của hạn chế này là do nhân viên của công ty chưa nghiên cứu rõ về nhu cầu và lượng cầu về dịch vụ của khách hàng, chưa tìm hiểu và nắm vững đối thủ cạnh tranh nên đưa ra chào giá q cao, khơng phù hợp. Bên cạnh đó, một số nhân viên Sales của cơng ty chưa có chun mơn cao về nghiệp vụ chưa chuẩn bị những kiến thức vững vàng về hàng hóa, các quy định mới, các thủ tục cần thiết, thông tin về thị trường thuê tàu, bảo hiểm,.. để tư vấn cho khách hàng; chưa có nghệ thuật giao tiếp với khách hàng và khả năng thuyết phục khách hàng không cao.
3.2.2.3 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên Booking Request của khách hàng và gửi Booking request đến SITC để đặt chỗ. Sau đó SITC sẽ xác nhận việc đặt chỗ thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi Booking Confirmation. Sau khi có Booking Confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ làm Booking Confirmation theo mẫu của Nissin (phụ lục) và gửi cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thơng quan xuất khẩu.
Trên Booking Note thể hiện những nội dung sau: - Số booking: HHA-630328 1603.026VNS - Ngày booking: 16/03/2016
- Tên tàu (vessel): BRIGHT LAEM CHABANG V.1604S
- Nơi nhận hàng để xếp (Place of receipt): cảng Hải Phòng, Hải Phòng, Việt Nam - Cảng đi (POL): cảng Hải Phòng, Việt Nam
- Cảng đến (POD): Laem Chabang, Thái Lan - Điểm đích nhận hàng: Laem Chabang, Thái Lan
- Loại hàng hóa: Đồng hồ đo tốc độ xe máy, Nắp nhựa phía dưới cho đồng hồ đo tốc độ xe máy
- Thời gian dự kiến cắt máng (Cut-off date): …. - Số container: 1 container 40’ khô
- Số lượng (Quantity): 36 Palllet - Các loại phụ phí phải nộp
Nhận được Booking Confirmation nhân viên Sales sẽ phải kiểm tra lại trước khi chuyển giao cho bộ phận giao nhận để tiến hành điều container đóng hàng. Đồng thời sẽ fax Booking Note xuống cho công ty Nippon Seiki để họ kiểm tra và chuẩn bị hàng hóa đến nơi đóng hàng.
Ở khâu này, cơng ty Nissin đã đạt được thành công trong việc tạo mối quan hệ