CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG
3.2 Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
3.2.2.2 Hói giá/ chào giá cho khách hàng
Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với các hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến chạy tàu cũng như có thế mạnh riêng trên các tuyến đường.
Ví dụ: Hãng tàu Hanjin, OOCL, Hapag Lloyd, ZIM line,…có thế mạnh trên các tuyến đi Châu Âu, Mỹ. Trong khi đó hãng tàu Evergreen, NYK lại có thế mạnh trên các tuyến đi châu Á.
Trường hợp công ty Nippon Seiki, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu SITC để hỏi giá và lịch trình tàu. Căn cứ vào giá chào của hãng tàu, nhân viên kinh doanh tính tốn chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng. Cơ cấu giá cước của Nissin được tính tốn như sau:
Nếu giá cước và lịch trình tàu đưa ra được khách hàng chấp nhận thì khách hàng sẽ gửi booking request (yêu cầu đặt chỗ) cho bộ phận kinh doanh. Booking request này xác nhận lại thơng tin hàng hóa liên quan: Người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, nơi đóng hàng (kho Nippon Seiki hay bãi container của cảng), cảng hạ container có hàng để thơng quan xuất khẩu, cảng đến, ngày tàu chạy…
Trong khâu hỏi giá/ chào giá khách hàng, Nissin thường gặp phải vấn đề chào giá không hợp lý (thường là quá cao), không thu hút được khách hàng, không cạnh tranh được với các đối thủ cạnh tranh khác trên thị trường. Trong tình hình cạnh tranh gay gắt như hiện nay, để thu hút khách hàng, công ty phải cung cấp dịch vụ chất lượng cao với mức giá thấp. Điều này rất khó trong điều kiện kinh tế khó khăn như hiện nay. Cơng ty ln muốn đưa ra mức giá hợp lý để đảm bảo doanh thu và lợi nhuận của mình. Vì vậy, nếu khơng xử lý khéo léo cơng ty dễ đánh mất khách hàng vì yếu tố này.
Nguyên nhân của hạn chế này là do nhân viên của công ty chưa nghiên cứu rõ về nhu cầu và lượng cầu về dịch vụ của khách hàng, chưa tìm hiểu và nắm vững đối thủ cạnh tranh nên đưa ra chào giá quá cao, không phù hợp. Bên cạnh đó, một số nhân viên Sales của cơng ty chưa có chun mơn cao về nghiệp vụ chưa chuẩn bị những kiến thức vững vàng về hàng hóa, các quy định mới, các thủ tục cần thiết, thông tin về thị trường thuê tàu, bảo hiểm,.. để tư vấn cho khách hàng; chưa có nghệ thuật giao tiếp với khách hàng và khả năng thuyết phục khách hàng không cao.
3.2.2.3 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên Booking Request của khách hàng và gửi Booking request đến SITC để đặt chỗ. Sau đó SITC sẽ xác nhận việc đặt chỗ thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi Booking Confirmation. Sau khi có Booking Confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ làm Booking Confirmation theo mẫu của Nissin (phụ lục) và gửi cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu.
Trên Booking Note thể hiện những nội dung sau: - Số booking: HHA-630328 1603.026VNS - Ngày booking: 16/03/2016
- Tên tàu (vessel): BRIGHT LAEM CHABANG V.1604S
- Nơi nhận hàng để xếp (Place of receipt): cảng Hải Phòng, Hải Phòng, Việt Nam - Cảng đi (POL): cảng Hải Phòng, Việt Nam
- Cảng đến (POD): Laem Chabang, Thái Lan - Điểm đích nhận hàng: Laem Chabang, Thái Lan
- Loại hàng hóa: Đồng hồ đo tốc độ xe máy, Nắp nhựa phía dưới cho đồng hồ đo tốc độ xe máy
- Thời gian dự kiến cắt máng (Cut-off date): …. - Số container: 1 container 40’ khô
- Số lượng (Quantity): 36 Palllet - Các loại phụ phí phải nộp
Nhận được Booking Confirmation nhân viên Sales sẽ phải kiểm tra lại trước khi chuyển giao cho bộ phận giao nhận để tiến hành điều container đóng hàng. Đồng thời sẽ fax Booking Note xuống cho công ty Nippon Seiki để họ kiểm tra và chuẩn bị hàng hóa đến nơi đóng hàng.
Ở khâu này, cơng ty Nissin đã đạt được thành công trong việc tạo mối quan hệ thân thiết với các hãng tàu lớn như Evergreen, SITC, Hapag Lloyd, CMA,... Do thường xuyên tiếp xúc với hãng tàu nên Nissin biết rất rõ thế mạnh của từng hãng tàu, hãng tàu nào có uy tín, cước phí hợp lý, tuổi của tàu, lịch trình đi và đến đảm bảo đúng nhằm hạn chế rủi ro đối với hàng. Điều này giúp cho công ty dễ dàng lựa chọn hãng tàu cho phù hợp với nhu cầu khách hàng của mình cũng như được các hãng tàu đưa ra giá cả cạnh tranh, hấp dẫn.
Bên cạnh thành cơng, cơng ty cịn gặp những hạn chế trong khâu liên hệ với hãng tàu như sau:
- Ngoài những khách hàng quen thuộc với lượng hàng ổn định, đôi lúc cơng ty cịn có những khách hàng ngồi với lượng hàng tăng giảm thất thường, không ổn định khiến cho nhân viên cơng ty rất khó xác định trước được số lượng Booking để đặt chỗ với hãng tàu.
- Ngồi ra do tính mùa vụ của hoạt động giao nhận, có những giai đoạn cao điểm, hàng hóa xuất nhập rất nhiều. Khi đó thường xảy ra hiện tượng hãng tàu hết container hoặc hết chỗ. Để khắc phục, nhân viên kinh doanh của Nissin phải liên lạc với một hãng tàu khác để đặt chỗ cho khách hàng. Rủi ro có thể xảy ra là chi phí tăng lên hoặc hàng hóa sẽ đi chậm hơn so với dự tính. Nếu khơng xử lý nhanh chóng, cơng ty rất dễ bị khách hàng phàn nàn, thậm chí đánh mất niềm tin từ khách hàng.