CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG
3.2 Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
3.2.2 Thực trạng thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công
tại cơng ty
Sơ đồ 3.2: Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Nissin Logistics
3.2.2.1 Nhận yêu cầu từ khách hàng
Thông thường, các nhân viên Sales của công ty sẽ gửi Fax, mail hoặc điện thoại chào hàng đến các công ty xuất nhập khẩu dựa theo danh sách mà cơng ty đã tìm hiểu được trước đó hoặc trên Trang Vàng để tìm hiểu xem khách hàng có nhu cầu về dịch vụ hải quan, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu hay đồng thời chào cho khách hàng giá cước cũng như cung cấp lịch tàu chạy cho khách hàng.
Công ty TNHH Việt Nam Nippon Seiki là một khách hàng quen thuộc của công ty TNHH Nissin Logistics. Công ty TNHH Việt Nam Nippon Seiki chuyên về sản xuất, phân phối cho khách hàng đồng hồ và bộ phận đo nhiên liệu cho xe 2 bánh.Khi có nhu cầu xuất hàng, bên Nippon Seiki sẽ liên lạc với nhân viên Sales của Nissin để yêu cầu sử dụng dịch vụ của công ty và cung cấp những thông tin như:
- Loại hàng
Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp. Nippon Seiki chuyên về sản xuất, phân phối cho khách hàng đồng hồ và bộ phận đo nhiên liệu cho xe 2 bánh. Vì thế loại container thường dùng là cont khơ 20’DC, 40’DC
- Cảng đi, cảng đến: Bước
1 Nhận yêu cầu từ khách hàng Bước
2 Hỏi giá/ chào gá cho khách hàng Bước
3 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ Bước
4 Chuẩn bị chứng từ và hàng xuất khẩu Bước
5 Thông quan hàng xuất Bước
6 Phát hành vận đơn Bước
7 Thực xuất tờ khai (chi cục hải quan) Bước
8 Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài Bước
Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì khoảng cách vận chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn thì cước phí càng thấp và ngược lại.
- Hãng tàu
Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên kinh doanh sẽ tư ván cho khách hàng sử dụng dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp. Tuy nhiên công ty Nippon Seiki quen sử dụng dịch vụ của hãng tàu SITC nên nhân viên Sales của Nissin sẽ báo giá cước cho khách hàng dó biết.
- Thời gian dự kiến xuất hàng để cơng ty tìm một lịch trình tàu phù hợp. Xét một lơ hàng cụ thể của Nippon Seiki:
. Tên hàng (Commmodity): Đồng hồ đo tốc độ xe máy, Nắp nhựa phía dưới cho đồng hồ đo tốc độ xe máy
. Cảng đi (POL): Hải Phòng (Việt Nam) . Cảng đến (POD): Laem Chabang (Thái Lan) . Thời gian dự kiến giao hàng: tháng 3/2016
Trong khâu này, Nissin đã đạt được những thành cơng nhất định. Cơng ty đã có được những khách hàng quen thuộc là những cơng ty lớn, có lượng hàng xuất khẩu khá ổn định như: công ty TNHH Dainichi color Việt Nam, công ty TNHH Honda trading Việt Nam, công ty TNHH Sumitomo Chemical Việt Nam, công ty Toyota Tsusho, Toyota Motor Vietnam, Yamaha Motor Vietnam, Yazaki Corporation...
Tuy nhiên, cơng ty cịn gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm, tiếp cận những khách hàng mới. Điều này do cơng ty chưa có các biện pháp, chính sách cụ thể, chưa chú trọng công tác Marketing để thu hút khách hàng.